MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO PLANIFICACIÓN Y CONTROL GESTIÓN DE CONTROL Y EVALUACIÓN PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE GESTIÓN

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3 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO PLANIFICACIÓN Y CONTROL GESTIÓN DE CONTROL Y EVALUACIÓN ÁREA RESPONSABLE PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE GESTIÓN VERSIÓN DEL DOCUMENTO 1.0 CÓDIGO SEGUIMIENTO Y CONTROL ESTRATÉGICO SEGUIMIENTO Y CONTROL OPERATIVO DIRECCIÓN DE CONTROL DE GESTIÓN MUNICIPAL 2. OBJETIVO Normar el proceso de seguimiento y control de la gestión para el cumplimiento de los objetivos institucionales del Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Portoviejo 3. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los funcionarios municipales responsables de la ejecución y cumplimiento de metas, proyectos y disposiciones. 4. BASE LEGAL Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y Descentralización (COOTAD) 5. REGLAS INTERNAS 5.1. Este procedimiento aplica para los funcionarios del GAD del Cantón Portoviejo quienes se acogen a lo dispuesto en el mismo. El no cumplimiento por parte de los funcionarios responsables del compromiso, será causal para la determinación de sanciones y responsabilidad en conformidad con las leyes y normas vigentes Este procedimiento se encuentra sujeto a actualización permanente, con el propósito de incluir los cambios que se produzcan, como efecto de la actualización de normas y/o políticas emitidas o las necesidades administrativas que surjan en el GAD Portoviejo. 6. POLÍTICAS 6.1. Este procedimiento aplica para los funcionarios del GAD del Cantón Portoviejo quienes se acogen a lo dispuesto en el mismo El seguimiento y control de la gestión para los proyectos estratégico se la realizará mediante el sistema de compromisos SISCOM y la matriz de seguimiento de proyectos El seguimiento de los indicadores institucionales se realizará mediante la matriz de objetivo indicadores y metas de acuerdo a su frecuencia, en la que cada Dirección/Empresa actualizará mensualmente en la carpeta compartida o Dropbox el indicador La Dirección reportara semanalmente a la Alcaldía los compromisos incumplidos de los proyectos estratégicos, y realizará reuniones mensuales de comité de calidad de acuerdo al procedimiento PRO_DPPC_002 (funcionamiento de comités de calidad). Procedimiento de Seguimiento y Control de Pág. 3 de 9

4 6.5. Cada compromiso o disposición debe tener un responsable, un usuario receptor y una fecha de cumplimiento o entrega, dicha actividad será cargado en el sistema SISCOM para el respectivo seguimiento del proyecto estratégico y operativo El responsable asignado por el alcalde, deberá adjuntar un cronograma de trabajo, de ser el caso, ajustándose a la fecha de cumplimiento o entrega dispuesta por el mismo Todo cronograma debe socializarse con los diferentes responsables de las actividades a desarrollar antes de ser cargado al sistema, para así consensuar fechas y no interrumpir en sus planes de trabajo diario. En el cronograma deberá constar la firma del responsable de cada actividad, el revisado de la Dirección de Programación y Prospectiva, el pre-aprobado de la Dirección Cantonal de Planificación para el Desarrollo, y de ser el caso la firma del Sr. Alcalde cuando el proyecto sea estratégico Para toda reprogramación, cancelación o suspensión de proyecto, se remitirá en el procedimiento para reajuste de valores por cambio de alcance de proyectos o proyectos nuevos y/o cambio de cronogramas de proyectos Las prórrogas de las actividades se las solicitará mínimo 24 horas antes de la fecha prevista de entrega, con la justificación respectiva y la evidencia de haber realizado el seguimiento diario de al menos 3 días antes de vencer el compromiso, la prorroga será aprobada por las Direcciones de Planificación Estratégica y Proyecto Cada funcionario será responsable de velar por el cumplimiento de las actividades del cronograma cargado El usuario receptor realizará la revisión de la calidad de la información cargada en el sistema de compromisos en un plazo máximo de 24 horas; en caso de no ser la correcta, se devolverá el trámite y el responsable de la actividad deberá realizar la rectificación necesaria Todo cronograma debe estar elaborado en el formato establecido por la Dirección de Prospectiva y Programación Cantonal, que se encuentra cargado en la intranet municipal. 7. DEFINICIONES ACTA DE REUNIÓN: Documento escrito que registra los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. ACTIVIDAD EXTERNA: Tarea o gestión que depende su ejecución de un entidad externa, pública o privada. ACTIVIDAD INTERNA: Tarea o gestión que depende su ejecución de un funcionario del municipio o una empresa municipal. COMPROMISO: Obligación que se ha adquirido en reunión de trabajo, disposición de la máxima autoridad o actividades de los proyectos estratégicos y operativos. CRONOGRAMA: Calendario de trabajo / actividades de un proyecto presentadas por etapas semanales o mensuales. PROYECTOS ESTRATÉGICO: Conjunto de actividades que tiene como propósito fundamental, ampliar la capacidad productiva de un sector económico y social determinado, y que en el contexto de las prioridades nacionales definidas en la planeación, contribuye de una manera particularmente significativa para el logro de los objetivos y metas del programa correspondiente, dentro del marco de su propia estrategia. Procedimiento de Seguimiento y Control de Pág. 4 de 9

5 PROYECTOS OPERATIVOS: Conjunto de actividades que tiene como propósito fundamental cumplir con la misión institucional, mediante el logro de los objetivos y metas programadas. SISCOM: Sistema de Compromisos del GAD del Cantón Portoviejo. USUARIO RECEPTOR: Persona responsable de recibir la información y validar la calidad de la misma. 8. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD a) Responsables de la ejecución: Alcalde, Directores Cantonales / Gerentes, Directores Operativos, Director. b) Responsable del control: Director Cantonal de Planificación, Director de Planificación Estratégica y Proyectos. c) Distribución: La Dirección General de Planificación distribuirá a toda la Institución mediante correo electrónico. El Coordinador de Procesos realizará la publicación en la Intranet del GAD Portoviejo. 9. PROCEDIMIENTO No. Actividad Documento Responsable Tiempo proceso 1 Envía al Director (diciembre) lo siguiente: La planificación operativa anual Indicadores institucionales con sus respectivas metas. Proyectos estratégicos u operativos POA Director Cantonal de Planificación para el Desarrollo Diciembre 2 Solicita a las Direcciones responsables la elaboración de los cronogramas estratégicos y operativos de acuerdo a los proyectos y actividades del plan POA. El formato de cronograma está disponible en la página web intranet, en el que se ejecutará la disposición o compromiso. REVISIÓN DE CRONOGRAMAS Cronograma de compromisos, planeación, iniciativas (PRO-DCG ) Dirección de Control de 3 Revisa y pre-aprueba mediante firma los cronogramas de trabajo. Es proyecto estratégico? SI: Envía al Alcalde para su aprobación NO: Envía a la Dirección de Control y para que sean cargados en el sistema. Paso 7. Dirección Cantonal de Planificación para el Desarrollo 4 Aprueba los proyectos estratégicos definidos por la Dirección Cantonal de Planificación para el Desarrollo y envía a la Dirección de Control y para que sean cargados en el sistema Alcalde 2 días 5 Registra en el sistema de compromisos las actividades del cronograma de los proyectos estratégicos u operativos. Procedimiento de Seguimiento y Control de Pág. 5 de 9

6 6 Realiza seguimiento en la Matriz de Proyectos (-02) que está cargada en la intranet. Hay retrasos en fechas de cumplimiento? SI: Alerta novedades al Director. NO: Finaliza actividad. Matriz de Proyectos (PRO- DCG ) 7 Alerta a Alcaldía los proyectos estratégicos retrasados. Director de Control de REVISIÓN DE INDICADORES 8 Solicita cada mes a las Direcciones/Empresas la actualización de los indicadores institucionales Elabora Matriz de Indicadores (-03) e identifica los objetivos incumplidos de acuerdo al rango establecido (semáforo de alerta). Realiza comité de calidad para informar los compromisos incumplidos de proyectos estratégicos e indicadores institucionales a los Directores Cantonales del GAD Portoviejo, de acuerdo a procedimiento PRO-DCG-002. APROBACIÓN DE PRORROGA Requiere solicitar prorroga de plazo para cumplimiento de la actividad? SI: Solicita, de acuerdo al Procedimiento para reajuste de valores por proyectos nuevos, cambio de su alcance y/o cambio de cronogramas de proyectos, al Director Cantonal de Planificación con 24 horas de anticipación al vencimiento, sugiriendo una nueva fecha. NO: FIN Aprueba prórroga de plazo para el cumplimiento de la actividad? SI: Dispone a la Dirección de Control la modificación de la fecha. NO: FIN. Ingresa en el compromiso la fecha aprobada por el Director Cantonal de Planificación para el Desarrollo Matriz de Indicadores (PRO-DCG ) Director de Control de Direcciones / Empresas Director Cantonal de Planificación / Dir. Planificación Estratégica y Proyecto FIN PROCESO 12 Procedimiento de Seguimiento y Control de Pág. 6 de 9

7 10. DIAGRAMAS DE FLUJO

8 11. FORMATOS DE REGISTRO FORMATO 1: -01 Cronograma de compromisos, planeación, iniciativas FORMATO 2: PRO- DCG Matriz de Proyectos Procedimiento de Seguimiento y Control de Pág. 8 de 9

9 FORMATO 3: PRO- DCG Mapa Estratégico por Direcciones Procedimiento de Seguimiento y Control de Pág. 9 de 9