MANUAL DE APLICACIÓN DE LA LEY ORGÁNICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA SNTG

Transcripción

1 MANUAL DE APLICACIÓN DE LA LEY ORGÁNICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA SNTG

2 Primera parte Criterios estandarizados de publicación del artículo 7 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública 2

3 Variables de Información La información comprendida en el artículo 7 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, debe ser obligatoriamente organizada y sistematizada en las páginas Web, a través de las siguientes variables dentro del botón Ley de Transparencia : 1. Información Administrativa 2. Información Legal 3. Información Financiera 4. Información Operativa 5. Información Laboral 6. Planificación Institucional 7. Regulación y Control 8. Compromiso Presidencial La organización en variables no agrupa o generaliza la información pública obligatoria. 3

4 1) Parámetros Aplicables a la Información Administrativa En la variable de información administrativa se organizarán los siguientes literales del Art. 7 de la Ley: A) Estructura Orgánica Funcional B) Directorio de la Institución N) Informes de Trabajo: de movilización nacional o internacional Los parámetros de información aplicables a la información administrativa son: A. Estructura Orgánica Funcional.- Organigrama en un gráfico completo de la institución que debe contener: Niveles de Gestión: Gobierno o supervisión, asesor, apoyo o gestión; operativo Descripción funcional de cada nivel Atribuciones y resultados de cada nivel Estructura orgánica y funcional las dependencias institucionales Incluir dependencias descentralizadas y desconcentradas Debe incluirse el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos registrado en el Registro Oficial, en formato PDF (formato de documento portátil) para su descarga. La información correspondiente a la estructura organizacional debe ser actualizada en forma anual. B. Directorio de la Institución.- Listado completo de las servidoras y servidores públicos de la institución, que incluya: Nombres y apellidos Cargo o puesto Dirección institucional Teléfono y extensión institucional Correo electrónico institucional Esta información debe ser llenada en la plantilla de Excel B. Directorio de la Institución ubicada en la carpeta 1. Información Administrativa, el documento debe ser transformado a formato PDF (formato de documento portátil) para su publicación. La información que corresponde al directorio de la institución debe ser actualizada en forma mensual. 4

5 N. Informes de Trabajo de Movilización Nacional o Internacional.- Resumen ejecutivo de la movilización de las servidoras y los servidores públicos que contenga: Nombre de la servidora o del servidor público Cargo del de la servidora o del servidor público Destino Objeto Duración Resultados Esta información debe ser llenada en la plantilla de Excel N. Informes de Trabajo de movilización nacional o internacional ubicada en la carpeta 1. Información Administrativa, el documento debe ser transformado a formato PDF (formato de documento portátil) para su publicación. Los informes de trabajo de movilización nacional o internacional deben ser actualizados en forma mensual. 2) Parámetros Aplicables a la Información Legal En la variable de información legal se organizarán los siguientes literales del Art. 7 de la Ley: A) Base Legal que la rige; Regulaciones internas aplicables a la entidad. Los parámetros de información aplicables a la información legal son: A1. Base Legal.- Listado de normativa que rige a la institución, que detalle: Normas de creación: Normas constitucionales Ley de creación Decreto Ejecutivo de creación Ordenanza de creación Acuerdo Ministerial Normas de regulación: Disposiciones constitucionales Leyes conexas Reglamentos Generales 5

6 Decretos Ejecutivos Ordenanzas Acuerdos Ministeriales Plan Nacional para el Buen Vivir La información que conforma la base legal debe ser publicada en formato PDF (formato de documento portátil) y debe ser actualizada con la expedición de nueva normativa. A2. Regulaciones y procedimientos internos: Listado de regulaciones y reglamentos internos Manual de clasificación de puestos Manual de procedimientos Gráfico y explicación del mapa de procesos y actividades La información que conforma las regulaciones y procedimientos internos debe ser publicada en formato PDF (formato de documento portátil) y debe ser actualizada con la expedición de nueva normativa. 3) Parámetros Aplicables a la Información Financiera En la variable de información financiera se organizarán los siguientes literales del Art. 7 de la Ley: B) Distributivo de personal C) Remuneración mensual por cargo y todo ingreso adicional, incluso el sistema de compensación G) Presupuesto anual, ingresos, gastos, financiamiento, clasificadores presupuestales, liquidación de presupuesto, destinatarios de entrega de recursos públicos 6

7 I) Procesos precontractuales, contractuales, adjudicación y liquidación, contrataciones de obras, adquisición de bienes, prestación de servicios, arrendamientos mercantiles L) Contratos de crédito externos o internos, fuentes de fondos con los que se pagarán esos créditos, operaciones, montos, plazo, costos financieros, tipos de interés N) Viáticos y justificativos de movilización nacional o internacional Los parámetros de información aplicables a la información financiera son: B. Distributivo de Personal.- Listado completo de las servidoras y servidores institucionales, con el siguiente detalle: Nombres y apellidos Área o dependencia Cargo o puesto Remuneración Grado ocupacional Esta información debe ser llenada en la plantilla de Excel B. Distributivo de Personal ubicada en la carpeta 3. Información Financiera, este documento debe ser transformado a formato PDF (formato de documento portátil) para su publicación. El distributivo de personal debe ser actualizado en forma mensual. C. Remuneraciones Mensuales.- Listado de remuneraciones mensuales por cargo con la siguiente información: Denominación del puesto o cargo Partida Remuneración mensual aplicable al puesto o cargo Esta información debe ser llenada en la plantilla de Excel C. Remuneraciones Mensuales ubicada en la carpeta 3. Información Financiera, este documento debe ser transformado a formato PDF (formato de documento portátil) para su publicación. Las remuneraciones mensuales deben ser actualizadas en forma mensual. 7

8 C. Montos presupuestados que correspondan a: Décimo Tercer Sueldo Décimo Cuarto Sueldo Viáticos Subsistencias Dietas Horas suplementarias Horas extraordinarias Encargos y subrogaciones Esta información debe ser actualizada en forma anual. C. Montos presupuestados que correspondan a ingresos adicionales en caso de haberlos.- Especificar ingresos y montos. G. Información Presupuestaria.- La información de reportes solicitada en esta sección debe ser generada en la herramienta esigef del Ministerio de Finanzas y debe detallar la siguiente información: G.1 Liquidación del presupuesto institucional del anterior ejercicio.- Reporte de ejecución del presupuesto por grupos dinámicos correspondiente al ejercicio de años anteriores, con la siguiente información: Institución Unidad ejecutora Programa Proyecto Actividad Grupo de gastos Item La liquidación del presupuesto institucional del anterior ejercicio debe ser actualizada en forma anual. 8

9 G.2 Detalle del Presupuesto del año fiscal vigente.- reporte de ejecución del presupuesto por grupos dinámicos correspondiente al ejercicio fiscal del presente período, con la siguiente información: Institución Unidad ejecutora Programa Proyecto Actividad Grupo de gastos Ítem Fuente de financiamiento El detalle del presupuesto del año fiscal vigente debe ser actualizado en forma mensual. G.3 Detalle de personas naturales o jurídicas destinatarias o beneficiarios de los recursos Institucionales.- con la siguiente información: Reporte de ejecución de gastos - reportes - CUR de ejecución del gasto. El detalle de personas naturales o jurídicas destinatarias o beneficiarios de los recursos Institucionales debe ser actualizado en forma mensual. G.4 Programación Cuatrimestral.- con la siguiente información: Reporte de la ejecución de gastos Programación de la ejecución presupuestaria Programación financiera cuatrimestral Reportes cuota de programación por cuatrimestre. La información de la programación cuatrimestral presupuestaria debe ser actualizada en forma cuatrimestral. I. Procesos precontractuales y contractuales.- Se debe publicar hasta el 15 de enero de cada ejercicio fiscal, el Plan Anual de Contrataciones PACinstitucional en formato PDF (formato de documento portátil). 9

10 Se debe publicar el detalle de la siguiente información: I.1 Detalle de procesos precontractuales que incluya: Código del proceso Tipo de proceso precontractual Objeto Presupuesto (referencial) Plazo (referencial) Partida Observaciones Esta información debe ser llenada en la plantilla de Excel I.1 Detalle de procesos precontractuales ubicada en la subcarpeta I. Procesos precontractuales y contractuales en la carpeta 3. Información Financiera, este documento debe ser transformado a formato PDF (formato de documento portátil) para su publicación. I.2 Detalle de contratos institucionales con la siguiente información: Contratista Tipo de proceso empleado Objeto Monto Fecha de suscripción Plazo Detalle de garantías Ejecución Observaciones: Contratos modificatorios, contratos complementarios, otra modificaciones Administrador del contrato Esta información debe ser llenada en la plantilla de Excel I.2 Detalle de contratos institucionales ubicada en la subcarpeta I. Procesos precontractuales y contractuales en la carpeta 3. Información Financiera, este documento debe ser transformado a formato PDF (formato de documento portátil) para su publicación. 10

11 I.3 Resumen ejecutivo de los contratos de Régimen Especial con la siguiente información: Contratista Objeto Monto Fecha de suscripción Plazo Resumen de productos Observaciones: Contratos modificatorios, contratos complementarios, otra modificaciones Administrador del contrato Esta información debe ser llenada en la plantilla de Excel I.3 Resumen ejecutivo de los contratos de Régimen Especial ubicada en la subcarpeta I. Procesos precontractuales y contractuales en la carpeta 3. Información Financiera, este documento debe ser transformado a formato PDF (formato de documento portátil) para su publicación. I.4 Resumen ejecutivo de los contratos de Emergencia con la siguiente información: Contratista Objeto Monto Fecha de suscripción Plazo Resumen de productos Observaciones: Contratos modificatorios, contratos complementarios, otra modificaciones. Administrador del contrato Esta información debe ser llenada en la plantilla de Excel I.4 Resumen ejecutivo de los contratos de Emergencia ubicada en la subcarpeta I. Procesos precontractuales y contractuales en la carpeta 3. Información Financiera, este documento debe ser transformado a formato PDF (formato de documento portátil) para su publicación. 11

12 I.5 Resumen ejecutivo de los contratos de Consultoría con la siguiente información: Contratista Objeto Monto Fecha de suscripción Plazo Resumen de productos Observaciones: Contratos modificatorios, contratos complementarios, otra modificaciones. Administrador del contrato Esta información debe ser llenada en la plantilla de Excel I.5 Resumen ejecutivo de los contratos de Consultoría ubicada en la subcarpeta I. Procesos precontractuales y contractuales en la carpeta 3. Información Financiera, este documento debe ser transformado a formato PDF (formato de documento portátil) para su publicación. I.6 Detalle de liquidación de contratos: Contrato Objeto Liquidación Acta de Entrega Recepción Definitiva Observaciones Esta información debe ser llenada en la plantilla de Excel I.6 Detalle de liquidación ubicada en la subcarpeta I. Procesos precontractuales y contractuales en la carpeta 3. Información Financiera, este documento debe ser transformado a formato PDF (formato de documento portátil) para su publicación. La información relativa a los procesos contractuales debe ser actualizada acorde a los plazos de vigencia de los mismos. 12

13 L. Créditos Externos y Créditos Internos.- Información relativa a: Deudor Acreedor Objeto del crédito Moneda y monto contratado Fecha de suscripción Contraparte nacional Plazo / período de gracia Tasa de interés Comisiones Desembolsos Amortizaciones Intereses pagados Saldos por desembolsar Esta información debe ser llenada en la plantilla de Excel L. Créditos Externos y Créditos Internos ubicada en la carpeta 3. Información Financiera, este documento debe ser transformado a formato PDF (formato de documento portátil) para su publicación. Se debe publicar los contratos en formato PDF (formato de documento portátil) como respaldo. La información referente a créditos externos y créditos internos debe ser actualizada en forma semestral. N. Viáticos y justificativos: Información que incluya: El cuadro de Ejecución de Gastos Reportes CUR de ejecución del Gasto generado por el Ministerio de Finanzas del Ecuador referente a los siguientes clasificadores de ingreso y gastos del sector público contemplados en el registro oficial No. 273 (Martes 7 de septiembre del 2010): 5303 Traslados, Instalaciones, Viáticos y Subsistencias: Pasajes al interior Pasajes al exterior Viáticos y subsistencias en el interior Viáticos y subsistencias en el exterior Mudanzas e Instalaciones La información de viáticos y justificativos debe ser actualizada en forma mensual. 13

14 4) Parámetros Aplicables a la Información Operativa En la variable de información operativa se organizarán los siguientes literales del Art. 7 de la Ley: D) Servicios que ofrece y las formas de acceder a ellos, horarios de atención F) Formularios o formatos de solicitudes para trámites inherentes a su campo de acción Los parámetros de información aplicables a la información operativa son: D.1 Servicios.- Listado de servicios que ofrece la institución que incluya: Tipo de servicio Descripción del servicio Beneficiarios Requisitos D.2 Formas de Acceder a los servicios institucionales.- Detalle con la siguiente información: Dirección de la dependencia que ofrece el servicio Número de teléfono Extensión Solicitud personal/acceso por Internet. Costo o tarifa D.3 Horarios de atención.- Detallar el horario de atención institucional y horario de atención al público para cada servicio Dependencia que recepta formularios o solicitudes D.4 Otras indicaciones.- Detallar ubicación de oficinas alternas y los trámites que pueden realizarse 14

15 Los servicios y formas de acceder a ellos debe ser llenada en la plantilla de Excel D1, D2, D3 y D4. Servicios que ofrece y las formas de acceder a ellos ubicada en la carpeta 4. Información Operativa, este documento debe ser transformado a formato PDF (formato de documento portátil) para su publicación. La información relativa a los servicios institucionales debe ser actualizada conforme la creación, modificación o supresión de los mismos. F. Formularios o Formatos de Solicitudes para trámites y servicios Especies no valoradas Especies valoradas, indicar lugar de adquisición y costo Formato de solicitud de trámites Detalle de documentos que se deben adjuntar a los formularios o solicitudes La información relativa a los servicios institucionales debe ser actualizada conforme la creación, modificación o supresión de los mismos. 5) Parámetros Aplicables a la Información Laboral En la variable de información laboral se organizarán los siguientes literales del Art. 7 de la mencionada Ley: E) Texto íntegro de contratos colectivos vigentes, anexos y reformas Los parámetros de información aplicables a la información laboral son: E. Contratos Colectivos.- Detalle de los contratos colectivos que contenga: Fecha de suscripción Nombre de organización sindical 15

16 Se debe publicar para descarga: Contrato colectivo vigente Anexos al contrato colectivo vigente Reformas al contrato colectivo vigente para descarga La información laboral debe ser actualizada conforme la suscripción de los contratos colectivos, sus anexos o reformas. 6) Parámetros Aplicables a la Información de Planificación Institucional En la variable de planificación institucional se organizarán los siguientes literales del Art. 7 de la Ley: A) Metas y objetivos de unidades administrativas G) Resultados Operativos K) Planes y programas en ejecución M) Indicadores de Desempeño, Metas e informes de gestión, cumplimiento de metas Los parámetros de información aplicables a la información sobre planificación institucional son: A. Metas y objetivos de unidades administrativas.- Identificación de metas y objetivos de las diferentes dependencias, con relación a los programas operativos que incluya: Área o dependencia Meta Objetivo Plazo Responsable Esta información debe ser llenada en la plantilla de Excel A. Metas y objetivos de unidades administrativas ubicada en la carpeta 6. Planificación Institucional, este documento debe ser transformado a formato PDF (formato de documento portátil) para su publicación 16

17 K. Planes y Programas en ejecución; Resultados Operativos Publicar para descarga: Plan estratégico POA (Programa Operativo Anual) PAI (Programa Anual de Inversiones) Publicar un Resumen Ejecutivo de planes y programas con la siguiente información: Nombre del plan o programa Nombre del proyecto Objetivos Monto Financiamiento Plazo Beneficiarios Avance de ejecución (en porcentajes) Evaluación o resultado Responsable Gráfico o tabla del avance de ejecución. Esta información debe ser llenada en la plantilla de Excel K. Planes y Programas en ejecución; Resultados Operativos ubicada en la carpeta 6. Planificación Institucional, este documento debe ser transformado a formato PDF (formato de documento portátil) para su publicación. Los planes y programas en ejecución y los resultados operativos deben ser actualizados en forma cuatrimestral. M) Indicadores de Desempeño; Metas e informes de gestión, cumplimiento de metas Los parámetros de información aplicables a la información sobre desarrollo organizacional son: M. Indicadores de desempeño, informes de gestión, cumplimiento de metas.- Informes de gestión con la siguiente información: Nombre del proyecto, plan o programa Servidora o servidor público responsable Cumplimiento de planificación Indicadores de resultados 17

18 Se debe acompañar de un gráfico de cumplimiento de metas y resultados. Se debe acompañar de un gráfico de lo planificado vs. lo ejecutado. Esta información debe ser llenada en la plantilla de Excel M. Indicadores de desempeño, informes de gestión, cumplimiento de metas ubicada en la carpeta 6. Planificación Institucional, este documento debe ser transformado a formato PDF (formato de documento portátil) para su publicación. La información que corresponde al desarrollo organizacional debe ser actualizada en forma anual. 7) Parámetros Aplicables a la Información de Regulación y Control En la variable de regulación y control se organizarán los siguientes literales del Art. 7 de la Ley: H) Auditorías Internas y gubernamentales al ejercicio presupuestal J) Listado de empresas y personas que han incumplido contratos M) Mecanismos de rendición de cuentas O) Nombre y datos del responsable de atender la información pública Los parámetros de información aplicables a la información sobre regulación y control son: H. Auditorías Internas y Gubernamentales.- Resumen ejecutivo de auditorías internas y gubernamentales con la siguiente información: Nombre de la servidora o servidor Cargo Tipo de examen Período Resultado definitivo Conclusiones /Recomendaciones Descargo / Apelación Esta información debe ser llenada en la plantilla de Excel H. Auditorías Internas y Gubernamentales ubicada en la carpeta 7. Regulación y Control, este documento debe ser transformado a formato PDF (formato de documento portátil) para su publicación. La información de auditorías internas y gubernamentales debe ser actualizada en forma anual. 18

19 J. Empresas y contratistas incumplidos.- Detalle de personas naturales y jurídicas que hayan sido declarados contratistas incumplidos o adjudicatarios fallidos, con la siguiente información: Nombre del contratista y del representante legal, en caso de que sea una persona jurídica RUC / cédula de Identidad Tipo de Contrato Objeto Monto Resolución o Acto Administrativo que declara el incumplimiento Motivación Esta información debe ser llenada en la plantilla de Excel J. Empresas y contratistas incumplidos ubicada en la carpeta 7. Regulación y Control, este documento debe ser transformado a formato PDF (formato de documento portátil) para su publicación. La información institucional que corresponde a empresas y contratistas incumplidos debe ser actualizada en forma anual. M. Rendición de Cuentas: Detalle de mecanismos de rendición de cuentas con la siguiente información: Porcentaje de cumplimiento por área de gestión Porcentaje de cumplimiento de objetivos por institución Descripción de aportes realizados al Plan Nacional del Buen Vivir. Planificado vs. lo ejecutado Descarga de informes, videos, audio, publicaciones La rendición de cuentas debe ser actualizada en forma cuatrimestral. O. Responsable de la información.- nombre del servidor o servidora pública responsables del: procesamiento, autorización y publicación de la información pública en los portales: Nombre Dirección de la oficina Apartado postal Dirección electrónica Número de teléfono Extensión Cargo Área o Dependencia 19

20 Esta información debe ser llenada en la plantilla de Excel O. Responsable de la información ubicada en la carpeta 8. Regulación y Control, este documento debe ser transformado a formato PDF (formato de documento portátil) para su publicación y debe ser actualizado en forma mensual. 8) Compromiso Presidencial En la variable Compromiso Presidencial debe ser publicada la información solicitada por el Presidente de la República del Ecuador en las sesiones de Gabinete Ampliado, tales como: Declaración juramentada de bienes Dentro de la variable Compromiso Presidencial se publicara la Declaración Juramentada de Bienes de la máxima autoridad o representante Legal de la institución pública en formato PDF (formato de documento portátil). Bienes inmuebles Dentro de la variable Compromiso Presidencial se publicara los Bienes Inmuebles administrados y/o de propiedad de la institución pública en formato PDF (formato de documento portátil). 20

21 Segunda Parte Criterios de presentación del artículo 12 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública. 21

22 De la Presentación de Informes Los informes sobre el cumplimiento del derecho de acceso a la información pública que tienen la obligación de presentar las instituciones y entidades bajo el ámbito de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, en los términos previstos en el Art. 12 de dicho cuerpo legal, deben contener información relativa a: a) Información del período anterior sobre el cumplimiento de las obligaciones que le asigna la Ley; b) Detalle de las solicitudes de Acceso a la información y el trámite dado a cada una de ellas; y, c) Informe semestral actualizado sobre el listado índice de información reservada; Esta información deberá ser presentada ante la Defensoría del pueblo (Av. De la Prensa N54-97 y Jorge Piedra) hasta el último día laborable del mes de marzo del año en curso, con copia a la Secretaría Nacional de Transparencia de Gestión. Adjunto a este manual encontrarán las plantillas de presentación de la Defensoría del Pueblo para la entrega del Informe Anual sobre el Cumplimiento del Derecho de Acceso a la Información Pública. A más de las plantillas deben incluir la información a continuación indicada por escrito: a) Información sobre el cumplimiento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.- La información del período anterior sobre el cumplimiento de las obligaciones que asigna la Ley a las instituciones y entidades bajo su ámbito, debe contener: 1. Periodicidad de actualización de la información publicada en los portales; 2. Indicación del número de visitas a los portales que contengan la información pública obligatoria; 3. Número de solicitudes de corrección, ampliación o aclaración de información publicada; 4. Detalle de los responsables de la publicación; 5. Detalle de normas técnicas implementadas para crear o mantener los registros públicos a su cargo; y, 6. Detalle de acciones judiciales que enfrenta la institución por incumplimiento de las disposiciones de la LOTAIP. 22

23 Formato de Presentación El Informe Anual sobre el Cumplimiento del Derecho de Acceso a la Información Pública debe tener las siguientes características: La información debe ser presentada en impreso con un su respectiva copia, mas dos respaldos digitales en discos compactos dentro de un sobre sellado. La tipografía utilizada debe ser Arial 12. 1) Sobre.- El Informe Anual sobre el Cumplimiento del Derecho de Acceso a la Información Pública debe ser entregado en un sobre sellado con las siguientes características: Sobre de tamaño A3 (42 cm por 30 cm) Logo institución Nombre de la Institución Título: Informe Anual sobre el Cumplimiento del Derecho de Acceso a la Información Pública 2011 Ejemplo: 23

24 2) Carpeta.- El Informe Anual sobre el Cumplimiento del Derecho de Acceso a la Información Pública debe ser presentado en una carpeta con las siguientes características: Presentación en carpetas de color verde plásticas Tamaño de hoja A4, con el logo de la institución Las hojas deben ser foliadas (numeración en cada página) La información debe respetar el orden indicado: a, b y c 3) Portada.- La portada del Informe Anual sobre el Cumplimiento del Derecho de Acceso a la Información Pública contendrá la siguiente información: Logo institución Nombre de la Institución Título: Informe Anual sobre el Cumplimiento del Derecho de Acceso a la Información Pública 2011 Fecha de presentación Ejemplo: 24

25 4) Portada de la caja del disco compacto.- Adjunto a este manual encontraran la plantilla de presentación de la portada de la caja para el disco compacto en la carpeta anexos, que contendrá el respaldo magnético del Informe Anual sobre el Cumplimiento del Derecho de Acceso a la Información Pública. La misma que contendrá la siguiente información: Logo institución Nombre de la Institución Título: Informe Anual sobre el Cumplimiento del Derecho de Acceso a la Información Pública 2011 Fecha de presentación Ejemplo: 25

26 5) Respaldo en disco compacto.- El Informe Anual sobre el Cumplimiento del Derecho de Acceso a la Información Pública debe ir acompañado de dos respaldos magnéticos, con la siguiente información: Los Discos Compactos deben ser (CD-R de 700MB, 80 min.), no discos compactos regrabables o DVD Logo institución Nombre de la Institución Título: Informe Anual sobre el Cumplimiento del Derecho de Acceso a la Información Pública 2011 Fecha de presentación El nombre de la institución Ejemplo: 26