Dirección de Planeación y Evaluación 1

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1 Control de Registros Sistema Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Descripción de actividades Gestión de Registros Sistema DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 7 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 Control de Registros Sistema 1. OBJETIVO Establecer el modo en que se efectúan las tareas de control, identificación, formato, acceso, almacenamiento, conservación, y disposición de los registros del Sistema de Gestión de Calidad del Sistema de. Estos registros se mantienen para evidenciar la conformidad de los procesos con los requisitos del sistema de gestión de calidad. 2. ALCANCE Este proceso aplica para todos los registros del Sistema de Gestión de Calidad del Sistema de. Incluye la identificación y asignación de nuevos registros hasta el análisis y disposición de los mismos. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices Manual de Calidad del Sistema de. Norma ISO 9001 de 2015: Numeral 7.5 Información Documentada PDI Sistema de : Implementar el Sistema de Gestión de Calidad para los procesos y la gestión del Sistema de con miras a lograr la certificación de calidad bajo la norma ISO 9001: Lineamientos Todos los registros del SGC deben ser legibles y almacenados de modo que se conserven y puedan consultarse con facilidad. Los registros pueden presentarse en formato digital o en impreso en papel. Se deben conservar todos los registros y documentación que se encuentre vigente. Los registros históricos se van a conservar de acuerdo a los tiempos de retención mínimos descritos en el Listado Maestro de Registros. Después de este periodo, los registros pueden destruirse. Está permitido imprimir y/o fotocopiar los formatos siempre que se asegure antes que la versión es la actual. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso Jefe Unidad Administrativa del Sistema de 4.2. Responsabilidades Jefe Unidad Administrativa del Sistema de Liderar la gestión de calidad de la unidad. Asegurar que se cuentan con las versiones actuales de los registros. Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 Control de Registros Sistema Líder del SGC del Sistema de Incluir cada uno de los registros que intervienen en el SGC en el Listado de Registros en Vigor. Asegurar el buen estado de los registros, evitando daño, pérdida o deterioro por condiciones del medio en el lugar de archivo. Líder del proceso del Sistema de Informar al Líder de Gestión de Calidad acerca de cualquier novedad o modificación. Empleado del Sistema de : Identificar y comunicar al líder del proceso posibilidades de mejora en los formatos de un registro. Diligenciar en su totalidad los formatos de registro del sistema de calidad. 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Descripción de actividades Gestión de Registros Sistema 1 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Asignación de nuevos registros Tras el estudio de cualquiera de los procesos del Sistema de gestión de calidad (SGC), y por consenso con sus propietarios, es posible que se plantee la necesidad de incorporar un nuevo registro cuando se necesite evidenciar los resultados de alguna de las actividades del proceso o el cumplimiento de algún requisito. Antes de establecer un nuevo registro es imprescindible estudiar las consecuencias del mismo en cuanto al trabajo que puede conllevar, su utilidad final, los recursos necesarios, personas responsables de cumplimentarlos, etc. En caso de resultar demasiado engorroso para el personal implicado Líder Gestión de calidad/ Líder del proceso Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 Control de Registros Sistema en tramitarlo o en analizarlo, se deberá estudiar una alternativa más eficiente. El líder del proceso es el encargado de elaborar el formato de cada uno de los registros del SGC. Una vez creado, debe remitir un ejemplar de cada uno de ellos al líder del SGC quien se encargará de incluir dicho formato en la carpeta de Formatos Vigentes del SGC. 2 Elaboración del formato de registro El líder del proceso estudiará periódicamente la conveniencia de los formatos y al editarlos reportará al líder del SGC las modificaciones para actualizar los formatos vigentes. También se asegura de que no circulen versiones obsoletas de estos formatos. Líder del proceso y Líder SGC FOR Listado Maestro de Registros Para la codificación del formato de registro, se deben seguir las actividades consignadas en el proceso Control de Documentos. 3 Identificación del registro El líder del SGC escogerá un código de identificación para cada uno de los nuevos registros creados. El formato de dicho código será: AÑO VIGENTE NÚMERO DE CONSECUTIVO Los funcionarios que manejen los registros deberán gestionar los consecutivos de acuerdo a las actividades realizadas. Líder del Proceso y Líder SGC 4 Probar formato de registro Antes de aprobar el uso de un nuevo formato, se introduce en el proceso a modo de prueba, a fin de detectar posibles fallos o mejoras. Empleados del Sistema de 5 Capacitación de uso del formato Antes de poner el registro en marcha, es preciso que el personal encargado de tramitarlo posea la suficiente información acerca de su utilidad, su objeto y el modo de diligenciarlo. Líder del Proceso 6 Análisis de registros En general, los registros en sí carecen de utilidad alguna. Es preciso analizarlos adecuadamente para Líder Gestión de calidad/ Líder del proceso Informe de los registros Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 Control de Registros Sistema MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2 obtener la información para la que han sido creados. El Líder del Proceso o el Coordinador de Calidad tomarán como evidencia los registros para elaborar la medición de los indicadores, además de los informes y reportes que se relacionen con cada uno de los procesos. 6. DEFINICIONES Formatos: Son aquellos formularios utilizados para almacenar, en este caso, los registros. Un formato no se considera registro hasta que es diligenciado o tramitado. Registro: Documento que proporciona evidencia objetiva de las actividades realizadas o resultados obtenidos. Los registros pueden utilizarse, por ejemplo: para documentar una incidencia y las acciones tomadas, para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas, etc. En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión. Sistema de Gestión de Calidad (SGC): Es una herramienta de gestión formada por un conjunto de procesos relacionados entre sí para mejorar continuamente la satisfacción del cliente a través del cumplimiento de sus requisitos y expectativas. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) FTC Control de Documentos PRO Documentación de procesos FOR Listado Maestro de Registros Norma ISO 9001:2015 FICHA DEL INDICADO R 8. INDICADORES Código del indicador FORMATOS OBSOLETOS IND Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 Control de Registros Sistema Responsable del indicador Objetivo Método de Medición Responsable SGC Establecer el manejo y control periódico que se le da a los registros del Sistema de Gestión de Calidad. Obtener el número total de formatos obsoletos que siguen siendo utilizados, de acuerdo a los resultados de auditorías (internas y externas). Dividir este resultado en el total de formatos para obtener el % de registros obsoletos. Unidad de Medida Porcentaje (%) Fórmula Variables Limitaciones Fuente de datos Granularidad Periodicidad # de formatos obsoletos x 100% # de formatos total Numerador: indica el número de formatos obsoletos Denominador: indica el número de formatos total Restricciones del indicador Listado maestro de registros Hallazgos de auditoría No aplica Anual Meta Menos del 5% Observaciones 9. RIESGOS OPERATIVO Deterioro, daño o pérdida de los registros. No utilizar el formato correspondiente o utilizar uno desactualizado. Que varias personas generen duplicidad en los registros. CALIDAD DE SERVICIO No registrar información que pueda ser de importancia para la interacción con un usuario. SEGURIDAD Que no se tengan los permisos necesarios para acceder a los formatos. 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 13/05/2016 Dirección de Planeación y Evaluación 6

7 Control de Registros Sistema 0 Publicación 30/11/ APROBACIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBÓ NOMBRE CARGO FECHA Coordinador de Procesos Alberto Poveda Caputo Dirección de Planeación y 13/05/2016 Evaluación Eliana Arciniegas Auxiliar Biblioteca 22/10/2016 Liliana Caballero Ángela María Mejía Jefe Administrativo - Sistema de Directora Sistema de 23/10/ /10/2016 Dirección de Planeación y Evaluación 7