UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA PROCESO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO VINCULACIÓN Y RETIRO DE PERSONAL

Transcripción

1 CÓDIGO AP-THU-PR-05 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2015 PÁGINA 1 de 9 1. OBJETIVO Legalizar el ingreso y retiro del personal de planta mediante la elaboración, legalización y liquidación de los contratos de prestación de servicios y servicios profesionales de la Universidad Surcolombiana 2. ALCANCE Vinculación: Inicia con la autorización de vinculación y termina con la apertura de la historia Laboral. Retiro: inicia con la recepción de la solicitud de renuncia y termina con el archivo de la Resolución de Pago de las prestaciones sociales. Para el caso de contratistas: inicia con la recepción de las autorizaciones para la vinculación del personal y termina con la liquidación del contrato. 3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO: Profesional de Gestión Institucional Área de Personal 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES Ver normograma (Ley 30 de 1992, Ley 100 del 1993, Ley 80 de 1993, Ley 782 de 2002, Ley 828 de 2003, Ley 821 de 2003, Ley 734 de 2002, Ley 190 de 1995, Ley 610 de 2000, Decreto 1042 y 1045 de 1978, Decreto 1279 del 2002, Decreto 692 de 1994, Decreto 2150 de 1995, Decreto 806 de 1998, Decreto 47 de 2000, Acuerdo Número 037 de 1993, Acuerdo número 042 de 1996, Acuerdo No. 043 de 1997, Acuerdo Número 014 de 2004, Resolución Número 3183 de 1996, Convención Colectiva de Trabajo, Acuerdo 021 del 1 de junio de 2005 (Estatuto de Contratación), Acuerdo 044 de Hoja de vida, formato de Declaración de Bienes y Rentas, Formato de calificación hoja de vida docente, Listado de requisitos, Lista de chequeo, Listado de entrega de documentos, Contrato de Prestación de Servicios, Acta de Liquidación, Póliza (si es requerida), Sistema Único de Información de Personal (SUIP), Decreto 019 de 2012 Art.227, Decreto 2842 de 2010 Art.11, Ley 1712 de 2014 (SIGEP) 5. DEFINICIONES Certificado Retiro de Personal: Paz y salvo que firman los Jefes de las Oficinas de contabilidad, División de Recursos, Biblioteca, Jefatura de Programa y División de Personal, en el cual certifica que el funcionario no tiene pendiente entrega de elementos, documentos y dinero por legalización de avances. Contrato de Prestación de Servicios: Es un convenio o acuerdo de voluntades, creador de obligaciones, celebrado entre una persona natural (el trabajador) y una persona natural o jurídica (el empleador), para que el trabajador preste determinados servicios personales, a cambio de una remuneración. Póliza: Es un documento que instrumenta el contrato de seguro. Refleja las normas que regulan las relaciones contractuales entre el Asegurador y el Asegurado. Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Documento que permite dar certeza sobre la existencia de un recurso disponible para asumir un compromiso. Minuta: Borrador de un documento legal, en especial un contrato, hecho antes de formalizarlo.

2 CÓDIGO AP-THU-PR-05 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2015 PÁGINA 2 de 9 Registro Presupuestal: Es el registro definitivo de un gasto que expide el Jefe de Presupuesto de una entidad pública, el cual garantiza que los recursos del presupuesto solo se utilizarán para el fin especificado en dicho registro. Registro Único Tributario - RUT: Es el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la DIAN.

3 CÓDIGO AP-THU-PR-05 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2015 PÁGINA 3 de 9 6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD:VINCULACIÓN DEL PERSONAL DOCENTE, ADMINISTRATIVO Y TRABAJADOR OFICIAL Recepción de Para la vinculación del personal docente: se recibe la autorización de Docente: Hoja de resultados y vinculación del docente que obtuvo el primer lugar en la convocatoria por parte Vida con formato autorización del Comité de Selección y Evaluación Docente y la hoja de vida puntuada por de Puntuación. 1 el Comité Asignación de Puntaje (CAP). Personal Para el personal administrativo y trabajador oficial: se recibe la autorización de y vinculación por parte del Rector con los soportes (hoja de vida). trabajador oficial: Hoja de Vida y soportes Entrega de listado de requisitos. Recepción y verificación de documentos y diligenciamiento de formatos de afiliación Proyección acto administrativo Remisión Acto. Reporte de la novedad de vinculación a nómina. Entrega de los actos administrativos y Se le entrega al interesado el listado de los documentos y/o requisitos de vinculación. Se recibe la documentación aportada por el interesado, que incluye la valoración por el médico de Salud Ocupacional y se verifica que cumpla con todas las especificaciones. Se diligencia los formatos de afiliación en pensión, salud y Caja de Compensación Familiar y se entregan al interesado debidamente firmados por el Profesional del Área de Personal para la radicación en las entidades correspondientes. Para la vinculación del docente: se proyecta la resolución del docente de planta y ocasional, teniendo en cuenta el puntaje asignado para efectos salariales. Para personal administrativo y trabajador oficial: Se elabora la resolución de nombramiento o contrato de trabajo. El tiempo de la elaboración del acto administrativo se realiza en dos (2) días hábiles. Se envía el acto administrativo a la Secretaría General para la revisión y firmas del secretario General y del Rector y a la oficina Jurídica (contrato de trabajo), para la revisión del jurídico y posterior firma del rector. Se entrega la novedad de nombramiento como docente y administrativo y/o novedad de vinculación como trabajador oficial a la liquidadora de Nómina para su registro en la nómina. Se entrega una copia del acto administrativo al nuevo funcionario y se hace entrega de la hoja de vida con los soportes para la apertura de la Historia Laboral al auxiliar de archivo de gestión.. Listado de documentos. Copia de las Profesional de Gestión afiliaciones en Institucional Área de Salud, Pensión y Personal Caja de Compensación Familiar Proyecto de Resolución y/o contrato de trabajo. Y Profesional Universitario y de Archivo de Gestión del Área Nota de envío

4 CÓDIGO AP-THU-PR-05 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2015 PÁGINA 4 de 9 hojas de vida. de personal.

5 CÓDIGO AP-THU-PR-05 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2015 PÁGINA 5 de RETIRO DEL PERSONAL DE PLANTA Recepcionar la solicitud de Se recibe la solicitud de renuncia del funcionario previa aceptación Solicitud de 1 renuncia. del rector. renuncia Proyectar acto administrativo Se proyecta la resolución de aceptación de la renuncia, teniendo Resolución de de aceptación de la renuncia en cuenta el tipo de vinculación del funcionario (docente, renuncia. administrativo, trabajador oficial). Se verifica si es un docente que 2 estuvo en comisión de estudios, que haya cumplido el doble de servicio (Según obligaciones del contrato). Esta actividad se lleva a cabo en dos (2) días hábiles, contados a partir del recibo de la solicitud. Remisión Acto. Se envía la resolución a la Secretaría General para su revisión y 3 firma del secretario general, y posterior firma del rector Reporte de la novedad. Entrega del certificado para retiro de personal. Recepcionar el certificado de disponibilidad presupuestal y elaboración de la resolución liquidación prestaciones sociales. Remisión Acto. Entrega de resolución. Se entrega a la liquidadora de nómina, la resolución de renuncia del docente para la novedad de retiro del aplicativo LINIX. Se entrega al funcionario que presenta la renuncia un certificado para retiro que debe ser firmado por las instancias pertinentes donde conste que se encuentra a paz y salvo. Se recibe el certificado de disponibilidad presupuestal y se elabora la resolución para el pago de liquidación de prestaciones sociales. Se envía el acto administrativo de liquidación de prestaciones sociales a la Secretaría General para la revisión y firmas del Secretario y Rector respectivamente. Se entrega a la liquidadora de nómina una copia de la resolución para la elaboración de la cuenta de cobro y una copia para la Historia Laboral. Y Profesional Especializado. Responsables de las instancias pertinentes. Profesional Especializado y., Profesional Especializado y de Archivo de Gestión del Área de Personal. Certificado de retiro de personal. Resolución liquidación prestaciones sociales

6 CÓDIGO AP-THU-PR-05 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2015 PÁGINA 6 de VINCULACION Y RETIRO DE PERSONAL CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS Solicitud de Certificado de Se remite al ordenador del gasto la solicitud para la expedición del Profesional de Comunicación 1. Disponibilidad Presupuestal Certificado de Disponibilidad Presupuestal para el pago de honorarios Gestión Institucional oficial interna del periodo vigente. Área de Personal 2. Recepción de autorizaciones Se recibe la autorización aprobada por parte del Ordenador del Gasto. Se recepcionan las hojas de vida de la persona que se pretende contratar. Comunicación oficial interna Requisitos para vinculación Se publica en cartelera y se informa al personal a contratar sobre el Listado de 3. por contrato de prestación de servicios. listado de los documentos y requisitos exigidos para la vinculación por contrato de prestación de servicios. requisitos Cuantificación del valor total Se cuantifica el valor total de los contratos a elaborar, según el tiempo Tabla en Excel 4. para la vinculación del personal los líderes y/o supervisores de cada dependencia donde se pretende trabajo y el valor autorizados por el ordenador del gasto y remitir los valores a Documento de contratar al personal de prestación de servicios Recepción de la documentación exigida como requisitos para la contratación Recibida lo hoja de vida, se recepcionará toda la documentación establecida para la vinculación por contrato de prestación de servicios. Personal nuevo: Debe cumplir con el listado de requisitos para la contratación. 5. Personal antiguo: Estudio previo, copia del certificado de disponibilidad presupuestal (CDP), copia de la C.C, Antecedentes Disciplinarios y Antecedentes Fiscales. -Si falta alguno de los documentos requeridos, estos se devuelven a la dependencia en donde cumplirá sus obligaciones como contratista Verificación de la hoja de vida en el sistema de información y gestión del empleo público (SIGEP) Revisión de la de hoja de Vida, soportes y requisitos legales Ingreso al Sistema Linix de los datos del tercero a Se debe aprobar la hoja de vida de la persona a contratar en el sistema de gestión del empleo público (SIGEP), una vez que allá cumplido con los requisitos de la vinculación. -Si el personal nuevo o antiguo no tiene aprobada la Hoja de Vida en el SIGEP éste no podrá ser contratado. El asesor jurídico revisa la información suministrada y los documentos anexos de la hoja de vida del personal a vincular. - Si alguno de los documentos suministrados no cumple la revisión por parte del Asesor Jurídico designado, este tendrá que ser actualizado o complementado por la persona a contratar. Se ingresa al Sistema Linix los datos personales (nombre, número de cédula, dirección, teléfono, , Registro Único Tributario-RUT) su- Asesor jurídico Plataforma virtual (SIGEP) Sistema Linix

7 CÓDIGO AP-THU-PR-05 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2015 PÁGINA 7 de 9 vincular ministrados en la hoja de vida por el personal a vincular Elaboración de la minuta Contrato de Prestación de Servicios o Servicios Profesionales Revisión de la minuta por parte del asesor jurídico. Remisión del contrato al ordenador del gasto. Se elabora la minuta del Contrato de Prestación de Servicios o Servicios Profesionales según el caso y de acuerdo con lo autorizado por el ordenador del gasto. Una vez elaborada la minuta del contrato, es revisada y firmada por el Asesor Jurídico designado. Nota: Si el contratista prestará sus servicios profesionales de abogado, la minuta será remitida a la Oficina Asesora Jurídica para su revisión y correspondiente firma. Después de revisado y firmado el contrato por el asesor jurídico, este debe ser remitido al ordenador del gasto para su firma. Minuta Contrato Prestación Servicios Nota de envío Nota de envío de de Recepción del contrato firmado por el Ordenador del Gasto Firma del contrato por parte del contratista Remisión de contrato a la Oficina de presupuesto Recepción del contrato con su registro presupuestal de la oficina de presupuesto. Solicitud apertura de cuenta a entidad financiera Recepción del certificado tramite de pago Se recibe y revisa que el contrato esté debidamente firmado por el Ordenador del Gasto Se hace firmar el contrato por parte del contratista y se entregar una copia del mismo para su protocolización si es necesario. Se envía a la Oficina de Presupuesto el contrato, la hoja de vida y demás requisitos de vinculación para expedición del Registro Presupuestal Se recibe el contrato y se retiene hasta su primer trámite de pago. Las personas que no tengan una cuenta de ahorros se les expedirán un oficio dirigido a la entidad financiera para la apertura de cuenta de ahorros a nombre del contratista, para efectos de pago de honorarios. Toda persona que tenga mes cumplido de labores deberá presentar su certificado para tramite de pago. Este documento certifica que el contratista cumple con el objeto de su contrato durante el mes labor y estará firmado a su vez por el supervisor del contrato. Contrato de Prestación de Servicios firmado Contrato de Prestación de Servicios firmado por el contratista Nota de envío Contrato de Prestación de Servicios Oficio apertura cuenta de ahorros Certificado Tramite de Pago.

8 CÓDIGO AP-THU-PR-05 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2015 PÁGINA 8 de 9 Nota: Solamente el primer certificado de trámite de pago de contrato y el último certificado para liquidación de contrato, son recepcionados por la persona encargada de la vinculación y retiro del personal por contrato de prestación de servicios. - Si la persona no presenta su Certificado en el límite de tiempo establecido (a los 20 días de cada mes) esta será reportada ante la oficina de Control Interno Entrega de contratos Con documentos soportes al encargado del área de nómina para pago de honorarios Reporte de información en el sistema de información y gestión del empleo público (SIGEP) Reporte al Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes (SIRECI) Reporte a la Oficina Asesora de Control Interno. Reporte al sistema de contratación de la universidad Surcolombiana Elaboración de las Actas de liquidación de Contratos Revisión de las actas de contrato. Remisión del Acta de liquidación al ordenador del gasto. Se realiza el listado y se hace entrega de los contratos con sus respectivos documentos soportes (hojas de vida y requisitos legales) al encargado de realizar la nómina de pago de honorarios Este reporte Valida, da de Alta, vincula y liquida las hojas de vida de los contratistas por prestación de servicios de la Universidad. Se registran todos los datos y detalles de los contratos de prestación de servicios ante el aplicativo SIRECI por medio de la plataforma virtual de la Contraloría General de la Republica. Este Informe se realiza trimestralmente. Se registran todos los datos y detalles de los contratos de prestación de servicios en un documentó Excel. Se ingresa a la información detallada de los contratos de prestación de servicios al sistema de contratación de la Universidad Surcolombiana. Se elaborará el Acta de Liquidación de Contrato de Prestación de Servicio para su revisión y posterior firma por parte del contratista y el ordenador del gasto El asesor jurídico del área designado revisa que las actas cumplan con los requisitos y descripciones legales. Nota: Si el acta corresponde a un contratista que prestó sus servicios profesionales de abogado, ésta será remitida a la Oficina Asesora Jurídica para su revisión y correspondiente firma. Después de revisada y firmada el Acta por el asesor jurídico, esta debe ser remitida al ordenador del gasto para respectiva su firma. Listado entrega de documentos Aplicativo SIGEP Aplicativo SIRECI Reporte a Control Interno. Módulo de Contratación Actas de liquidación contratos Asesor Jurídico Actas de liquidación de Contratos Nota de Envió

9 CÓDIGO AP-THU-PR-05 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2015 PÁGINA 9 de Firma de Acta de Liquidación del contrato por parte del contratista Se hace firmar el Acta de Liquidación del contrato por parte del contratista para su respectivo pago Liquidación Firmada 27. Entrega del Acta de Liquidación del contrato al encargado de realizar la planilla de pago Se realiza el listado y se hace entrega del Acta de Liquidación del contrato al encargado de realizar la planilla de pago de honorarios 7. OBSERVACIONES: El funcionario nombrado no podrá posesionarse sin el previo cumplimiento de requisito de presentación de documentos de vinculación. 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS 01 Resolución 128 Octubre 22 de 2008 Aprobación documentos 02 Resolución 134 Septiembre 20 de 2010 Actualización documentos 03 CAL-FO 17 Junio 30 de 2011 Actualización de Documentos 04 CAL-FO 17 Septiembre 30 de 2012 Actualización de Documentos 05 EV-CAL-FO 17 Diciembre 01 de 2015 Actualización de Documentos Listado entrega de documentos ELABORÓ REVISÓ APROBÓ EQUIPO DE TRABAJO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO LINA FERNANDA PERDOMO MURILLO Profesional de Apoyo SGC CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGC