E l S ah a dor,c.a. MANUAL DE POLíTICAS Y PROCEDIMIENTOS DELA UNIDAD DE DIVULGACIÓN Y CAPACITACIÓN

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1 E l S ah a dor,c.a. MANUAL DE POLíTICAS Y PROCEDIMIENTOS DELA UNIDAD DE DIVULGACIÓN Y CAPACITACIÓN

2 MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PRESENTACIÓN El presente Manual de Políticas y Procedimientos de la Unidad de Divulgación y Capacitación (UDICA) del TRIBUNAL DE ÉTICA GUBERNAMENTAL, contiene directrices básicas que regulan el funcionamiento de la Unidad, brindando orientación general de los procedimientos que se realizan para cumplir con las funciones que le corresponden. Dentro de sus principales actividades se encuentran: la capacitación a los miembros de las Comisiones de Ética Gubernamental, Agentes de Enlace y demás servidores públicos de las distintas instituciones; la difusión de la Ley de Ética Gubernamental a diversos sectores de la sociedad; la distribución de material divulgativo y promociona! de la ética pública; así como el monitoreo o seguimiento de las actividades de capacitación o de difusión que realizan las Comisiones de Ética. Todo ello con el objetivo de promover la formación ética y la práctica de valores que conlleven a cambios de actitudes y conductas que orienten al correcto y adecuado cumplimiento de las funciones públicas; así como a informar sobre los contenidos de la Ley de Ética Gubernamental, su Reglamento y demás instrumentos relativos a la ética pública. 2

3 OBJETIVO DEL MANUAL Describir los procedimientos básicos que sigue la Unidad de Divulgación y Capacitación para realizar las funciones que le corresponden. OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE CAPACITACIÓN Y DIVULGACIÓN ~ Capacitar a los miembros de las Comisiones de Ética, Agentes de Enlace y demás servidores públicos sobre la Ley de Ética Gubernamental y aspectos relacionados con la ética en la función Difundir la información de la Ley de Ética Gubernamental entre todos los servidores públicos y otros sectores de la ciudadanía. UBICACIÓN Y CONFORMACIÓN DE LA UNIDAD DE DIVULGACIÓN Y CAPACITACIÓN La Unidad de Divulgación y Capacitación depende en forma directa y organizativamente del Pleno de Tribunal de Ética Gubernamental. Actualmente está integrada por un jefe y dos asistentes. r \. Pleno del Tribunal de Ética Gubernamental 1 Unidad de Divulgación Capacitación Asistente de Divulgación y "' Asistente de Divulgación y "' Capacitación 1 Capacitación 11 ~ ~ 3

4 PROCESOS BÁSICOS DE LA UDICA 1. ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN 1.1 Capacitaciones a miembros de las Comisiones de Ética Gubernamental y Agentes de Enlace.... (,. El proceso a seguir para desarrollar las diferentes actividades de capacitación a los miembros de las Comisiones de Ética y Agentes de Enlace, comprende las siguientes etapas: planeación, organización, capacitación con apoyo de expertos, ejecución, sistematización, evaluación y comunicación. La descripción es la siguiente: ~ Planeación Definir e investigar sobre los contenidos de la capacitación a impartir. Determinar la carta didáctica. Revisar y socializar la carta didáctica con los demás miembros de la Unidad. Definir si la capacitación va a ser impartida por miembros de la Unidad o por expertos en el tema. Diseñar o adaptar la presentación según el tipo de audiencia, cuando sea impartida por la Unidad. Revisar la forma de presentación y mejorarla con el apoyo de la Unidad de Informática. Diseñar el material didáctico Elaborar y reproducir instrumentos que faciliten el registro y la opinión de los participantes (listas de asistencia, instrumentos de evaluación, entre otros) Organización Estructurar las capacitaciones, según demanda o actividades programadas en el Plan Anual Operativo. Establecer contacto telefónico o presencial con los miembros de las Comisiones o Agentes de Enlace para programar las capacitaciones, el número de participantes, lugar y hora de la capacitación. Recibir las solicitudes de capacitaciones, las que se atenderán de acuerdo a las posibilidades de la Unidad. 4

5 ./ Preparar agenda de la jornada que incluye tiempo, recursos, materiales a utilizar../ Proveer los materiales para el desarrollo de la capacitación../ Presentar solicitudes de misión oficial, transporte y equipo Capacitaciones con el apoyo de expertos./ Proponer al Pleno del Tribunal la contratación de expertos en la materia para impartir las capacitaciones sobre cambio actitudinal y la ética en la función pública../ Elaborar los términos de referencia y presentarlos al Pleno para su aprobación../ Programar la realización de las capacitaciones conforme a la población objetivo Ejecución./ Visitar la institución e identificarse con los miembros de la Comisión de Ética Gubernamental o con la persona que la Comisión haya designado como enlace con el TEG../ Instalar el equipo a utilizar../ Administrar la lista de asistencia../ Impartir la capacitación, según los puntos previstos en la agenda Sistematización./ Sistematizar la capacitación por medio de una ayuda memoria../ Elaborar cuadros estadísticos que reflejen el número de capacitaciones impartidas, número de participantes, nombre de instituciones capacitadas, y materiales entregados, entre otros Evaluación Realizar la evaluación en dos aspectos fundamentales del proceso de capacitación:./ En función del proceso especifico de la jornada efectuada, es decir con los asistentes a la misma, en términos de explicación y entendimiento;./ En función de los responsables para analizar y valorar si el proceso técnico pedagógico y los recursos didácticos establecidos para cada jornada son válidos, teniendo en cuenta la diversidad en el público. 5

6 1.1.7 Comunicación Establecer la coordinación interna necesaria con el Pleno del Tribunal, la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones, la Unidad Financiera Institucional y la Unidad Administrativa; y externamente con las Comisiones de Ética Gubernamental, Agentes de Enlace, personas contraparte en los Convenios institucionales y ciudadanía en general, que requieren capacitaciones sobre la Ley de Ética Gubernamental; para lo cual:./ Determinación de la capacitación a realizar en términos de: temática a desarrollar, población objetivo, materiales a utilizar, lugar y logística necesaria../ Redacción y distribución de notas de convocatoria a las diferentes instituciones../ Seguimiento telefónico de las convocatorias enviadas. 1.2 Capacitaciones a servidores públicos. El procedimiento a seguir para desarrollar las actividades de capacitación a los demás servidores públicos básicamente es el mismo que se sigue para capacitar a los miembros de las Comisiones de Ética o Agente de Enlace, con la diferencia que la convocatoria y logística corresponde a la Autoridad o a la Comisión de Ética con la que se ha coordinado la actividad. 1.3 Eventos divulgativos sobre la ética pública Éstos se realizan por iniciativa propia en cumplimiento de los objetivos del Plan Anual Operativo de capacitación o cuando son solicitados al Tribunal de Ética Gubernamental. A tal fin : se contacta con los interesados, se define en forma conjunta la temática, la fecha, lugar, hora, número de participantes, materiales y equipo a utilizar. Se registra la asistencia y se efectúa la evaluación cuando se considera pertinente. 2. PLANES DE TRABAJO

7 . La Unidad de Divulgación y Capacitación proporciona a las Comisiones el formato del Plan de Trabajo, el que además se encuentra en el Sistema de Información Gerencial para el Control y Seguimiento de las Comisiones de Ética Gubernamental. Las Comisiones envían el Plan al Tribunal, a través de la Unidad de Divulgación y Capacitación, el que una vez revisado por dicha Unidad se le presenta al Pleno del Tribunal para su aprobación, la que es notificada a la Comisión respectiva para su ejecución. 3. ACTIVIDADES DE MONITOREO Y SEGUIMIENTO El Plan de Trabajo es la base que tiene la UDICA para realizar las actividades de monitoreo y seguimiento, así como para apoyar el cumplimiento de las funciones de las Comisiones de Ética, para lo cual se realizan las siguientes acciones: );.o, Visitas de seguimiento Dar seguimiento a las actividades definidas en el Plan de Trabajo de las Comisiones de Ética de las diferentes instituciones y retroalimentarles. En cada visita se completa la respectiva acta de seguimiento. );.o, Realizar visitas de monitoreo Monitorear las actividades de divulgación de la Ley que realizan las Comisiones de Ética o Agentes de Enlace a los servidores públicos de su institución. Apoyar y retroalimentar los procesos de divulgación y capacitaciones que realizan las Comisiones de Ética Gubernamental. Levantar un acta de monitoreo y completar una lista de chequeo, según sea el caso. 4. OTRAS ACTIVIDADES Levar a cabo actividades en coordinación y con el apoyo de las Comisiones de Ética.

8 b. Convenios Coordinar, ejecutar y dar seguimiento a los Convenios suscritos por el Tribunal de Ética Gubernamental con otras entidades, en lo relativo a las actividades de capacitación y divulgación de la ética pública. s. Aprobado por Pt~ Licda. Silvia Lizette Kuri de Presidenta G o Márquez de Morales Miembro del Pleno 8