MANUAL DE USUARIO PARA INGRESOS EN CARTERA

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1 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 1 / 18 PARA INGRESOS EN CARTERA Página 1

2 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 2 / 18 Contenido 1. GENERALIDADES Introducción Objetivo del Manual Alcance del Manual Procesos en el Sistema Iceberg PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG Tabla de Comandos Ingreso a la Aplicación ICEBERG INGRESOS BANCARIOS INGRESOS CHEQUE INGRESO CON TARJETAS DE CRÉDITO INGRESO AUTOMÁTICO DE PAGO Página 2

3 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 3 / GENERALIDADES 1.1. Introducción La Dirección de Sistemas de Información Administrativo de la Universidad La Gran Colombia necesita generar manuales de procesos y procedimientos para documentar las actividades realizadas en el departamento de cartera, donde encontramos: a. Registro de ingresos a Cartera b. Mantenimiento de las novedades y detectar errores, ajustando la parametrización del programa ICEBERG para mejorar los procesos. c. Revisar y controlar la información y velar por su correcto ingreso al sistema y optimizar los procesos para el mejoramiento continuo con ayuda de la aplicación ICEBERG Objetivo del Manual Procesos y procedimientos del usuario en el módulo de Cartera donde se realizan los ingresos a Matrículas y genera recibos para pago Alcance del Manual Precisar los procesos y procedimientos para generar las Órdenes de pago de Matrículas de los estudiantes de la universidad buscando mejorar y así lograr una buena calidad en el proceso Procesos en el Sistema Iceberg Los procesos realizados en el Departamento de Cartera son registrados en la base de datos con la ayuda de la aplicación Iceberg, estos procesos deben seguir un determinado orden el cual está presentado en este manual de Usuario. Página 3

4 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 4 / PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG Para ingresar a la aplicación ICEBERG se pulsa en el ícono el escritorio de Windows 2.1. Tabla de Comandos Objeto o Tecla descripción Pulsar en la lupa aparece un menú contextual con un listado para ser seleccionado el que corresponda Tabulador Tecla F3 Tecla F4 Tecla F6 Tecla F7 Tecla F8 Tecla F9 Tecla F10 Flechas abajo arriba Pasa al siguiente campo o cuadro de texto Duplica el valor de un solo campo anterior Duplica los valores de la ventana Borrar Registros en la ventana Al pulsar esta tecla de función en una ventana algunos campos se colocaran de color amarillo se coloca el cursor sobre es que se desee y se digita el valor a buscar Trae el valor al campo y llena los demás con la información relacionada a ese campo al pulsarlo 2 veces trae el último dato registrado En algunas ventanas se utiliza para mostrar el listado de opciones disponibles Guarda los datos de la ventana Desplazamiento por los valores de algunos registros al pulsar flecha abajo Ingreso a la Aplicación ICEBERG Username: Se digita el nombre de usuario Password: Se digita la Contraseña asignada Database: Se digita el nombre de la base de datos a la que quiere ingresar Connect: Se pulsa para validar los datos e ingresar a la Base de Datos Cancel: Da por terminado el proceso y cierra la ventana. Página 4

5 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 5 / 18 Nota: El sistema no tiene en cuenta si utiliza palabras en mayúscula o minúscula. Luego en la ventana ICEBERG muestra en el panel izquierdo un menú en forma de árbol al pulsar los iconos con el símbolo + se desplegaran los submenús. ++: Despliega todos los submenús del árbol --: Cierra todos los submenús del árbol Cuadro de texto: muestra nombre de la base de datos a la cual está Conectado Cambio de Usuario: Este botón se utiliza para realizar cambio de usuario e ingresar nuevamente a la aplicación Salir: Este botón Cierra y sale de la aplicación Página 5

6 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 6 / INGRESOS BANCARIOS Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- TESORERIA- INGRESOS-Recibo Ingresos Organización: Se selecciona el número 1 Caja: Se selecciona el número 11- Caja Ingreso Consignaciones Nombre caja: Se carga automáticamente al digitar el valor de Caja Fecha: Se ingresa la fecha de pago Fecha de pago: Se Ingresa la fecha de pago Cliente: Se ingresa el código del cliente Página 6

7 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 7 / 18 Identificación, Razón social, Primer Apellido, Segundo Apellido: Ingresan automáticamente cuando se digita el código del cliente Periodo: Se ingresa el periodo al que corresponda Descripción: Se ingresa Aplicación automática recibo de consignación y el número de consignación Estado y consecutivo: Se cargan automáticamente, se pulsa en el botón pagos En la pestaña documento a cancelar Valor: Se digita el valor de la consignación Pestaña conceptos: concepto correspondiente Valor: Se ingresa el valor en la columna Valor In Diferido: Se ingresa fecha a partir de la cual se va a diferir Meses: A partir de la consignación se toma meses a diferir y se guarda con F10 Se pulsa en el botón Confirmar se selecciona si y cambia el Estado a vigente Página 7

8 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 8 / INGRESOS CHEQUE Cuando llega cheque se realiza Recibo de Caja Org: se digita 1 Caja: Se ingresa número Fecha: se ingresa la fecha de consignación Fecha Cheque: Se ingresa la fecha del Cheque Código: Se ingresa el código del cliente Página 8

9 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 9 / 18 Periodo: Se ingresa el periodo al que corresponda Descripción: Se digita descripción pago de cheque con el número de consignación. En la pestaña documentos Se confirma pago, el sistema cancela el valor del cheque Página 9

10 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 10 / INGRESO CON TARJETAS DE CRÉDITO Todo lo que tiene que ver con matrículas va en automático Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- INGRESOS- Recibos de Ingreso TESORERIA- Org: Se ingresa el número 1 Caja: Se selecciona la opción 11 Caja Ingresos Consignaciones Nombre Caja: Ingresa Automáticamente con el valor de caja Fecha: Se digita la fecha de pago Fecha Pago: Fecha de pago Cliente: Se digita el código del estudiante Periodo: Se ingresa el periodo al que corresponda Descripción: Se ingresa una descripción con la fecha y 4 números de tarjeta de crédito y el número de recibo de consignación. Se registra pulsando el botón pagos Página 10

11 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 11 / 18 En esta pantalla se ingresan los siguientes datos Modalidad: Se ingresa el código teniendo en cuenta la siguiente tabla Código Descripción 3 Consignación Bancaria 4 Tarjeta Banco de Bogotá 5 Tarjeta Banco de Davivienda 6 Tarjeta Banco Caja Social 7 Tarjeta Colsubsidio Nombre: Carga automáticamente con el valor digitado en el campo Modalidad Moneda: Se deja PES- Pesos Valor: Se ingresa Valor Consignación: Se busca el banco de la lista Entidad, oficina, y Cuenta: Estos 3 se cargan automáticamente cuando se ingresa el valor en el campo de consignación, se guarda con F10. Luego se pulsa en el botón Recibo de Caja En esta pantalla se pulsa el botón Confirmar Página 11

12 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 12 / 18 Luego en la pestaña Cartera por Cliente, se pulsa en recibo de caja Luego en botón Imprimir Se genera el recibo de caja, se pulsa en el semáforo Página 12

13 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 13 / 18 Se genera un recibo para ser impreso Página 13

14 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 14 / INGRESO AUTOMÁTICO DE PAGO ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- TESORERIA- INGRESOS- Ingresos Automáticos de pago Organización: Se digita el valor 1 Número: Se genera al guardar Caja: Se ingresa el valor 11- Caja ingreso de consignaciones Fecha: Se ingresa la fecha actual Fecha Pago: Se ingresa la fecha de pago Cliente: Se digita código del estudiante si el pago que se registra no cubre la totalidad del valor de la matrícula de lo contrario se deja en blanco. Periodo: Se ingresa nombre del periodo que corresponda Página 14

15 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 15 / 18 Razón social / nombre: Se genera automáticamente al ingresar nombre del cliente Primer Apellido: Se genera automáticamente al ingresar nombre del cliente Segundo Apellido: Se genera automáticamente al ingresar nombre del cliente Referencia: Se digita el número de la orden Ref. Crédito: Se deja Vacío Periodo: Se ingresa el periodo al que corresponda Descripción: Se ingresa la descripción del recibo y el número de la OPRE Se guarda con F10 y luego se pulsa en el botón Pagos Modalidad: Se ingresa el número 3- Consignación cuenta bancaria Nombre: Se genera al digitar el valor de la modalidad Página 15

16 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 16 / 18 Moneda: Se utiliza pesos Valor: Se registra el valor en pesos Requiere documento: se deja en No Consignación: Se selecciona el banco de la lista pulsando en la lupa Entidad: Se genera automáticamente con la información del campo Consignación Nombre Entidad: Se genera automáticamente con la información del campo Consignación Oficina: Se genera automáticamente con la información del campo Consignación Cuenta: Se genera automáticamente con la información del campo Consignación Documento: Se ingresa el número de la consignación En el botón Documentos Se ingresa el número del recibo se pulsa el botón Confirmar Recibo Página 16

17 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 17 / 18 Si el pago que se registra es parcial se ha finalizado el registro y podemos cerrar. Si el pago cubre la totalidad de la matricula damos clic en el botón Imprimir para obtener el recibo de caja correspondiente para legalizar la matricula. Página 17

18 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 18 / 18 Verificar a que parte se envió y los valores que se están liquidando. Página 18