DE LA OFICINA DEL SECRETARIO/A DE ADMINISTRACIÓN Y STAFF

Transcripción

1 Manual de Procedimientos DE LA OFICINA DEL SECRETARIO/A DE ADMINISTRACIÓN Y STAFF AGOSTO 2017

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3 Índice Página I. Introducción 4 II. Presentación de los Procedimientos 5 III. Secretaría Técnica Procedimiento para la recepción, gestión y trámite de la correspondencia 6 Procedimiento para la integración y revisión de los informes de actividades de la Secretaría 11 Procedimiento para el seguimiento y control de acuerdos e instrucciones del Secretario/a 14 IV. Glosario de Términos 17 3

4 I. INTRODUCCIÓN El propósito fundamental del presente documento es establecer y difundir cada uno de los procedimientos de carácter sustantivo que se realizan en la Oficina del, con el fin de evitar duplicidades que se desarrollan en la unidad responsable, de manera que contribuya a una mejor administración del tiempo, así como a mejorar las técnicas para la planeación y ejecución de los compromisos contraídos por la Dependencia. Cabe mencionar que la oficina del Secretario/a llevó a cabo un fortalecimiento del esquema de organización y funcionamiento de las áreas que la conforman, lo cual impactó en sus procesos, a fin de proporcionar al personal un esquema de sus funciones y responsabilidades, promover el flujo eficiente de la información, funcionar como un instrumento de consulta y capacitación, además de mostrar la visión integral de la operación de esta Oficina. Asimismo, y con el propósito de fomentar un entorno de respeto e igualdad entre el personal de la Oficina y Staff del Administración, toda referencia, incluyendo los cargos y puestos en este manual, al género masculino lo es también para el género femenino, cuando de su texto y contexto no se establezca que es para uno y otro género. El contenido técnico del presente documento es responsabilidad de quien lo emite así como sus modificaciones, cada vez que la normatividad aplicable o las tareas al interior de las Unidades Administrativas que la conforman, signifiquen cambios en su estructura orgánica, a efecto de que siga siendo un instrumento actualizado y eficaz. 4

5 II. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS SECRETARÍA TÉCNICA 1. Procedimiento para la recepción, gestión y trámite de la correspondencia. 2. Procedimiento para la integración y revisión de los informes de actividades de la Secretaría. 3. Procedimiento para el seguimiento y control de acuerdos e instrucciones del Secretario/a. 5

6 III. SECRETARÍA TÉCNICA Nombre del Procedimiento para la recepción, gestión y trámite de la correspondencia Procedimiento: Objetivo: Establecer los criterios para el registro, control y distribución de la correspondencia que ingresa a la Secretaría de Administración, así como su delegación, seguimiento y consecución para contribuir a mejorar y simplificar las actividades y establecer las fases necesarias para contar con una efectiva Fundamento Legal: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Artículo 8. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla, Artículo 138. Políticas de Operación: Tiempo Promedio de Gestión Reglamento Interior de la Secretaría de Administración del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículo 14 fracción I. 1. La Secretaría de Administración a través de la Secretaría Técnica será la instancia facultada para recibir, turnar y controlar la correspondencia a través del Sistema de Control de Gestión. 2. Las / los titulares de cada Unidad Administrativa de la Secretaría de Administración, atenderán las solicitudes recibidas conforme a su prioridad. 3. La correspondencia de salida deberá contar invariablemente con un número de control de gestión de oficios, registrado en el reporte correspondiente. 4. Las Unidades Administrativas adscritas a la Secretaría de Administración deberán informar periódicamente el avance de los asuntos que les han sido canalizados para su atención y trámite al Secretario/a. 5. El Secretario/a Técnico/a es la o el responsable de revisar la correspondencia de entrada y salida e informar al Secretario/a sobre la 3 días. 6

7 Descripción del Procedimiento: Para la recepción y trámite de la correspondencia Responsable No. Actividad Formato o Documento Secretaría Técnica 1 Recibe del peticionario oficio, memorándum o tarjeta informativa y verifica el contenido si es relevante. Si no es relevante continúa en la actividad No. 3, en caso contrario: 2 Informa al Administración de los asuntos relevantes y recibe instrucciones para su asignación y en su caso el seguimiento correspondiente. 3 Identifica el asunto, clasifica y marca por área de competencia. 4 Registra en la base de datos a que Unidad Administrativa fueron asignados los oficio, memorándum o tarjeta informativa y captura la siguiente información: 1. Folio consecutivo; 2. No. de documento; 3. Dirigido a; especificando nombre y cargo y Dependencia o Entidad; 4. Turnado por; especificando nombre cargo y Dependencia o Entidad; 5. Si es copia de conocimiento para la Secretaría y a quien va dirigida; 6. Asunto. Descripción breve de los datos necesarios para su identificación; y 8. Observaciones. Se especificará si es documento original, copia de conocimiento, número de fojas que consta y si contiene anexos impresos o magnéticos. Oficio, Memorándum o Tarjeta Informativa Tantos 7

8 Responsable No. Actividad Formato o Documento Secretaría Técnica 5 Clasifica por área el turno del oficio, Oficio, memorándum o tarjeta informativa Memorándum o de forma ascendente. Tarjeta Informativa Titulares de las Unidades Administrativas de la SECAD la SECAD 6 Turna el oficio, memorándum o tarjeta informativa a los diferentes Titulares de las Unidades Administrativas de la SECAD, entrega al personal designado para recibir y le solicita firmar en la relación de correspondencia. 7 Recibe oficio, memorándum o tarjeta informativa y da seguimiento correspondiente e informa los avances de las solicitudes al Administración por medio de tarjeta informativa. 8 Recibe tarjeta informativa y revisa los avances de las solicitudes turnadas. Termina procedimiento. Oficio, Memorándum o Tarjeta Informativa/ Relación de correspondencia Oficio, Memorándum o Tarjetas Informativas Tarjeta informativa Tantos 8

9 Diagrama de flujo del Procedimiento para la recepción y trámite de la correspondencia Secretaría Técnica Titulares de las Unidades Administrativas de la SECAD la SECAD Inicio Recibe del peticionario of., memo. o tarjeta informativa y verifica el contenido si es relevante. Oficio, memorándum o tarjeta informativa 1 No Es relevante? A Si 2 Informa al SA de los asuntos relevantes y recibe instrucciones para su asignación y en su caso el seguimiento correspondiente. A 3 5 Identifica el asunto, clasifica y marca por área de competencia. Clasifica por área el turno del of., memo. o tarjeta informativa de forma ascendente. Registra en la base de datos a que UA fueron asignados los of., memo. o tarjeta informativa. 4 Oficio, memorándum o tarjeta informativa Turna el of., memo. o tarjeta infor. a los Titulares de las UA, entrega al personal designado para recibir y le solicita firmar en la relación de Oficio, memorándum o tarjeta informativa Relación de correspondencia 6 Recibe of., memo. o tarjeta informativa y da seguimiento correspondiente e informa los avances de las solicitudes al SA. Oficio, memorándum o tarjetas informativas 7 Recibe tarjeta informativa y revisa los avances de las solicitudes turnadas. Tarjetas informativas Fin 8 9

10 Nombre del Procedimiento: Objetivo: Fundamento Legal: Procedimiento para la integración y revisión de los informes de actividades de la Secretaría Integrar y revisar los informes de actividades que le sean encomendados por la o el Secretario, mediante información proporcionada por las Unidades Administrativas, para el cumplimiento de los asuntos competencia de la Secretaría. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Artículo 115 fracción II. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla, Artículo 105 fracción III. Políticas de Operación: Tiempo Promedio de Gestión: Reglamento Interior de la Secretaría de Administración del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículo 14 fracción III. 1. La Secretaría Técnica emite y somete a autorización del Administración los lineamientos para la formulación de los informes de la Dependencia. 2. La Secretaría Técnica integra y revisa los informes de actividades de la Secretaría de Administración que le sean encomendados por la o el Secretario, en coordinación con las Unidades Administrativas. 3. Las Unidades Administrativas proporcionarán la información impresa y en archivo electrónico, de conformidad con los lineamientos. 10 días hábiles. 10

11 Descripción del Procedimiento: Para la integración y revisión de los informes de actividades de la Secretaría Responsable No. Actividad Formato o Tantos Documento Secretaría Técnica 1 Diseña proyecto de lineamientos para el envío de la información y entrega a la o el Secretario de Administración para su autorización. Proyecto de lineamientos Secretario/a de Administración Unidades Administrativas 2 Recibe proyecto de lineamientos, analiza para autorizar. Si no se autoriza, regresa a la actividad núm.1. en caso contrario: 3 Instruye al Secretario/a Técnico/a, que remita por medio de memorándum, en archivo electrónico los lineamientos a las Unidades Administrativas. 4 Recibe memorándum y lineamientos, elabora y entrega información de forma física y digital a la Secretaría Técnica. Secretaría Técnica 5 Recibe proyecto de informe de actividades, de las Unidades Administrativas, recopila y somete a aprobación de la o el Secretario de Administración el proyecto del Informe de actividades. Administración 6 Analiza proyecto del informe de actividades para su autorización. Si autoriza continua en la actividad núm. 8, en caso contrario: 7 Remite proyecto de informe de actividades a las Unidades Administrativas por medio de memorándum para realizar las observaciones. 8 Solicita a la Secretaría Técnica se remita mediante oficio a la Institución solicitante (Cabildo o Secretaría del Ayuntamiento). Proyecto de lineamientos Memorándum/ Lineamientos Memorándum / Lineamientos Proyecto de informe de actividades Proyecto de informe de Actividades/ Oficio Memorándum y copia/ en archivo digital en archivo digital y copia y copia 11

12 Responsable No. Actividad Formato o Documento Secretaría Técnica 9 Envía mediante oficio a la Informe de Institución solicitante Cabildo o Actividades/ Secretaría del Ayuntamiento) el Oficio informe de actividades de la Secretaría. Tantos y copia 12

13 Diagrama de flujo del Procedimiento para la integración y revisión de los informes de actividades de la Secretaría Secretaría Técnica Administración Unidades Administrativas Inicio A Diseña proyecto de lineamientos para el envío de la información y entrega a la o el SA para su autorización. Proyecto de lineamientos 1 Recibe proyecto de lineamientos, analiza para autorizar. Proyecto de lineamientos 2 No Autoriza? A Si Instruye al ST, que remita por medio de memo., en archivo electrónico los lineamientos a las Unidades Administrativas. Recibe memo. y lineamientos, elabora y entrega información de forma física y digital a la Secretaría Técnica. Recibe proyecto, de las UA, recopila y somete a aprobación de la o el SA el proyecto del Informe de actividades. Proyecto de informe de actividades Memorándum Lineamientos Analiza proyecto del informe de actividades para su autorización. 6 7 Memorándum Lineamientos Envía mediante of. a la Institución solicitante el informe de actividades de la Secretaría. 9 Proyecto de informe de actividades Si B Autoriza? No Remite proyecto a las Unidades Administrativas por medio de memo. para realizar las observaciones. Memorándum B 8 Informe de actividades Oficio Solicita a la ST se remita mediante of. a la Institución solicitante (Cabildo o Secretaría del Ayuntamiento). Fin 13

14 Nombre del Procedimiento: Objetivo: Procedimiento para el seguimiento y control de acuerdos del Secretario/a. Registrar los acuerdos del Secretario/a con los titulares de las direcciones, así como dar seguimiento e informar los pormenores de su cumplimiento. Fundamento Legal: Reglamento Interior de la Secretaría de Administración del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículo 14 fracción V y VII. Políticas de Operación: Tiempo Promedio de Gestión 1. Para el control de la gestión y seguimiento de los acuerdos, la o el Secretaría Técnica a través del Analista Consultivo A registrará en la base de datos elaborada para tal fin, registrando la fecha, asunto, a quien fue turnado y el estado de la gestión. 2. La Secretaría Técnica Analista Consultivo A elaborará y presentará semanalmente a la o el Secretario Técnico el reporte de seguimiento de acuerdos. 8 días. 14

15 Descripción del Procedimiento: Para el seguimiento y control de acuerdos del Secretario/a Responsable No. Actividad Formato o Documento Secretario/a Técnico/a Analista Consultivo A Unidades Administrativas Analista Consultivo A Secretario/a Técnico/a 1 Recibe de manera verbal el acuerdo del Administración y turna por medio de memorándum a la Unidad Administrativa correspondiente. 2 Indica al Analista consultivo A, que registre el acuerdo correspondiente. 3 Registra la información en la base de datos para dar seguimiento oportuno. 4 Solicita vía telefónica a las Unidades Administrativas información de avances del cumplimiento del acuerdo y solicita informe por escrito a la Secretaría Técnica. 5 Informa a través de tarjeta informativa avances y/o resultados del acuerdo. 6 Recibe tarjeta informativa y revisa la información y turna para su aprobación a la o el Secretario Técnico. 7 Recibe tarjeta informativa y analiza para su aprobación. Si no la aprueba regresa a la actividad Núm. 4, en caso contrario: 8 Entrega información por medio de tarjeta informativa al Administración. Termina procedimiento. Memorándum Tarjeta Informativa Tarjeta Informativa Tarjeta Informativa Tantos y copia y copia 15

16 Diagrama de flujo del Procedimiento para el seguimiento y control de acuerdos del Secretario/a Secretaría Técnica Analista Consultivo A Unidades Administrativas Inicio Recibe de manera verbal el acuerdo del SA y turna por medio de memo. a la UA correspondiente. 1 Indica al Analista consultivo A, que registre el acuerdo correspondiente. 2 Registra la información en la base de datos para dar seguimiento oportuno. 3 Recibe información y analiza para su aprobación 7 A Solicita vía telefónica a las UA información de avances del cumplimiento del acuerdo y solicita informe por escrito a la Secretaría Técnica. 4 6 Informa a través de tarjeta informativa avances y/o resultados del acuerdo. Tarjeta informativa 5 No Aprueba? Recibe tarjeta informativa y revisa la información y turna para su aprobación a la o el Secretario Técnico. A Si 8 Tarjeta informativa Entrega información por medio de tarjeta informativa al Administración. Tarjeta informativa Fin 16

17 IV. GLOSARIO DE TÉRMINOS Informes de Actividades: Documentos en los que se da cuenta de los resultados de las acciones realizadas por la Secretaría. Sistema de Control de Gestión: Sistema Informático desarrollado para el registro, control y seguimiento de los asuntos recibidos en la Oficina del Secretario/a. Staff: Unidad de apoyo técnico y de gestión, que incorpora Secretaría Técnica y Particular. Unidad Administrativa: Las Direcciones, Subdirecciones, Jefaturas de Departamento y demás áreas que integran la Secretaría de Administración del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla. 17