1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2. OBJETIVO 3. ALCANCE 4. BASE LEGAL 5. REGLAS INTERNAS

Transcripción

1

2

3 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO PLANIFICACIÓN Y CONTROL GESTIÓN DE LA CALIDAD ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ÁREA RESPONSABLE PROCEDIMIENTO PARA CALIBRACIÓN DE INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN VERSIÓN DEL DOCUMENTO 2.0 CÓDIGO DIRECCIÓN DE SOSTENIBILIDAD INSTITUCIONAL 2. OBJETIVO Establecer una metodología para que el GAD Municipal de Portoviejo asegure la validez y confiabilidad de los resultados de mediciones que realice a través de equipos o instrumentos de medición en determinados puntos de sus procesos operacionales. 3. ALCANCE Este procedimiento aplica para los equipos del Sistema de Gestión de la Calidad que controlen variables críticas durante las etapas adecuadas de la prestación del servicio, que se encuentran en el Inventario de Equipos del Programa Metrológico BASE LEGAL NTE-INEN-ISO 9001:2016. Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos. NTE-INEN-ISO 9000:2016. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. 5. REGLAS INTERNAS 5.1. Este documento normativo es de aplicación obligatoria para todos los servidores del GAD Portoviejo que operan procesos agregadores de valor. El no cumplimiento por parte de los funcionarios responsables del control y la ejecución, será causal para la determinación de sanciones y responsabilidades en conformidad con las leyes y normas vigentes Este procedimiento se encuentra sujeto a actualización permanente, con el propósito de incluir los cambios que se produzcan, como efecto de la actualización de las leyes, normas y políticas emitidas o las necesidades administrativas que surjan en el GAD Portoviejo Codificación: Para efectos de identificación y elaboración de las Fichas Técnicas de los equipos, se ha creado un código alfanumérico, compuesto por tres (3) partes, separada por guiones. El primer componente indica el tipo de equipo: F: Flexómetro G: GPS (equipo de geo-posicionamiento satelital) El segundo componente hace referencia a la dirección en la cual se encuentra el equipo: CT: Control Territorial AV: Avalúos, Ordenamiento Territorial y Gestión del Suelo Pág. 3 de 11

4 El tercer componente, es el número consecutivo de los equipos de medición por tipo de equipo. 6. POLÍTICAS 6.1. Todo equipo o instrumento que se utilice para realizar una medición, cuyo resultado sea crítico para un proceso que genere un servicio a una parte interesada, debe estar dentro de los Equipos del Programa Metrológico Cada director de área es responsable de establecer qué instrumentos de medición son críticos para sus servicios y deben entrar al Programa Metrológico. Así mismo, ellos son responsables de su calibración y adecuación para el uso Terminada la calibración, los equipos o instrumentos deben quedar protegidos contra alteraciones que puedan afectar sus ajustes de calibración, tales como golpes, exceso de temperatura, fallas de manipulación o almacenamiento irregular Para los equipos que tengan instrumentos, éstos se codifican con el código del equipo principal y un dígito consecutivo Se deben emplear los mecanismos que impidan las alteraciones de los dispositivos ajustables (si existen) en los equipos de medición, para lo cual se pueden utilizar los siguientes: Banda autoadhesiva. Pintura. Alambre. Soldadura. Llave/Candado Se retiran del Programa Metrológico los equipos que presenten las siguientes características: Mal funcionamiento. Por cambio de tecnología. Cuando el equipo se encuentre averiado u obsoleto. Por retiro o cambio de un procedimiento. Cuando el equipo ha sufrido sobrecargas o ha sido manipulado irregularmente. Cuando el equipo no permite ningún tipo de ajuste y/o la desviación presentada es superior a la máxima permitida El Programa Anual de Calibración y Mantenimiento de Equipos -04 es un Cronograma donde se lleva el control de la calibración de los equipos, con base en las frecuencias de calibración establecidas para cada uno de ellos. El Cronograma debe ser actualizado en los siguientes casos: - Cuando no se haya realizado una Calibración por una razón justificada. - Cuando se necesite realizar una calibración que no haya estado contemplada en el Programa La información documentada de la calibración y ajuste de los instrumentos y equipos de medición debe ser conservada como evidencia de su ejecución El Coordinador de Procesos y Gestión de Calidad velará por que este procedimiento se ejecute en cada una de las dependencias donde existen equipos o instrumentos de medición. Pág. 4 de 11

5 7. DEFINICIONES METROLOGÍA: es la rama de la física que estudia las mediciones de las magnitudes garantizando su normalización mediante la trazabilidad. AJUSTE (de un instrumento de medición): Operación de ubicar un equipo o instrumento de medición en un estado de funcionamiento adecuado para su uso. CALIBRACIÓN: Conjunto de operaciones que establecen, en condiciones especificadas, la relación entre los valores de magnitudes indicados por un equipo o instrumento de medición, o los valores representados por una medida materializada o por un material de referencia, y los valores correspondientes determinados por medio de patrones. EQUIPO: Dentro de este grupo se clasifican aquellos equipos o instrumentos de medición que prestan servicio para realizar un análisis o prueba en forma independiente, los cuales requieren ser calibrados FICHA TÉCNICA: Es el documento en el cual se registran todos los datos técnicos, relacionados con la identificación del equipo o instrumento, y constituyen la base del control, utilizada en el GAD Municipal de Portoviejo. 8. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD a) Responsables de la ejecución: Todos los directores de área del GAD Portoviejo, y todos los servidores municipales. b) Responsables del control: Director Cantonal para el Desarrollo Institucional.. c) Distribución.- La Dirección Cantonal para el Desarrollo Institucional distribuirá a toda la Institución mediante correo electrónico. El Coordinador de Procesos realizará la publicación en la plataforma documental del GAD Portoviejo. 9. PROCEDIMIENTO No. Actividad Documento Responsable 1 Para el ingreso de equipos al Programa Metrológico se debe desarrollar las siguientes actividades: a) Identifica con una etiqueta los equipos relacionados con el Programa Metrológico, la cual indica el Estado de Calibración del Equipo. (ver Anexo 1). Esta etiqueta debe estar protegida para evitar su deterioro, además debe encontrarse en un lugar visible. b) Elabora la Ficha Técnica de Equipo (PRO- DSI ). c) Ingresa al Inventario de Equipos del Programa Metrológico (-02). d) Efectúa el procedimiento de Control y Calibración del Equipo o Instrumento (que incluye: Operación, Calibración, Verificación, Ajuste y Mantenimiento del Equipo), según el proceso de contratación establecido para este servicio Ficha Técnica de Equipo (PRO-DSI ) Inventario de Equipos del Programa Metrológico (PRO- DSI ) Programa Anual de Calibración y Mantenimiento de Equipos (PRO-DSI ) Director de área responsable del proceso Tiempo proceso Pág. 5 de 11

6 2 e) Ingresa al Programa Anual de Calibración y Mantenimiento de Equipos (-03). Algún equipo presenta daño? SI: Identifica el equipo con una etiqueta roja que indique FUERA DE USO, informa al Director Administrativo para que ejecute el Procedimiento para el egreso y baja de bienes del inventario de activos NO: Se establecen los criterios de protección contra daños y deterioro durante la manipulación, el mantenimiento y el almacenamiento y se los registran en las Fichas Técnicas y en los procedimientos de Control y Calibración de cada equipo. Ficha Técnica de Equipo (PRO-DSI ) Director de área responsable del proceso El equipo es considerado NO CONFORME? 3 SI: Retira del Programa el equipo, para lo cual realiza las siguientes actividades: a) Retiro de la Ficha Técnica de Equipo PRO- DSI b) Retiro del equipo del Inventario de Equipos del Programa Metrológico -02. c) Retiro del equipo del Programa Anual de Calibración y Mantenimiento de Equipos -03. d) Informa al Director Administrativo para que ejecute el Procedimiento para el egreso y baja de bienes del inventario de activos Archiva la documentación del equipo retirado, en la carpeta de equipos inactivos. Ficha Técnica de Equipo (PRO-DSI ) Inventario de Equipos del Programa Metrológico (PRO- DSI ) Programa Anual de Calibración y Mantenimiento de Equipos (PRO-DSI ) Director de área responsable del proceso NO: Paso 2. FIN PROCESO Pág. 6 de 11

7 10. DIAGRAMA DE FLUJO Pág. 7 de 11

8 11. FORMATOS DE REGISTRO FORMATO 1: -01 Ficha Técnica de Equipo Pág. 8 de 11

9 FORMATO 2: -02 Inventario de Equipos del Programa Metrológico Pág. 9 de 11

10 FORMATO 3: -03 Programa Anual de Calibración y Mantenimiento de Equipos Pág. 10 de 11

11 Por cada uno de los equipos o instrumentos que se encuentran identificados en el Programa Metrológico se debe elaborar un procedimiento o instructivo según se lo requiera de control y calibración de ese equipo. 12. ANEXOS ANEXO 1. Etiqueta de Estado de Calibración de Equipos ESTADO DE CALIBRACIÓN DE EQUIPOS GAD MUNICIPAL PORTOVIEJO Equipo: Código: Fecha de calibración: Fecha próxima calibración: Responsable: Rango Calibrado: Equipo: Corresponde al nombre del equipo que se ha calibrado. Código: Corresponde al código del equipo para el GAD Municipal, de acuerdo a lo establecido en el numeral 2 de este procedimiento. Fecha de calibración: Corresponde a la fecha en que se realiza la calibración. Fecha próxima calibración: Corresponde a la fecha en la cual se debe realizar la siguiente calibración, teniendo en cuenta lo establecido en el Programa Anual de Calibración y Mantenimiento de Equipos -04. Responsable: Corresponde al nombre de la persona o entidad que realiza la calibración. Rango Calibrado: Rango en el cual se debe trabajar el equipo de medición. ANEXO 2: CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO N.0 Descripción de la modificación Fecha del cambio Ajuste a la nueva estructura 1 Organizacional a la cual pertenece la Coordinación de Procesos y Dirección de Sostenibilidad Institucional (de Dirección Cantonal de Planificación a Dirección Cantonal de Desarrollo Institucional) 2 Se unificó el concepto de equipo o instrumento y se reasignaron códigos a los formatos. Responsable del cambio 21/09/2017 Carolina Lasso Cevallos / Nancy Acevedo 21/09/2017 Carolina Lasso Cevallos / Nancy Acevedo Pág. 11 de 11