INDICE Página 1. OBJETO DESCRIPCIÓN SEGUIMIENTOS... 7
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- Aarón González Torres
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1 INDICE Página 1. OBJETO DESCRIPCIÓN Entidades de Certificación de Sistemas de Gestión, Organismos de Control acreditados por la norma ISO/IEC y Verificadores Medioambientales Entidades de Certificación de producto y Organismos de Control acreditados por la norma EN Entidades de Inspección Tipo A Organismos de Control acreditados por la norma ISO/IEC e ISO/IEC SEGUIMIENTOS... 7 ANEXO I: DEFINICIÓN DE GRUPO EMPRESARIAL (EXTRACTADO DEL ARTÍCULO 42 DEL CÓDIGO DE COMERCIO) 1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN El presente documento se refiere a los requisitos sobre independencia, imparcialidad e integridad de entidades de certificación, de inspección, organismos de control y verificadores medioambientales incluidos en las normas de acreditación (y, en su caso el CGA correspondiente) de aplicación en cada caso. Este documento no establece requisitos de independencia, imparcialidad o integridad diferentes a los indicados en el párrafo anterior. Su objetivo es suministrar a las entidades acreditadas y a los solicitantes de la acreditación una herramienta para demostrar, en todo momento, que cumplen con dichos requisitos. El documento parte del principio de que es responsabilidad de la entidad acreditada el demostrar que cumple en todo momento con los requisitos de acreditación aplicables. Los requisitos de independencia, imparcialidad o integridad, por su naturaleza, presentan especiales problemas a la hora tanto de la demostración de su cumplimiento como de su evaluación por parte de ENAC. Por ello el presente documento tiene como objeto establecer: 1) De qué manera las entidades deben demostrar el cumplimiento continuo de los requisitos 2) De qué manera va actuar ENAC al evaluar dichos requisitos. 3) Suministrar aclaraciones adicionales que ayuden a entender los requisitos y que faciliten así su comprensión por parte de las entidades. 2. DESCRIPCIÓN A continuación se enumeran, para cada norma de acreditación, las acciones a tomar por las entidades para analizar tanto las actividades realizadas por ellas mismas como por organizaciones o personas con las que están relacionadas de manera que se salvaguarde en todo momento el cumplimiento con los requisitos de independencia, imparcialidad e integridad establecidos en cada norma Entidades de Certificación de Sistemas de Gestión, Organismos de Control acreditados por la norma ISO/IEC 17021y Verificadores Medioambientales La evaluación por parte de ENAC se basará en el análisis de la siguiente información, que deberá estar sometida al sistema de control de la documentación de la entidad y que será solicitada por ENAC durante el proceso de evaluación. 1/7
2 1) Análisis y declaración de actividades: La Entidad Legal que solicita la acreditación debe demostrar y declarar que cumple con los requisitos correspondientes y que no realiza ninguna de las actividades que la ISO/IEC prohíbe a éstas. Para ello deberá analizar las actividades que se realizan dentro de su organización y documentarlas, en una Declaración que incluya todas las actividades (diferentes a aquellas para las que se solicita la acreditación) que realiza la Entidad Legal que solicita la acreditación. Dicha declaración debe: Incluir el grado de detalle suficiente como para evidenciar que dichas actividades no comprometen la independencia, imparcialidad e integridad de la entidad tal y como establece el correspondiente CGA. Abarcar las actividades de la entidad en todos sus emplazamientos Estar firmada por una persona con suficiente nivel jerárquico dentro de la entidad legal que solicita la acreditación como para asumir la responsabilidad de dicha información. Estar acompañada por documentación de tipo comercial, publicitario, informes de actividad cuando existan, etc, que corroboren lo dicho en la declaración. Actualizarse cuando sea necesario (nuevas actividades, reorganizaciones, etc). 2) Política relativa a Independencia, Imparcialidad e Integridad: La Entidad Legal que solicita la acreditación debe establecer documentalmente la política que va a seguir para asegurar el cumplimiento de estos requisitos en toda la organización. Dicha política debe estar establecida por una persona con suficiente nivel jerárquico dentro de la entidad como para asumir la responsabilidad de su aplicación, y debe asegurar que cualquier nueva actividad iniciada por la entidad es analizada adecuadamente para evaluar su impacto en el cumplimiento de los requisitos. Por su parte, la alta dirección de la entidad de certificación debe elaborar la declaración requerida por la cláusula de ISO/IEC ) Análisis sobre Conflictos de interés: La entidad debe demostrar que cumple con los correspondientes requisitos en relación con sus vínculos con otras empresas, u organizaciones para lo cual deberá realizar el análisis establecido en la cláusula de ISO/IEC y en la cláusula C del CGA ENAC CSG. Este análisis debe incluir, en su caso, las actividades profesionales de los propietarios de la entidad así como las relaciones que pudiesen tener con otras organizaciones, personas o empresas, si los hubiere. En especial y en lo relativo a las relaciones de tipo operativo de la entidad con consultoras (véase C5.2.2), el análisis especificará el número de consultoras vinculadas y el tipo de vínculo de la entidad con cada una de ellas. En particular, si la entidad forma parte de un grupo empresarial (véase anexo) deberá identificarlo e identificar también su posición dentro del grupo así como a la empresa que ejerza el control en el grupo de acuerdo con la definición dada en el anexo y las actividades realizadas por dicha empresa. A la hora de determinar el nivel de amenaza asociado a estas relaciones el análisis deberá incluir un tratamiento específico de las siguientes situaciones así como los criterios establecidos para determinar en qué momento dichas situaciones suponen una amenaza inaceptable a la imparcialidad: - Porcentaje del total de clientes que provienen de consultoras vinculadas. - Consultoras con las que se realizan acciones conjuntas de promoción o formación. - Asociaciones o empresas que han establecido contratos para la implantación y certificación de sistemas de gestión con la entidad y con consultoras vinculadas. - Realización, en colaboración con consultoras vinculadas, de actividades diferentes a la certificación. 2/7
3 Estas situaciones han sido identificadas por ENAC como de alto riesgo. No obstante no pretende ser una lista exhaustiva y la entidad deberá incluir otras situaciones que en su caso presenten amenazas a la imparcialidad. ENAC podrá solicitar de las entidades el análisis de otras situaciones si se considerase necesario. ENAC solicitará siempre evidencia de que el comité establecido en 6.2 de ISO/IEC ha analizado y aprobado formalmente dicho análisis. La Entidad deberá asegurarse de tener acceso a toda la información relevante que le permita realizar el análisis y para asegurar la veracidad de la información aportada. ENAC podrá solicitar, si así lo considera conveniente, información adicional o evidencias adicionales a lo declarado por la entidad. Como parte del análisis de la documentación recibida, ENAC contrastará si la información aportada es coherente con la existente en el mercado (o, en su caso, recibida de la Administración u otras partes interesadas). La no declaración de vínculos con empresas o consultoras será considerada por ENAC como un incumplimiento grave de las obligaciones de la entidad, especialmente en los casos en los que sean aplicables las cláusulas y Una vez estudiado el análisis realizado por la entidad ENAC decidirá si alguno de los vínculos identificados por la entidad está afectado por las cláusulas y en cuyo caso se lo comunicará al solicitante que deberá actuar de acuerdo a lo establecido en la norma y el CGA ENAC CSG para estos casos. Toda la información suministrada por la entidad será contrastada in situ durante la auditoría por parte del equipo auditor Entidades de Certificación de producto y Organismos de Control acreditados por la norma EN La evaluación por parte de ENAC se basará en el análisis de la siguiente información, que deberá estar sometida a su sistema de control de la documentación de la entidad y que será solicitada por ENAC durante el proceso de evaluación. 1) Análisis y declaración de actividades: La Entidad Legal que solicita la acreditación debe demostrar y declarar que cumple con los requisitos correspondientes y que no realiza ninguna de las actividades que el CGA correspondiente prohíbe a éstas. Para ello deberá analizar las actividades que se realizan dentro de su organización y documentarlas, en una Declaración que incluya todas las actividades (diferentes a aquellas para las que se solicita la acreditación) que realiza la Entidad Legal que solicita la acreditación. Dicha declaración debe: Incluir el grado de detalle suficiente como para poner en evidencia que dichas actividades no comprometen la independencia, imparcialidad e integridad de la entidad tal y como establece el correspondiente CGA. Abarcar las actividades de la entidad en todos sus emplazamientos Estar firmada por una persona con suficiente nivel jerárquico dentro de la entidad legal que solicita la acreditación como para asumir la responsabilidad de dicha información. Estar acompañada por documentación de tipo comercial, publicitario, informes de actividad cuando existan, etc, que corroboren lo dicho en la declaración. 3/7
4 2) Política relativa a Independencia, Imparcialidad e Integridad: La entidad legal que solicita la acreditación debe establecer documentalmente la política que va a seguir para asegurar el cumplimiento de estos requisitos en toda la organización. Dicha política debe estar establecida por una persona con suficiente nivel jerárquico dentro de la entidad como para asumir la responsabilidad de su aplicación, y debe asegurar que cualquier nueva actividad iniciada por la entidad es analizada adecuadamente para evaluar su impacto en el cumplimiento de los requisitos. 3) Análisis sobre Organismos Relacionados: La entidad debe demostrar que cumple con los correspondientes requisitos en relación con sus Organismos Relacionados. Para ello, realizará un análisis documentado que incluirá como mínimo: a) Relación de todas las empresas que respondan a la definición establecida en el CGA correspondiente para ser considerado Organismo Relacionado, independientemente de la actividad que realicen. En el caso de que el Organismo Relacionado lo sea por el hecho de compartir con la entidad de certificación propietarios o directivos comunes, éstos estarán identificados. Este análisis debe incluir, en su caso, las actividades profesionales de los propietarios de la entidad así como las relaciones que pudiesen tener con otras organizaciones, personas o empresas, si los hubiere. Por otra parte, si la entidad forma parte de un grupo empresarial (véase anexo) deberá identificarlo e identificar también su posición dentro del grupo así como a la empresa que ejerza el control en el grupo de acuerdo con la definición dada en el anexo b) Descripción pormenorizada de las actividades realizadas por los Organismos Relacionados identificados en a) y muy especialmente, en el caso de un grupo, de la empresa que ejerza el control de éste. c) Identificación de los Organismos Relacionados que realicen las actividades que el CGA correspondiente prohíbe a estas entidades de certificación u otras actividades que puedan, a juicio de la propia entidad, ponerla ante un conflicto de interés tal y como establece el CGA correspondiente. d) Descripción de las medidas tomadas por la entidad para eliminar dichos conflictos de interés y evidencias de la eficaz aplicación de dichas medidas. e) Identificación, en su caso, de las personas de la entidad responsables de asegurar que se aplican las medidas establecidas en el apartado anterior, que deberán disponer de la autoridad necesaria para aplicarlas de manera eficaz. La Entidad deberá tener acceso a toda la información relevante sobre sus Organismos Relacionados que le permita realizar el análisis y para asegurar la veracidad de la información aportada. ENAC podrá solicitar, si así lo considera conveniente, información adicional o evidencias adicionales sobre los Organismos Relacionados declarados por la entidad. Como parte del análisis de la documentación recibida, ENAC contrastará si la información aportada es coherente con la existente en el mercado (o, en su caso, recibida de la Administración u otras partes interesadas). El proceso de acreditación no podrá continuar mientras no se hayan resuelto los posibles problemas detectados en esta fase. Toda la información suministrada por la entidad será contrastada in situ durante la auditoría por parte del equipo auditor Entidades de Inspección Tipo A La evaluación por parte de ENAC se basará en el análisis de la siguiente información, que deberá estar sometida a su sistema de control de la documentación de la entidad y que será solicitada por ENAC durante el proceso de evaluación. 1) Análisis y declaración de actividades: La Entidad Legal que solicita la acreditación debe demostrar y 4/7
5 declarar que cumple con los requisitos correspondientes y que no realiza ninguna de las actividades que el CGA correspondiente prohíbe a las entidades Inspección Tipo A. Para ello deberá analizar las actividades que se realizan dentro de su organización y documentarlas en una Declaración que incluya todas las actividades (diferentes a aquellas para las que se solicita la acreditación) que realiza la Entidad Legal que solicita la acreditación. Dicha declaración debe: Incluir el grado de detalle suficiente como para poner en evidencia que dichas actividades no comprometen la independencia, imparcialidad e integridad de la entidad tal y como establece el correspondiente CGA. Abarcar las actividades de la entidad en todos sus emplazamientos Estar firmada por persona con suficiente nivel jerárquico dentro de la entidad legal que solicita la acreditación como para asumir la responsabilidad de dicha información. Estar acompañada por documentación de tipo comercial, publicitario, informes de actividad cuando existan, etc, que corroboren lo dicho en la declaración. 2) Política relativa a Independencia, Imparcialidad e Integridad: La entidad legal que solicita la acreditación debe establecer documentalmente la política que va a seguir para mantener su condición de Entidades de Inspección Tipo A. Dicha política debe estar establecida por una persona con suficiente nivel jerárquico dentro de la entidad como para asumir la responsabilidad de su aplicación, y debe asegurar que cualquier nueva actividad iniciada por la entidad es analizada adecuadamente para evaluar su impacto en su condición de Entidades de Inspección Tipo A y debe contemplar todos los campos incluidos en el alcance de acreditación 3) Análisis de independencia de las partes interesadas: Que incluirá como mínimo: a) Relación de todas las empresas que estén relacionada con la Entidad de Inspección a través de los vínculos establecidos en el CGA. Este análisis debe incluir, en su caso, las actividades profesionales de los propietarios de la entidad así como las relaciones que pudiesen tener con otras organizaciones, personas o empresas los emplazamientos, si los hubiere. Por otra parte, si la entidad forma parte de un grupo empresarial (véase anexo) deberá identificarlo e identificar también su posición dentro del grupo así como a la empresa que ejerza el control en el grupo de acuerdo con la definición dada en el anexo b) Descripción pormenorizada de las actividades realizadas por las empresas identificadas en a) y, muy especialmente, en el caso de un grupo, de la empresa que ejerza su control. c) Identificación de las empresas identificadas en a) que realicen las actividades que el CGA prohíbe a las entidades de inspección tipo A. d) Demostración que la relación de la Entidad de inspección con las empresas identificadas en c) cumple con los requisitos establecidos en el CGA para que la entidad de Inspección pueda ser considerada como tipo A. La Entidad Legal que solicita la acreditación deberá tener acceso a toda la información relevante sobre las empresas identificadas en c) que le permita poder realizar el análisis y para asegurar la veracidad de la información aportada. ENAC podrá solicitar, si así lo considera conveniente, información adicional o evidencias adicionales sobre las empresas declaradas por la entidad. Como parte del análisis de la documentación recibida, ENAC contrastará si la información aportada es coherente con la existente en el mercado o recibida de la Administración. El proceso de acreditación no podrá continuar mientras no se hayan resuelto los posibles problemas detectados en esta fase. Toda la información suministrada por la entidad será contrastada in situ durante la auditoría por parte del equipo auditor. Cualquier cambio que pueda comprometer la acreditación como Entidades de Inspección Tipo A, deberá 5/7
6 ser comunicada a ENAC tal y como establece la cláusula relativa a Notificación de Cambios del Procedimiento de Acreditación correspondiente Organismos de Control acreditados por la norma ISO/IEC e ISO/IEC La evaluación por parte de ENAC se basará en el análisis de la siguiente información, que deberá estar sometida a su sistema de control de la documentación de la entidad y que será solicitada por ENAC durante el proceso de evaluación. 1) Análisis y declaración de actividades: La Entidad Legal que solicita la acreditación debe demostrar y declarar que cumple con los requisitos correspondientes y que no realiza ninguna de las actividades que el CGA aplicable prohíbe a los Organismos de Control. Para ello deberá analizar las actividades que se realizan dentro de su organización y documentarlas en una Declaración que incluya todas las actividades (diferentes a aquellas para las que se solicita la acreditación) que realiza la Entidad Legal que solicita la acreditación. Dicha declaración debe: Incluir el grado de detalle suficiente como para poner en evidencia que dichas actividades no comprometen la independencia, imparcialidad e integridad de la entidad tal y como establece el CGA aplicable. Abarcar las actividades de la entidad en todos sus emplazamientos Estar firmada por una persona con suficiente nivel jerárquico dentro de la entidad legal que solicita la acreditación como para asumir la responsabilidad de dicha información. Estar acompañada por documentación de tipo comercial, publicitario, informes de actividad cuando existan, etc, que corroboren lo dicho en la declaración. 2) Política relativa a Independencia, Imparcialidad e Integridad: Una persona con el adecuado nivel jerárquico dentro de la entidad legal que solicita la acreditación debe establecer la política que va a seguir para mantener su condición de Organismo de Control. Dicha política debe asegurar que cualquier nueva actividad iniciada por la entidad es analizada adecuadamente para evaluar su impacto en su condición de Organismo de Control y debe contemplar todos los campos incluidos en el alcance de acreditación. 3) Análisis de independencia de las partes interesadas: Que incluirá como mínimo: a) Relación de todas las empresas que estén relacionada con la Entidad a través de los vínculos establecidos en el CGA aplicable. Este análisis debe incluir, en su caso, las actividades profesionales de los propietarios de la entidad así como las relaciones que pudiesen tener con otras organizaciones, personas o empresas, si los hubiere. Por otra parte, si la entidad forma parte de un grupo empresarial (véase anexo) deberá identificarlo e identificar también su posición dentro del grupo así como a la empresa que ejerza el control en el grupo de acuerdo con la definición dada en el anexo. b) Descripción pormenorizada de las actividades realizadas por las empresas identificadas en a). c) Identificación de las empresas identificadas en a) que realicen las actividades que el CGA aplicable prohíbe a los Organismos de Control, especialmente, en el caso de un grupo, de la empresa que ejerza el control de éste. d) Descripción de los mecanismos establecidos para garantizar que no actúa en ítems sobre los que las empresas identificadas en c) han realizado actividades incompatibles con la prestación de servicios como Organismo de control por parte de la entidad de acuerdo a lo establecido en el CGA aplicable. 6/7
7 La Entidad Legal que solicita la acreditación deberá tener acceso a toda la información relevante sobre las empresas identificadas en c) que le permita poder realizar el análisis y para asegurar la veracidad de la información aportada. ENAC podrá solicitar, si así lo considera conveniente, información adicional o evidencias adicionales sobre las empresas declaradas por la entidad. Como parte del análisis de la documentación recibida, ENAC contrastará si la información aportada es coherente con la existente en el mercado o recibida de la Administración. El proceso de acreditación no podrá continuar mientras no se hayan resuelto los posibles problemas detectados en esta fase. Toda la información suministrada por la entidad será contrastada in situ durante la auditoría por parte del equipo auditor. Cualquier cambio que pueda comprometer la acreditación como Organismo de Control, deberá ser comunicada a ENAC tal y como establece la cláusula relativa a Notificación de Cambios del Procedimiento de Acreditación correspondiente. 3. SEGUIMIENTOS Es responsabilidad de las entidades mantener el adecuado control de las actividades realizadas tanto por la Entidad Legal a la que pertenece como por las empresas identificadas en sus análisis, así como de cualquier cambio en las relaciones entre ambas que puedan poner en cuestión el cumplimiento por parte de la Entidad de los requisitos de acreditación. En las auditorías de seguimiento se evaluará de manera sistemática que toda la información suministrada durante el proceso inicial sigue siendo válida. Para ello se tendrá en cuenta la información existente en el mercado y si la eficacia de las políticas establecidas a este respecto por las entidades. Es responsabilidad de las entidades mantener actualizada la información establecida en este documento y tomar las acciones adecuadas tanto ante ENAC como ante su propia organización u otras empresas cuando se produzcan cambios en la situación analizada en su momento. Los auditores de ENAC considerarán como una desviación cualquier discrepancia de la información solicitada por este documento con la situación real de la entidad en el momento de la auditoría. Por otra parte, ante cualquier reclamación u otra información que contradiga la información aportada a ENAC de acuerdo a este procedimiento, ENAC podrá solicitar de la entidad evidencia de la actualización de los documentos aplicables y de la aplicación, en su caso, de las acciones correctoras adecuadas. El presente documento se distribuye como copia no controlada. Puede consultar su revisión en la página web de ENAC, en el apartado documentos o internamente en red. 7/7
8 Anexo I ANEXO DEFINICIÓN DE GRUPO EMPRESARIAL (EXTRACTADO DEL ARTÍCULO 42 DEL CÓDIGO DE COMERCIO) Existe un grupo cuando una sociedad ostente o pueda ostentar, directa o indirectamente, el control de otra u otras. En particular, se presumirá que existe control cuando una sociedad, que se calificará como dominante, se encuentre en relación con otra sociedad, que se calificará como dependiente, en alguna de las siguientes situaciones: a) Posea la mayoría de los derechos de voto. b) Tenga la facultad de nombrar o destituir a la mayoría de los miembros del órgano de administración. c) Pueda disponer, en virtud de acuerdos celebrados con terceros, de la mayoría de los derechos de voto. d) Haya designado con sus votos a la mayoría de los miembros del órgano de administración, que desempeñen su cargo en el momento en que deban formularse las cuentas consolidadas y durante los dos ejercicios inmediatamente anteriores. En particular, se presumirá esta circunstancia cuando la mayoría de los miembros del órgano de administración de la sociedad dominada sean miembros del órgano de administración o altos directivos de la sociedad dominante o de otra dominada por ésta. [ ] A los efectos de este apartado, a los derechos de voto de la entidad dominante se añadirán los que posea a través de otras sociedades dependientes o a través de personas que actúen en su propio nombre pero por cuenta de la entidad dominante o de otras dependientes o aquellos de los que disponga concertadamente con cualquier otra persona. 1/1
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