Coordinación General de Archivos. Óscar Cordova López. Octubre, Nacional Financiera, tu brazo derecho.

Transcripción

1 Coordinación General de Archivos Óscar Cordova López Octubre,

2 Modelo de Transformación CLIENTES Misión Visión Instrumentos de Control y Consulta A. Trámite A. Concentración A. Histórico SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS CALIDAD CRITERIOS ESPECIFICOS DE ARCHIVO RECURSOS HUMANOS Y TECNOLOGIA TRANSPARENCIA Y RENDICION DE CUENTAS LEY DE TRANSPARENCIA Y LINEAMIENTOS GENERALES 2

3 Transformación Rediseño. Tecnología. Personal. Estándares Calidad. Certificación. 3

4 Transformación Procesos Orientados al cumplimiento Rediseñados e implementados Integral 2000 Tecnología Automatización de los archivos Interconexicón a través de Enlace Digital 2006 Personal Organización: Basada en procesos Capacitación Personal especializado en la materia 4

5 Transformación Estándares. Alineados al Indice de Expedientes Reservados Uniformidad en identificación Uniformidad en informes institucionales Procesos de consulta información vía SISI Transparencia Informes Institucionales Programa de rendición de cuentas 2000 Calidad. Niveles de servicio Enfocada al usuario 2006 Certificación. Proceso certificado bajo la norma ISO 9001:2000 5

6 Esquema Cliente COORDINACION GENERAL DE ARCHIVOS SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS (SIARCH) Externos Internos Informes SHCP IFAI AGN Unidades Administrativas Matriz Estatales Londres Comité de Información Rendición de Cuentas de Gestión Autoevaluación 6

7 Misión La razón de ser Establecer y aplicar criterios de organización y conservación de la documentación contenida en los archivos, con el objeto de que éstos se conserven clasificados, organizados, íntegros y disponibles para permitir y facilitar el acceso expedito a la información contenida. 7

8 Visión Lo que aspiramos ser Ser con la aplicación de tecnologías de la información en el manejo documental, un sistema integral de archivos que permita la correcta administración de documentos a través de esquemas de clasificación, innovación y calidad que aseguren el acceso a la información con bases en la modernización y eficiencia que requiere la Institución. 8

9 Transformación n de Archivos Archivo áreas de trabajo Archivos independientes en cada área institucional organizado según su criterio. Establecimiento de tiempos de guarda en oficina y Archivo Genera conforme a normatividad. Coordinación General de Archivos Instrumentos de Control y Consulta Archivístico Sistema Automatizado de Archivos Proceso Certificado Red Nacional de Enlaces Archivo General Institucional Administración de documentación semiactiva. Resguardo (documentación semiactiva y cultural) Préstamo y consulta Baja documental Microfilmación Digitalización Archivos de Trámite (Actualmente 75 archivos registrados) Archivo de Concentración Archivo de Histórico 9

10 Coordinación General de Archivos Designaciones Director General Director General Adjunto Titular de Unidad Administrativa (Director de Área) Coordinador General de Archivos Enlace de Archivos Responsables de Archivos de Trámite Responsable de Archivo de Concentración Responsable de Archivo Histórico 10

11 Sistema Integral de Archivos L e y d e T r a n s p a r e n c i a N o r m a s A r c h i v í s t i c a s Convencional Alto Volúmen Clasificados Archivos de Trámite Procesos de Calidad Archivo de Concentración Sistema de Automatización de Archivos Instrumentos de consulta y control archivístico Cuadro General de Clasificación Archivística, Catálogo de Disposición Documental, Inventario General y Guía Simple Administrador de Documentos y Archivos Archivo Histórico 11

12 Instrumentos de Control y Consulta Archivístico Cuadro Cuadro general general de de clasificación clasificación n archivística archivística Catálogo Catálogo de de disposición disposición documental documental Inventarios Inventarios Documentales Documentales General De transferencia De baja Guía Guía a Simple Simple de de Archivos Archivos 12

13 Alcance del sistema automatizado U N I D A D E S A D M I N I S T R A T Matriz Estatales Normas Internacionales ISAD (G) ISSAR (CPF) SISTEMA (SIARCH) Normatividad LFTAIPG Instrumentos de Control y Consulta Altas Consultas CGCA CADIDO IGE Gestión de Documentos Control de expedientes públicos y reservados Préstamos I LGOCA V A Londres Transferencias y Bajas Primarias Secundarias Destrucción S 13

14 Resultados de modernización y cumplimiento de normatividad Automatización Cumplimiento de Ley Organización y Clasificación Cumplimiento Cumplimiento de Ley - Designaciones - Implementación Constitución del Archivo Histórico Dictaminación de Instrumentos por Archivo General de la Nación Actualización de instrumentos Automatización de Archivos Interconexión de Archivo de Concentración Agilidad en Valoración para bajas documentales Certificación Archivo centralizado Niveles de servicio Proceso certificado ISO % -red de enlaces - Creación de Instrumentos Evaluación de Sistema Automatizado Seguridad y control de la Información pública y reservada Inicio de administración Archivo General Institucional Normatividad Archivo semiactivo único Reducción de gasto Mayor control LFTAIPG

15 Archivos Responsables de Archivos de Trámite Matriz y Estatales SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS SIARCH Normas Nacionales e Internacionales Instrumentos de Control y Consulta Altas Modificaciones y Bajas Consultas y Préstamos Transferencias Primarias y Secundarias SISTEMA DE ARCHIVOS Gestión Alta de documento y/expediente Cierre y cumplimiento establecido en CADIDO Transferencia Primaria Valoración y dictaminación Baja y/o Transferencia Secundaria Difusión y Preservación Trámite Concentración Histórico 15

16 Estándar y cumplimiento Carátula de expediente Unidades Administrativas (Registro de Expedientes) IER SUBFONDO: UNIDAD ADMINISTRATIVA: CLAVE DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA FECHA DE CLASIFICACIÓN: FECHA DESCLASIFICACIÓN: PARTES O PÁGINAS CLASIFICADAS: UNIDAD ADMINISTRATIVA: INFORMACIÓN RESERVADA PERIODO: 12 AÑOS FUNDAMENTO LEGAL: L.F.T.A.I.P.G. ART. 14 FRACC. II L.I.C. ART. 117 C.F.F. ART. 30 Y 67 D.O. 25/11/2003 SHCP ART. 7 AMPLIACIÓN: INFORMACIÓN CONFIDENCIAL FUNDAMENTO LEGAL: TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA SERVIDOR PÚBLICO NOMBRE Y FIRMA NOMBRE, CARGO Y FIRM A DESCRIPCIÓN DEL ASUNTO Título de expedi ente (breve) NF / AD / / / 2 / 05 I N F O R IFAI SECCIÓN: SUBSECCIÓN: SERIE: SUBSERIE: VALOR DOCUMENTAL CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN ADMINISTRATIVO CONTABLE Y FISCAL PÚBLICO M LEGAL RESERVADO PARCIAL FINANCIERO CONFIDENCIAL PARCIAL OCA CLÍNICO VERSIÓN PÚBLICA TÉCNICO No. DE EXPEDIENTE: UBICACIÓN TOPOGRÁFICA DEL EXPEDIENTE No. DE LEGAJO: No. DE HOJAS: FECHA DE APERTURA: FECHA DE CIERRE: VIGENCIA DOCUMENTAL EN ARCHIVO DE TRÁMITE VIGENCIA DOCUMENTAL EN ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN FECHA: AÑO (S) FECHA: AÑO (S) DESTINO FINAL DE LA DOCUMENTACIÓN E S AGN BAJA DEFINITIVA ARCHIVO HISTÓRICO CONSULTA SISI FECHA: FECHA: FECHA: Sistema Automatizado de Archivos IER Indice de Expedientes Reservados OCA Organización y Conservación de Archivos 16

17 Modelo estratégico Oficialia de Partes Centro de Respaldo y Soporte Archivo de Trámite Archivo de Concentración Archivo Histórico Microfilmación Alto volúmen Archivo Activo Archivo Semiactivo Interno Oficialía de Partes Digitalización Convencional Archivo Clasificado Archivo Clasificado Valoración y baja documental Público y de Difusión Cultural Indice de Expedientes Reservados Sistema automatizado de control y gestión de Archivos Instrumentos de consulta y control archivístico 17