- Entidad contratante: Institut d Innovació Empresarial de les Illes Balears.

Transcripción

1 Expedient: 07/2014 Document: 06 Licitación del contrato de servicios de diseño, gestión y coordinación del Gabinete de prensa y comunicación del 31 Salón Náutico Internacional de Palma Entidad contratante: Institut d Innovació Empresarial de les Illes Balears. - Procedimiento de contratación: directa con invitación a varias empresas de comunicación. - Fechas de celebración del evento: la 31 edición del Salón Náutico Internacional de Palma se celebrará del 30 de abril al 4 de mayo de 2014, en las instalaciones del Moll Vell de Palma. - Descripción de los servicios que deben ser prestados por el Gabinete de prensa y comunicación del certamen: I) Preparación y envío de comunicados de prensa Trabajos de comunicación externa consistente en: a. Comunicados de prensa: Antes: redacción de novedades del 31 Salón Náutico Internacional de Palma (presentaciones, estado inscripciones, actividades ) Durante: redacción crónica de la jornada, dando cobertura a toda la actividad desarrollada en el Salón. Después: redacción de un resumen del 31 Salón Náutico Internacional de Palma para revistas náuticas nacionales y extranjeras - Envío vía correo electrónico a los siguientes medios: Prensa regional Prensa nacional (incluidas revistas náuticas) Prensa extranjera Portales náuticos, diarios gratuitos y digitales Radio regional 1

2 Televisión regional - Atención a medios que solicitan ampliar información o envío de fotografías b. Elaboración de contenidos. Redacción de entrevistas a los expositores participantes en el Salón, reportajes sobre sectores, actos sociales, etc. - Insertar las notas de prensa en la web oficial. - Entrevistas a expositores en formatos de vídeo. - Gestión de redes sociales: Twitter y Facebook - Gestión de canal Youtube - Envío diario de imágenes de TV en bruto a TVE e IB3 para informativos. Toda la comunicación deberá ser elaborada en castellano y en inglés. II) Convocatorias de presentaciones y ruedas de prensa El Gabinete de prensa deberá gestionar la convocatoria, documentación y coordinación de las presentaciones y ruedas de prensa del evento. El número de actos a organizar oscilará entre cuatro y seis. Fechas, evento y lugar: pendientes de concretar. El trabajo a realizar consiste en: Confección de la convocatoria a medios de comunicación para el 31ª Salón Náutico internacional de Palma. Envío por de las invitaciones al acto a los medios de comunicación. Preparación de la nota de prensa a incluir en la documentación que se entregará a los medios que asistan al acto de presentación, que incluye también dossier con las actividades previstas, catálogo de expositores, etc. Envío por de la convocatoria a los medios de comunicación, a excepción de las revistas extranjeras. Confirmación vía telefónica de la recepción de la convocatoria y asistencia al acto. Confección de un dossier de prensa e impresión en color para entregar en la presentación y cuyo contenido debe incluir: novedades, expositores y sectores representados, mapa del salón, además de entrevista al director del 31ª Salón Náutico internacional de Palma. III) Gabinete de comunicación a) Trabajos a realizar antes del evento: Enviar notas de prensa previas al salón para informar de las novedades y actos previstos. 2

3 Convocar ruedas de prensa para la presentación del 31ª Salón Náutico internacional de Palma. Crear contenidos para la web oficial y las redes sociales. Preparación del listado de necesidades técnicas para el montaje de la Oficina de prensa. Establecer pautas para fotografía y producción de televisión. Confección del listado de acreditaciones. Enviar hoja informativa a periodistas (acreditaciones, funcionamiento web del salón, fechas, etc.) Dirección y control del montaje de la sala de prensa. b) Trabajos a realizar durante el evento: Entregar las carpetas con documentación del evento. Promocionar las actividades que a diario se celebren y difundir las presentaciones que lleven a cabo los expositores. Gestionar la concertación de entrevistas o reportajes en función del perfil de cada medio. Realizar entrevistas a diario a los expositores para enviar en formato vídeo a los informativos de TVE-Baleares e IB3. Para las radios, realizar conexiones en directo con personal del Gabinete de comunicación. Enviar nota de prensa a los medios de comunicación local, páginas web, diarios gratuitos diarios y diarios digitales. También colgar en web oficial y generar contenidos para las redes sociales. Atender a los periodistas extranjeros y los de medios de comunicación de tirada nacional. Atender a los fotógrafos, televisiones y radios. -Controlar el trabajo y resolver las necesidades del fotógrafo y la productora oficial. -Coordinar posibles peticiones de fotos e imágenes para TV. Atender a los periodistas -Coordinar posibles peticiones de prensa por teléfono y correo electrónico (entrevistas, cifras del salón...) c) Trabajo a realizar después del evento: Enviar nota de prensa con resumen del Salón náutico para revistas náuticas nacionales y extranjeras. Seleccionar fotos para las revistas. Confección del informe final con una valoración del Plan de Comunicación- 31ª Palma Boat Show. Toda la comunicación deberá ser elaborada en castellano y en inglés. 3

4 IV) Seguimiento medios de comunicación. Los aspectos que configuran este servicio son los siguientes: a) Medios: El servicio que se demanda en la presente oferta incluye el seguimiento de los siguientes medios: *Prensa de toda España *TV nacionales *Revistas náuticas nacionales *Radio y televisión de Balears b) Seguimiento en Prensa Se enviará diariamente, a las 09:00h, las noticias publicadas en la prensa, que estarán colgadas en un portal web habilitado por la organización del Salón Náutico c) Seguimiento en radio y televisión Se realiza una exhaustiva búsqueda de los descriptores indicados para el servicio de prensa, aparecidas en informativos de las principales cadenas y emisoras de radio de Baleares. - Ley Propiedad Intelectual (LPI) Medios escritos Se cumplirá, en todos los casos, estrictamente con la legalidad vigente en la prestación de todos sus servicios. Por ello, de acuerdo con la modificación del art. 32 de la Ley de Propiedad Intelectual, el adjudicatario de este servicio abonará a los titulares de derechos la remuneración equitativa. - Partidas que deben ir incluidas en la propuesta: todos los medios técnicos y humanos necesarios para cubrir el servicio solicitado, a excepción del equipamiento técnico-básico de la sala de prensa (red wifi, mobiliario, fotocopiadora b/n e impresora) - Presupuesto: més IVA. La valoración de las propuestas será efectuada por los técnicos de la sección de Ferias del IDI y el informe final de valoración de propuestas será emitido por el responsable del Salón (José María Sans Cañada), siendo el precio el criterio preponderante. - Contenido de las propuestas: la oferta constará de la siguiente documentación e información: a) DNI de la persona que firme la propuesta y NIF de la persona jurídica a la que represente, en su caso. 4

5 b) Descripción de los trabajos que se compromete a realizar, incluyendo todos los conceptos requeridos. c) Oferta económica, sin IVA. - Fecha, lugar y modo de presentación de propuestas: El plazo máximo de entrega de la oferta será el próximo día 18 de Febrero de 2014 a las horas, presentado en el registro de l Institut d Innovació Empresarial de les Illes Balears, en sobre cerrado y firmado en el que conste el nombre del licitador, de su representante, en su caso, y los datos de contacto, a la atención del Director Gerente del IDI, cuya dirección es: plaza de Son Castelló, 1 de Palma. Para cualquier aclaración, contactar con Juan Manuel del Río (jmdelrio@idi.es) Palma, 30 de gener de 2014 Joan Bibiloni Fiol Director Gerente IDI José Maía Sans Cañada Responsable del proyecto 5