FORMULARIO DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE SERIES DOCUMENTALES

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1 FORMULARIO DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE SERIES DOCUMENTALES A. DATOS DE LA SERIE DOCUMENTAL 1. Denominación de la serie Expedientes de contabilización y gestión de ingresos y gastos 2. Unidad productora Servicio de Gestión Económica 3. Objeto de la gestión administrativa Contabilización y gestión de ingresos y gastos de la Universidad 4. Años que abarca la serie Tipo de soporte Papel Electrónico. Existe aplicación informática SICAI 1 (hasta diciembre del año 1995) y SICAI 2 (desde el año 1995). En el año 1995 coexistieron ambas aplicaciones. 6. Volumen de la serie 180 cajas al año, aproximadamente. 7. Documentos que integran la serie Leyes de presupuestos anuales Documento de reconocimiento de derechos del ejercicio corriente Documento de devolución de los ingresos indebidos Documentos de información y de seguimiento presupuestario y contable Listado de modificación de presupuestos realizados durante el ejercicio Impresiones de las tablas de contabilidad SICAI Diario de contabilidad de operaciones Diario de contabilidad general Registro de pagos realizados Listado de ingresos aplicados Documentos contables (ejercicio corriente, ejercicio cerrado, ejercicio posterior) Reconocimiento de derechos y anulaciones Rectificación de saldo entrante de derechos Cuenta anual de organismos autónomos Documento contable de mandamiento de ingresos extrapresupuestario Documento contable de mandamiento de gasto extrapresupuestario Extractos bancarios 1

2 Arqueos Documento de ordenación (documento P) Órdenes de transferencia Listado anual de retenciones a cuenta del IRPF Relación de clientes y proveedores con pagos superiores a Ptas. 8. Ordenación Cronológica, por año fiscal 9. Legislación - Ley Orgánica 11/1983, de 25 de agosto, de Reforma Universitaria. - Ley 53/1984, de 26 de diciembre, de Incompatibilidad del personal al servicio de las Administraciones Públicas. - Ley 13/1995, de 18 de mayo, de Contratos de las Administraciones Públicas. - Ley 9/1990, de 8 de noviembre, reguladora de la Hacienda de la Comunidad de Madrid. - Real Decreto Legislativo 1091/1988, de 23 de septiembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General Presupuestaria. - Ral Decreto 197/1995, de 13 de julio, del Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid, por el que se aprueban los Estatutos de la Universidad Carlos III de Madrid. - Orden de 6 de mayo de 1994, del Ministerio de Economía y Hacienda, por la que se aprueba el Plan General de Contabilidad Pública. - Orden de 27 de diciembre de 1995, del Ministerio de Economía y Hacienda, sobre procedimientos para el pago de obligaciones de la Administración General del Estado. - Orden de 1 de febrero de 1996, del Ministerio de Economía y Hacienda, por la que se aprueba la Instrucción de Contabilidad para la Administración General del Estado - Orden de 1 de febrero de 1996, del Ministerio de Economía y Hacienda, por la que se aprueba la Instrucción Operatoria Contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado. - Orden de 1 de febrero de 1996, del Ministerio de Economía y Hacienda, por la que se aprueban los documentos contables a utilizar por la Administración General del Estado. - Orden del 1 de febrero de 1996, del Ministerio de Economía y Hacienda, por la que se aprueba la Instrucción de Contabilidad para la Administración Institucional del Estado. - Ley 14/1996, de 23 de diciembre, de Presupuestos Generales de la Comunidad de Madrid para Procedimiento administrativo La serie de expedientes de contabilización y gestión de ingresos y gastos presenta una gestión compleja que es conveniente analizar mediante los subprocedimientos siguientes: subprocedimiento de gastos, subprocedimiento de ingresos, subprocedimiento de ingresos y pagos no presupuestarios y subprocedimiento de habilitaciones. Otras operaciones son comunes a todo el procedimiento, como la explotación de los documentos de información y de seguimiento presupuestario y contable, que abarca tanto el listado de modificación de presupuestos realizados durante el ejercicio, las impresiones de las tablas de contabilidad SICAI, el diario de contabilidad de operaciones, el diario de contabilidad general, el registro de pagos realizados y el listado de ingresos aplicados. El sistema puede producir otros documentos de información contable y de ejecución del presupuesto, pero hasta el momento no se han generado. Subprocedimiento de gastos Las unidades que tienen asignada clave presupuestaria remiten al Servicio de Gestión Económica los documentos contables de gastos (reintegros por pagos indebidos que deben ser repuestos y documentos contables RC, MC, A, D, AD, O, ADO). Los documentos O ( obligación ) llegan con la factura del 2

3 servicio prestado acompañada del acta de recepción o conforme del responsable de la unidad solicitante, de acuerdo con el presupuesto anual del que dispone para llevar a cabo sus actividades. El Servicio de Gestión Económica comprueba los documentos y los datos que contienen (incluyendo los datos personales, en su caso), contabiliza el gasto (se incluye en SICAI 2 -antes del año 1996, SICAI 1- y se obtiene el número de operación), procede al pago y archiva el documento contable de acuerdo con el número de operación. Los pagos se hacen a través de Tesorería, en su mayor parte por transferencia bancaria y excepcionalmente mediante talón bancario. En el procedimiento de pagos por transferencia el Gerente firma la propuesta de pago o de ordenación (documento P), que se incluye en una relación de transferencia que se manda al banco, firmada por el Gerente y por la Jefe del Servicio de Gestión Económica. El banco paga y remite a Tesorería extractos en los que se detallan los movimientos de la cuenta y un extracto individualizado por fecha, que se grapan a las órdenes de transferencia. En el caso de pagos mediante talones bancarios, se incluye copia anexa al documento contable. Los plazos de pago son en función de la fecha de contabilización y del tipo de gasto. Subprocedimiento de habilitaciones El habilitado gestiona los anticipos de caja fija y los anticipos a justificar. Los anticipos de caja fija se aplican únicamente sobre el Capítulo II, y nunca deben superar el 7% de lo especificado en dicho Capítulo del presupuesto. La justificación del habilitado y posterior reposición por parte de la Tesorería Central al habilitado se realiza mensualmente. Los anticipos a justificar se aplican sobre el Capítulo VI del presupuesto. La justificación del anticipo se hace mediante documento ADO, para su posterior reposición por la Tesorería Central al habilitado. Subprocedimiento de ingresos Los bancos mandan extractos bancarios en los que se incluyen los movimientos de cuentas de debe y haber y extractos individualizados de ingresos (del mismo modo que para cada pago). El haber de los movimientos de cuenta arranca el arqueo, proceso mediante el cual se contabiliza cada entrada, para cada una de las cuales la aplicación informática asigna un número de operación de tesorería. Un talón de cargo, identificado mediante un número de ingresos -distinto al número de operación-, distribuye en el presupuesto los ingresos por tipos. El talón se grapa al extracto individualizado. Existen dos tipos de ingresos: el contraído previo, o reconocimiento de derecho, que se aplica cuando el ingreso llega con posterioridad al momento de reconocer un deudor, y el ingreso simultáneo, cuando se reconoce al deudor cuando hace el ingreso. En el subprocedimiento de ingresos debemos incluir la devolución de ingresos por mandamiento de pago, que se produce cuando cada centro emisor informa de la obligación de devolver ingresos. Tesorería revisa el documento MP ( mandamiento de pago ) y procede al pago. Subprocedimiento de ingresos y pagos no presupuestarios Corresponde a conceptos no previstos en el presupuesto, como IRPF, anticipos, derechos pasivos, cotizaciones a la Seguridad Social o MUFACE, inversiones financieras temporales, ingresos duplicados, ingresos indebidos, errores de datos bancarios en los procesos de pago. Los errores en datos bancarios generan un ingreso por concepto no presupuestario y posteriormente un documento MP ( mandamiento de pago ) con los datos correctos: son dos contabilizaciones aplicadas al mismo concepto, de manera que siempre debe quedar a cero, cuadrado. En los ingresos y pagos no presupuestarios intervienen dos conceptos: deudor no presupuestario y acreedor no presupuestario. En el primer caso, un documento MP es anterior al ingreso (caso de anticipos), y en el segundo caso el ingreso se produce previamente al mandamiento de pago (IRPF) 3

4 Los ingresos y pagos no presupuestarios se contabilizan del mismo modo que los ingresos y gastos presupuestarios. Al final del ejercicio presupuestario el Servicio de Gestión Económica elabora la Cuenta Anual, que contiene información sobre balances, cuentas del resultado económico-patrimonial, estado de liquidación del presupuesto (incluye estado de liquidación del presupuesto de gastos, estado de liquidación del presupuesto de ingresos y resultado presupuestario), memoria (incluye información sobre organización, estado operativo, información de carácter financiero -remanente de tesorería y estado de tesorería-, información sobre la ejecución de los gastos -modificaciones de crédito, remanente de crédito, clasificación funcional del gasto, ejecución de proyectos de inversión, contratación administrativa, transferencias y subvenciones concedidas, acreedores por operaciones pendientes de aplicar a presupuesto, acreedores por periodificación de gastos presupuestarios, anticipos de tesorería, obligaciones de presupuestos cerrados, compromisos de gastos con cargo a presupuestos de ejercicios posteriores, tramitación anticipada de gastos presupuestarios- información sobre la ejecución de los ingresos públicos -derechos presupuestarios reconocidos netos, recaudación neta, derechos cancelados, devoluciones de ingresos, derechos a cobrar impuestos cerrados-. gastos con financiación afectada, avales concedidos, existencias, estado de operaciones no presupuestarias -estado de deudores no presupuestarios, estado de acreedores no presupuestarios, estado de partidas pendientes de aplicación-, diligencia y explicación de algunos informes de la Cuenta Anual. Figuran como anexos a la Cuenta Anual los siguentes documentos: información complementaria y relación de modificaciones presupuestarias del ejercicio correspondiente. La información complementaria anexa a la Cuenta Anual incluye: modificaciones de los créditos del estado de gastos, modificaciones de las estimaciones del presupuesto de ingresos, rectificaciones de derechos de presupuestos cerrados, anulaciones de derechos de presupuestos cerrados, rectificaciones y anulaciones de obligaciones de presupuestos cerrados, certificaciones bancarias y conciliación, pagos (operaciones no presupuestarias), cobros (operaciones no presupuestarias), pagos realizados (operaciones presupuestarias), cobros realizados (operaciones presupuestarias), balance de comprobación, transferencias corrientes concedidas, subvenciones corrientes concedidas, transferencias de capital concedidas, subvenciones de capital concedidas, transferencias corrientes recibidas, subvenciones corrientes recibidas, transferencias de capital recibidas, subvenciones de capital recibidas, inmovilizado no financiero, inversiones financieras permanentes en capital. La Universidad ha remitido la Cuenta Anual, con sus anexos, al Tribunal de Cuentas del Estado hasta el año 1995 (según la legislación, dentro de los tres primeros meses del año debía remitirse a la Intervención General del Estado), a partir del año 1996 debe remitirse también a la Intervención General de la Comunidad de Madrid y a la Dirección General de Universidades, y está previsto que a partir del año 97 la Intervención General de la Comunidad de Madrid remita la Cuenta Anual al Tribunal de Cuentas en un anexo separado. La Universidad remite al Ministerio de Hacienda una relación anual de las retenciones a cuenta del IRPF al personal de la Universidad, así como otra relación de clientes y proveedores a los que se han hecho pagos superiores a Ptas., ambas en soporte informático. 11. Ubicación de la serie Servicio de Gestión Económica 12. Series antecedentes o relacionadas Expedientes de nóminas Expedientes contables de gastos 4

5 Expedientes de contratación Expedientes del presupuesto 13. Documentos recapitulativos Cuenta anual, con sus anexos (información complementaria y su relación de modificaciones), incluidos en la serie documental. 14. Documentos duplicados Documentos contables de ingresos y gastos en la Unidad de Contratación y Centros de Gastos. 15. Propuesta de evaluación que se presenta a la Comisión Período de permanencia en los archivos de gestión: 1 año fiscal Valor administrativo-fiscal: 6 ejercicios fiscales, desde la fecha de remisión de la Cuenta Anual al órgano competente Valor histórico: la Cuenta Anual, con su información complementaria y su relación de modificaciones, tienen valor histórico 16. Propuesta de accesibilidad por parte de los usuarios que se presenta a la Comisión X Libre: la Cuenta Anual, con sus anexos (información complementaria y su relación de modificaciones). X Restringido:el resto de documentos incluidos en el procedimiento, hasta el momento de su eliminación a los 6 años fiscales, contados a partir de la remisión de la Cuenta Anual a los órganos correspondientes. 17. Propuesta de resolución que se presenta a la Comisión Eliminación Muestreo Conservación permanente X Conservación parcial El Archivo General propone a la Comisión conservar únicamente la Cuenta Anual, con sus anexos (información complementaria y su relación de modificaciones), una vez agotado el valor administrativo/fiscal de la serie. 18. Observaciones Los expedientes contables de gastos fueron objeto de dictamen de la Comisión de Valoración y Expurgo de la Documentación, en fecha 23 de mayo de 1997 (sesión 2/97), expediente 7/97, aprobado por la Comisión de Gobierno de 11 de septiembre de 1997 (sesión 12/97), cuya resolución de disposición final coincide completamente con la propuesta de resolución presentada a la Comisión por el Archivo General para la serie que nos ocupa. B. DATOS A CUMPLIMENTAR POR LA COMISIÓN 5

6 19. Resolución de evaluación Período de permanencia en los archivos de gestión: 1 año fiscal Valor administrativo-fiscal: 6 ejercicios fiscales, desde la fecha de remisión de la Cuenta Anual al órgano competente Valor histórico: la Cuenta Anual, con su información complementaria y su relación de modificaciones, tienen valor histórico 20. Resolución de accesibilidad por parte de los usuarios X Libre: la Cuenta Anual, con sus anexos (información complementaria y su relación de modificaciones). X Restringido:el resto de documentos incluidos en el procedimiento, hasta el momento de su eliminación a los 6 años fiscales, contados a partir de la remisión de la Cuenta Anual a los órganos correspondientes. 21. Resolución de disposición final Eliminación Muestreo Conservación permanente X Conservación parcial La Comisión determina conservar en soporte papel la Cuenta Anual, con sus anexos (información complementaria y su relación de modificaciones), una vez agotado el valor administrativo/fiscal de la serie. Paralelamente, la Comisión determina conservar en soporte informático la cinta de cierre del presupuesto, más las aplicaciones informáticas que hacen posible la comprensión de los datos incluidos en la cinta a los usuarios (SICAI 1 y SICAI 2, así como todas las aplicaciones que en un futuro se manejen en la contabilización y gestión de ingresos y gastos), junto con los ficheros de programas generales generados para elaborar la documentación que se incluye en la Cuenta Anual, cuya información no procede directamente de las funcionalides de la aplicación informática. 22. Observaciones La Comisión considera importante señalar el interés de futuras migraciones de datos hacia las nuevas aplicaciones informáticas de contabilización y gestión de ingresos y gastos, siempre y cuando las migraciones no impliquen la pérdida de datos. Importa señalar asimismo que la conservación de las cintas de cierre del presupuesto, más los ficheros de programas generales empleados en la elaboración de la Cuenta Anual, tiene por objeto facilitar las investigaciones sobre la evolución de la contabilización y gestión de ingresos y gastos en la Universidad. C. DATOS DEL EXPEDIENTE DE VALORACIÓN Y EXPURGO 23. Número del expediente 8/97 (20) 24. Sesión 14 de noviembre de 1997 (3/97) 6

7 25. Asistentes Presidente: Luciano Parejo, quien delega en el Vicepresidente de la Comisión Vicepresidente: Joaquim Llansó, que actúa como Presidente Vocales: Rosa Barbeitos, José Furones, José Ramón Cruz Excusan su presencia los vocales Antonio Rodríguez de las Heras, Enrique Villalba y Alberto Palomar, quienes previamente ha hecho llegar sus observaciones sobre el expediente al Vicepresidente de la Comisión. Invitada: María José Aguado (Jefe del Servicio de Gestión Económica). 26. Fecha del dictamen de la Comisión 14 noviembre Firmas 28. Fecha de aprobación por la Comisión de Gobierno 7

8 D. DATOS COMPLEMENTARIOS 29. Fecha de remisión al órgano competente 30. Número de expediente del órgano competente 31. Fecha de resolución del órgano competente 32. Observaciones 8

9 INDICE Leyes de presupuestos anuales Documento de reconocimiento de derechos del ejercicio corriente Documento de devolución de los ingresos indebidos Documentos de información y de seguimiento presupuestario y contable Listado de modificación de presupuestos realizados durante el ejercicio Impresiones de las tablas de contabilidad SICAI Diario de contabilidad de opoeraciones Diario de contabilidad general Registro de pagos realizados Listado de ingresos aplicados Documentos contables (ejercicio corriente, ejercicio cerrado, ejercicio posterior) Reconocimiento de derechos y anulaciones Rectificación de saldo entrante de derechos Devoluciones de ingresos Modificación de previsiones iniciales Cuenta anual de organismos autónomos Documento contable de mandamiento de ingresos extrapresupuestario Documento contable de mandamiento de gasto estrapresupuestario Extractos bancarios Arqueos Documento de ordenación (documento P) Órdenes de transferencia Listado anual de retenciones a cuenta del IRPF Documentos de habilitado Caja fija Anticipos a justificar

10 UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID COMISIÓN DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE LA DOCUMENTACIÓN Expediente número 8/97 Serie: Expedientes de Contabilización y Ejecución del Presupuesto ANEXO 10