COPIA CONTROLADA APROBADO REVISADO REVISADO REVISADO PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIÓN DE ANTICIPOS PARA VIAJES Y RELACIÓN DE GASTOS APROBADO POR:
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- Miguel Ángel Peña Godoy
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1 P /15 1/17 APROBADO POR: APROBADO LEDA ISAAC GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Fecha: 10/12/25 REVISADO POR: Beatriz de La Rosa (*) Gte. de Recursos Humanos Aracelis Oliva (*) Coord. De Tesorería Martha Salazar (*) Coord. de Cuentas por Pagar REVISADO MANUEL QUINTANA GERENTE DE CALIDAD Y PLANIFICACIÓN REVISADO LOURDES SANCHEZ GERENCIA DE CONTRALORÍA REVISADO FRANCIS PEREZ GCIA. DE TESORERÍA Y COBRANZAS (*) Aprobaciones electrónicas ELABORADO POR: LOURDES SÁNCHEZ GERENTE DE CONTRALORÍA ANA MARÍA GARCÍA ANALISTA DE MEJORAMIENTO CONTINUO
2 P /15 2/17 1. OBJETIVO Controlar la asignación de gastos de viaje y otros gastos incurridos por el personal de Taurel & Cía. Sucrs. C.A. y sus Empresas Filiales, que estén relacionados con el cumplimiento de actividades asignadas por las empresas, así como la tramitación, justificación y liquidación de los mismos. 2. ALCANCE Contempla la normativa que regulará la asignación, relación de los gastos y aplica a todas las unidades de Taurel & Cía. Sucrs. C.A. y sus empresas filiales e intervienen los siguientes cargos: Gerente de Tesorería y Cobranzas Gerente de Recursos Humanos Gerente de Contraloría Coordinador de Cuentas por Pagar o persona Designada en las oficinas Gerente de Administración y Finanzas Responsable del área de Caja Nota: En el caso de no existir alguno de los cargos antes mencionados, las responsabilidades podrán ser cubiertas por el personal que designe el Gerente Regional / Gerente de Oficina o Gerente de Área, tomando en cuenta las descripciones de cargo y competencias necesarias del personal, para la realización de la actividad asignada. 3. NORMAS Y/O PROCESOS RELACIONADOS Normas para Gastos de Hospedaje (N /98) Normas para la Adquisición de Pasajes Aéreos (N ) Normas para el Manejo y Control de Fondos en Efectivo (N /07) Procedimiento de Cuentas por Pagar (P /13) Normas para la Solicitud, Emisión, Control y Entrega de Cheques (N /07) Procedimiento para la Actualización y Cierre de Nómina (P /98) 4. DEFINICIONES Anticipo: Cantidad que se asigna a cada trabajador antes de realizar el viaje, con el propósito de cubrir los gastos relacionados con las labores encomendadas por la Empresa. Ayuda de Ciudad: Es la cantidad diaria que se otorga al trabajador, con el objeto de compensarle los esfuerzos adicionales que debe realizar, por trasladarse de su dependencia habitual de trabajo a otra y permitirle contar con una cantidad adicional, para cualquier imprevisto o emergencia menor que se pueda presentar en el desarrollo de su misión. Gastos de Alimentación: Es la suma de dinero que se otorga al trabajador para sus comidas diarias, la cual se asignará de acuerdo a los montos establecidos por este concepto en la Tabla de Asignación de Gastos de Alimentación.
3 P /15 3/17 Gastos de Transporte: Cantidad de dinero que se otorga al trabajador por concepto de traslados los cuales variarán, de acuerdo con las rutas empleadas y medios de transporte seleccionados. Gastos de Atención al Personal: Se refiere aquellos gastos que se generan por atenciones al personal interno de la organización, relacionados con actividades de trabajo, como: refrigerios, o gastos de alimentación. Gastos de Representación: Se refiere aquellos gastos realizados por los Gerentes en ocasión de sus actividades de trabajo con personas externas a la organización: proveedores, clientes, asesores, instituciones del gobierno. Pernocta: Es la cantidad de noches que el trabajador deberá permanecer fuera de su dependencia de trabajo habitual para el desarrollo y ejecución de sus actividades. 5. NORMAS BASICAS 5.1. Los gastos y viajes nacionales deben ser aprobados por los Gerentes de Área, Oficina y/o Regional. Nota: Sólo en casos que el Gerente de Área o Gerente de Oficina se encuentre ausente, podrá autorizar al Coordinador o quien éste designe del Área para que este pueda aprobar los anticipos para gastos de viaje, debiendo dejar su ausencia notificada vía correo electrónico Las solicitudes de viajes al exterior, deben ser aprobadas por el Comité Ejecutivo de Dirección (CED) 5.3. Los montos establecidos en Unidades Tributarias (UT) se ajustarán automáticamente con el incremento de la misma. La Gerencia de Contraloría revisará al menos semestralmente la suficiencia de las cantidades en unidades tributarias y aprobará su modificación en conjunto con la Gerencia de Administración y Finanzas 5.4. El Área Comercial tendrán a disposición una asignación equivalente a UT mensuales para cubrir gastos de vehículo, cuando éste sea utilizado para cumplir con sus actividades, los cuales deben ser justificados en la Relación de Gastos (F ), con sus respectivos soportes y a nombre del trabajador 5.5. Este monto podrá ser acumulado para cubrir imprevistos mayores del vehículo hasta un máximo de tres (3) meses Es responsabilidad del Gerente Comercial, garantizar el debido control y cumplimiento de estos gastos.
4 P /15 4/ SOLICITUD DE ANTICIPO DE GASTOS DE VIAJES Para solicitar un anticipo de gastos de viaje el trabajador debe elaborar la forma Solicitud de Anticipo de Gastos de Viaje (F ), la cual debe estar debidamente aprobada Este monto debe ser otorgado de acuerdo con la duración del viaje y la cantidad de traslados que requiera realizar el trabajador Los gastos por pasajes aéreos y hospedajes deben realizarse de acuerdo a las Normas para Gastos de Hospedajes (N /98) y Normas para la Adquisición de Pasajes Aéreos (N /98). En los casos que el trabajador directamente realice el pago de estos gastos, debe relacionar los mismos en la forma Relación de Gastos (F ) En el caso de viajes en grupo, se debe solicitar un () sólo anticipo, y anexar sólo un () formulario Solicitud de Anticipo de Gastos de Viaje (F ), de acuerdo al punto 5.7.2, además éste debe ser relacionado por la misma persona Toda solicitud de anticipo será tramitada en efectivo cuando se encuentre dentro de los montos establecidos en el Procedimiento para el Manejo y Control de Fondos en Efectivo (P /15). Para viajes hasta el exterior se otorgará hasta un máximo de US$ Para ambos casos, debe llenarse el formulario Solicitud de Efectivo (F.34-80) La forma Solicitud de Anticipo de Gastos de Viaje (F ), debe ser entregada por el solicitante, al área de cuentas por pagar o área designada en las oficinas con una anticipación de tres días (03) hábiles en el caso de los viajes nacionales y con cinco (05) días hábiles en el caso de viajes internacionales Si el monto del anticipo excede del monto de la Caja chica, éste se realizará por medio de cheques o transferencias bancarias de acuerdo con lo establecido en las Normas para la Solicitud, Emisión, Control y Entrega de Cheques (N /07) En el caso que un anticipo de gastos de viajes no haya sido relacionado, y se solicite otro se procederá de acuerdo a lo descrito en el Procedimiento de Cuentas por Pagar (P /13). Sólo a excepción de que se trate de un incremento a la solicitud inicial por una extensión del trabajo a ser realizado.
5 P /15 5/ RELACIÓN DE GASTOS: Las relaciones de gastos deben ser realizadas dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes de incurrido el gasto y entregadas al área de Cuentas por Pagar o área designada debidamente aprobadas siguiendo lo establecido en el Procedimiento de Cuentas por Pagar (P /13) Todo anticipo efectuado en divisas extranjeras para cualquier caso, debe ser relacionado y reintegrado en la misma divisa que fue otorgado El solicitante debe relacionar los gastos en los que incurrió a través de la forma Relación de Gastos (F ), la cual debe poseer las facturas originales detalladas, sin enmiendas y a nombre del trabajador debidamente autorizado. Nota : Serán aceptados como gastos los originados por la tramitación de documentos necesarios para viajes al exterior, tales como emisión de pasaporte, visas y otros similares No serán tomados en cuenta como soportes, los recibos de las tarjetas de débito o crédito No serán cancelados gastos de bebidas alcohólicas, cigarrillos y gastos de teléfono (a excepción de las tarjetas telefónicas), como parte de los gastos realizados No se procesarán relaciones de gastos que excedan de los límites establecidos en el presente procedimiento, si estas no están debidamente justificadas en el campo de Observaciones El trabajador podrá distribuir el monto de los gastos de alimentación sin excederse del límite diario, mientras se mantenga dentro del lapso de tiempo en que inicie y finalice la misión de trabajo, incluyendo los tiempos de traslado, de acuerdo a lo establecido en la Tabla de Asignación Diaria de Asignación de Gastos Alimentación (ver anexo 8.1) El monto que se cancelará por concepto de Ayuda de Ciudad es la cantidad de 5,88 UT diarios, los cuales serán cancelados posterior al viaje Cuando el monto de la Relación de Gastos (F ) sea inferior al monto del anticipo del gasto de viaje solicitado, el trabajador debe entregar al área de Cuentas por Pagar o Área designada en las oficinas dicha relación El área de Cuentas por Pagar o área designada en las oficinas, debe realizar el respectivo reintegro al trabajador de acuerdo al Procedimiento Normas para el Manejo y Control de Fondos en Efectivo (P /15) o Normas para la Solicitud, Emisión, Control y Entrega de Cheques (N /07), según aplique Si transcurridos 30 días después de haber realizado el viaje, el trabajador no ha efectuado la Relación de Gastos (F ) o no ha relacionado la totalidad de los gastos realizados, el área de Cuentas por Pagar o área designada (Oficinas Operativas),
6 P /15 6/17 debe notificar a la Gerencia de Recursos Humanos vía correo electrónico la solicitud del descuento, informando los datos del trabajador y el monto a descontar por nómina de acuerdo a lo que establece el Procedimiento para la Actualización y Cierre de Nómina (P /98) En los casos de gastos de atención al personal y representación, los mismos deben relacionarse en la forma Relación de Gastos (F ), con sus respectivos soportes y deben ser autorizados por s Gerentes y/o Directores GASTOS DE TRANSPORTE Y TRASLADOS Los gastos por concepto de transporte, deben ser relacionados con sus soportes en original, en la forma Relación de Gastos (F ) Para el caso de la Oficina de Caracas el Trabajador que requiera un traslado, debe enviar al Analista de Atención al Empleado de la Gerencia de Recursos Humanos, vía correo electrónico solicitando el servicio por lo menos un () día hábil de antelación para viajes nacionales, interoficinas y desde o hasta aeropuertos Cuando no haya disponibilidad para usar el transporte ejecutivo interno (oficina Caracas), se podrá coordinar el mismo con transporte ejecutivo externo En el caso de que varios trabajadores requieran viajar a una misma ubicación geográfica, se deberá asignar un solo vehículo para el viaje, de acuerdo a la capacidad del mismo, a fin de contribuir con el adecuado uso de los recursos Si el trabajador opta por usar su propio vehículo, deberá relacionar el kilometraje recorrido mediante la asignación de 0,44 UT por Kilómetro de acuerdo con lo establecido en la tabla de kilometraje (ver anexo 8.2). Nota: Esta cantidad deberá ser relacionada y no requiere de soportes. (Este punto no es aplicable a los trabajadores que tengan un vehículo asignado por la Empresa).
7 P /15 7/17 6. PROCEDIMIENTO INICIO Solicitante 1. Realiza la Solicitud de Anticipo de Gastos de Viaje (F ) y entrega al Gerente Autorizado para su aprobación. Gerente del Área / Oficina o Regional 2. Revisa la Solicitud y aprueba de acuerdo a los niveles establecidos en e Procedimiento. El anticipo es mayor al monto de la caja chica? NO Solicitante 3. Entrega al área de Caja la Solicitud de Anticipo de Gastos de Viaje (F ). Gerencia de Tesorería y Cobranzas Normas para la Solicitud, Emisión, Control y Entrega de Cheques (N /07) Cuentas por Pagar / Área Designada Procedimiento de Cuentas por Pagar (P /13) SI Solicitante 5. Entrega al área de Cuentas por pagar o área designada la Solicitud de Anticipo de Gastos de Viaje (F ) Caja / Área Designada 4. Entrega el pago del anticipo en efectivo al Solicitante un () día hábil antes del viaje para Nacionales y una semana antes para Internacionales. Solicitante 1 1 Cuentas por Pagar / Área Designada 6. Recibe la transferencia y/o cheque para el viaje. 7.Realiza el gasto del dinero en el cumplimiento de las actividades. 8. Realiza la Relación de Gastos (F ), solicita al gerente su aprobación y entrega junto a las facturas de soporte al área de Cuentas por Pagar o Área Designada. Procedimiento de Cuentas por Pagar (P /13) 2 El desembolso extra es mayor al monto de la caja chica? NO El anticipo es mayor al monto de desembolso? SI Aplica Anticipo? NO NO Caja / Área Designada Normas para el Manejo y Control de Fondos en Efectivo (N /07) Caja / Área Designada SI Normas para la Solicitud, Emisión, Control y Entrega de Cheques (N /07) SI Solicitante 9.Reintegra al Dpto. de Caja o área designada el dinero restante. 2 FIN 10. Reintegra al trabajador el monto del dinero excedido en efectivo. 11. Emite un cheque o transferencia a nombre del trabajador por el monto del dinero Excedido.
8 7. FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS 7.1 SOLICITUD DE ANTICIPO DE GASTOS DE VIAJE P /15 8/17
9 P /15 9/17 7.1INSTRUCTIVO DE LA FORMA DE SOLICITUD DE ANTICIPO DE GASTOS DE VIAJE I. OBJETIVO: Realizar la solicitud de gastos de viaje de acuerdo con la estimación de los gastos II. : F /98 V.04 III. FORMA DE ELABORACION: Electrónico. IV. FRECUENCIA: Cada vez que el trabajador vaya de viaje. V. DISTRIBUCIÓN: Original: Caja VI. TIEMPO DE RETENCIÓN: : Siete (07) años, incluye archivo de oficina y archivo general, VII. luego se destruye. INSTRUCCIONES DE LLENADO CAMPOS: 1. Fecha: Indique día, mes y año que elabora esta forma. DATOS DEL EMPLEADO 2. Nombre y apellido del empleado: Escriba el nombre y apellido del empleado beneficiario 3. N Cédula: Indique el número de cédula del empleado beneficiario 4. Cargo: Indique el cargo de la persona que llena el formulario 5. Unidad: Escriba el nombre de la unidad donde está adscrito. DATOS DEL VIAJE 6. Destino: Indique el destino del viaje especificando el lugar de salida y el lugar de llegada, respectivamente. Ejemplo: Caracas Cagua. 7. Cantidad de Personas: Indique en números la cantidad de personas que realizaran el viaje. 8. Cantidad de Personas: Esta celda mostrará de manera automática la cantidad de personas ingresadas en el punto Bs Diarios: En esta celda mostrará de manera automática el total diario de cada gasto. 10. Cantidad de Días: Indique en números la cantidad de días en que se incurrió al gasto. 11. Total Bs: Esta celda mostrará de manera automática el total de cada gasto. 12. Total Anticipo Bs: La celda le mostrará automáticamente el monto total del anticipo. 13. Nº de días: Coloque el número de días que durará el viaje. 14. Fecha de salida: Coloque el día, mes y año de la salida del viaje. 15. Fecha de regreso: Coloque el día, mes y año de la llegada del viaje. 16. Motivo del viaje: Describa de manera breve el objetivo y/o propósito de este viaje. 17. Acompañado por: Colocar el nombre y apellido de las personas que lo acompañarán en el viaje. 18. Observaciones: Indique cualquier información que considere relevante. 19. Elaborado por: Coloque la firma del empleado beneficiario. 20. Autorizado por: Coloque la firma del Supervisor y/o Gte. de Área / Oficina o Regional a la que está adscrito el empleado beneficiario. 21. Recibí conforme (firma del empleado): Registre la firma del empleado beneficiario en señal de que ha recibido el anticipo.
10 P /15 10/ RELACIÓN DE GASTOS ANVERSO 1. FECHA 2.RELACION DE GASTOS DE VIAJE DE OTROS CONCEPTOS DATOS DEL EMPLEADO 3. NOMBRE Y APELLIDO DEL EMPLEADO 4. N DE CÉDULA 5. CARGO: 6. UNIDAD: 7. MOTIVO DEL GASTO: DATOS DEL VIAJE DURACIÓN: 8. DESDE: 9. HASTA: 10. Nº DIAS: Monto por Kilometraje UT Bs. 0,27 40,50 11.ACOMPAÑADO POR: 12. MONEDA: Bs. BOLIVARES FUERTES 13. FECHA: CONCEPTO DEL GASTO LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES SÁBADO DOMINGO 14. DESAYUNO 15. ALMUERZO 16. CENA 17. HOSPEDAJE 18. TELEFONIA 19.IMPUESTOS DE SALIDA 20. PASAJE AÉREO 21. GASTOS DE REPRESENTACIÓN 22. PROPINAS 23. AYUDA DE CIUDAD 24. GASTOS DE TRANSPORTE TERRESTRE (TAXI) 25. GASOLINA, PEAJE, ESTACIONAMIENTO, AUTOBÚS 26. GASTOS DE ATENCIÓN AL PERSONA L 27. MANTENIMIENTO DE VEHÍCULO 28. OTROS GASTOS F /15 V. OyS
11 P /15 11/17 REVERSO RELACIÓN DE KILOMETRAJE 29. Fecha 30. Ciudad de Origen 31. Ciudad de Destino 32. Kilometros 33. Tipo de Viaje 34. Total por Km. DATOS DE LA RELACION DE GASTOS MONTO EN MONEDAS EXTRANJERAS MONTO EN BOLIVARES 35. TOTAL DE LOS GASTOS SEGÚN ESTA RELACIÓN 36. MENOS (-) SOLICITUD DE ANTICIPO DE GASTOS DE VIAJE Nº: 37. SALDO A FAVOR DE: EMPRESA EMPLEADO 38. CON CARGO A: 39. OBSERVACIONES: 40. FIRMA DEL EMPLEADO 41. SUPERVISOR INMEDIATO (Nombre y Apellido): 42. GERENTE DE ÁREA U OFICINA (Nombre y Apellido): FIRMA FIRMA F /15 V. OyS
12 P /15 12/ INSTRUCTIVO DE LA FORMA RELACIÓN DE GASTOS I. OBJETIVO: Relacionar y aprobar todos los gastos, efectuados por el personal de la empresa, durante viajes, traslados u otros conceptos aprobados según las normas respectivas que le apliquen. II. : F /15 V. III. FORMA DE ELABORACION: Electrónico. IV. FRECUENCIA: Cada vez que el personal de la empresa incurra en un gasto y esté considerado, como reembolsable, según sus respectivas normas. V. DISTRIBUCIÓN: Original: Caja VI. TIEMPO DE RETENCIÓN: Siete (07) años, incluye archivo de oficina y archivo general, luego se destruye. VII. INSTRUCCIONES DE LLENADO: CAMPOS: 1 Fecha: Indique el día, mes y año que elabora esta relación. 2 Relación de Gastos: De viaje / Otros Conceptos: Marque con una equis (X) la casilla correspondiente, si los gastos a relacionar son generados por viaje (De Viaje) o gastos generados por otros conceptos incurridos y requieren ser reembolsados por la empresa (De Otros Conceptos). DATOS DEL EMPLEADO 3 Nombre y Apellido del Empleado: Escriba el nombre y apellido del empleado que genera el gasto. 4 Nº de Cédula: Indique el número de cédula de la persona que genera el gasto. 5 Cargo: Indique el cargo de la persona que genera el gasto. 6 Unidad: Escriba el nombre de la unidad donde está adscrito. 7 Motivo del Gasto: Describa claramente y completo, el motivo por el cual efectuó el viaje o se efectuó el gasto. DATOS DEL VIAJE 8 Desde: Indique el día, mes y año en que inició el viaje. 9 Hasta: Indique el día, mes y año en que finalizó el viaje. 10 Nº Días: Registre los días que duró el viaje. 11 Acompañado por: Escriba el nombre del acompañante que estuvo en la misión y generó los gastos de la relación. Monto por kilometraje: indica la cantidad de Unidades Tributarias y bolívares por el kilometraje recorrido. 12 Moneda: Seleccione el tipo de moneda que utilizó durante el viaje. 13 Fecha: Indique los días, mes y año de los gastos a relacionar. 14 Desayuno: Indique el gasto de desayuno diario, con el IVA incluido. 15 Almuerzo: Indique el gasto de almuerzo diario, con el IVA incluido. 16 Cena: Indique el gasto por día de la cena, con el IVA incluido. 17 Hospedaje: Indique el gasto de alojamiento diario. 18 Telefonía: Indique los gastos producidos por concepto de teléfono, telex y/o fax. 19 Impuestos de Salida: Registre los gastos efectuados por concepto de impuestos aeroportuario o de salida. 20 Pasaje Aéreo: Indique los gastos por concepto de pasajes aéreos. 21 Gastos de Representación: Indique los gastos por concepto de representación. (Este soporte debe tener la descripción de la(s) persona(s) que acompaño (aron) al
13 P /15 13/17 empleado y una breve descripción del objetivo y los resultados de ésta invitación, en los campos de número siete (07) y once (11) de la relación de gastos). 22 Propinas: Escriba los gastos que se otorgaron por concepto de propinas. No debe exceder del 10 %. 23 Ayuda de Ciudad: Registre el monto otorgado por concepto de ayuda de ciudad. 24 Gastos de Transporte Terrestre (Taxi): Indique los gastos originados por utilización de taxi. 25 Gasolina, Peaje, Estacionamiento, Autobús: Coloque el monto de cualquiera de estos gastos o la suman de los mismos ocasionados durante el viaje. 26 Gastos de Atención al Personal: Coloque el monto del gasto en el cual incurrió la persona, relacionado a atención al personal para reuniones, entre otros. 27 Mantenimiento de Vehículo: Indique el monto de los gastos causados por mantenimiento de vehículo, los cuales deben ser generados durante el viaje. 28 Otros Gastos: Indique el monto de todos los gastos diarios efectuados, que no estén contemplados en esta relación y especifique en el campo de observaciones. RELACIÓN DE KILOMETRAJE 29 Fecha: Indique la fecha en la que realizó el viaje. 30 Ciudad de Origen: Seleccione en el formulario electrónico la Ciudad desde donde partió el viaje. 31 Ciudad de Destino: Seleccione en el formulario electrónico la Ciudad a donde realizó el viaje. 32 Kilómetros: Al llenar el formulario electrónicamente, en esta celda se mostrarán de manera automática los kilómetros recorridos entre la Ciudad de Origen y la Ciudad de Destino, con base en la tabla de kilometraje anexa en este documento. 33 Tipo de Viaje: Seleccione el tipo de viaje que esta relacionando, si es solo de ida, solo vuelta o Ida y Vuelta. 34 Total por Km.: En esta celda se mostrará de manera automática el total de los kilómetros recorridos en el viaje. DATOS DE LA RELACIÓN DE GASTOS 35 Total de los Gastos según esta Relación: Escriba en números el monto total de los gastos que han sido relacionados Monto en Monedas Extranjeras: Colocar en número la cantidad total del monto en moneda extranjera Monto en Bolívares: Colocar en números la cantidad total del monto en bolívares. 36 Menos (-) Solicitud de Anticipo de Gastos de Viaje N : En el caso de tener solicitud de anticipo de gastos de viajes debe ser colocada la cantidad, para que sea restada del total de la relación de los gastos. 37 Saldo a Favor de: Se marcará automáticamente una equis (x) en la casilla correspondiente, si el cálculo arroja el saldo es a favor de la compañía o del empleado, e igualmente registra automático el monto que resultó a favor del empleado o de la empresa. 38 Con Cargo a: Si el saldo es a favor de la empresa, registre la cuenta donde se abonará el saldo respectivo. 39 Observaciones: Indique la información necesaria que justifique y aclare los gastos incurridos en esta relación y cualquier otra información que considere relevante respecto a la relación de gastos. 40 Firma del Empleado: Coloque la Firma del empleado que genera el gasto.
14 P /15 14/17 41 Supervisor Inmediato (Nombre, Apellido) Coloque el nombre, apellido y la Firma del Supervisor Inmediato que aprueba la relación. 42 Gerente de Área u Oficina (Nombre, Apellido y Firma): Coloque el nombre, apellido y la firma del Gerente de Área / Regional u Oficina que autoriza la relación.
15 8. ANEXOS P /15 15/ TABLA DE ASIGNACIÓN DIARIA DE GASTOS DE ALIMENTACIÓN Viajes Nacionales divididos de la siguiente forma: UT: Unidad Tributaria DESAYUNO ALMUERZO CENA 5,65 UT 13,00 UT 13,00 UT Viajes Internacionales, ochenta dólares (80,00 $) diarios, divididos de la siguiente forma: DESAYUNO ALMUERZO CENA 10,00 40,00 30,00 Nota: 1. Los gastos por concepto de propinas no deben exceder del 10% de lo consumido. 2. Los montos máximos por gastos de alimentación, se harán efectivos el siguiente día después de la publicación de su correspondiente actualización.
16 8.2 TABLA CON LAS DISTANCIAS EN KILOMETROS P /15 16/17 Acarigua Acarigua Barcelona 628 Barcelona Barinas Barinas Barquisimeto Barquisimeto Caracas Caracas Carúpano Carúpano Ciudad Bolivar Ciudad Bolivar Cd Guayana Cd Guayana Coro Coro Cúmana Cúmana El Tigre El Tigre Guanare Guanare La Guaira La Guaira Maracaibo Maracaibo Maracay Maracay Maturin Maturin Mérida Mérida Pto. Cabello Pto. Cabello San Antonio S Antonio San Carlos San Carlos San Cristobal San Cristobal San Felipe San Felipe SJ Morros SJ Morros Trujillo Trujillo Tucupita Tucupita Valencia Valencia V.Pascua V.Pascua S Fernando S Fernando Otras Rutas Frecuentes Caracas - Guarenas/Guatire 60 La Guaira - Catia La Mar 10 Valencia - Guarenas/ Guatire 188 Maracay - Cagua / Turmero 17 Caracas - Catia La Mar 26 La Guaira - Guarenas/ Guatire 99 Valecia - Catia La Mar 185 Puerto Cabello - Tinaquillo 154 Caracas - Cagua / Turmero 134 La Guaira - Cagua / Turmero 170 Valencia - Cagua / Turmero 66 Barquisimeto - Quibor 35 Valencia - Tinaquillo 94 Barquisimeto - La Miel 45 Nota: En el caso de no encontrarse en esta Tabla el lugar o ciudad a donde realizó el viaje, considere el total en kilómetros del lugar más cercano a éste.
17 8.3 TABLA DE REGISTROS P /15 17/17 A continuación se detalla el control de los registros que se generan del Procedimiento para la Asignación y Relación de Gastos (P /15). Título del Registro y Objetivo Estimación de Anticipo de Gastos de Viaje (F ) Presentar el estimado de los gastos de viaje por el personal de la empresa. Solicitud de Anticipo de Gastos de Viaje (F ) Solicitar anticipos de gastos de viaje por el personal de la empresa. Relación de Gastos (F ) Relacionar y aprobar todos los gastos, efectuados por el personal de la empresa, durante viajes, traslados u otros conceptos aprobados según las normas respectivas que le apliquen. Forma de Presentación Media hoja carta con la identificación de la empresa (se anexo instructivo y formulario) Media hoja carta con la identificación de la empresa (se anexo instructivo y formulario) Hoja tamaño carta con la identificación de la empresa (se anexa formulario e instructivo) Contenido Básico Fecha Desde Hasta Nombre y apellido del empleado N Cédula Cargo Unidad Destino Cantidad de Personas Bs Diarios Cantidad de Días Total Bs: Firma del trabajador Fecha Nombre Del Empleado Unidad Solicitante Itinerario Nº De Días Fecha De Salida Fecha De Regreso Total De Anticipo Motivo Del Viaje Acompañado Por Elaborado Por Autorizado Por Recibí Conforme (Firma Del Empleado) Fecha Relación De Gastos: De Viaje / Otros Conceptos Datos del Empleado Datos del Viaje Relación de Kilometraje Datos de la Relación de Gastos Ubicación del Registro Gerencia de Tesorería y Cobranzas: Área de Caja: Original Gerencia de Tesorería y Cobranzas: Área de Caja: Original Tiempo de Archivo en Oficina Permanente 7 años luego se destruye Permanente 7 años luego se destruye Permanente 7 años, luego se destruye Forma de Elaboración Excel Manuscrito o Electrónico Word Manuscrito o Electrónico Excel Manuscrito o electrónico
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