II. Políticas Generales. Particulares

Transcripción

1 II. Políticas Generales 1. Es responsabilidad directa de los titulares de las entidades académicas y dependencias, la veracidad y/o autenticidad de los datos que se incluyan en la documentación comprobatoria de las erogaciones que realicen con cargo a las partidas autorizadas en el presupuesto y que ésta reúna los requisitos fiscales y de forma, establecidos en el presente apartado. 2. En caso de que se presente documentación que no reúna los requisitos establecidos, en el presente Manual de Procedimientos Administrativos, se devolverán los documentos improcedentes. 3. Respecto a los CFDIS, los archivos con formato XML deben cargarse en el SIIU en la forma FWARCFD y para la documentación comprobatoria de gastos de transporte local y en el extranjero, estos se deben cargar en formato.pdf 4. El trámite de la reposición debe traer adjunto el reporte de desglose de productos de las facturas electrónicas. 5. La solicitud de pago directo deberá apegarse a los lineamientos vigentes establecidos por la Secretaría de Administración y Finanzas y a las disposiciones generales del Manual de Procedimientos Administrativos. Particulares 6. Los CFDIS mayores a $2, y hasta $ 5, incluyendo el IVA por partida, se deberán tramitar como pago directo ante la Dirección de Egresos o Vice-Rectoría. El cheque o transferencia se realizará a nombre del proveedor. 7. Los CFDIS mayores a $5, y hasta $40, incluyendo el IVA por partida, se deberán tramitar ante la Dirección de Egresos o Vice-Rectoría, dentro del cual la entidad académica o dependencia previamente debe recabar tres cotizaciones de proveedores, elaborar cuadro comparativo para seleccionar el que mejores condiciones ofrezca y anexar esta documentación al trámite. El cheque o transferencia se realizará nombre del proveedor. Cuando por la naturaleza del bien, no sea posible recabar las tres cotizaciones, la adquisición se realizará con una sola cotización y se anexará al trámite un oficio en el que se justifique la compra, firmado por el titular de la entidad académica o dependencia. 8. Los CFDIS de un mismo proveedor cuya suma sea mayor a $ 5, y afecte la misma partida, fondo, dependencia y programa deben apegarse a lo mencionado en la política anterior. 9. Tratándose de la partida 7157 (Mantenimiento de Inmueble menor tramitado por la dependencia con Autorización de la DPCyM) se podrá tramitar por un importe equivalente a partir de 600 y hasta 2140 salarios mínimos vigentes.

2 10. Es requisito indispensable que el proveedor informe la cuenta bancaria a la que se le hará la transferencia. 11. Tratándose de cuotas sindicales, de asociaciones, instituciones, etc., deben anexar el Estado de Cuenta firmado por la Dirección de Nóminas y estar debidamente certificado por la Dirección de Contabilidad, anexando además el recibo del Sindicato, Asociación o Institución que realiza el trámite. 12. Tratándose de impuestos, únicamente se recibe el original de la Afectación Presupuestal/Orden de Pago firmada por los funcionarios responsables de realizar el entero. La documentación soporte es responsabilidad de las entidades académicas y dependencias tramitadoras. 13. Tratándose de Becas Brigadas Universitarias, deben anexar a la Afectación Presupuestal/Orden de Pago la relación de becarios en original firmada por el beneficiario de la beca. 14. Las entidades académicas y dependencias podrán ejercer hasta $ 40, anuales, incluyendo IVA en cada una de las partidas destinadas a la compra de materiales e insumos, así como para la realización de trabajos de mantenimiento de mobiliario y equipo e impresiones, siempre que tengan disponibilidad presupuestal correspondiente. En caso de mantenimiento menor de inmuebles el importe máximo a ejercer será de lo equivalente a 600 salarios mínimos vigentes. 15. Para el trámite de pago en moneda extranjera se deberá presentar el formato Solicitud de Pago a Proveedores en Moneda Extranjera debidamente requisitado. Políticas sobre Requisitos Fiscales y de Forma Fiscales 1. Los documentos que se entreguen como comprobación deberán estar expedidos con el RFC: UVE450101FM9 (Art.29-A Frac. IV del Código Fiscal de la Federación). 2. Los comprobantes fiscales digitales deberán especificar claramente los bienes adquiridos o servicios contratados. (Art.29-A Frac. V del Código Fiscal de la Federación) 3. La documentación para pago tendrá una vigencia máxima de 60 días naturales posteriores a la fecha de emisión del comprobante. (Art. 29-A Fracc. V del Código Fiscal de la Federación). 4. Que la fecha de expedición de los comprobantes fiscales digitales corresponda al ejercicio fiscal vigente. Forma 5. Para las representaciones impresas de los CFDI s en papel térmico se deberá presentar copia fotostática de los mismos. 6. Los formatos en los que se realizan los trámites, se deben presentar debidamente requisitados, sin tachaduras ni enmendaduras.

3 Políticas complementarias para pago directo Difusión por medios no impresos de mensajes sobre programas y actividades universitarias. 7. Para el trámite de pago se requerirá el visto bueno de la Dirección de Comunicación Universitaria y en las demás regiones deberá ser autorizado por la Secretaría de Administración y Finanzas Regional que le corresponda 7117 Impuestos y Derechos 8. Para su pago deberá presentar CFDI S que reúnan los requisitos fiscales descritos en este documento. Para títulos y hologramas se deberá anexar fotocopia de las fichas de depósito a favor de la Secretaría de Educación Pública, con firma y sello de la dependencia que realiza el trámite Impresión de formatos 9. Para la afectación de esta cuenta, se deberá anexar una muestra representativa de la impresión, de acuerdo a los conceptos descritos en el Plan de Cuentas 2016 ID: ARF-GE-PP Difusión por medios impresos de mensajes sobre programas y actividades universitarias. 10. Para el trámite de pago se requerirá en la región Xalapa el visto bueno de la Dirección de Comunicación Universitaria y en las demás regiones deberá ser autorizado por la Secretaría de Administración y Finanzas Regional que le corresponda Prácticas de Campo 11. Cuando se afecte esta partida, se deberá presentar relación de los alumnos que participaron indicando número de matrícula, nombre, firma y cuota asignada por alumno con el visto bueno del docente responsable y del director de la entidad académica anexando copia de credencial de estudiante para cotejo de firma. También deberán presentar documento en el que se describa periodo de realización de la práctica, objetivo, lugar en el que se llevó a cabo y resultados obtenidos, éste deberá contar con el membrete y sello de la institución, firmarse por el profesor responsable y el responsable del proyecto.

4 7135 Asistencia de Estudiantes a Congresos, Convenciones, Seminarios, Simposios y otros Eventos Académicos 12. Cuando se afecte la partida, presentar relación de los alumnos que asistieron, incluyendo: número de matrícula, nombre, firma y monto asignado por alumno, nombre y firma del maestro responsable y el visto bueno del Director de la Entidad Académica, anexando copia de la credencial del estudiante para cotejo de firma y comprobantes de inscripción o constancia de asistencia al evento, así como comprobantes fiscales de acuerdo al gasto Mantenimiento de inmueble menor realizado por entidades académicas y dependencias con autorización de la DPCyM. 13. Para su trámite se requiere el visto bueno de la Dirección de Proyectos, Construcciones y Mantenimiento. 14. Para su trámite deberá cumplirse con los requisitos establecidos en las Políticas internas, bases y lineamientos para contratos de mantenimiento menor emitidas por la Dirección de Proyectos, Construcciones y Mantenimiento. En fondos propios podrán realizarse hasta por el monto de la disponibilidad presupuestal y financiera, y para el Fondo Estatal Ordinario se presupuestará una vez al año siempre y cuando se cuente con disponibilidad presupuestal Reparación y Mantenimiento 15. Las entidades académicas y dependencias podrán contratar servicios de reparación y mantenimiento de mobiliario y equipo, de acuerdo a los conceptos descritos en el Plan de Cuentas 2016 ID: ARF-GE-PP-, siempre y cuando: Se realice a bienes propiedad de la Universidad Veracruzana, para lo cual deben indicar el número de inventario. Para la reparación y el mantenimiento de equipo de transporte para la región Xalapa se requiere del visto bueno del Departamento de Servicios Generales y en las regiones, de la Secretaria de Administración y Finanzas regional que le corresponda. No esté en período de garantía Viáticos a terceros 16. El pago de los viáticos a terceros es responsabilidad del titular de la entidad académica o dependencia que haya efectuado el trámite debiendo mencionar el motivo de la visita y en su caso invitación o soporte del evento.

5 7171 Servicios legales de contabilidad, auditoría y relacionados 17. Para la contratación de servicios legales, de contabilidad, auditoría y relacionados se requerirá la celebración de contratos, pudiendo exceptuarse aquellas contrataciones hasta por un importe de $ 40, incluyendo IVA y excluyendo la retención. 18. En el contrato se deben señalar los datos generales, las obligaciones y compromisos de las partes contratantes. Este contrato debe ser firmado por el prestador del servicio o su representante legal y por parte de la UV el abogado general Servicios profesionales, científicos y técnicos integrales. 19. Para la contratación de servicios legales, de contabilidad, auditoría y relacionados se requerirá la celebración de contratos pudiendo exceptuarse aquellas contrataciones hasta por un importe de $ 40, incluyendo IVA y excluyendo la retención. 20. En el contrato se deben señalar los datos generales, las obligaciones y compromisos de las partes contratantes. Este contrato debe ser firmado por el prestador del servicio o su representante legal y por parte de la UV el abogado general Materiales y útiles de enseñanza 21. Para la afectación de esta partida con productos que pudieran catalogarse en otras pero que por su uso y objetivo se consideren como material didáctico o insumo para la enseñanza, se deberá justificar el objeto del gasto Productos alimenticios para personas 22. Tratándose de gastos de alimentos del personal cuando prolongue su jornada de labores se requiere justificar el motivo del gasto Refacciones y accesorios menores de equipo de transporte 23. Para la afectación de esta partida se requiere del visto bueno en la región Xalapa del Departamento de Servicios Generales y en el resto de las regiones de la Secretaria de Administración y Finanzas regional que le corresponda Material Impreso e Información Digital 24. Para el caso de suscripciones se requiere el visto bueno de la Dirección de Comunicación Universitaria.

6 7473 Arrendamiento de equipo de transporte autobuses 25. Se requiere del visto bueno en la región Xalapa del Departamento de Servicios Generales y en el resto de las regiones, de la Secretaria de Administración y Finanzas regional que le corresponda Arrendamiento de equipo de transporte vehículos 26. Solo se podrá afectar en caso de no contar con vehículo disponible y no sea posible viajar en líneas de autotransporte, su trámite estará sujeto a la autorización de la Dirección General de Recursos Financieros [INICIO]