MANUAL DE USUARIO DE GEOPROYECTOS ENTIDAD VERSIÓN: 1.0

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO DE GEOPROYECTOS ENTIDAD VERSIÓN: 1.0 FECHA: 4 de Abril de

2 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN. 3 OBJETIVO DE LA PLATAFORMA DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ESTRUCTURA DE INTERFAZ DE USUARIO Ingreso a la plataforma Contáctenos Recuperación de contraseña Acceso de usuarios CARGA DE DOCUMENTOS

3 INTRODUCCIÓN GeoProyectos es una plataforma web la cual permite la gestión de proyectos a lo largo del ciclo de vida de estos, desde su registro hasta su cierre, permitiendo a los usuarios relacionados registrar evidencias en cada una de las etapas por las que atraviesan. GeoProyectos puede ser accedida a través de cualquier navegador (Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Opera), en dispositivos móviles o de escritorio, con una conexión a internet. El enlace de acceso es GeoProyectos cuenta con una interfaz gráfica acorde al manual de imagen del SENA, que en este caso es la entidad operadora. Este documento pretende brindar una guía práctica al usuario de perfil Operador Regional para el uso de GeoProyectos, permitiéndole ubicarse dentro de ella y llevar a cabo sus labores como actor del sistema. 3

4 OBJETIVO DE LA PLATAFORMA GeoProyectos tiene como objetivo proporcionar una herramienta para la recopilación y evaluación de los datos concernientes a la formulación y ejecución de proyectos, permitiendo consolidar en un solo lugar la información acerca de beneficiarios, dinero adjudicado, sectores y actividades económicos, por dar algunos ejemplos. Durante el ciclo de vida de cada proyecto se involucran distintos actores, los cuales permiten, a través de su retroalimentación, registrar el estado del proyecto. Entre estos actores están: 1. Administrador de la plataforma: Provee la alimentación inicial del sistema o configuración del mismo, la cual permite armar la base de conceptos de GeoProyectos. 2. Operador regional: Tiene asignada una región del país (definida por el administrador de GeoProyectos), por tanto tiene la posibilidad de hacer seguimiento a la información concerniente a entidades y proyectos registrados dentro de su alcance. Además de esto definir el personal de apoyo para los proyectos y las fichas que permitan la evaluación de los proyectos registrados. 3. Evaluador: Encargado de la evaluación de cada proyecto asignado a él,lo cual permitirá conocer los proyectos que pasan a ser Adjudicados. 4. Interventor: Responsable de registrar el avance de los proyectos en términos de entregables y cronograma. 4

5 5. Formulador: Responsable del registro de proyectos para las entidades para las que fue escogido. 6. Entidad: Responsable del registro (carga) de evidencias de la ejecución de cada proyecto adjudicado que se le conceda. Existen otros actores en la plataforma que no tienen acceso a ella: Líder temático, Grupo de Investigación y PMP. Estos actores participan como personal de apoyo a los proyectos pero no interactúan directamente con la plataforma. GeoProyectos cuenta con herramientas que permiten retroalimentación a cada proyecto, proporcionando, a cada actor del sistema, la posibilidad de alimentar el registro de evidencias durante todo el ciclo de vida del proyecto, desde su registro en GeoProyectos hasta su cierre. Cada herramienta de GeoProyectos está delimitada por el papel que cumple cada actor dentro del proceso que involucra cada proyecto. 5

6 1. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ESTRUCTURA DE INTERFAZ DE USUARIO 1.1 Ingreso a la plataforma El usuario podrá acceder a la plataforma GeoProyectos ingresando desde su navegador a la dirección geoproyectos.com.co, tal como se muestra a continuación: Figura 1. Enlace acceso a GeoProyectos. Al ingresar a la se visualizará una interfaz en la que puede ingresar a GeoProyectos usando sus datos de acceso (usuario y contraseña). En este espacio también están dispuestos dos enlaces: Registrar entidad (Registro público de entidades) y Contáctenos. Figura 2. Página principal de GeoProyectos 6

7 1.2 Contáctenos Contáctenos es un enlace dispuesto para el soporte de GeoProyectos, tanto para el soporte técnico (reporte de fallas, errores, faltas) como para informarle el contacto de todos los operadores regionales donde se podrán solucionar dudas acerca de convocatorias. Figura 3. Página principal de GeoProyectos. Enlace Contáctenos. Una vez dé clic en el botón Contáctenos se mostrará la información de contacto para que el usuario pueda resolver sus dudas e inquietudes. 7

8 Figura 4. Interfaz de contacto de GeoProyectos En el caso de necesitar soporte técnico, GeoProyectos cuenta con una plataforma propia de recepción de solicitudes donde podrá presentar inquietudes y reportar fallas respecto al comportamiento. Para acceder a la plataforma Zendesk deberá dar clic sobre el enlace, tal como se muestra a continuación: Figura 5. Enlace de soporte técnico de GeoProyectos Una vez dé clic en el enlace se mostrará una ventana con opción de enviar una nueva solicitud, iniciar sesión,buscar, anuncios y ver las preguntas frecuentes. 8

9 Figura 6. Página principal de Zendesk Si el usuario desea enviar una solicitud de soporte técnico deberá dar clic en la opción Enviar una solicitud que se encuentra en la parte superior derecha de la interfaz, tal como se indica a continuación: Figura 7. Página principal de Zendesk. Opción Enviar una solicitud señalada. Una vez dé clic en Enviar una solicitud se mostrará un formulario el cual el usuario deberá diligenciar. 9

10 Figura 8. Formulario de registro de solicitud de soporte técnico. Al diligenciar el formulario el usuario podrá enviar la solicitud de soporte dando clic sobre el botón enviar del formulario. 10

11 Figura 9. Formulario diligenciado de registro de solicitud de soporte técnico. Al dar clic en el botón Enviar su solicitud será enviada y GeoProyectos se lo notificará. Figura 10. Mensaje de solicitud enviada exitosamente. Importante: En el caso de que esté reportando fallas o faltas en GeoProyectos, apoye su solicitud con imágenes, serán muy útiles para identificar oportunamente el problema. 11

12 Para regresar a la página principal de GeoProyectos basta con dar clic en el botón Regresar. Figura 11. Página de contacto de GeoProyectos. Opción Regresar señalada. Para acceder a la GeoProyectos necesitará tener presentes datos de acceso y contraseña, las cuales fueron escogidos por usted en el momento del registro de su entidad. En el caso de no recordarlos, podrá hacer uso de la opción de recuperación de contraseña. 12

13 1.3 Recuperación de contraseña Figura 12. Mensaje de solicitud enviada exitosamente. Opción Recuperar contraseña señalada. La opción de recuperación de contraseña abre una nueva interfaz, la cual le solicitará un correo electrónico con el que está registrado en GeoProyectos, esto para que GeoProyectos le envíe las instrucciones de recuperación. Figura 13. Mensaje de solicitud enviada exitosamente. Opción Recuperar contraseña señalada. 13

14 1.4 Acceso de usuarios Figura 14. Página principal de GeoProyectos. Opción Acceder señalada Usted podrá acceder a GeoProyectos ingresando su nombre de usuario y la contraseña. Una vez los ingrese en los campos correspondientes podrá dar clic a Acceder. Una vez inicie sesión en GeoProyectos, podrá observar un espacio donde están las opciones de Salir y Actualizar datos, ubicados en la parte superior derecha. De manera horizontal, además, podrá observar en un menú las funcionalidades a las que tiene acceso como usuario de perfil Entidad. Figura 15. Página de inicio de usuario de GeoProyectos. Usuario Entidad El menú se presenta de forma desplegable. 14

15 Figura 16. Página de inicio de usuario de GeoProyectos. Usuario Entidad 2. CARGA DE DOCUMENTOS. Las funcionalidades en GeoProyectos se encuentran limitadas a los roles o perfiles definidos en ella. En este caso las funcionales a las que usted podrá acceder estarán guiadas por el perfil que posee, en este caso Entidad. El primer grupo de funcionalidades se encuentra en el sub-menú Entidades. Figura 17. Menú de usuario Entidad. Sub-menú Entidades. En este sub-menú podrá encontrar el enlace donde podrá cargar los documentos de su empresa solicitados para la participación en la convocatoria. En enlace es Ingresar documentos. 15

16 Figura 18. Menú de usuario Entidad. Sub-menú Entidades. Opción Ingresar documentos señalada. Una vez de clic en este enlace GeoProyectos abrirá un formulario simple donde podrá cargar uno a uno los documentos solicitados en el pliego. Cada documento debe ser de tipo PDF y no debe exceder los 20 M (Megabytes) de tamaño. Si le es posible revise en su equipo las propiedades de este antes de cargarlo en GeoProyectos. Figura 19. Formulario de registro de documentos de entidad. El primer campo está dispuesto para la carga del archivo, tal como se dijo anteriormente, este restringe los archivos de tipos no permitidos y fuera del tamaño permitido. El segundo campo, Descripción, está dispuesto para que describa que documento acaba de cargar, por ejemplo: Cédula de ciudadanía, Registro en cámara de comercio. Ambos campos son requeridos, es decir, son de ingreso obligatorio. 16

17 Figura 20. Formulario de registro de documentos de entidad con campos requeridos señalados. Luego de ingresar los datos podrá dar clic en el botón Guardar. Figura 21. Formulario de registro de documentos de entidad. Datos ingresados y botón Guardar señalado. Una vez guarde el documento, GeoProyectos generará un correo electrónico a la dirección registrada informando que documento se cargó, a qué hora y que tamaño tenía, además de esto mostrará el siguiente mensaje: Figura 22. Mensaje de guardado exitoso. Usted podrá verificar sus documentos cargados en el reporte de datos dispuesto en la parte de abajo del mismo formulario. 17

18 Figura 23. Reporte con documentos registrados de la entidad Como puede observar se cuenta allí con dos opciones: Ver archivo y Borrar. La opción Ver archivo descarga el documento que fue cargado, lo que quiere decir que ya se encuentra en GeoProyectos. La opción Borrar elimina el archivo cargado previamente, esta opción estará activa hasta el día en que finaliza la recepción de documentos. GeoProyectos no cuenta con una opción de edición, esto significa que si necesita reemplazar un archivo, debe entonces eliminar el existente y registrarlo de nuevo. 18