Informe Plan de Acción

Transcripción

1 Informe Plan de Acción

2 Dirección Técnica de Planeación Informe Seguimiento al Plan de Acción con corte marzo 30 de 2012 Bogotá D. C., Colombia Mayo, 2012

3 CONTENIDO Pág. PRESENTACIÓN... 4 I. RESULTADOS PLAN DE ACCION PROGRAMACIÓN PLAN DE ACCIÓN VIGENCIA Formulación de Actividades e Indicadores por Proceso... 6 Modificaciones al Plan de Acción Distribución de actividades e indicadores por objetivo Distribución por proceso y tipo de indicador RESULTADOS A 31 DE MARZO DE Resultados por proceso Resultados por objetivo... 9 Resultados por tipo de indicador CONCLUSIONES... 10

4 PRESENTACIÓN La entidad ha certificado sus procesos misionales bajo las normas de calidad ISO y la NTCGP 1000:2009, ha adquirido sistemas de información para que los sujetos de control rindan cuenta electrónicamente a través de medios de conectividad (SIVICOF), de tal forma que posibiliten el ejercicio del control fiscal de manera efectiva, y ha establecido un sistema de medición de la gestión y los resultados que muestren a la ciudadanía los logros obtenidos por la institución. En general, las acciones adelantadas durante el primer trimestre de la vigencia 2012, en cumplimiento del Plan de Acción que se heredó de la anterior administración, persiguieron esencialmente responder a los retos del Distrito Capital, orientando su quehacer misional hacia los clientes: ciudadanía y Concejo. Gestión Misional Proceso Prestación de Servicio Micro-PPMicro El desarrollo del PPMicro se fundamenta en lo programado en el Plan de Auditoria Distrital PAD, que para el año 2012, según la Versión 2.0 vigente para el 31 de marzo, programó la ejecución de 169 auditorías en tres ciclos, 88 modalidad regular conducente a emitir un pronunciamiento integral sobre la gestión y que incluyen las 10 auditorías sobre las ESP Mixta, 45 modalidad especial, 8 modalidad transversal, 28 modalidad abreviada; las mismas se desarrollarían en 103 de los 106 sujetos de control competencia de la contraloría, alcanzando por tanto una cobertura del 97,17% de sujetos. Como resultado de las 78 auditorías del Ciclo I, según reporte efectuado por las direcciones sectoriales y el GAF a través de la Matriz de Seguimiento al PAD, se han determinado 10 hallazgos administrativos con las siguientes incidencias: disciplinarios 10 y fiscales 4 por valor de $ (GAF: 3 x $ y SALUD: 1 x $ ) De otra parte, las direcciones sectoriales de Salud, Ambiente, Movilidad y Educación y el GAF comunicaron 5 advertencias fiscales sobre posibles actos, hechos, operaciones o decisiones que generen riesgo de pérdida de los recursos públicos y vulneración de los principios y normas que regulan la gestión fiscal de los sujetos de control. El PAD 2012 comprende tres ciclos con una duración promedio de cuatro meses cada uno, con el fin de materializar la Estrategia 1.3. del Plan y Compromiso Estratégico CREDIBILIDAD Y CONFIANZA EN EL CONTROL que establecía: Practicar permanentemente un ejercicio de control fiscal dinámico y efectivo y adecuar el Sistema 4

5 de Gestión de Calidad para tal fin, teniendo en cuenta que la Contraloría de Bogotá dispone de medios de conectividad como el Sistema de Vigilancia y Control Fiscal- SIVICOF que facilita la disposición de la información de la cuenta, como insumo fundamental para la auditoría. 5

6 I. RESULTADOS PLAN DE ACCIÓN 2012 El plan de acción para la vigencia 2012, incorpora aquellas actividades que desarrolló cada proceso durante la vigencia, las cuales permitieron contribuir al cumplimiento de los objetivos y estrategias establecidos en el Plan y Compromiso Estratégico Su formulación y elaboración por parte de la anterior administración de la CB, partió de los resultados del Plan de Actividades de la vigencia 2011 y la aplicación del procedimiento establecido para tal fin, así mismo se tuvieron en cuenta los lineamientos suministrados por la Auditoria General de la República-AGR como mecanismo de medición de las contralorías. En esta tarea, los equipos de análisis de cada proceso, mediante una participación conjunta, definieron las actividades a ejecutar durante la vigencia en mención, y formularon los indicadores que permiten su respectiva medición, apoyándose para su formulación en los lineamientos de la alta dirección, en las acciones correctivas, preventivas y de mejora que se desprenden de las auditorias internas y externas de calidad, de las observaciones de los entes de control y de la propia auto evaluación. El seguimiento del Plan de Acción que se detalla en este informe, se realiza específicamente sobre los 61 indicadores presentados por cada uno de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad. PROGRAMACIÓN PLAN DE ACCIÓN VIGENCIA 2012 Formulación de Actividades e Indicadores por Proceso. - El plan de Acción formulado para la vigencia 2012 incorpora 125 actividades las cuales se encuentran medidas a través de 61 indicadores. - Casi el 48% de los indicadores se concentran en 3 procesos: Gestión Humana, Enlace con Clientes y Recursos Físicos y Financieros, cada una con un 16.39, y 14.75%, respectivamente. - Los indicadores se distribuyen en 2 objetivos: Objetivo 1 (89%) y Objetivo 2 (11%). Objetivo 1: Fortalecer el control fiscal en tiempo real con base en las TIC, el conocimiento de los riesgos percibidos por la Contraloría sobre los sujetos de control y el conocimiento de la normatividad vigente. Objetivo 2: Fortalecer la imagen institucional con base en resultados. 6

7 Modificaciones al Plan de Acción. Credibilidad y confianza en el control De las actividades e indicadores formulados inicialmente en el Plan de Acción para la vigencia 2012, a 31 de marzo de 2012 se han efectuado ajustes para alcanzar 61 indicadores con 125 actividades. Lo anterior, en la medida que el seguimiento se solicitó y efectuó en Hoja Excel y no en el Aplicativo Balanced ScoreCard, dado que se está a la espera de la formulación formal del Plan Estratégico de la actual administración Por un control fiscal efectivo y transparente. Distribución de actividades e indicadores por objetivo. De acuerdo con los objetivos plasmados en el Plan Estratégico, se reflejan la cantidad de actividades e indicadores formulados para la vigencia 2012 que contribuyen al cumplimiento de cada uno de estos objetivos. La participación de indicadores por cada objetivo del Plan Estratégico fue la siguiente: Proceso SGC Objetivo 1 Objetivo 2 Total ENLACE CON CLIENTES EVALUACION Y CONTROL 3 3 GESTION DE RECURSOS FISICOS Y FINANCIEROS 9 9 GESTION HUMANA ORIENTACION INSTITUCIONAL PRESTACION DE SERVICIO MACRO PRESTACION DE SERVICIO MICRO PRESTACION DE SERVICIO RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCION COACTIVA 8 8 Total general Distribución por proceso y tipo de indicador. De otra parte, los 61 indicadores formulados permiten determinar el nivel de eficacia (logro) y efectividad (impacto) en la gestión desarrollada durante un periodo de tiempo determinado. 7

8 La distribución por tipo de indicador determinada en cada proceso se especifica en el cuadro siguiente: Proceso SGC Efectividad Eficacia Total general ENLACE CON CLIENTES EVALUACION Y CONTROL GESTION DE RECURSOS FISICOS Y FINANCIEROS GESTION HUMANA ORIENTACION INSTITUCIONAL PRESTACION DE SERVICIO MACRO PRESTACION DE SERVICIO MICRO PRESTACION DE SERVICIO RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCION COACTIVA Total general Cerca del 69% de los indicadores miden la eficacia y se concentran en el PPMicro (59%), mientras que del 31% de los indicadores que miden efectividad y se concentran en el PPMicro (54%). RESULTADOS A 31 DE MARZO DE 2012 Resultados por proceso. A 31 Marzo de 2012, los 61 indicadores presentan el siguiente estado: 23.26% satisfactorio, 29.46% mínimo, 2.33% aceptable y No Aplica un 44.96%, esta última calificación dada la periodicidad de reporte del indicador. Se establece que presentan la siguiente distribución por procesos: Proceso SGC MINIMO ACEPTABL E SATISFAC TORIO NO APLICA Total ENLACE CON CLIENTES EVALUACION Y CONTROL GESTION DE RECURSOS FISICOS Y

9 Proceso SGC MINIMO ACEPTABL E SATISFAC TORIO NO APLICA Total FINANCIEROS GESTION HUMANA ORIENTACION INSTITUCIONAL PRESTACION DE SERVICIO MACRO PRESTACION DE SERVICIO MICRO PRESTACION DE SERVICIO RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCION COACTIVA Total general Nota: se presentó una diferencia de 4 por los reportes del PPMicro (+5) y Gestión Humana (-1) Resultados por objetivo A Marzo 31 de 2012, para los 61 indicadores no se pudo presentar la distribución por objetivos del Plan Estratégico , por cuanto el seguimiento se solicitó y efectuó en Hoja Excel y no en el Aplicativo Balanced ScoreCard, hoja que no incluía el número de objetivo. Independiente de la circunstancia anterior, si se analiza específicamente aquellos indicadores que presentaron rango de calificación mínimo, se tiene que de los 38 indicadores que se ubican en este rango, 23 están a cargo del PPMicro, en consideración a que las Auditorías Regulares programadas en el Ciclo I se encontraban en fase de ejecución. Por el peso porcentual del PPMicro, presentamos los resultados a 31 de marzo de 2012: Dirección Sectorial No. Indicadores N/A Mínimo Aceptable Satisfactorio Movilidad Control Social y Desarrollo Local Hábitat y Servicios Públicos Salud e Integración Social Hacienda Ambiente Control Urbano

10 Gobierno Educación Totales Resultados por tipo de indicador. A Marzo 31 de 2012, para los 61 indicadores no se pudo presentar la distribución por Tipo de Indicador del Plan Estratégico , por cuanto el seguimiento se solicitó y efectuó en Hoja Excel y no en el Aplicativo Balanced ScoreCard, hoja que no incluía tampoco el tipo de indicador. CONCLUSIONES La medición mensual permite que se presenten resultados de No Aplica o Mínimos, en consideración a que existen actividades que no se han iniciado dada su programación y como en el caso de PPMicro donde las Auditorías Modalidad Regular programadas para el Ciclo I del PAD 2012, se encuentran en su Fase de Ejecución. Para el Proceso de Orientación Institucional influye el hecho que el Despacho de la Contralora Auxiliar y la Oficina Asesora Jurídica no reportaron oportunamente y en otros casos el reporte enviado no contenía análisis de cada uno de los indicadores; sin embargo, presenta un indicador con mínimo, el relacionado con la publicación en la página web de la entidad el Cronograma de Implementación del Estatuto, porque a pesar que el cronograma se encuentra publicado, el seguimiento opera a partir del segundo trimestre cuando se implemente el nuevo Plan Estratégico Dentro del rango mínimo en que se ubican los resultados de los indicadores de los otros Procesos del SGC, tenemos que: Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva: tres (3) indicadores con mínimo, donde se destaca el del porcentaje de avance de los ajustes a los procedimientos del proceso, cuya justificación se basa en que la Dirección recaudó la documentación relacionada con los procedimientos vigentes y conformó un grupo de abogados, con el fin que se proyecte la respectiva modificación en coordinación con el subdirector y directora. Gestión Humana: un indicador con mínimo, el relacionado con el rediseño del Plan de Incentivos para los funcionarios de carrera administrativa con base en la reformulación del Plan de la vigencia 2011 y aplicarlo en las fechas que la Ley determina, debido a que la actividad aún no se ha iniciado. Se estima que se desarrollará en tres fases: Revisión del Plan actual, nueva propuesta y firma de Resolución Reglamentaria que adopte el nuevo Plan de Incentivos. 10

11 Recursos Físicos y Financieros: tres (3) indicadores con mínimo, donde dos de ellos- Optimizar el uso del parque automotor y Capacitar a los auditores de las diferentes direcciones en el funcionamiento de los reportes de alertas, presentan la siguiente justificación Se envío comunicación a la Dirección para el Control Social y Desarrollo Local, donde se solicita la programación para dar inicio a la capacitación de los auditores de esta Dependencia. Inicialmente, se realizará el proceso de capacitación y socialización a la ciudadanía en esta Dirección, teniendo en cuenta sus funciones y su interacción con la ciudadanía y posteriormente se continuará con las demás Direcciones Sectoriales ; mientras que el de Actualizar los Procedimientos del Proceso articulando el actual Estatuto Anticorrupción, está en definición. Evaluación y Control: un indicador con mínimo, el de asegurar la publicación en la Intranet de la ultima versión de los Anexos 1 y 2, por cuanto hasta la fecha solo se ha publicado uno de los cuatro previstos. Hasta tanto no se formule el Plan Estratégico de la actual administración Por un control fiscal efectivo y transparente, presentamos a continuación las conclusiones presentadas por la anterior administración en el último Informe de Gestión de la vigencia 2011: Con base en la realización de los equipos de análisis por proceso para la definición del Plan Estratégico , Matrices DOFA y Plan de Acción 2012, se estableció que para la definición de las actividades e indicadores anuales se deben tener en cuenta los siguientes criterios: Las actividades serán asignadas a nivel de dependencia responsable, sin que esto signifique desconocer la estructura de procesos del Sistema de Gestión de Calidad Las actividades deben ser de carácter estratégico y no del día a día y del quehacer propio de cada dependencia, salvo aquellos casos que se consideren relevantes o que estén presentando falencias identificadas en el desarrollo de las Matrices DOFA Los indicadores deben ser formulados circunscribiendo el alcance de las mismos a la gestión que cada dependencia este en capacidad de hacer respecto a la actividad, es decir las actividades no pueden depender de terceros a la dependencia que aparezca como responsable Dado que se ha evidenciado en el desarrollo de las Matrices DOFA con todos los procesos que la actual herramienta de seguimiento Balanced Scorecard presenta algunas inconsistencias que pueden afectar los indicadores de desempeño de la entidad, se establece conjuntamente con el equipo de análisis que la Dirección de Planeación use un mecanismo de contingencia para elaborar, publicar y actualizar el Plan de Acción 2012, mientras que se realizan los respectivos ajustes a la herramienta Balanced Score Card, a los formatos y al procedimiento 1001 Procedimiento para la formulación, seguimiento y modificación del Plan de Acción Desde ya se preveen cambios en la estructura del Formato de Actividades Código vigente para formular y hacer seguimiento al Plan de Acción de la entidad, sin embargo se consideran urgentes para subsanar esta debilidad. 11