FORMATOS ANEXOS AL MANUAL DE CONTRATACIÓN

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1 FORMATOS ANEXOS AL MANUAL DE CONTRATACIÓN I. FORMATO DE ESTUDIOS PREVIOS II. SOLICITUD CERTIFICADO DE INSUFICINECIA O INEXISTENCIA DE PERSONAL DE PLANTA III. CERTIFICADO DE IDONEIDAD DEL CONTRATISTA Y DE VERIFICACIÓN DE SOPORTES DE HOJA DE VIDA IV. CRITERIOS DE EVALUACIÓN V. SOLICITUD CONTRATACION VI. ACTA DE INICIO VII. SOLICITUD MODIFICACIÓN DE CONTRATO VIII. CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO IX. ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA EN GARANTÍA DEL DEBIDO PROCESO X. INFORME DE ENTREGA DE SUPERVISIÓN DE CONTRATO XI. INFORME FINAL DE SUPERVISIÓN XII. ACTA DE LIQUIDACIÓN FINAL DE COMÚN ACUERDO DE CONTRATO Página 1 de 28

2 I. DOCUMENTO DE ESTUDIOS PREVIOS 1. IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN a. Justificación de la necesidad b. Objetivo de la Contratación Que se persigue con el Contrato? c. Histórico de consumos en la entidad, en los casos que aplique d. Análisis de conveniencia y oportunidad de la contratación e. Diseños, en caso de que el contrato a celebrar así lo requiera. Por regla general, la entidad debe contar previamente con los diseños requeridos para la construcción de obras, salvo que estime conveniente contratar tanto el diseño y la construcción. En este caso deberán tener a disposición de los oferentes, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto. 2. ANÁLISIS DE LAS ALTERNATIVAS DE SATISFACCIÓN DE LA NECESIDAD Y SELECCIÓN DE LA ALTERNATIVA MÁS FAVORABLE Análisis de las posibles formas como satisfacer la necesidad, señalando cuales son las alternativas, y cuál es la más favorable, estableciendo el porqué. 3. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, ESPECIFICACIONES E IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR (Liste y describa todos y cada uno de los bienes o servicios objeto de contratación) a. Objeto b. Alcance del Objeto c. Valor d. Rubro presupuestal e. Forma de pago. En el evento en que se requiera pactar anticipos o pagos anticipados, deben evidenciarse las razones técnicas y económicas que den lugar a ello. f. Obligaciones de las partes Página 2 de 28

3 g. Plazo de ejecución del contrato h. Supervisión Adicionalmente es conveniente incluir entre otros los siguientes aspectos: 3.1. DEFINICIONES TÉCNICAS - Especificaciones técnicas del bien, obra o servicio. Es conveniente tener en cuenta las posibilidades de actualización de bienes, su vida útil, coherencia técnica con otras herramientas adquiridas, calidades del personal técnico, etc. - Servicios conexos: aquellos que se derivan del cumplimiento del objeto (ejemplo: capacitaciones, mantenimientos, soportes, etc). a. Bien o Servicio: b. Perfil del contratista: c. Equipo de trabajo d. Fichas técnicas: (aplica para adquisición de bienes y/o servicios de condiciones técnicas uniformes y de común utilización) 1 Ítem Denominación del Bien o servicio Denominación técnica del bien o servicio Unidad de Medida Descripción General Descripción 4. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN E IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO QUE SE PRETENDE CELEBRAR Se debe determinar la modalidad de selección aplicable, dependiendo de la naturaleza, cuantía o condiciones de la contratación, asi como determinar el tipo de contrato que se va a celebrar. Cuando se requiera, se solicitará apoyo para la definición de este punto al Asesor III Jurídico de la Secretaría General. 1 Por características técnicas uniformes entiéndase aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas con independencia de su diseño o de sus características descriptivas y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos. Por común utilización entiéndase aquellos requeridos por las entidades y ofrecidos en el mercado en condiciones equivalentes para quien los solicite en términos de prestaciones mínimas y suficientes para la satisfacción de sus necesidades. Página 3 de 28

4 Justificación de selección directa Aplica para: contratos interadministrativos, compra a fabricantes, distribuidores o a representantes exclusivos de materiales, equipos, servicios o insumos a nivel nacional, contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas, proveedor exclusivo, contrataciones sujetas a listas de precios unitarios adoptadas por el Fondo Adaptación, arrendamiento y adquisición de inmuebles y prestación de servicios profesionales en consideración a las calidades de la persona natural o jurídica que se debe contratar (se deben anexar los soportes de la justificación). 5. ANÁLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ECONÓMICO ESTIMADO DEL CONTRATO Variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de posibles costos asociados al mismo. a. Medios de consulta de condiciones y precios de mercado Para la consulta de los requerimientos técnicos y económicos se utilizaron los siguientes medios: Teléfono Internet (páginas Web) Fax Personalmente Correo electrónico Comunicación escrita Catálogo Otro medio Cual? Anexos: (Relacionar el número de folios anexos que se generaron de la consulta) b. Información de la consulta (Indique los datos de la(s) persona(s) natural(es) o jurídica(s) consultada(s)) Diligenciar esta información únicamente en los casos en que el medio de consulta es teléfono y/o personalmente. Utilice las filas que requiera Persona natural o jurídica consultada Teléfono Día y Hora Valor Cotizado Observación c. Análisis comparativo de las consultas de los precios de cada uno de los bienes o servicios Bien o Servicio Valor Cotización 1 Valor Cotización 2 Valor Promedio Página 4 de 28

5 Bien o Servicio Valor Cotización 1 Valor Cotización 2 Valor Promedio Valor Total *Se relacionan todas las cotizaciones empleadas para la consulta económica, se deben adicionar cuantas columnas sean necesarias. d. Valor del bien o servicio regulado por el Estado: Norma regulatoria Bienes o servicios regulados Valor establecido por el Estado (números y letras): ($ ) e. Listas de precios unitarios adoptadas por el Fondo Adaptación f. Análisis de costos del Precio de Mercado Valor Promedio de acuerdo con las cotizaciones efectuadas, (el promedio aritmético de los valores es el siguiente) (números y letras): ($ ) Variables tenidas en cuenta para calcular el costo promedio (Plazo, fletes, costos adicionales, etc) VALOR PRESUPUESTO OFICIAL: (Este valor deberá incluir todos los costos y gastos, incluido los impuestos que se causen) 6. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MAS FAVORABLE Incluir los criterios de verificación y de ponderación, así como los factores de desempate. Para este efecto puede tenerse en cuenta el Formato N IV CRITERIOS DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN. En los casos de selección directa no hay lugar a definir la oferta más favorable. Sin embargo, debe definirse el perfil requerido. Para este efecto puede tener en cuenta el Formato N III CERTIFICADO DE IDONEIDAD DEL CONTRATISTA Y DE VERIFICACIÓN DE SOPORTES DE HOJA DE VIDA. Página 5 de 28

6 7. SOPORTE QUE PERMITA LA TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO (Relacionar todos y cada uno de los riesgos previsibles que se pueden presentar en la ejecución del contrato) Riesgo (descripción) Financieros Económicos Regulatorios Operativos Comerciales Fortuitos Cambiarios Laborales Técnicos Tecnológicos Laborales Propiedad Intelectual o Industrial Legales Responsabilidad civil Otros Tipificación Asignación Calificación Impacto/Probabilidad Cuantificación Tipificación del riesgo: Es la definición que se hace de aquellos hechos previsibles constitutivos de riesgo que se puedan presentar en la ejecución del contrato. En otras palabras consiste en señalar los hechos de la humanidad o de la naturaleza que en un futuro pueden ocasionar daño para la estructura económica del contrato. Asignación del riesgo: Una vez descrito y valorado el riesgo, se debe proceder a señalar a la parte contractual que debe afrontar, superar y financiar los efectos de la ocurrencia del riesgo. Es decir, es la distribución que se hace del riesgo y la manera en que se debe asumir el costo, por parte del contratista y la entidad contratante. Calificación del Riesgo: Es un análisis que se realiza del riesgo frente a la probabilidad de que ocurra o no y el impacto que este puede generar Cuantificación del Riesgo: La cuantificación es la valoración que se hace por la asunción misma de los riegos por las partes. Para calificar el riesgo se debe tener en cuenta la siguiente tabla: Página 6 de 28

7 IMPACTO Altisima 4% 5% 5% 5% Alto 3% 4% 4% 5% Medio 2% 2% 4% 5% Bajo 1% 2% 3% 4% Bajo Medio Alto Altisima FRECUENCIA O PROBABILIDAD DE OCURRENCIA Para cuantificar el riesgo se debe tener en cuenta la siguiente tabla: ALTISIMA ALTA MEDIA BAJA PROBABILIDAD Se espera que ocurra en la mayoria de las circunstancias Probablemente ocurra en la mayoria de las circuntancias Es posible que ocurra algunas veces Podria ocurrir algunas veces IMPACTO BAJO MEDIO ALTO ALTISIMO Pequeñas perdidas financieras Medianas pérdidas financieras Alta pérdida financiera Enorme pérdida financiera 8. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTÍAS Riesgo Buen manejo y correcta inversión del anticipo. Devolución del pago anticipado. Cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal incluyendo en ellas el pago de multas y cláusula penal pecuniaria, cuando se hayan pactado en el contrato. Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones Señale los que apliquen Justificación de los amparos a exigir (solo los que apliquen) Monto Vigencia Página 7 de 28

8 Riesgo laborales. Estabilidad y calidad de la obra. Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados Calidad del servicio Responsabilidad civil extracontractual Los demás incumplimientos de obligaciones que se consideren deben ser amparados Señale los que apliquen Justificación de los amparos a exigir (solo los que apliquen) Monto Vigencia 9. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTÍAS DESTINADAS A AMPARAR LOS PERJUICIOS DE NATURALEZA CONTRACTUAL O EXTRACONTRACTUAL, DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTO DEL OFRECIMIENTO O DEL CONTRATO SEGÚN EL CASO, ASÍ COMO LA PERTINENCIA DE LA DIVISIÓN DE AQUELLAS, DE ACUERDO CON LA REGLAMENTACIÓN SOBRE EL PARTICULAR. NOMBRE CARGO Subgerentes o Jefes o Asesores de las dependencias solicitantes Fecha de elaboración: Página 8 de 28

9 II. SOLICITUD CERTIFICADO DE INSUFICINECIA O INEXISTENCIA DE PERSONAL DE PLANTA Inexistencia de Personal en Planta o insuficiencia del personal existente Objeto del contrato: Perfil del Contratista: Obligaciones del Contratista: Nombre Solicitante: Cargo: Firma: Fecha Solicitud. dd /mm /yyy Página 9 de 28

10 III. CERTIFICADO DE IDONEIDAD DEL CONTRATISTA Y DE VERIFICACIÓN DE SOPORTES DE HOJA DE VIDA (Aplica para selección directa para prestación de servicios profesionales y apoyo a la gestión) 1. Objeto de la Contratación: 2. Requisitos exigidos en los estudios previos a. Requisitos de experiencia b. Requisitos de formación académica c. Requisitos adicionales 3. Evaluación de la Hoja de vida del Proponente: Nombre e identificación: Profesión/Ocupación: Estudios: Estudio Fecha Institución Titulo Obtenido Experiencia: Entidad Fecha Tiempo de experiencia Descripción breve de la actividad 4. Oferta del profesional: Fecha: Valor mensual/parcial: Valor Total: 5. Conclusión: Al comparar la experiencia y formación académica del proponente frente a los requisitos solicitados dentro del formato Estudio Técnico y económico, el(la) Señor(a) cumple / No cumple con lo requerido por la entidad para el desarrollo del objeto del contrato. Página 10 de 28

11 La Propuesta económica del proponente se ajusta / No se ajusta a los requisitos establecidos en el estudio económico Teniendo en cuenta lo anterior el (Subgerente o Jefe o Asesor Área interesada) recomienda la contratación con el(la) Señor(a), por contar con la idoneidad y experiencia requeridas y a su vez porque su propuesta se ajusta a lo previsto por la entidad en el Estudio Técnico y económico. 6. Anexos: PERSONAS NATURALES PERSONAS JURÍDICAS Formato Único de Hoja de vida Persona Natural Formato Único de Hoja de Vida Persona Jurídica Fotocopia documento de identificación. Fotocopia Cédula de ciudadanía Representante Legal Registro Mercantil Cámara de Comercio(Si aplica) Certificado de Existencia y Rep. Legal Libreta Militar Certificaciones de Experiencia Certificaciones de Experiencia Constancia de estudios (Diplomas- Actas de Grado) Antecedentes Disciplinarios de la Procuraduría Antecedentes Disciplinarios de la Procuraduría Persona Jurídica y Representante Legal Antecedentes Fiscales Contraloría Antecedentes Fiscales Contraloría Persona Jurídica y Representante Legal Antecedente judiciales Certificación de la cuenta bancaria Certificación de la cuenta bancaria Certificación Afiliación a EPS (salud) Certificado del Rev. Fiscal o Rep. legal de Certificación Afiliación Fondo de Pensiones estar al día en Aportes Parafiscales Registro Único Tributario RUT Registro Único Tributario RUT Registro de Información Tributaria RIT- Registro de Información Tributaria RIT- Formato Único de Bienes y Rentas Tarjeta profesional (si es necesario) Tarjeta profesional (si es necesario) Otros: Nombre: Cargo: Firma: Fecha de elaboración: Página 11 de 28

12 1. Objeto de la Contratación: 2. Requisitos habilitantes técnicos: IV. CRITERIOS DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN (Describa los requisitos habilitantes que se le exigirá a los proponentes, por ejemplo: experiencia, del proponente, formación y experiencia del equipo de trabajo, certificados de fabricante, certificados especiales aplicables a la actividad, otros) 3. Verificación de los requisitos habilitantes técnicos de consorcios y uniones temporales (Describa cómo se evaluarán los requisitos habilitantes de los consorcios y uniones temporales) 4. Documentos que se exigirán a proponentes para acreditar los requisitos habilitantes técnicos: 5. Justificación de cada uno de los requisitos habilitantes técnicos: 6. Criterios de calificación: (Marque con una X los criterios de calificación que se exigirán) 6.1. Para Convocatoria Abierta o Cerrada: Ponderación menor precio mediante subasta Items o lotes a subastar Margen Mínimo de mejora de lances para la subasta inversa (valor o porcentaje) Duración del evento de subasta Criterios de desempate Ponderación aspectos técnicos de la oferta o proyecto soportados en puntajes Experiencia específica del proponente Propuesta metodológica y plan con cargas de trabajo (Para PTD) Formación y experiencia específica de los profesionales y expertos del equipo de trabajo Criterios de desempate Ponderación de elementos de calidad y precio soportados en puntajes Elementos de Calidad Ponderación de precio Página 12 de 28

13 Calificación de consorcios y uniones temporales (Describa cómo se calificará a los consorcios y a las uniones temporales) 7. Documentos que se exigirán a proponentes para acreditar los criterios de calificación: 8. Calificación de propuesta técnica: (Establezca los criterios de evaluación técnica y la asignación de puntaje) 9. Calificación de propuesta económica: (Establezca los criterios de evaluación económica y las respectivas fórmulas. 10. Formato de oferta económica: (Establezca el formato de oferta económica que deberán presentar los proponentes) 11. Justificación de cada uno de los criterios de calificación: Nombre: Cargo: Subgerentes o Jefes o Asesores de las dependencias solicitantes Firma: Fecha de elaboración: Página 13 de 28

14 V. COMUNICACIÓN SOLICITUD CONTRATACION Dependencia Solicitante: Funcionario Solicitante: (Nombre y Cargo) Fecha de solicitud: Objeto del contrato: Presupuesto Oficial: Rubro o Proyecto: Anexos: (Discriminar cada uno de los documentos anexos a la solicitud) a. Formato diligenciado Estudios Previos b. Análisis Jurídico de modalidad de contratación c. Solicitud de certificación de inexistencia de personal d. Certificación de inexistencia de personal e. Constancia de idoneidad y experiencia del contratista f. Solicitud de Disponibilidad Presupuestal g. Certificado de Disponibilidad Presupuestal h. Criterios de Evaluación i. Solicitud criterios de evaluación financiera j. Criterios de evaluación financiera Firma Subgerentes y/o Jefes del área interesada Vo. Bo. Competente contractual Página 14 de 28

15 VI. ACTA DE INICIO ACTA DE INICIO DEL CONTRATO No. En Bogotá, D. C. a los (_) días del mes de de, se reunieron de una parte, actuando en calidad de SUPERVISOR del Contrato No. de y por otra parte, identificado con la cédula de ciudadanía No., actuando en calidad de representante legal de en calidad de CONTRATISTA, con el fin de dar inicio a la ejecución del Contrato No. del. CONTRATISTA: OBJETO: CEDULA O NIT: VALOR CONTRATO: PLAZO DE EJECUCIÓN: FECHA INICIACIÓN: FECHA TERMINACIÓN: SUPERVISOR: Cargo GARANTÍA: $ ( ) 0 Año(s) 0 Mes(es) 0 Día(s) En constancia se firma la presente acta por los que en ella intervinieron, en original y tres copias con destino al Contratista, a la dependencia que tiene a su cargo el archivo del contrato y carpeta del Supervisor y se deja constancia de la iniciación real y efectiva del objeto del Contrato No. suscrito el día. El Supervisor El Contratista Página 15 de 28

16 VII. SOLICITUD MODIFICACIÓN DE CONTRATO Dependencia Solicitante: Funcionario Solicitante: Fecha de solicitud: Contrato a modificar: OBJETO Y NUMERO Plazo del contrato: Fecha de Acta de Inicio: Fecha de Terminación del Contrato: Objeto de la Modificación: (Otrosí a objeto u obligaciones, adición y/o prórroga) Justificación: Aceptación del contratista: (Fecha y comunicación) Presupuesto Oficial: (Aplica para Adiciones y Adiciones-prórroga) Disponibilidad Presupuestal: Rubro: Anexos: (Discriminar cada uno de los documentos anexos a la solicitud) a. Aceptación de contratista b. Disponibilidad Presupuestal (Para adición) Firma Supervisor o Interventor Página 16 de 28

17 VIII. CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO El suscrito supervisor del contrato indicado a continuación CERTIFICA que: El contratista cumplió a satisfacción con las obligaciones establecidas en la cláusula (indicar cláusula del contrato que contiene obligaciones cumplidas). El contratista para la ejecución del contrato acreditó en forma mensual el pago de aportes parafiscales o aportes de seguridad social, y cuenta con pólizas aprobadas y vigentes y acta de inicio. Contrato No. NOMBRE: IDENTIFICACIÓN: RUBRO PRESUPUESTAL O SUBCUENTA NOMBRE DEL RUBRO PRESUPUESTAL O SUBCUENTA CERTIFICADO(S) DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL 0 DISPONIBILIDAD DE RECURSOS CERTIFICADO(S) DE REGISTRO PRESUPUESTAL Fecha Contrato: INFORMACIÓN DEL CONTRATISTA APROPIACION PRESUPUESTAL FECHA CDP O CDR: FECHA CDP O CDR: FECHA CRP: FECHA CRP: En consecuencia se autoriza pagar la(s) factura(s) o cuenta(s) de cobro relacionadas, cuyo valor se ajusta a las cantidades y precios acordados en el respectivo contrato, orden de compra o de servicio, como se verifica en el informe de entrega o comprobante de remisión o de ingreso a almacén de fecha y número FACTURAS O CUENTAS DE COBRO AUTORIZADAS No. FACTURA O CUENTA DE COBRO FECHA FACTURA O CUENTA DE COBRO VALOR FACTURADO - VALOR TOTAL: - VALOR EN LETRAS Pesos Moneda Legal Colombiana FECHA EXPEDICIÓN: NOMBRE DEL SUPERISOR: CARGO DEL SUPERVISOR: FIRMA DEL SUPERVISOR: Página 17 de 28

18 IX. ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA EN GARANTÍA DEL DEBIDO PROCESO Bogotá D.C.; Señor(a) (REPRESENTANTE LEGAL) Y GARANTE Representante Legal CONTRATISTA Y GARANTE (Dirección) Asunto: ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA EN GARANTÍA DEL DEBIDO PROCESO por (retardo) o (incumplimiento parcial) o (incumplimiento grave) de obligaciones contractuales. 1. ANTECEDENTES Contrato No. de (fecha) Objeto: Estado actual: Fecha de inicio: Fecha de Finalización: Garantías contractuales: 2. HECHOS 3. OBLIGACIONES QUE PRESENTAN (RETARDO) O (INCUMPLIMIENTO) a. Describa de forma específica las circunstancias de tiempo modo y/o lugar que sustenten que la(s) obligación(es) contractual(es) que se considera(n) retardada(s) o incumplida(s). b. Enuncie el (los) requerimiento(s) previo(s) a esta comunicación que se le ha(n) enviado con respecto a los incumplimientos imputados. 4. GARANTÍA DEL DERECHO DE AUDIENCIA Y DE DEFENSA DEL CONTRATISTA: Por lo anterior, y en ejercicio del derecho de defensa que le asiste, le solicito se sirva comparecer a las instalaciones del Fondo Adaptación, el día XX de XXXX de 20XX a las XX:XX am/pm, con el fin de que rinda las explicaciones y presentar las respectivas pruebas que usted considere, ante el mencionado incumplimiento. En caso de no comparecer en el fecha y hora indicada sin justa causa previamente comunicada, la entidad asumirá que el contratista acepta y da por ciertos los hechos que conllevaron a su incumplimiento, caso en el cual la Entidad procederá a decidir sobre la imposición y ejecución de las sanciones legales y contractuales a que haya lugar, de conformidad con el artículo 86 de la Ley 1474 de Página 18 de 28

19 Para todos los efectos legales se envía por correo certificado. Atentamente Competente Contractual Página 19 de 28

20 X. INFORME DE ENTREGA DE SUPERVISIÓN DE CONTRATO INFORME DE ENTREGA DE SUPERVISIÓN DEL CONTRATO No. DE, CELEBRADO ENTRE EL FONDO ADAPTACIÓN Y (Nombre del Supervisor) actuando en calidad de supervisor del contrato relacionado a continuación, por medio de la presente hago entrega de la supervisión del mismo en los siguientes términos: CONTRATO: CONTRATISTA: OBJETO: FECHA DE PERFECCIONAMIENTO: FECHA DE INICIO: FECHA ESTIMADA DE TERMINACION: VALOR DEL CONTRATO: FORMA DE PAGO: PLAZO: MODIFICACIONES CONTRACTUALES: ACTA DE SUSPENSION: ACTA DE REINICIO: INFORMES DEL CONTRATISTA: No. de (año) Nombre Contratista Persona Natural o Jurídica Copia el objeto del contrato Fecha de Suscripción del Contrato Relacionar la Fecha de Inicio del Contrato Relacionar la Fecha de Terminación del Contrato Valor en Letras ($Valor en números) del contrato Principal Estipular la forma de pago pactado en el contrato Relacionar el Plazo estipulado en el contrato Principal Relacionar los otrosíes, prórrogas y/o adiciones indicando objeto y fecha Fecha y Número del acta de Suspensión (Si es más de una, relacionar las fechas y números de cada acta) Relacionar la fecha y número del acta de reinicio (en caso de ser más de una relacionar fecha y número de cada acta) Relacionar los informes presentados por el contratista (en caso de ser requerido por el contrato) INFORMES DEL Página 20 de 28

21 SUPERVISOR: ACTAS DE SUPERVISIÓN: GARANTIAS: BIENES Y/O SERVICIOS ENTREGADOS: Relacionar los informes realizados por el supervisor indicando la fecha de los mismos Relacionar las actas suscritas con el contratista (Ej. Actas de entregas parciales, actas de recibo). Relacionar el número de la garantía única que ampara el Contrato. Relacionar las cantidades entregadas por el contratista, las actividades realizadas, los productos entregados o los servicios brindados con las fechas de entregas o de prestación de los servicios (estudios, libros, folletos, DVD, bienes, conceptos, encuestas, servicios, suscripciones, etc.). INFORME FINANCIERO DEL CONTRATO: Recursos: Registro Presupuestal: Valor inicial del Contrato: Valor de la Adición: Relacionar los números de las disponibilidades presupuestales o disponibilidades de recursos que amparan el contrato y sus adiciones. Relacionar los números de registros presupuestales que amparan el contrato y el de sus adiciones (si aplica). $ Valor del Contrato Principal $ Valor de la Adición Número de Factura o cuenta de cobro Fecha de la factura o cuenta de cobro Fecha Certificado de Cumplimiento Fecha y No. de la orden de pago $ $ Valor Pagado Valor total pagado: Valor ejecutado a la fecha: Saldo sin ejecutar a la fecha: ACTIVIDADES PENDIENTES POR EJECUTAR: DIFERENCIAS CONTRACTUALES: $ Valor total pagado $ Valor ejecutado a la fecha $ Saldo sin ejecutar a la fecha Indique las actividades pendientes por ejecutar por parte del Contratista y la Supervisión (actualización pólizas, entrega de productos, ajuste de informes, entrega de conceptos o de estudios, etc.). Indique las diferencias contractuales que se han presentado con el contratista y el estado de la misma (multas, etc., en caso de haberse presentado). Página 21 de 28

22 VERIFICACIÓN DE PAGO DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL: El Contratista aportó las certificaciones del Revisor Fiscal en donde se indica que cumple con el pago de las obligaciones parafiscales, así como con el sistema de seguridad social en salud, administración de riesgos profesionales, pensión, aportes a la caja de compensación familiar, ICBF, SENA durante (indicar el plazo del contrato ejecutado hasta la fecha. En caso de Personas Jurídicas). Como se verifica en los siguientes certificados: 1. Relacionar los certificados del Revisor Fiscal o del Representante legal con sus fechas. El Contratista cumplió con la obligación de cotizar en salud, y en pensiones, como se verifica en los siguientes documentos: 1. Relacionar los documentos en donde se verifica el pago de los aportes con sus fechas y los períodos cotizados (deben coincidir con el plazo de ejecución del contrato). OBSERVACIONES: En caso de ser necesario indique en este espacio las observaciones adicionales que deban ser incluidas dentro del informe (Ej. explicación de saldos no pagados al contratista, mayores cantidades de obras, servicios adicionales, etc. (Todos los documentos que soportan la ejecución del contrato debe reposar dentro de la carpeta del Contrato en el archivo de la Secretaría General). Se firma esta Acta de Entrega de Supervisión en Bogotá, D.C. el día SUPERVISOR Nombre Cargo Página 22 de 28

23 XI. INFORME FINAL DE SUPERVISIÓN INFORME FINAL DE SUPERVISIÓN CONTRATO No. DE CONTRATISTA: SUPERVISOR: VALOR DEL CONTRATO: GARANTIA: Nombre Contratista Persona Natural o Jurídica Nombre del Supervisor del Contrato Cargo del Supervisor Valor en Letras ($Vr en Números) del contrato Principal Relacionar el número de la garantía única que ampara el Contrato. FECHA APROBACIÓN PÓLIZA FECHA INICIACIÓN: FECHA DE TERMINACIÓN: Amparo Valor asegurado Vigencia $ mm/dd/aa a mm/dd/aa $ mm/dd/aa a mm/dd/aa MODIFICACIONES CONTRACTUALES: ACTA DE SUSPENSION: ACTA DE REINICIO: INFORMES DEL CONTRATISTA: INFORMES DEL SUPERVISOR: Relacionar los otrosíes, prórrogas y/o adiciones indicando objeto y fecha Fecha y Número del acta de Suspensión (Si es más de una, relacionar las fechas y números de cada acta) Relacionar la fecha y número del acta de reinicio (en caso de ser más de una relacionar fecha y número de cada acta) Relacionar los informes presentados por el contratista (en caso de ser requerido por el contrato) Relacionar los informes realizados por el supervisor indicando la fecha de los mismos Página 23 de 28

24 ACTAS DE SUPERVISIÓN: BIENES Y/O SERVICIOS ENTREGADOS: Relacionar las actas suscritas con el contratista (Ej. Actas de entregas parciales, actas de recibo). Relacionar las cantidades entregadas por el contratista, las actividades realizadas, los productos entregados o los servicios brindados con las fechas de entregas o de prestación de los servicios (estudios, libros, folletos, DVD, bienes, conceptos, encuestas, servicios, suscripciones, etc.). PAGOS AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL El Contratista aportó las certificaciones del Revisor Fiscal en donde se indica que cumple con el pago de las obligaciones parafiscales, así como con el sistema de seguridad social en salud, administración de riesgos profesionales, pensión, aportes a la caja de compensación familiar, ICBF, SENA durante (indicar el plazo del contrato. En caso de Personas Jurídicas). Como se verifica en los siguientes certificados: Relacionar los certificados del Revisor Fiscal o del Representante legal con sus fechas. El Contratista cumplió con la obligación de cotizar en salud, y en pensiones, como se verifica en los siguientes documentos: Relacionar los documentos en donde se verifica el pago de los aportes con sus fechas y los períodos cotizados (deben coincidir con el plazo de ejecución del contrato). PAGOS REALIZADOS: Número de Factura o cuenta de cobro Fecha de la factura o cuenta de cobro Fecha Certificado de Cumplimiento Fecha y No. de la orden de pago $ $ Valor Pagado CONCEPTO SOBRE EL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO: El supervisor debe rendir un concepto sobre el cumplimiento del contrato (si cumplió el objeto contractual) o indicar las razones por las cuales no se dio cumplimiento al mismo, soportando su concepto en los documentos que dan cuenta de la ejecución de contrato. SUPERVISOR Nombre Cargo Página 24 de 28

25 XII. ACTA DE LIQUIDACIÓN FINAL DE COMÚN ACUERDO DE CONTRATO ACTA DE LIQUIDACIÓN FINAL DE COMÚN ACUERDO DEL CONTRATO No. DE (Año), CELEBRADO ENTRE EL FONDO ADAPTACIÓN Y (Contratista) En Bogotá D.C., se reunieron (Nombre del supervisor del Contrato) actuando en calidad de Supervisor y (Nombre del Contratista o Representante Legal) identificado (a) con la cédula de ciudadanía número de (Ciudad Cédula), (actuando en calidad de representante legal de (Nombre de la Empresa) y que para efectos de este documento se llamará CONTRATISTA, con el fin de efectuar la LIQUIDACIÓN FINAL DEL CONTRATO No. de (año) previos los siguientes antecedentes: CONTRATO: CONTRATISTA: OBJETO: FECHA DE PERFECCIONAMIENTO: FECHA DE INICIO: FECHA DE TERMINACION: VALOR DEL CONTRATO: FORMA DE PAGO: PLAZO: MODIFICACIONES CONTRACTUALES: ACTAS DE SUSPENSION: ACTAS DE REINICIO: No. de (año) Nombre Contratista persona natural o jurídica Copia el objeto del contrato que se pretende liquidar Fecha de suscripción del Contrato Relacionar la fecha de Inicio del Contrato Relacionar la fecha de terminación del Contrato (incluidas las prórrogas y/o suspensiones) Valor en letras ($Vr en Números) del contrato Principal Estipular la forma de pago pactado en el contrato Relacionar el plazo estipulado en el contrato Principal Relacionar los otrosíes, prórrogas y/o adiciones indicando objeto y fecha Fecha y número del acta de Suspensión (Si es más de una, relacionar las fechas y números de cada acta) Relacionar la fecha y número del acta de reinicio (en caso de ser más de una relacionar fecha y número de cada acta) INFORMES DEL Página 25 de 28

26 CONTRATISTA: INFORMES DEL SUPERVISOR: ACTAS DE SUPERVISIÓN: GARANTIAS: CAUSA LIQUIDACION: SUPERVISOR: Relacionar los informes presentados por el contratista (en caso de ser requerido por el contrato) Relacionar los informes realizados por el supervisor indicando la fecha de los mismos Relacionar las actas suscritas con el contratista (Ej. Actas de entregas parciales, actas de recibo). Relacionar el número de la garantía única que ampara el Contrato. Se debe colocar la causal de terminación del contrato (Mutuo acuerdo, terminación unilateral, cumplimiento del objeto del contrato, vencimiento del plazo, etc.) Nombre del Supervisor del Contrato Cargo del Supervisor INFORME FINANCIERO DEL CONTRATO: Recursos: Relacionar los números de las disponibilidades presupuestales o disponibilidades de recursos que amparan el contrato y sus adiciones. Registro Presupuestal: Relacionar los números de registros presupuestales que amparan el contrato y el de sus adiciones (si aplica). Valor inicial del Contrato: $ Valor del Contrato Principal Valor de la Adición: $ Valor de la Adición Valor final del Contrato: $ Valor Total del Contrato Número de Factura o cuenta de cobro Fecha de la factura o cuenta de cobro Fecha Certificado de Cumplimiento Fecha y No. de la orden de pago $ $ Valor Pagado Valor total pagado: Valor total ejecutado: Saldo a favor del contratista Saldo a liberar OBSERVACIONES: $ Valor total pagado $ Valor total ejecutado $ Saldos no pagados al Contratista $ Saldos no ejecutados En caso de ser necesario indique en este espacio las observaciones adicionales que deban ser incluidas dentro del Acta de Liquidación (Ej. explicación de saldos no pagados al contratista, mayores cantidades de obras, Página 26 de 28

27 DOCUMENTOS SOPORTES DE LA PRESENTE LIQUIDACION: servicios adicionales, etc. Los soportes de estas explicaciones deben ser relacionados en el siguiente punto). a) Contrato No. de (año) suscrito el (Fecha de suscripción). b) (Adición y/o prórrogas y otrosís del contrato con fecha de suscripción). c) Ordenes de pagos relacionados en el Informe Financiero. d) Garantías Contractuales. e) Certificaciones de pago a EPS y Pensión (Solo para personas Naturales). f) Certificación de pago al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales (Caja de compensación Familiar, SENA e ICBF) suscrita por el Revisor Fiscal (si lo tiene o está obligada a tenerlo) y/o el representante legal de la empresa (tratándose de personas jurídicas o personas naturales con registro ante Cámara de Comercio). g) Informe final de supervisión y/o paz y salvo del supervisor del contrato del (Fecha del informe final). CONSTANCIAS El Supervisor del Contrato verificó que el Contratista cumplió con todas las obligaciones contractuales. El Supervisor del Contrato verificó que el Contratista cumplió con la obligación de cotizar en salud, y en pensiones, de conformidad con lo establecido en las normas legales pertinentes, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 828 de 2003; (por encontrar diferencias en los valores procedió a comunicar a las entidades pertinentes - en caso de diferencias en los valores, Personas Naturales). El Supervisor del Contrato verificó que el Contratista cumplió el pago al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales, de conformidad con lo establecido en las normas legales pertinentes, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 828 de (Personas Jurídicas) El valor ejecutado del Contrato Nº de, asciende a la suma de valor en letras ($Vr en números). Se deja constancia que el Contratista ha recibido la suma de valor en letras ($Vr en números), por concepto de la ejecución del Contrato No. de. PÁZ Y SALVO Las partes acuerdan efectuar la presente liquidación del Contrato No. de, manifestando encontrarse a paz y salvo por todo concepto en relación con las obligaciones del presente contrato. Sin perjuicio de lo anterior, el Contratista asumirá la responsabilidad por reclamaciones o acciones judiciales o extrajudiciales que se encuentren en trámite o que se adelanten en contra del FONDO Página 27 de 28

28 ADAPTACIÓN, por motivos que le sean imputables al Contratista, según lo establecido en el Contrato objeto de la presente liquidación. Se firma esta LIQUIDACION FINAL Y DEFINITIVA en Bogotá, D.C. el día SUPERVISOR Nombre Cargo CONTRATISTA Nombre (ó Representante Legal) Sociedad en caso de Persona Jurídica) COMPETENTE CONTRACTUAL Nombre Cargo Página 28 de 28