CERTIFICADO DE INGRESOS Y RETENCIONES

Transcripción

1 CERTIFICADO DE INGRESOS Y RETENCIONES Qué es un certificado de ingresos y retenciones? El certificado de ingresos y retenciones son documentos generados por los empleadores para ser entregados cada uno de sus trabajadores anualmente mostrando una relación detallada de los pagos hechos por todos los conceptos laborales, el monto de las cotizaciones a la seguridad social y el valor retenido en la fuente. De esta forma SIIGO permite generar estos certificados con el fin de cumplir con la legislación vigente. Cuál es la ruta para generar el certificado de ingresos y retenciones? Para generar el certificado de ingresos y retenciones es posible utilizar el buscador de menú con el icono o ingresar por la ruta: Nómina Informes de nómina Certificados de ingresos y retenciones. Al momento de ingresar a esta opción se habilitan las siguientes opciones, las cuales se describen a continuación: 1. Impresión de certificados estándar y generador En esta opción se realiza la impresión el certificado de ingresos y retenciones, al ingresar se habilita la siguiente ventana:

2 a. Estándar: En esta opción el sistema solicita el modelo a utilizar el cual debe estar previamente definido, una vez digitado el modelo se habilita la siguiente pantalla en la cual es necesario incluir algunos datos como son: Código: Corresponde al modelo de certificado de ingresos y retenciones que se requiere imprimir y el cual debe estar previamente definido. Descripción: Corresponde al nombre del modelo definido. Número de formulario: Corresponde al número del formato en el cual se va a realizar la impresión. Fecha de expedición: Se visualizara en la impresión del documento como fecha de expedición.

3 Nit pagador: Corresponde al número de identificación tributaria del agente retenedor, en este caso es el Nit de la empresa. Persona jurídica: Marcar esta opción en caso que la empresa tenga esta categoría de lo contrario dejar la casilla en blanco. Razón Social: Aplica únicamente para personas jurídicas. Apellido 1 Apellido 2 - Nombre 1 Nombre 2: Estos campos se diligencian cuando el tercero es persona natural. NIT desde NIT hasta: Corresponde al rango de empleados a los cuales se desea generar el certificado. Lista únicamente los retirados: Al seleccionar esta opción únicamente se generan los certificados de empleados retirados. Importante: Al marcar esta casilla el sistema solicita el rango de fechas en el cual los empleados se han desvinculado de la empresa. Código departamento - Código Ciudad/Municipio: Ingresar los códigos correspondientes al domicilio fiscal del agente retenedor, de acuerdo con el sistema de codificación del territorio nacional generado por el DANE.

4 Importante: El sistema permite enviar el certificado a vista preliminar o impresora; en caso de enviar a Excel es necesario tener previamente diseñado el témplate. b. Generador: En esta opción es posible diseñar (incluir cada variable en el campo en que se desea visualizar) en la impresión del certificado y enviar a impresión; para ello se habilitan las siguientes opciones Utiliza: El sistema habilita la pantalla para asociar cada uno de los conceptos de nómina creados al tipo requerido, información que será enviada a la impresión. Diseña: Al seleccionar esta casilla el sistema habilita la pantalla de edición de generador de documentos para incluir cada una de las variables de acuerdo a la presentación requerida. 2. Definición de modelos de certificados de ingresos y retenciones En esta opción se crean los prototipos o modelos a visualizar en cada uno de los certificados, su funcionalidad es asociar cada uno de los conceptos de nómina creados en el sistema a los tipos de información que habilita el sistema, para realizar esta labor el sistema habilita la siguiente ventana y en ella es necesario digitar la información requerida:

5 Modelo número: Consecutivo interno del modelo a definir. Código: El sistema en forma automática trae cada uno de los conceptos de nómina previamente creados en SIIGO. Cuenta: Siigo reporta de manera automática la cuenta contable asociada al concepto de nómina y no permite su modificación. Tipo: Corresponde a cada uno de los tipos de ingresos en los cuales se deben clasificar cada uno de los conceptos de nómina

6 1 Salarios: Se clasifican los conceptos que integren los pagos realizados originados en la relación laboral o legal y reglamentaria como sueldos, horas extras y trabajo suplementario, comisiones de ventas, sobresueldos, bonificaciones, ocasionales y extralegales, vacaciones, primas extralegales, etc. 2 - Cesantías e intereses de cesantías: Es posible clasificar los conceptos que integren los valores correspondientes a las cesantías e intereses sobre cesantías. 3 - Gastos de representación: Aquí se deben clasificar los conceptos que integren los pagos realizados a título de gastos de representación 4 - Pensiones de jubilación, vejez o invalidez: En este tipo se deben clasificar los conceptos que integren los pagos efectivamente realizados al empleado a título de pensiones de jubilación, vejez o invalidez. 5 - Otros ingresos laborales: En este tipo se incluyen los valores correspondientes a conceptos diferentes a los mencionados, siempre y cuando se hayan originado de la relación laboral, legal o reglamentaria. 6 - Retención en la fuente: En este tipo se deben clasificar los conceptos que integren los valores correspondientes a retenciones en la fuente prácticas al trabajador por salarios y demás pagos laborales. 7 - Aportes obligatorios por salud: En este tipo se deben clasificar los conceptos que integren los valores correspondientes a pagos de aportes obligatorios a salud. 8 - Aportes obligatorios a fondos de pensiones y solidaridad pensional: En este tipo se deben clasificar los conceptos que integren los valores correspondientes a pagos de aportes a fondos de pensiones y fondo de solidaridad pensional. 9 - Aportes voluntarios, a fondos de pensiones y cuentas AFC: En este tipo se deben clasificar los conceptos que integren los valores correspondientes a pagos efectuados a nombre del trabajador, por aportes voluntarios a fondos de pensiones y a entidades bancarias como ahorro programado para adquisición de vivienda No aplica: En este tipo se deben clasificar los conceptos que a criterio del usuario no apliquen para la generación del certificado. 3. Impresión de modelos de certificado de ingresos y retención En esta opción el sistema genera un informe en el cual se visualizaran cada uno de los conceptos que se encuentran en el programa con su respectiva clasificación.

7 Importante: Este informe se puede enviar a vista preliminar, impresión y/o Excel.