Asignación y Comprobación de Gastos PR-SC-08

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO PR-SC-08 FIRMAS DE AUTORIZACIÓN Elaboró Revisó C. Cecilia Galindo Hernández C.P. Beatriz D. Ma. Paniagua Mejía Subdirectora de Contabilidad Aprobó Datos de Control Lic. David Sinuhé Saldaña Pardo Director de Recursos PR-SC-08 Copia asignada a: FECHA: Puesto: N de copia: Pág. 1 de 15

2 Página: 2 de: 15 Contenido Página 1. Propósito Alcance Políticas de Operación Diagrama de Flujo Descripción del Procedimiento Glosario Documentos de Referencia Registros Anexos Historial de Cambios...3

3 Página: 3 de: Propósito Comprobar aquellos gastos destinados a cubrir erogaciones específicas, que no se encuentran dentro de los Fondos Revolventes y con cargo al presupuesto autorizado del área que los solicite. 2. Alcance Este procedimiento aplica desde el momento en que la otorga los recursos para los gastos solicitados y hasta el momento en que el servidor (a) público responsable del gasto comprueba totalmente el importe solicitado. 3. Políticas de Operación Otorgamiento 3.1 Para poder obtener los recursos por gastos a comprobar se requerirá la presentación del oficio de solicitud acompañado de los Anexos 1 y 2 ante la, los cuales deberán manifestar el motivo de dicha solicitud y el objeto para el cual se solicitan los recursos. Monto Toda solicitud debidamente requisitada y autorizada deberá ser atendida en un plazo de 3 días hábiles, razón por la cual, se requiere que las áreas administrativas envíen su solicitud con la anticipación suficiente. 3.2 Debido a que la necesidad de este tipo de gastos puede ser variable, las solicitudes de Gastos a Comprobar hasta por $3, podrán ser autorizadas por el Director (a) de Recursos. Las solicitudes de $3, y hasta $15, serán autorizados por el Coordinador (a) de Administración. Los montos superiores a dicho importe, invariablemente serán autorizados por el Director (a) General o en quien delegue dicha facultad. Invariablemente al momento de ser presentadas las solicitudes ante la deberán contar con la autorización correspondiente. Comprobación 3.3 Este tipo de gastos deberán comprobarse en un plazo no mayor a 10 días hábiles contados a partir del día siguiente al de su otorgamiento, en caso de no observarse lo anterior, deberá justificar ante la plenamente dicha situación, ya que de lo contrario una vez transcurridos 30 días calendario, se dará aviso a la Unidad de Asuntos Jurídicos a fin de que proceda en el ámbito de sus facultades, marcando copia al Órgano Interno de Control.

4 Página: 4 de: Atendiendo al tipo de bien o servicio para el que se solicitaron los gastos a comprobar, se deberá presentar como comprobación del gasto invariablemente, la factura que avale el pago realizado cumpliendo con las disposiciones fiscales respectivas y en el caso de que el monto del comprobante de los gastos solicitados sea mayor a $5, se deberá acompañar con el respectivo pedido o contrato según corresponda. Lo mismo procede cuando el comprobante del gasto erogado se refleja de forma fraccionada. 3.5 Estos recursos no podrán ser comprobados con facturas correspondientes a conceptos diferentes para los que fueron autorizados. 3.6 En caso de no realizarse el gasto solicitado, se deberá reintegrar al Departamento de Ingresos y Egresos. 3.7 No se dará trámite a solicitudes de gastos a comprobar cuando el servidor (a) público que lo solicite tenga pendiente la comprobación de gastos otorgados con anterioridad. 3.8 No se dará trámite a solicitudes de gastos a comprobar para cubrir conceptos tales como: remuneraciones al personal, complemento de sueldos, compensaciones, anticipo de vacaciones, viáticos, pasajes foráneos, gasolina, gastos personales y préstamos. Reembolso 3.9 La documentación deberá ser entregada directamente a la Dirección de Recursos, para su revisión y trámite de comprobación. Ninguna otra área de la Conaliteg está autorizada para recibirla Invariablemente las facturas que se presenten para comprobación del gasto a la, deberán ser validadas por el servidor (a) público que solicitó dichos gastos, señalando nombre, cargo y firma. En caso de no cumplir con lo anterior no se dará trámite a la comprobación Si el monto comprobado es inferior a los gastos otorgados, el solicitante debe reintegrar la diferencia al Departamento de Ingresos y Egresos, anexando a la documentación que remita como comprobación de los gastos, copia del recibo que para tal efecto le expida ese departamento Si el monto comprobado es superior a los gastos otorgados, la Dirección de Recursos a través de la Subdirección de Contabilidad, genera póliza de egreso para reintegrarle al solicitante la diferencia Es responsabilidad del solicitante de gastos a comprobar, el que la documentación del gasto cumpla cabalmente con las disposiciones normativas, fiscales e internas vigentes.

5 Página: 5 de: Diagrama de Flujo

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9 Página: 9 de: Descripción del Procedimiento Responsable Paso Descripción Director (a) de Recursos Secretaria de la Dirección de Recursos 1 2 Remite vía correo electrónico a través de alguno de sus Coordinadores de Área, los Anexos 1 y 2 al inicio de cada ejercicio a los Directores (as) o Titulares de Área para que estén disponibles en el momento en que requieran solicitar los gastos por comprobar. Recibe mediante oficio de solicitud de los gastos por comprobar los Anexos 1 y 2 requisitados, elabora Volante de Solicitud y turna. Documento de Trabajo (Código) Anexo 1 Anexo 2 Anexo 1 Anexo 2 Anexo 1 Anexo 2 del Departamento de Ingresos y Egresos 3 Recibe la documentación, elabora Relación de Contra Recibos para Diversos Pagos Internos, Viáticos Anticipados y Devengados y turna. Relación de Contra Recibos para Diversos Pagos Internos, Viáticos Anticipados y Devengados de la Subdirección de Contabilidad 4 Recibe documentación, verifica información y registra en póliza de diario la solicitud de gastos en el sistema GIPDA mediante transacción F-47, rubrica de elaborado y turna. Nota: La Relación de Contra Recibos para Diversos Pagos Internos, Viáticos Anticipados y Devengados originales son archivados por el Coordinador (a) Anexo 1 Anexo 2 Relación de Contra Recibos para Diversos Pagos Internos, Viáticos

10 Página: 10 de: 15 Responsable Paso Descripción de Área del Departamento de Ingresos y Egresos. Documento de Trabajo (Código) Anticipados y Devengados Póliza de diario Anexo 1 Anexo 2 y Jefe (a) del Departamento de Contabilidad y Costos Recibe documentación y verifica los registros contables. Si son correctos los registros contables continúa proceso, en caso contrario se regresa a la actividad 4. Rubrica de revisado y turna documentación. Póliza de diario Anexo 1 Anexo 2 de la Subdirección de Tesorería y Subdirector (a) de Tesorería de la Subdirección de Contabilidad Recibe documentación y verifica los registros presupuestales. Si son correctos los registros presupuestales continúa proceso, en caso contrario se regresa a la actividad 4 para su corrección. Rubrica de revisado y turna documentación. Recibe la documentación, realiza póliza de egreso en el sistema GIPDA mediante transacción F-58 y turna al Departamento de Ingresos y Egresos para la elaboración y entrega del cheque al solicitante. Nota: Se enlaza con el procedimiento de Elaboración de Cheques a Proveedores, Prestadores de Servicio y Otros. Póliza de diario Anexo 1 Anexo 2 Póliza de egreso

11 Página: 11 de: 15 Responsable Paso Descripción Secretaria de la Dirección de Recursos Comprobación y/o Reembolso de Gastos por Comprobar Recibe mediante oficio de comprobación y/o reembolso de 10 gastos los comprobantes, con los datos asentados y firmados de conformidad y revisa a que corresponde Si se trata de reembolso de gastos continúa proceso, en caso de tratarse sólo de comprobación pasa a la actividad 13. Documento de Trabajo (Código) 11 Elabora de Pago Turnado y turna. del Departamento de Ingresos y Egresos 12 Recibe la documentación, elabora Relación de Contra Recibos para Diversos Pagos Internos, Viáticos Anticipados y Devengados y turna. Continua proceso. Nota: La Relación de Contra Recibos para Diversos Pagos Internos, Viáticos Anticipados y Devengados originales son archivados por el Coordinador (a) de Área del Departamento de Ingresos y Egresos. Relación de Contra Recibos para Diversos Pagos Internos, Viáticos Anticipados y Devengados de la Subdirección de Tesorería del Departamento de Contabilidad y Costos Recibe documentación y realiza la asignación presupuestaria de acuerdo al Clasificador por Objeto del Gasto y turna. Recibe documentación, revisa que cumpla con las disposiciones fiscales e internas vigentes, registra en el

12 Página: 12 de: 15 Responsable Paso Descripción o de la Subdirección de Contabilidad sistema GIPDA mediante transacción FB60 la póliza de diario, rúbrica de elaborado y turna. Nota: Si el comprobante fiscal es mayor a $5,000.00, el registro de la póliza de diario en el sistema GIPDA se realiza mediante transacción MIR7. Documento de Trabajo (Código) Póliza de Diario y Jefe (a) del Departamento de Contabilidad y Costos de la Subdirección de Tesorería y Subdirector (a) de Tesorería y Jefe (a) del Departamento de Contabilidad y Costos 15 Recibe documentación y verifica registros contables. Si son correctos los registros 15.1 contables continúa proceso, en caso contrario se regresa a la actividad Rubrica de revisado y turna. 17 Recibe documentación y verifica registros presupuestales. Si son correctos los registros presupuestales continúa proceso, en 17.1 caso contrario se regresa a la actividad 14 para su corrección. 18 Rubrica de revisado y turna. Recibe documentación y contabiliza en el sistema GIPDA mediante la transacción FBV0. 19 Nota: Si solamente es comprobación, se remite al Recursos y termina el proceso y continúa para el proceso de Póliza de Diario Póliza de Diario

13 Página: 13 de: 15 Responsable Paso Descripción de la Subdirección de Contabilidad 20 reembolso. Recibe la documentación, realiza póliza de egreso en el sistema GIPDA mediante transacción F-58 y turna al Departamento de Ingresos y Egresos para la elaboración y entrega del cheque al solicitante. Nota: Se enlaza con el procedimiento de Elaboración de Cheques a Proveedores, Prestadores de Servicio y Otros. Fin de Proceso. Documento de Trabajo (Código) Póliza de Diario Póliza de Diario

14 Página: 14 de: Glosario 6.1 Fondo Revolvente: Recursos otorgados a las Direcciones de la Conaliteg para cubrir compromisos y necesidades que se deriven del ejercicio diario de las atribuciones, funciones y facultades. Los cuales se regularizarán en periodos establecidos o acordados convencionalmente y que se restituyen mediante la comprobación respectiva. 6.2 Pedido o Contrato: Es el documento donde se indican las solicitudes de compra. Se indica el producto o servicio que se desea y a quién se hace el pedido (a qué empresa). Se indica la cuenta contable, la posición presupuestal, la descripción, condiciones, las unidades deseadas, el precio, la fecha en que se ha solicitado el pedido. También se establecen las obligaciones contraídas por ambas partes. (Comprador y vendedor). 6.3 Factura: Documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar como contraprestación. Dicho documento debe cumplir con los requisitos fiscales establecidos en el artículo 29-A del código fiscal de la Federación. 6.4 GIPDA: Gestión Integral de la Producción, Distribución y Administración. 7. Documentos de Referencia 7.1 Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. 7.2 Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios del Sector Público. 8. Registros No. Documentos Código 1 Anexo 1 N/A 2 Anexo 2 N/A 3 N/A 4 Volante de Solicitud de Pago Turnado N/A Responsable de Custodia Tiempo de Retención Disposición Final

15 Página: 15 de: 15 No. Documentos Código 5 Recibo N/A 6 Factura N/A Contrato y/o Pedido Póliza de egreso Póliza de diario N/A N/A N/A Responsable de Custodia Tiempo de Retención Disposición Final 9. Anexos No. Documento Código N/A 10. Historial de Cambios Revisión No. 2 Fecha de Aprobación Breve Descripción del Cambio Se actualiza el procedimiento en su totalidad. Cambia el nombre del procedimiento en el Manual de Procedimientos de la Dirección de Recursos de 2006 era Gastos a Comprobar.