MANUAL DE TESORERIA/ COMPROBACION DE GASTOS SAACG.NET

Transcripción

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2 CONTENIDO Información General... 3 COMPROBACION DE GASTOS DESDE TESORERÍA... 4 Nueva Comprobación de Gastos... 5 Modificar una Comprobación de Gastos Comprobación de Gastos con Excedente Cancelar Compra de Comprobación de Gastos Cancelar Comprobación de Gastos Recuperación de Gastos Menú de Herramientas Comprobación de Gastos COMPROBACIÓN DE GASTOS DESDE PÓLIZAS... 42

3 INFORMACIÓN GENERAL DESCRIPCION ABREVIADA DEL DOCUMENTO El presente documento muestra los pasos a seguir para la operación del Sistema Automatizado de Administración y Contabilidad Gubernamental SAACG.Net del Módulo de Tesorería para la Comprobacion de Gastos. OBJETIVO Lograr mediante el presente manual, que los usuarios puedan consultar los pasos para el registro de información y la operación del Sistema SAACG.Net en sus distintas funciones para la Comprobación y Reposición de Gastos. ALCANCE Apoyar a que los usuarios del SAACG.Net logren registrar información desde las distintas modalidades para la Comprobación y Reposición de Gastos. AUDIENCIA Usuarios del Sistema Automatizado de Administración y Contabilidad Gubernamental SAACG.Net.

4 MANUAL DE TESORERIA/ COMPROBACION DE GASTOS SAACG.NET COMPROBACION DE GASTOS DESDE TESORERÍA El Sistema SAACG.Net presenta el módulo para el registro de la Comprobación de Gastos, correspondiente a la asignación de recurso o creación de gastos por comprobar. Es posible llevar a cabo el registro de la Comprobación de Gastos a través del menú Tesorería, opción Comprobación de Gastos dentro del SAACG.Net. Una vez que ha sido seleccionada la opción Comprobación de Gastos, el sistema despliega la ventana principal Comprobación de Gastos,

5 Nueva Comprobación de Gastos Para generar el registro de una nueva Comprobación de Gastos, es necesario: 1) Primero, acceda a la opción Comprobación de Gastos, dentro del menú Tesorería del sistema SAACG.Net, 2) El sistema desplegará la ventana principal de Comprobación de Gastos, dar clic en el botón Nuevo del menú de opciones,

6 3) A continuación, el sistema activará los campos Fecha y Gasto por Comprobar en modo de edición; así mismo se activarán los botones de Nueva Compra y Editar Compra, 4) Capture la fecha de la comprobación dentro del campo Fecha, 5) Seleccione el gasto por comprobar en el campo Gasto por Comprobar (Nota: Se debe contar previamente con un Gasto por Comprobar registrado desde el Módulo de Tesorería, Catálogos, Gastos por Comprobar. Para mayor información consulte el documento "Manual SAACG.Net_Tesoreria - Gastos por Comprobar")

7 6) Una vez seleccionado el Gasto por Comprobar, de clic en el botón Nueva Compra para capturar una compra correspondiente a la Comprobación de Gastos, 7) El sistema desplegará la ventana Compra del Gasto por Comprobar, para la captura de la compra; de clicen el botón Nuevo del menú de opciones,

8 8) Se activaran los campos de captura en modo de edición; lleve a cabo el registro del detalle de la Compra dentro de la pantalla Compra del Gasto por Comprobar, 9) Seleccione el proveedor de la Compra dentro del campo Proveedor, 10) Posteriormente, seleccione el almacén dentro del campo Almacén, en caso de no manejar algún almacén, elegir la opción Sin Almacén,

9 11) Seleccione la fecha de la Compra dentro del campo Fecha, 12) A continuación, deberá capturar la fecha de pago programado en el campo Fecha Pago Programado 13) Capture la fecha de vencimiento en el campo Fecha Vencimiento

10 14) Capture el folio de la factura dentro del campo Folio Factura, 15) Capture las observaciones o descripción de la Compra dentro del campo Observación, 16) Seleccione la fuente de financiamiento dentro del campo Fuente de Financiamiento, 17) Elija el proyecto / proceso dentro del campo Proyecto /Proceso, 18) Indique la unidad administrativa dentro del campo Unidad Administrativa, 19) En la parte central de la ventana capture las características específicas de la compra, iniciando con la cantidad de productos dentro del campo Cantidad,

11 20) Dar doble clic dentro del campo Producto y posteriormente dar doble clic sobre el botón rojo para seleccionar el producto, 21) El sistema desplegará el catálogo de productos, del cual podrá seleccionar el producto correspondiente a la Compra, o realice la búsqueda a través del campo buscar 22) Una vez seleccionado el producto, capture el costo unitario de los productos de la factura, dentro del campo Costo Unitario,

12 MANUAL DE TESORERIA/ COMPROBACION DE GASTOS SAACG.NET 23) A continuación, seleccione el tipo de impuesto en el campo Tipo de Impuesto, 24) Seleccione el tipo de gasto en el campo Tipo de Gasto, 25) Finalmente, una vez capturados todos los datos de la Compra (factura de gasto), de clic en el botón Guardar, del menú de opciones,

13 26) El sistema enviará un mensaje informando que la compra se guardó correctamente, Nota: La captura de una Compra que pertenece a una Comprobación de Gastos, no genera póliza. La póliza relacionada con las compras de Comprobaciones de Gasto, es aquella que se genera al Guardar la Comprobación misma. 27) De clic en el botón salir para regresar a la pantalla de Comprobación degastos, 28) Posteriormente podrá corroborar dentro de la pantalla de Comprobación de Gastos, que la Compra fue capturada de manera correcta, dar clic en el botón Nueva Compra para realizar la captura de una nueva Compra, y así sucesivamente hasta haber capturado todas las compras correspondientes a la Comprobación de Gastos,

14 Nota: Es necesario capturar una compra, por cada factura o comprobante de la Comprobación. 29) Una vez capturadas todas las compras correspondientes a la Comprobación, dar clic en el botón Guardar del menú de opciones. 30) El sistema enviará un aviso confirmando que la comprobación se guardó de manera correcta, 31) Finalmente es posible cotejar el correcto registro de la comprobación de gastos, a través de la póliza generada,

15 Notas: 1) En caso de faltar mas compras por agregar, No oprimir el botón Guardar. Al oprimir guardar se generara la póliza con todos los movimientos contables, el sistema dará por concluido el registro. En caso de faltar mas compras por agregar solo presiona salir, los datos no se perderán y permitirá continuar con la captura posteriormente. 2) Al ingresar nuevamente al menú Comprobación de Gastos para registrar otra compra en el gasto anterior, oprimir el botón Buscar y seleccionar el Gasto Por Comprobar posteriormente seleccionamos el menú Modificar y a continuación oprimimos el botón Nueva Compra, al registrar la nueva compra y ya que el gasto está totalmente comprobado podemos guardar la Comprobación de Gastos para generar los cambios en la póliza.

16 Modificar una Comprobación de Gastos Para modificar las Compras registradas dentro de una Comprobación de Gastos esnecesario: 1) Primero, acceda a la opción Comprobación de gastos, dentro del menú Tesorería del SAACG.Net, 2) El sistema desplegará la ventana principal de Comprobación de Gastos, oprimir el botón Buscar del menú opciones,

17 3) El sistema desplegará la pantalla de Búsqueda de Comprobación de Gastos, seleccione y de doble clic sobre la Comprobación que se pretende modificar, 4) Una vez seleccionada la Comprobación de Gastos, el sistema desplegará los datos correspondientes a la comprobación seleccionada, de clic en el botón Modificar del menú de opciones, 5) El sistema habilitará los botones Nueva Compra y Editar Compra, con los cuales es posible capturar una nueva factura y editar una factura ya capturada, previamente, 6) De clic en el botón Nueva Compra,

18 7) El sistema desplegará la ventana Compra de Gasto por Comprobar, de clic en el botón Nuevo para capturar una nueva compra, Llevar a cabo la captura de la compra, de la misma forma que se registra una Nueva Compra, como se describe a partir del Paso No. 7 de la Página 7 de este manual. Editar Compra 8) Seleccione la compra que se deseé editar, y dar clic en el botón Editar Compra,

19 9) El sistema desplegará el detalle de la compra seleccionada, dentro de la ventana Compra del Gasto por Comprobar, en modo de edición, 10) Lleve a cabo las modificaciones correspondientes en la compra seleccionada,

20 11) Después de realizar los cambios, de clic en el botón Guardar del menú de opciones, 12) El sistema enviará un mensaje de aviso, informando que los cambios se guardaron correctamente, 13) De clic en el botón Salir para regresar a la pantalla principal de la comprobación de gastos,

21 14) De clic en el botón Guardar del menú de opciones de la Comprobación de Gastos, para actualizar la póliza, 15) Finalmente es posible verificar el correcto registro a través de la consulta de la póliza, en donde se refleja la nueva compra capturada,

22 Comprobación de Gastos con Excedente Para capturar una Comprobación de Gastos que ha excedido el monto del gasto por comprobar, y por lo tanto se requiere capturar el pago al beneficiario por la diferencia, es necesario: 1) Realice la captura de las compras de manera normal, incluso aunque éstas superen el importe del gasto por comprobar, 2) A continuación, el sistema activará de manera automática las opciones para pago o reposición por la diferencia excedente, en la comprobación de gastos; lleve a cabo la captura de los datos para realizar la reposición por excedente,

23 3) Seleccione la forma de pago dentro del campo Forma de Pago, Posteriormente, seleccione la cuenta de banco dentro del campo Cuenta Banco / Efectivo, 4) Capture o cambie el folio o número de cheque dentro del campo Folio/Cheque, 5) Una vez capturados los datos correspondientes al pago de excedente, de clic en el botón Guardar del menú de opciones,

24 6) El sistema desplegará un mensaje de aviso, informando que el registro se guardó de manera correcta, Nota: En caso de que el pago del excedente al beneficiario no sea de forma inmediata, se recomienda hacer una modificación a las cuentas, en lugar de abonar a Bancos, abonar a Otras Cuentas por Pagar a Corto Plazo (se recomienda agregar una sub-cuenta dentro de la cuenta No con el nombre del beneficiario). Esta modificación se realiza a través del menú Pólizas, y seleccione la opción Elaboración de Pólizas de la siguiente manera: 7) Una vez que ha sido seleccionado el menú Elaboración de Pólizas, el sistema despliega la ventana principal de Pólizas, en el campo Póliza ahí se introduce el número de póliza a modificar, y luego oprime Aceptar,

25 8) Agregue cualquier cuenta de banco en el combo Cuenta de Banco, y en Importe dejar un cero; después, dar doble clic en la cuenta de banco donde está registrado el excedente, 9) Se abrirá una ventana llamada Búsqueda en Plan de Cuentas, en esta ventana buscar la cuenta de Cuentas por Pagar a Corto Plazo,

26 10) Posteriormente, en la ventana de Pólizas seleccione Guardar, 11) Se mostrará la ventana que indica la modificación de lapóliza. 12) Cuando se ha guardado la póliza, se elige Modificar y después, seleccione el último registro, que fue la cuenta de bancos creada en cero, de un clic sobre el recuadro a un lado de la cuenta de banco para que seleccione todo el renglón, y en el teclado oprimir el botón supr.

27 13) Aparecerá un recuadro que cuestiona si se eliminará el renglón, seleccionar Si, 14) Seleccione Guardar. 15) Finalmente es posible verificar el correcto registro de la reposición por excedente dentro de la póliza generada,

28 Cancelar Compra de Comprobación de Gastos Para cancelar el registro de una compra de Comprobación de Gasto es necesario: 1) Primero, se accede a la opción Comprobación de gastos, dentro del menú Tesorería del SAACG.Net, 2) El sistema desplegará la ventana principal de Comprobación de Gastos, de clic en el botón Buscar del menú de opciones,

29 3) Después, el sistema desplegará la pantalla de Búsqueda de Comprobación de Gastos, seleccione y de doble clic sobre la comprobación que se desea realizar cambios, 4) Una vez seleccionada la Comprobación de Gastos, el sistema desplegará los datos correspondientes a la comprobación, de clic en el botón Modificar del menú de opciones, 5) Seleccione y de doble clic sobre la Compra que se deseé cancelar, 6) A continuación, el sistema desplegará el detalle de la compra seleccionada, dentro de la ventana Compra del Gasto por Comprobar, de clic en el botón Cancelar para realizar la cancelación de la Compra,

30 7) El sistema solicitará confirmación para llevar a cabo la cancelación de la Compra seleccionada, de clic en Sí para continuar con la cancelación, 8) Posteriormente, el sistema aplicará de manera automática la cancelación y cambiará el estatus de la Compra capturada, a Cancelado 9) De clic en el botón Salir para regresar a la pantalla de la Comprobación de Gastos, Nota: La Cancelación de una Compra que pertenece a una Comprobación de Gastos, no genera póliza cancelatoria, ya que no tiene póliza original. La póliza relacionada con las compras de Comprobaciones de Gasto, es aquella generada al Guardar la Comprobación misma. 10) Dar clic al botón Guardar de la pantalla principal de la Comprobación de Gastos, para actualizar el detalle de la comprobación,

31 11) Consecuentemente, el sistema cambiará el estatus de la Compra como C (cancelado), dentro del detalle de la comprobación de gastos, así como el importe del Total Comprobado y el campo Diferencia, 12) Finalmente es posible verificar los cambios correspondientes dentro de la póliza generada, donde se observa que ésta es actualizada con los cambios correspondientes,

32 Cancelar Comprobación de Gastos Para cancelar el registro de una Comprobación de Gastos es necesario: 1) Primero, acceda a la opción Comprobación de Gastos, dentro del menú Tesorería del SAACG.Net, 2) El sistema desplegará la ventana principal de Comprobación de Gastos, de clic en el botón Buscar del menú de opciones,

33 3) A continuación, el sistema desplegará la pantalla de Búsqueda de Comprobación de Gastos, seleccione y de doble clic sobre la Comprobación que se desea modificar, 4) El sistema desplegará el detalle de la Comprobación de Gastos, así como la lista de compras capturadas. De clic en el botón Cancelar del menú de opciones, 5) Se desplegará un mensaje solicitando confirmación para realizar la cancelación de la Comprobación de Gastos, de clic en SI para continuar,

34 6) A continuación, el sistema solicitará la confirmación de la Fecha de Cancelación, seleccione la fecha de cancelación y de clic en el botón Aceptar para continuar con la cancelación, 7) El sistema enviará un mensaje de aviso, informando que la Comprobación de Gastos fue cancelada correctamente, 8) Una vez realizada la cancelación, el status de la Comprobación de Gastos cambia a Cancelado y así mismo es creada la póliza de cancelación,

35 9) Finalmente, es posible corroborar la correcta cancelación a través de la póliza de cancelación, de clic en el botón de la Póliza de Cancelación,

36 Recuperación de Gastos Para generar el registro de una Recuperación de Gastos es necesario: 1) Primero acceda a la opción Comprobación de gastos, dentro del menú Tesorería del SAACG.Net, 2) El sistema desplegará la ventana principal de Comprobación de Gastos, de clic en el botón Nuevo del menú de opciones,

37 3) Luego, seleccione la opción Recuperación de Gastos dentro del campo Gasto por Comprobar, 4) Luego, selecciona la opción Recuperación de Gastos dentro del campo Gasto por Comprobar, 5) Seleccione al beneficiario de la Recuperación de Gastos dentro del campo Beneficiario

38 6) De clic en el botón Nueva Compra para agregar el detalle de una compra, 7) Lleve a cabo la captura de la compra, de la misma forma que se registra una Nueva Compra, como se describe a partir del Paso No. 7de este manual.

39 8) Una vez capturadas todas las Compras deseadas, el sistema habilitará los campos de forma de pago dentro de la pantalla Comprobación de Gasto, lleve a cabo la captura del detalle de la forma de pago, 9) Seleccione la forma de pago dentro del campo Forma de Pago, 10) Después, seleccione la cuenta de la cual se realizara el pago dentro del campo Cuenta Banco / Efectivo, 11) Capture el número de referencia o cheque dentro del campo Folio /Cheque,

40 12) Una vez capturados el encabezado, detalle de las Compras y los datos del pago de la Recuperación del Gasto, de clic en el botón Guardar del menú de opciones, 13) El sistema enviará un mensaje de aviso informando que los cambios fueron guardados de manera correcta, 14) Finalmente es posible llevar a cabo la consulta de la póliza generada, así como de la póliza de cheque (en caso de haber seleccionado la opción cheque),

41 Menú de Herramientas Comprobación de Gastos La opción Comprobación de Gastos del menú Tesorería, cuenta con herramientas de administración de los registros, las cuales se encuentran en la barra superior de la pantalla: 1) Actualizar: Actualiza la vista previa del listado de Comprobaciones de Gastos, en caso de no haber cambios se presenta la misma lista. 2) Cancelar: Cancela el modo de edición de registro cuando se activa a través de la opción Modificar, sin guardar cambios en el registro seleccionado. 3) P. Cheque: Despliega para ser impreso o exportado a distintos formatos, el formato de cheque cuando es seleccionada la opción de pago a través de cheque. 4) Salir: Cierra la ventana del Comprobación de Gastos

42 COMPROBACIÓN DE GASTOS DESDE PÓLIZAS Para la Comprobación de Gastos desde pólizas es necesario ingresar a Elaboración de Pólizas, dentro del menú Pólizas del SAACG.Net 1) Posteriormente, el sistema desplegará la ventana principal de pólizas. De clic en el botón Nuevo del menú de opciones, 2) A continuación haga clic en TIPO DE PÓLIZA y seleccione póliza de DIARIO, así mismo llenar todos los campos para realizar la Comprobación de Gastos.

43 3) Llene el campo de concepto de la póliza 4) Enseguida capture un Cargo en la cuenta presupuestal de registro correspondiente del Gasto Pagado Ejemplo: : Momento Contable Gasto Pagado 4: Fuente de Financiamiento 01: Proyecto 101: Unidad Administrativa 3751: Clasificador por Objeto del Gasto 1: Tipo de gasto 5) Abone a la cuenta de registro de Deudores Diversos

44 6) Guarde la Póliza de Diario que capturó y se desplegará la siguiente ventana indicando el guardado correcto. 1) Una vez guardado de clic en la opción Modificar y enseguida seleccione la opción COMPLETAR MOMENTOS CONTABLES 2) Aparecerá el siguiente mensaje para confirmar los momentos contables automáticos, de clic en SI para continuar

45 3) Enseguida se observará que automáticamente se generan todos los Momentos Contables correspondientes bajo el concepto de "Movimiento Directo Automático": 4) Finalmente, podemos consultar la póliza que ha generado el sistema con los Momentos Contables respectivos,

46 En caso de que en un Comprobación de Gastos cuente con gastos de capítulos combinados de Tesorería (2000, 3000, 5000) y Egresos (1000, 4000, 6000, 7000, 8000 ó 9000) ésta se deberá de realizar por mediode póliza de Diario, tal como se muestra a continuación: 1) Primero, se ingresa al menú Pólizas y se elige Elaboración de Pólizas; se capturan los Gastos en el Momento Contable del Pagado, eligiendo los distintos capítulos, 2) Guardamos la Póliza de Diario que realizamos y nos despliega la siguiente ventana 3) Una vez guardado daremos en la opción Modificar y enseguida seleccionamos la opción COMPLETAR MOMENTOS CONTABLES

47 4) Y nos aparecerá esta ventana, le daremos aceptar 5) Seleccionando esta opción el sistema automáticamente genera todos los Momentos Contables correspondientes:

48 6) Finalmente, podemos consultar la póliza que ha generado el sistema con los Momentos Contables respectivos,