MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES OFICINA ZONAL DE ESTADISTICA E INFORMATICA DE TARAPOTO

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1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES OFICINA ZONAL DE ESTADISTICA E INFORMATICA DE TARAPOTO Lima, Marzo del 2002

2 ÍNDICE PRESENTACIÓN I. Finalidad... 9 II. Base Legal... 9 III. Alcance IV. Estructura Orgánica V. Línea de Autoridad VI. Línea de Responsabilidad VII. Línea de Coordinación VIII. Organigrama Estructural IX. Cuadro Orgánico de Cargos X. Descripción del Cargo y Funciones XI. Organigrama Estructural del INEI

3 PRESENTACIÓN El Manual de Organización y Funciones (MOF) de la Oficina Zonal de Estadística e Informática (OZEI) de Tarapoto es un documento normativo que describe las funciones específicas a nivel de cargo, ha sido elaborado en concordancia con las normas establecidas para este fin, a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas en la Ley de Organización y Funciones del INEI, y su Reglamento; así como, sobre la base de los cargos considerados en el Cuadro para Asignación de Personal del INEI. El documento establece las pautas necesarias para el desarrollo de las actividades programadas en el ámbito de competencia de la OZEI de Tarapoto. La OZEI de Tarapoto es el órgano ejecutivo del INEI en el nivel departamental, responsable de conducir las actividades estadísticas e informáticas de acuerdo a la normatividad que emitan los órganos técnico normativos del nivel central a través de la Oficina Técnica de Estadísticas Departamentales. El MOF como documento de gestión, describe en forma clara la estructura orgánica, las funciones y las líneas de responsabilidad y coordinación de los procedimientos, facilita la normalización, evaluación y control de las actividades y permite que el personal conozca con claridad sus responsabilidades, así como su dependencia jerárquica y mando. Asimismo, el MOF determina el equilibrio de funciones y evita la interferencia y duplicidad de las mismas. El documento contiene el diseño gráfico de la estructura orgánica de la OZEI de Tarapoto, objeto de la formulación del Manual, el Cuadro Orgánico de Cargos y la descripción de las funciones específicas a nivel de cargos. La OZEI de Tarapoto coordinará con la Oficina Técnica de Planificación, Presupuesto y Cooperación Técnica, la modificación y/o actualización del MOF, cuando las condiciones así lo ameriten.

4 INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA 9 DE LA OFICINA ZONAL DE ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA DE SAN MARTÍN - TARAPOTO I. FINALIDAD Describir la organización de la Oficina Zonal de Estadística e Informática (OZEI) de Tarapoto, estableciendo sus funciones específicas, responsabilidades, línea de autoridad y coordinación, que le corresponde dentro de la estructura de la Institución. Servir como un instrumento normativo de gestión institucional y de racionalización administrativa y normativa, para orientar y regular las actividades de la Oficina de Estadística e Informática de Tarapoto y del personal que la integra, en concordancia con las políticas y objetivos institucionales. Dar a conocer al personal los deberes y responsabilidades de cada cargo, así como la autoridad de quien depende y ante quien es responsable II. BASE LEGAL Decreto Legislativo Nº 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público y su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo Nº PCM. Decreto Legislativo Nº 604, Ley de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Estadística e Informática. Decreto Supremo Nº PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Estadística e Informática. Resolución Suprema Nº PCM, que aprueba el Cuadro para Asignación de Personal del INEI. Resolución Jefatural Nº INAP/DNR, que aprueba la Directiva Nº INAP/DNP sobre Normas para la Formulación de Manuales de Organización y Funciones. Resolución de Contraloría Nº CG, que aprueba las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público. III. ALCANCE El presente manual es para conocimiento, aplicación y cumplimiento del personal que labora en la Oficina Zonal de Estadística e Informática de Tarapoto

5 INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA 10 IV. ESTRUCTURA ORGÁNICA La Oficina Zonal de Estadística e Informática de Tarapoto, para el cumplimiento de sus objetivos, y funciones cuenta con la siguiente estructura orgánica: Jefatura - Oficina Zonal de Estadística e Informática de Tarapoto V. LÍNEA DE AUTORIDAD La Oficina Zonal de Estadística e Informática de Tarapoto, depende directamente de la Jefatura del INEI y está a cargo de un funcionario con rango de Director Zonal, quien tiene autoridad sobre el personal que la integra. VI. LÍNEA DE RESPONSABILIDAD La Oficina Zonal de Estadística e Informática de Tarapoto tiene responsabilidad directa ante la Jefatura del INEI,de la conducción de las actividades estadísticas e informáticas en el ámbito zonal, de acuerdo a la normatividad que emitan los órganos técnico normativos; del nivel central a través de la Oficina Técnica de Estadísticas Departamentales. Funcionalmente depende de la Oficina Técnica de Estadísticas Departamentales con la que coordina directamente la formulación, ejecución y evaluación de sus actividades. VII. LÍNEA DE COORDINACIÓN En el desarrollo de sus actividades, la Oficina Zonal de Estadística e Informática de Tarapoto, mantiene coordinación interna con la Alta Dirección y con todos los órganos que conforman la estructura orgánica del INEI; así como, con las Oficinas Departamentales de Estadística e Informática y, con los órganos de los Sistemas Nacionales de Estadística e Informática. Externamente con el Consejo Transitorio de Administración Regional, y con las Entidades Públicas y Privadas en la jurisdicción de su competencia..

6 INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA 11 VIII. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL JEFATURA OFICINA TECNICA DE ESTADISTICAS DEPARTAMENTALES OFICINA ZONAL DE ESTADISTICA E INFORMATICA DE TARAPOTO IX. CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS Nº ORDEN DENOMINACIÓN DE LA UNIDAD ORGÁNICA Y CARGOS CLASIFICADOS CARGO ESTRUCTURAL TOTAL NECESARIAS Nº DEL CAP OBSERVACIONES OFICINA ZONAL DE TARAPOTO Director de Sistema Adm.II Director 1 * 001 Técnico en Estadística II Secretaria IV * Destacado de la Sede Central a la OZEI Tarapoto

7 INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA 12 X. DESCRIPCIÓN DEL CARGO Y FUNCIONES CARGO DE LA SEDE CENTRAL DEL INEI 1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1 Nro. en el CAP: : Destacado de la Sede Central del INEI. 1.2 Cargo clasificado : Director Sistema Administrativo II 1.3 Cargo estructural : Director Zonal 2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES a. Planear, organizar, dirigir, supervisar, controlar y evaluar las actividades de la Oficina Zonal a su cargo; proponiendo las medidas conducentes a su mejor funcionamiento. b. Normar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades estadísticas e informáticas en el ámbito zonal. c. Centralizar, publicar y difundir las estadísticas departamentales y zonales de acuerdo a las normas técnicas emitidas por el INEI. d. Coordinar, orientar, supervisar la formulación, ejecución y evaluación de los Planes Estadísticos e Informáticos de los órganos conformantes del Sistema Estadístico e Informático en el nivel local de conformidad con las normas y procedimientos emitidos por la Sede Central. e. Participar en la formulación, ejecución y evaluación del Plan Operativo, Plan Estratégico Institucional y Proyecto de Presupuesto Analítico de Gastos del INEI en el ámbito de competencia de la OZEI. f. Proponer a la Alta Dirección del INEI alternativas de política para el desarrollo de la actividades estadísticas e informáticas en el nivel zonal. g. Propiciar convenios y acuerdos con las Universidades y Organizaciones Departamentales y Zonales orientadas al cumplimiento de sus funciones con opinión favorable de la OTED y el órgano técnico normativo involucrado. h. Coordinar con las Direcciones Nacionales y Técnicas de la Sede Central a través de la OTED sobre los asuntos de carácter técnico-normativo, referente a la producción estadística e informática del nivel departamental y local. i. Efectuar cálculos de indicadores de coyuntura a nivel zonal y promover su difusión. j. Emitir opinión técnica en asuntos de su competencia que se sometan a su consideración; así como absolver las consultas que se le soliciten.

8 INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA 13 k. Asesorar en aspectos estadísticos e informáticos a las Instituciones Públicas y Privadas del ámbito zonal. l. Dirigir, supervisar, controlar y administrar los recursos presupuestales, materiales y humanos asignados, informando oportunamente sobre su utilización a la Sede Central conforme a la normatividad vigente. m. Apoyar la ejecución de los censos nacionales y de las encuestas especializadas que se realizan en el ámbito zonal. n. Promover y realizar investigaciones estadísticas considerando los requerimientos, de los agentes económicos, para el desarrollo provincial y distrital. o. Presidir el Comité de Coordinación Interinstitucional de Estadística e Informática y el Consejo Consultivo de Estadística e Informática en el nivel zonal. p. Supervisar y controlar la utilización de los fondos asignados a OZEI de Tarapoto, rindiendo cuenta oportuna a la Sede Central del INEI, de acuerdo a la normatividad vigente. q. Coordinar con los órganos competentes de la Sede Central, a través del OTED los asuntos de carácter administrativo y presupuestal que aseguren el normal funcionamiento y desarrollo de la OZEI. r. Dictar Resoluciones Directorales en asuntos de su competencia. s. Representar a la OZEI en los certámenes relacionados con asuntos de su competencia. t. Apoyar a las autoridades departamentales y locales con información estadística oportuna, confiable y útil. u. Normar, supervisar, controlar y coordinar el adecuado funcionamiento de la filial de la ENEI, en el nivel zonal de conformidad con las orientaciones y directivas de la ENEI de la Sede Central. v. Mantener informado a la OTED, sobre el desarrollo de las acciones específicas de su responsabilidad contenidas en el Plan de Trabajo de la OZEI de Tarapoto. w. Integrar Comisiones de Trabajo y/o participar en reuniones de trabajo que se le encomiende. x. Proponer la capacitación de su personal en cursos de especialización, becas y/o pasantías en el país o en el extranjero a través de la OECT de la Sede Central. y. Cumplir otras funciones que le asigne la Jefatura del INEI.

9 INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA LÍNEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende directamente del Jefe del INEI Tiene mando sobre los cargos siguientes: Un Técnico en Estadística II Una Secretaria IV 4. REQUISITOS MÍNIMOS DEL CARGO - Título Profesional Universitario y/o Bachiller en Economía, Administración, Ingeniería, Estadística y/o profesión afín. - Capacitación especializada en el área. - Amplia experiencia en el área. - Amplia experiencia en la conducción de personal. - Conocimientos básicos en el manejo y uso de herramientas de productividad informática.

10 INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA 15 CARGO Nº IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1 Nro. en el CAP: : Cargo clasificado : Técnico en Estadística II 1.3 Cargo estructural : 2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES a. Ordenar, clasificar, actualizar, consistenciar y analizar la información estadística remitida desde la sede central y de instituciones públicas y privadas. b. Apoyar en el área de su competencia el libro electrónico, el banco de datos departamental y el sistema de consultas de publicaciones estadísticas. c. Elaborar y proponer indicadores socio-económicos a nivel departamental y zonal en el ámbito de su competencia. d. Coordinar con las Direcciones Nacionales y Técnicas del INEI e instituciones públicas y privadas para la obtención de información estadística a publicarse en el Compendio Estadístico del departamento. e. Participar en la clasificación, evaluación y procesamiento de la información estadística sectorial para la elaboración de la actividad productiva zonal y departamental. f. Apoyar en la centralización, publicación y difusión de las estadísticas departamentales y zonales de acuerdo a las normas técnicas emitidas por el INEI. g. Apoyar en la recopilación de la información estadística sectorial e institucional para la elaboración del Almanaque Estadístico Departamental. h. Brindar información a los usuarios sobre los diferentes servicios públicos que presta la OZEI. i. Evaluar, procesar y analizar la información estadística proporcionada por los órganos estadísticos del nivel zonal. j. Distribuir las notas de prensa, a los diferentes medios de comunicación para su difusión. k. Recopilar precios en los mercados y empresas públicas para la elaboración del IPC, IPPM, y otros. l. Atender los requerimientos de información estadística de los diferentes

11 INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA 16 usuarios públicos y privado. m. Efectuar el seguimiento sobre la aplicación de la normatividad emitida por la Sede Central del INEI, en el procesamiento de la información estadística zonal. n. Participar en la promoción y venta de las publicaciones estadísticas de la ODEI y del INEI. o. Participar en la ejecución de los Censos Nacionales y de las encuestas especializadas que se ejecuten en el ámbito zonal. p. Participar en la aplicación y seguimiento de las encuestas económicas, financieras, sociales, demográficas, informáticas entre otras que se ejecutan en el ámbito zonal. q. Recopilar, analizar y procesar la información de las estadísticas vitales del nivel local. r. Mantener permanentemente informado al Director Zonal del cumplimiento de las tareas asignadas. s. Apoyar en la promoción y difusión de las actividades estadísticas t. Cumplir otras funciones que le encargue el Director Zonal. 3. LÍNEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende directamente del Director Zonal 4. REQUISITOS MÍNIMOS DEL CARGO - Bachiller universitario y/o Egresado en Economía, Administración Estadística, Ingeniería o profesión afín. - Capacitación especializada en el área - Experiencia en el área. - Conocimientos básicos en el manejo y uso de herramientas de productividad informática.

12 INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA 17 CARGO Nº IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1 Nro. en el CAP : Cargo clasificado : Secretaria IV 1.3 Cargo estructural : 2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES a. Recepcionar, registrar, clasificar y tramitar la correspondencia diaria que ingresa a la OZEI, efectuando el control y trámite respectivo b. Organizar, clasificar y mantener actualizado el archivo de la OZEI. c. Preparar y ordenar la documentación para la firma del Director Zonal. d. Elaborar informes, oficios y otros documentos oficiales que se le encargue. e. Preparar la agenda del Director Zonal para la reuniones internas y/o externas que se lleven a cabo; así como concertar citas y atender a las visitas. f. Preparar y ordenar la documentación para las reuniones de trabajo que indique el Director Zonal. g. Recepcionar, registrar y trasladar información vía internet, correo electrónico, teléfono o fax; así como efectuar las llamadas telefónicas que le solicite el Director Zonal. h. Efectuar el seguimiento a los cronogramas establecidos para las reuniones y/o entrega de trabajos encomendados. i. Velar por la buena imagen institucional, asegurando el cuidado y mantenimiento de los Bienes Patrimoniales del área. j. Atender e informar al público usuario de los servicios que brinda la OZEI. k. Apoyar en la elaboración de las rendiciones de cuenta documenta de la OZEI en forma oportuna de acuerdo a la normatividad vigente para su envío a la Sede Central del INEI previa aprobación del Director Zonal. l. Apoyar en la elaboración y coordinación de cuadros e informes que se le solicite. m. Apoyar en la elaboración y coordinación del cuadro de necesidades de la OZEI.

13 INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA 18 n. Cumplir otras funciones que le asigne el Director de la OZEI. 3. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende directamente del Director de la OZEI. 4. REQUISITOS MINIMOS DEL CARGO - Bachiller en Administración Secretarial y/o Título de Secretariado Ejecutivo. - Amplia experiencia en las labores de secretaria. - Experiencia en el manejo y uso de herramientas de productividad informática.

14 INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA E INFORMATICA Organigrama Estructural JEFATURA CCONE I CCO I ORGANOS CONSULTIVOS ALTA DIRECCION SECRETARIA GENERAL SUB JEFATURA DE ESTADÍSTICA SUB JEFATURA DE INFORMÁTICA ÓRGANO DE CONTROL O. T. DE INSPECTORIA INTERNA AUDITORIA INTERNA ORGANOS DE APOYO O. T. DE ADMINISTRACIÓ N ADMINISTRACIÓN FINANCIERA O. T. DE DIFUSIÓ N IMAGEN INSTITUCIONAL O. T. DE INFORMÁTICA DESARROLLO DE SISTEMAS O. T. DE ESTADÍSTICAS DEPARTAMENTALES O.T. DE PLANIF. PRESUPUESTO Y COOP. TÉCNICA PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO O. T. DE ASESORIA JURIDICA OFICINA DE DEFENSA NACIONAL ORGANOS DE ASESORAMIENT ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS INFORMACIÓN SOPORTE TÉCNICO ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS PERSONAL COOPERACION TECNICA ORGANOS DE LINEA ESTADISTICOS DIREC. NAC. DE CENSOS Y ENCUESTAS CARTOGRAFÍA Y GEOGRAFÍA CENSOS Y ENCUESTAS DE HOGARES DIREC. NAC. DE CUENTAS NACIONALES CUENTAS DE BIENES Y SERVICIOS NO FINANCIEROS D.E. DE CUENTAS DEL GOBIERNO Y DEL SECT. FINANCIERO DIREC. TEC. DE INDICADORES ECONÓMICOS ÍNDICES DE PRECIOS INDICADORES DE PRODUCCIÓN DIREC. TEC. DE DEMOGRAFÍA E INDICAD. SOCIALES DEMOGRAFÍA INDICADORES SOCIALES DIREC. TEC. DE NORMATIVIDAD Y PROMOCIÓN POLÍTICAS Y NORMAS FOMENTO DE TECNOLOGÍAS DIREC. TEC. DE DESARROLLO INFORMÁTICO PROYECTOS ORGANOS DE LINEA INFORMATICO NIVEL DEPARTAMENTAL CENSOS Y ENCUESTAS DE EMPRESAS Y ESTAB. MUESTREO Y MARCOS MUESTRALES CUENTAS DE LOS HOGARES ODE I ESCUELA NACIONAL DE ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA D. E. ACADÉMICA D. E. ADMINISTRATIVA CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO ESTUDIOS E INVESTIGACIONES METODOLOGÍA Y NORMATIVIDAD ORGANOS DE DESCON CENTRADOS