Contraloría General PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO

Transcripción

1 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2010

2 CONTENIDO 1. Presentación 2. Esquema general 3. Objetivo general 4. Ejes temáticos: Eje temático 1: Metodología y procedimientos archivísticos Diagnóstico / Objetivos / Estrategias / Actividades Eje temático 2: Recursos físicos, materiales y presupuestales Diagnóstico / Objetivos / Estrategias / Actividades Eje temático 3: Capacitación y desarrollo de personal Diagnóstico / Objetivos / Estrategias / Actividades 5. Plan de trabajo 6. Seguimiento, informes y evaluación

3 1 PRESENTACIÓN

4 El Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA) ha sido la guía con la cual la Contraloría del Distrito Federal ha llevado a cabo, de forma programada y sistemática, el cumplimiento de la normatividad en materia de archivos. Este Programa inició en el segundo semestre del 2007 y, en ese momento, se atendieron a las disposiciones en materia de archivo que la Circular Uno señalaba. A partir de octubre de 2008 se reorientaron todos los trabajos en este ámbito de acuerdo a la Ley de Archivos de Distrito Federal que entró en vigor el día 9 de octubre de A través de este Programa es posible ver la dinámica y los alcances que esta Dependencia ha conseguido en materia de archivos. De manera especial se logró que durante el ejercicio 2009 se constituyera realmente como el punto cardinal para el desarrollo archivístico de la Contraloría, colocando al COTECIADCTGL como el órgano colegiado que se encargó de su seguimiento y evaluación. Es por ello que en esta fase 2010, el PIDA debe afrontar diversos retos para continuar con el desarrollo archivístico en la Contraloría, así como iniciar otro tipo de actividades que emanen de ésta en colaboración o apoyo a otros de los entes obligados por la Ley de Archivos del Distrito Federal.

5 2 ESQUEMA GENERAL

6 OBJETIVO GENERAL Eje temático 1 Eje temático 2 Eje temático 3 Metodología y procedimientos archivísticos Recursos físicos, materiales y presupuestales Capacitación y desarrollo de personal DIAGNÓSTICO / OBJETIVOS / ESTRATEGIAS / ACTIVIDADES SEGUIMIENTO, INFORMES Y EVALUACIÓN

7 3 OBJETIVO GENERAL

8 Lograr que en todas las áreas que integran la Contraloría se archive utilizando criterios uniformes, se cuente con espacio de guarda apropiados y se considere prioritaria la actividad

9 4 EJES TEMÁTICOS

10 Diagnóstico Objetivos Eje temático 1 Metodología y procesos archivísticos Actividades Estrategias

11 Eje temático 1 Metodología y procesos archivísticos Diagnóstico Conservación exhaustiva de información y ausencia de criterios y métodos para valoración documental Mala integración de los expedientes y falta de controles para identificar, agrupar y describir archivos Organización de la información de manera personalizada o sin código clasificador uniforme Control patrimonial de los expedientes y archivos Aplicación desordenada de tecnologías en manejo de archivos

12 Eje temático 1 Metodología y procesos archivísticos Objetivos Establecer órganos normativos y operativos Implementar normas y procedimientos homogéneos Diferenciar y consolidar los archivos según las etapas del ciclo vital de los documentos

13 Eje temático 1 Metodología y procesos archivísticos Conociendo el marco regulatorio Estableciendo los instrumentos de control archivístico Estrategias Elaborando manuales específicos de operación Definiendo la estructura y funciones de los archivos

14 Eje temático 1 Metodología y procesos archivísticos Actividades a realizar Actualización del Manual Específico de Operación Archivística Políticas de operación para la Unidad de Documentación en Trámite Procedimiento de Baja Documental Procedimientos de la Unidad Central de Correspondencia (Oficialía de Partes) 1.2. Actualización y modificación del Sistema de Archivo Automatizado 1.3. Elaboración de instrumentos de control archivístico Catálogo de Disposición Documental Inventario de Baja Documental Índices o Relaciones de contenido Guía Simple de Archivo de Trámite 1.4. Diseño e implementación de una página web de la Unidad Coordinadora de Archivos 1.5 Diseño del Plan de Digitalización de Archivos

15 Diagnóstico Objetivos Eje temático 2 Recursos físicos, materiales y presupuestales Actividades Estrategias

16 Contraloría Eje temático 2 Recursos físicos, materiales y presupuestales Diagnóstico Acumulación anárquica en escasos espacios de oficina Dispersión de documentación Falta de planes de seguridad y prevención de contingencias Carencia de mobiliario y equipo apropiado Malas condiciones ambientales para la conservación de documentos Falta de limpieza en áreas de archivo

17 Contraloría Eje temático 2 Recursos físicos, materiales y presupuestales Diagnóstico Distribución de Archivos de Trámite: * 30, ubicados en las diferentes áreas sustantivas en Av. Juárez 92, Col. Centro, con un acervo de 3500 cajas aproximadamente. 57, ubicados en las Contralorías Internas de las Dependencias, Delegaciones y Entidades, con un acervo aproximado de 10,900 expedientes.

18 Contraloría Eje temático 2 Recursos físicos, materiales y presupuestales Diagnóstico Concentración general de archivos: * Archivo de Concentración: 866 cajas de guarda, 71 de valoración histórica y 460 de baja documental. * Almacén N : 752 cajas de guarda y 710 de baja documental. * Archivo de Oficialía Mayor: 1200 cajas de guarda

19 Contraloría Eje temático 2 Recursos físicos, materiales y presupuestales Objetivos Asegurar que los archivos cuenten con las instalaciones, mobiliario, equipo y planes adecuados para garantizar la integridad física de los recursos humanos, materiales y documentales Suministrar oportuna e inteligentemente los materiales necesarios para las funciones archivísticas

20 Contraloría Eje temático 2 Recursos físicos, materiales y presupuestales Adquiriendo bienes de consumo, mobiliario y equipo Contratando los servicios preventivos y correctivos, generales y especiales de mantenimiento y fumigación Estrategias Estableciendo políticas para la conservación y preservación documental Estableciendo y adecuando espacios físicos

21 Eje temático 2 Recursos físicos, materiales y presupuestales Actividades a realizar Asignación y adecuación de espacios para archivo en edificio sede y Contralorías Internas 2.2. Dotación de mobiliario y equipo a los diversos archivos

22 Diagnóstico Objetivos Eje temático 3 Capacitación y desarrollo de personal Actividades Estrategias

23 Eje temático 3 Capacitación y desarrollo de personal Diagnóstico Personal sin reconocimiento institucional y sin perspectivas de desarrollo profesional, carente de una formación archivística Prácticas archivísticas empíricas, carentes de interés intelectual Uso deficiente de la información archivística Poca importancia al archivo de documentos Ausencia de programas permanentes de capacitación en la materia

24 Contraloría Eje temático 3 Capacitación y desarrollo de personal Objetivos Lograr que los funcionarios de todos los niveles consideren prioritarias la administración de archivos Promover el desarrollo y formación profesional en materia de gestión de archivos Crear una nueva cultura archivística

25 Contraloría Eje temático 3 Capacitación y desarrollo de personal Detectando las necesidades de capacitación Capacitando Estrategias Concientizando de la importancia de los archivos Difundiendo una nueva cultura archivística

26 Eje temático 3 Capacitación y desarrollo de personal Actividades a realizar Realización del curso: Archivo de Trámite, desde la correspondencia hasta la transferencia primaria 3.2. Realización del curso: Archivo de Concentración y Archivo Histórico 3.3. Participación en eventos referentes a la administración de documentos y archivística: foros, seminarios, entre otros Diseño del Diplomado en Administración de Documentos y Archivística 3.5. Publicación de artículos sobre archivos 3.6. Realización de la Campaña de fomento de una nueva cultura archivística 3.7. Diseño e implementación de una Campaña de Lecturas Selectas de Archivonomía.

27 5. PLAN DE TRABAJO 2010

28 EJE TEMÁTICO 1

29 EJE TEMÁTICO 2

30 EJE TEMÁTICO 3

31 6 SEGUIMIENTO: INFORMES Y EVALUACIÓN

32 Informes Informes trimestrales a presentarse en el COTECIADCTGL según el Plan Anual de Trabajo Comprende * Resultados obtenidos * Difusión y presentación de resultados * Reforzamiento a medidas de control y ajuste a las actividades y su calendarización

33 Evaluación Una evaluación parcial semestral y una evaluación general anual a presentarse en el COTECIADCTGL Comprende * Informe del estado final de todas las actividades. * Dificultades en el cumplimiento de actividades. * Evaluación y continuidad del PIDA.