MANUAL DE ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL

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1 H. AYUNTAMIENTO DE VILLA DE REYES ADMINISTRACIÓN MANUAL DE ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL Código: MO-01-COMSOC. Página: 1-19 Revisión: 01. Fecha de Creación: 25 de Mayo Presenta: Lic. Mónica Guadalupe Capetillo Alarcón Directora de Comunicación Social H. Ayuntamiento de Villa de Reyes, S.L.P Con apoyo de: C. Saúl Daniel Salazar Anguiano Auxiliar Administrativo Fecha de Impresión: 01 de Julio del 2016, Villa De Reyes, S.L.P

2 Contenido 1. Presentación del Antecedentes Históricos Objetivo Misión Visión Valores Marco Jurídico Atribuciones Organigrama General Organigrama Específico Inventario de Puestos Descripción de Puestos Descripción del Puesto de Director Descripción del Puesto de Auxiliar Administrativo Descripción del Puesto de Auxiliar Administrativo Referencias Bibliográficas Elaboración, Revisión y Autorización MO-01-COMSOC 2

3 1. Presentación del El presente manual de organización de la dirección de Comunicación Social del H. Ayuntamiento de Villa de Reyes, tiene como objetivo fundamental presentar una visión en conjunto de la estructura del área y precisar las funciones encomendadas a cada uno de los órganos que integran el Ayuntamiento. Se requiere la conformación de una cultura administrativa que permita modernizar e innovar procesos administrativos con base en herramientas técnicas que permitan desarrollar las funciones con eficiencia, eficacia y con una filosofía de mejora continua. Con la conformación del presente se inicia una etapa en la administración pública municipal que permite tener una mayor certidumbre en el desarrollo de las actividades y la adecuada coordinación entre las áreas, delimitando las actividades y responsabilidades de cada uno de los puestos. Este documento deberá ser usado por los servidores públicos que forman parte de la Dirección de Comunicación Social, y podrá ser consultado por las personas externas que necesiten conocer el trabajo interno de la dirección. Es importante considerar que el presente documento requiere de actualización en la medida que se presenten modificaciones en la normatividad establecida, en la estructura orgánica del área o en cualquier aspecto que influya en la operatividad de la misma. MO-01-COMSOC 3

4 2. Antecedentes Históricos El 1 de enero del año 2007, en sesión de cabildo, se aprobó la creación de la Dirección de Comunicación Social, la cual iba a la par y en conjunto con la dirección de Juventud, con el fin de que la población conociera la forma de trabajar y crear un vínculo Ayuntamiento-Ciudadanía. Esto permitió crear una ventana al exterior y que la gente pudiera conocer la realidad de nuestro municipio y los cambios que este va teniendo día con día. Posteriormente y al ver las necesidades que se tenía como direcciones conjuntas en esta Administración al frente del C. Juan Gabriel Solís Ávalos, Comunicación Social pasó a hacer un área independiente y se nombra a la primera Directora, en esta Dirección en la que podemos conocer todas las actividades que el H. Ayuntamiento realiza para beneficio de la ciudadanía de Villa de Reyes. MO-01-COMSOC 4

5 3. Objetivo Difundir la información de manera veraz y oportuna del quehacer cotidiano del H. Ayuntamiento con el fin de que la ciudadanía se dé cuenta de la labor que se realiza, y así fortalecer los lazos y la cercanía que tiene el Ayuntamiento con la ciudadanía, fomentando en la sociedad y en el propio gobierno los valores éticos, cívicos y culturales que armonicen la convivencia entre ambos, y con ello establecer una relación de respeto con los medios de comunicación locales y estatales bajo los principios que rigen la libertad de expresión y la transparencia gubernamental. 4. Misión Construir la imagen de la administración pública municipal, a través de canales de comunicación entre el gobierno municipal y la sociedad, basados en la difusión de las acciones gubernamentales. 5. Visión Ser una dirección que establezca las líneas estratégicas en que se conducirá la imagen institucional del gobierno municipal, teniendo como base la difusión de las acciones de cada una de las áreas del quehacer municipal a través de medios de comunicación; prensa escrita, televisiva, radiofónica y propios. MO-01-COMSOC 5

6 6. Valores Transparencia. La Transparencia gubernamental es la obligación de cualquier Estado Democrático de poner a disposición de sus ciudadanos, a través de los poderes e instituciones que lo conforman, la información que revele qué es y qué hace dicho Estado, es así que el municipio la Dirección de Comunicación es una de las áreas del Ayuntamiento encargada de llevar a cabo lo antes mencionado. Empatía. Es la capacidad que tiene el ser humano para conectarse con otra persona y responder adecuadamente a las necesidades del otro, de tal manera que logra que el otro se sienta muy bien con él, por lo que este valor es fundamental para los servidores públicos adscritos a esta dirección. Honestidad. Es el valor de decir la verdad, ser decente, recatado, razonable y justo, mismos que deben formar parte del comportamiento del personal de esta dirección. Responsabilidad Es el cumplimiento de las obligaciones o cuidado al hacer o decidir algo, o bien una forma de responder que implica el claro conocimiento de que los resultados de cumplir o no las obligaciones, recaen sobre uno mismo, por lo que los servidores públicos desde el momento en que asumen su cargo deben de cumplir con este valor. MO-01-COMSOC 6

7 7. Marco Jurídico Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado de San Luis Potosí. Ley de Entrega Recepción de los Recursos Públicos del Estado de San Luis Potosí. Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de San Luis Potosí. Ley de los Trabajadores al Servicio de las Instituciones Públicas del Estado de San Luis Potosí. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios de San Luis Potosí. Ley de Protección al Ejercicio del Periodismo del Estado de San Luis Potosí. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de San Luis Potosí. Ley de Archivos del Estado de San Luis Potosí. Ley de Procedimientos Administrativos del Estado y Municipios de San Luis Potosí. Reglamento Interno Ayuntamiento Villa de Reyes. MO-01-COMSOC 7

8 8. Atribuciones Establecer mecanismos de coordinación con las demás áreas a fin de informar a la ciudadanía los programas que se realizan a través de la difusión de información y promoción en el exterior. Tener una relación permanente con los medios de comunicación local, estatal e incluso nacional, y difundir a través de ellos la política exterior, así como los objetivos, programas y acciones del H. Ayuntamiento por medio de boletines de prensa. Analizar y evaluar el flujo de información sobre acontecimientos e identificar tendencias de comunicación en los medios. Desarrollar actividades, programas y sistemas destinados a promover y fortalecer la presencia e imagen del Ayuntamiento. Conservar y actualizar el archivo fotográfico y de video de las actividades más relevantes de la administración pública municipal. Dar seguimiento, analizar y evaluar el trato que se dé al Ayuntamiento en los medios locales, nacionales y redes sociales, a fin de detectar eventos que puedan repercutir favorable o desfavorablemente sobre su labor e imagen y realizar acciones preventivas o campañas para evitar la desinformación. Operar como unidad de enlace para el intercambio de información con otras dependencias gubernamentales en los temas de su competencia. Organizar programas y campañas de acercamiento social Coordinar la realización de encuestas y sondeos de opinión respecto de las actividades del Ayuntamiento MO-01-COMSOC 8

9 9. Organigrama General MO-01-COMSOC 9

10 10. Organigrama Específico Presidente Municipal Secretario General Directora de Comunicación Social Aux. Administrativo 1 Aux. Administrativo Inventario de Puestos Puesto Directora Auxiliar Administrativo 1 Auxiliar Administrativo 2 MO-01-COMSOC 10

11 12. Descripción De Puestos 12.1 Descripción del Puesto de Director Objetivo Difundir las actividades que realiza el ayuntamiento y ayudar a que sus integrantes tengan acercamiento con la ciudadanía Funciones Establecer mecanismos de coordinación de difusión de información con las diversas direcciones del ayuntamiento. Difundir la información de las actividades y programas que realiza el ayuntamiento. Asistir a los eventos con la finalidad de recopilar evidencia grafica de ello. Mantener relación con los medios de comunicaciones locales, nacionales y estatales. Monitorear los medios de comunicación Crear campañas de acercamiento de los integrantes del ayuntamiento con la ciudadanía. Elaborar boletines de prensa. Conservar y actualizar el archivo de comunicados e información oficial que difunda el Ayuntamiento. Proponer proyectos de modificación a cualquier ordenamiento jurídico o administrativo aplicable en la administración pública municipal. Elaboración del Plan de Trabajo de la dirección de Comunicación Social. MO-01-COMSOC 11

12 Todas aquellas que sean encomendadas por inmediatos superiores jerárquicos, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones. Coadyuvar en la elaboración del Plan de Desarrollo Municipal. Las demás que se deriven de otros ordenamientos aplicables. Estas funciones son enunciativas, más no limitativas Relaciones INTERNAS CON PARA Auxiliar Dar indicaciones respecto de actividades a realizar. EXTERNAS CON PARA Áreas Del Ayuntamiento Medios De Comunicación Ciudadanía Recopilar información de las actividades que realice su departamento y tengan que ser difundidas, Crear una buena relación con ello paras que difundir la información relacionada con el H. Ayuntamiento. Informarles las actividades y programas que se están llevando a cabo Responsabilidad En Manejo del Personal Directo: Auxiliar asignado al departamento de Comunicación Social. Indirectos: No Aplica. MO-01-COMSOC 12

13 En Mobiliario y Equipo Cuidar mobiliario, equipo y herramienta que le fue asignado a la dirección. En Manejo de Información Confidencial Guardar discreción en la información que se genera en cuanto las actividades y programas del Ayuntamiento. En Manejo del Presupuesto Vigilar la aplicación del recurso asignado Autoridad Personal asignado al departamento de Comunicación Social Competencias Laborales Conocimientos Específicos Comunicación, relaciones humanas. Actitudes De servicio, profesional, dedicación, honradez, y lealtad. Habilidades Directivas Trabajo en equipo, proactivo, comunicación, liderazgo, gestión de proyectos, aportación de ideas, soluciones a problemas, presentación y facilidad de palabra. Habilidades Técnicas Manejo de cámara fotográfica y video; edición y computo. MO-01-COMSOC 13

14 12.2 Descripción del Puesto de Auxiliar Administrativo Objetivo Apoyar en las actividades respecto del manejo de la información relacionada con el ayuntamiento a fin de mantener a la ciudadanía informada sobre el quehacer que se realiza en la administración pública Funciones Diseño de carteles. Asistir a eventos y recopilar videos. Llevar bitácora de fotos y videos. Todas aquellas que sean encomendadas por inmediatos superiores jerárquicos, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones. Estas funciones son enunciativas, más no limitativas Responsabilidad En Manejo del Personal Directo: No Aplica. Indirectos: No Aplica. En Mobiliario y Equipo Cuidar mobiliario, equipo y herramienta que le fue asignado. En Manejo de Información Confidencial Guardar discreción en la información que se genera en cuanto las actividades y programas del Ayuntamiento. En Manejo del Presupuesto No Aplica. MO-01-COMSOC 14

15 Autoridad No Aplica Competencias Laborales Conocimientos Específicos Diseño, comunicaciones, relaciones humanas y manejo de programas computacionales. Actitudes Actitud de servicio, profesional, dedicado, honrado, responsable y leal. Habilidades Técnicas Manejo de programas computacionales, de equipos fotográficos y de video, creatividad y diseño. MO-01-COMSOC 15

16 12.3 Descripción del Puesto de Auxiliar Administrativo Objetivo Apoyar en las actividades respecto del manejo de la información relacionada con el ayuntamiento a fin de mantener a la ciudadanía informada sobre el quehacer que se realiza en la administración pública Funciones Elaboración y envió de síntesis informativa. Asistir a eventos y recopilar fotos. Llevar bitácora de oficios y memorándum. Todas aquellas que sean encomendadas por inmediatos superiores jerárquicos, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones. Estas funciones son enunciativas, más no limitativas Responsabilidad En Manejo del Personal Directo: No Aplica. Indirectos: No aplica. En Mobiliario y Equipo Cuidar mobiliario, equipo y herramienta que le fue asignado. En Manejo de Información Confidencial Guardar discreción en la información que se genera en cuanto las actividades y programas del Ayuntamiento. En Manejo del Presupuesto No Aplica Autoridad No Aplica. MO-01-COMSOC 16

17 Competencias Laborales Conocimientos Específicos Comunicaciones, relaciones humanas y manejo de programas computacionales. Actitudes Actitud de servicio, profesional, dedicado, honrado, responsable y leal. Habilidades Técnicas Manejo de equipos fotográficos y de video, creatividad y diseño. MO-01-COMSOC 17

18 13. Referencias Bibliográficas Manual de organización Dirección general de comunicación social de Gobierno de San Luis Potosí Año Acta No. 1 de Cabildo H. Ayuntamiento Municipal de Villa de Reyes Año MO-01-COMSOC 18

19 14. Elaboración, Revisión y Autorización 01 de Julio de 2016, Villa de Reyes, S.L.P. Con el objetivo de dar cumplimiento al Artículo 84 Fracción VII de Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de San Luis Potosí, se elabora este, el cual describe y precisa la estructura de la Dirección de Comunicación Social, atribuciones, servicios y las funciones encomendadas, así como elementos susceptibles de mejora del trabajo, que permitirá alcanzar una mayor calidad y oportunidad en sus tareas, e instrumentos que contribuyan a consolidar y cumplir las metas y objetivos, como son: la descripción de puestos, la misión, la visión, los objetivos y las facultades. Por lo anterior se solicita su revisión y autorización para su publicación. ELABORA LIC. MÓNICA GUADALUPE CAPETILLO ALARCÓN DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL REVISA AUTORIZA LIC. MÓNICA CHIQUITO MARTÍNEZ OFICIAL MAYOR C. JUAN GABRIEL SOLÍS ÁVALOS PRESIDENTE MUNICIPAL MO-01-COMSOC 19