SISTEMA DE TELECONFERENCIAS PARA LA VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA FITOSANITARIA (GO TO WEBINAR)

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3 Producto 57 Introducción SISTEMA DE TELECONFERENCIAS PARA LA VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA FITOSANITARIA (GO TO WEBINAR) Introducción Este sistema de teleconferencias permite la comunicación de hasta 1,000 usuarios simultáneamente. El sistema permite compartir a la audiencia el material del presentador, ya sea una presentación, un sitio web o cualquier elemento desplegado en su computadora. Además, cada asistente puede tomar la palabra para compartir su propio material. Todo se realiza bajo el entorno de una computadora, con un software ligero que se descarga del sitio Producto 7 Sistema de Teleconferencias GoTo Webinar 3

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5 7.1 Sistema operando.

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7 Producto Producto 7.1 Sistema 5 Introducción operando 6.1. Sistema operando El sistema comenzó a funcionar en el mes de agosto Bajo este esquema se han realizado las siguientes conferencias: Conferencias de trabajo SINAVEF-CNRF y SINAVEF-UASLP. Capacitación del personal de vigilancia para el uso del sistema durante el curso de capacitación SCOPE, del 18 al 20 de octubre Reuniones del panel de expertos de langosta Reuniones del panel de expertos de HLB Reuniones de trabajo con ZedXInc para mantenimiento SCOPE Reuniones de trabajo con ZedXInc para sistema Smartphone Producto 7 Sistema de Teleconferencias GoTo Webinar 7

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9 7.2 Manual de usuario y administrador.

10 Informe SINAVEF Producto 7 Sistema de Teleconferencias GoTo Webinar

11 Producto 7.2 Manual de usuario Producto y 5 administrador Introducción 6.1. Manual de usuario y administrador Se preparó un manual de anfitrión y otro de invitado para el uso de este sistema que se muestran a continuación: Guía rápida anfitrión Go to webinar Para iniciar sesión en GotoWebinar y calendarizar una sesión, es necesario ir al sitio web e iniciar sesión: Figura 1 Pantalla para inicio de sesión. Producto 7 Sistema de Teleconferencias GoTo Webinar 11

12 Informe SINAVEF Ingrese correo electrónico y contraseña, para acceder a la cuenta de GotoWebinar. Figura 2 Registro de usuario. 2. Una vez que se accedió a la cuenta de GotoWebinar, se mostrará la pantalla principal de la cuenta con la que accedimos. Figura 3 Bienvenida a la cuenta. 12 Producto 7 Sistema de Teleconferencias GoTo Webinar

13 Producto 7.2 Manual de usuario Producto y 5 administrador Introducción 3. Para iniciar como anfitrión una conferencia, es presionando el botón Host a Meeting. Figura 4 Comienzo de sesión. 4. En la siguiente pantalla, nos aparecerá un botón que debemos presionar para la instalación del software, para que podamos administrar la conferencia. Figura 5 Instalación de software. Producto 7 Sistema de Teleconferencias GoTo Webinar 13

14 Informe SINAVEF Damos permisos de ejecutar el programa sobre nuestra computadora, presionando el botón Ejecutar sobre el dialogo. Figura 6 Instalación de software. 6. La aplicación se instalará en nuestra computadora. Podemos comprobarlo, con un icono localizado en la barra de Windows, a lado del reloj. Figura 7 Ícono Go to webinar. 7. Una vez instalado el software, un dialogo aparecerá, si deseamos iniciar una conferencia en este momento o calendarizar una posterior. Presionamos Meet Now. Figura 8 Inicio de conferencia. 14 Producto 7 Sistema de Teleconferencias GoTo Webinar

15 Producto 7.2 Manual de usuario Producto y 5 administrador Introducción 8. El panel de control de GotoWebinar aparecerá en la parte derecha de su monitor, con los controles necesarios para comenzar la conferencia en línea. Figura 9 Panel de control. 9. Para comenzar la conferencia en línea, presionamos el botón de play y el programa comenzara a compartir nuestro escritorio con los usuarios que vayamos invitando. Figura 10 Inicio sesión. Producto 7 Sistema de Teleconferencias GoTo Webinar 15

16 Informe SINAVEF Al momento de estar compartiendo nuestro escritorio Gotowebinar cambiara de estado detenido a un estado de al aire. Figura 11 Inicio sesión. 11. En Audio Mode seleccione Use Mic & Speakers para poder usar el micrófono y bocinas de su PC. Figura 12 Modo de audio. 12. Una vez compartido el escritorio, podemos agregar invitados a nuestra conferencia, presionando el botón Invite Others. Figura 13 Invitados a la sesión. 16 Producto 7 Sistema de Teleconferencias GoTo Webinar

17 Producto 7.2 Manual de usuario Producto y 5 administrador Introducción 13. Al invitar un usuario a nuestra conferencia, este deberá de acceder a esta, por medio de la página de GotoMeeting. Al presionar el botón Invite Others un dialogo se mostrara con la información que el usuario invitado necesita para poder unirse a la conferencia en línea. Figura 14 Invitados a la sesión. La información que el usuario invitado necesita es: El link a la página donde podrá acceder a nuestro escritorio compartido El ID es necesario para establecer a que conferencia se va unir, ya que cada conferencia genera un ID diferente 14. Cuando el usuario invitado obtenga el link y el ID de la conferencia a unirse, este deberá de ir a este link para poder acceder a nuestra conferencia vía web. La página web que se le mostrara al usuario invitado. Figura 15 Ingreso del invitado a la sesión. 15. Un programa se lanzará automáticamente en nuestra PC al acceder a este sitio como usuario invitado. El siguiente dialogo que se mostrará es para ingresar un Nombre como nick y un correo electrónico, Producto 7 Sistema de Teleconferencias GoTo Webinar 17

18 Informe SINAVEF 2010 para que el anfitrión pueda reconocer que persona es la que se está conectado a la conferencia. Figura 16 Ingreso del invitado a la sesión. 16. Accediendo a la conferencia en línea como usuario invitado, se podrá ver el escritorio del anfitrión. El usuario invitado tiene un panel de control, para poder ver los demás usuarios invitados y poder chatear con ellos y el anfitrión. NOTA: Asegúrese de que la opción de audio este seleccionado la opción usar micrófono y bocinas, esto para poder hablar en la conferencia y escucha lo que los otros dicen. Y que el volumen de sus bocinas esté con el volumen adecuado o deseado. No en MUTE. Figura 17 Modo de audio del invitado. 17. Como anfitrión el podrá observar los usuario que se han conectado a la conferencia en el panel Attendee List. Si se desea que un usuario invitado sea el presentador o se quiere que algunos de ellos 18 Producto 7 Sistema de Teleconferencias GoTo Webinar

19 Producto 7.2 Manual de usuario Producto y 5 administrador Introducción presente algo de sus pantalla, es posible transferir la presentación a alguno de los usuarios invitados, presionando botón secundario sobre el usuario invitado y dando click en Make Presenter. Figura 18 Control de la presentación. 18. El usuario invitado la cual se le hizo el Make Presenter, se le mostrara un dialogo preguntando si está listo para mostrar su pantalla. Figura 19 Control de la presentación. 19. El anfitrión podrá cancelar o regresar a su presentación en su PC en cualquier momento que él lo desee, presionando el botón Change presenter. Figura 20 Control de la presentación. 20. Para terminar la conferencia en línea, presionamos el botón Stop para terminar la conferencia en Producto 7 Sistema de Teleconferencias GoTo Webinar 19

20 Informe SINAVEF 2010 línea. Figura 21 Fin de la sesión. Las computadoras que van utilizar GotoWebinar, se recomienda que tenga Micrófono integrado. GotoWebinar no soporta el uso de cámaras web para ningún tipo videoconferencias, solo audio es soportado. Es muy funcional para presentaciones en línea y charlas. Para mayor información consultar el sitio y cualquier dudas o comentarios sobre este producto dirigirse a sinavef@uaslp.mx. Guía rápida invitado Go to webinar 1. El usuario invitado podrá acceder a cualquier conferencia que se esté presentando con GotoWebinar. Para acceder o unirse a una conferencia en línea, usted necesitara. Acceso a internet El link a la página donde podrá acceder a el escritorio compartido por el anfitrión Un ID para establecer a que conferencia se va unir 2. El anfitrión deberá enviar el link de la página, y el ID para establecer la conexión a la conferencia. Cuando se acceda al sitio del link enviado, se mostrara una pantalla. Figura 22 Envío de la invitación. 20 Producto 7 Sistema de Teleconferencias GoTo Webinar

21 Producto 7.2 Manual de usuario Producto y 5 administrador Introducción 3. Un programa se lanzará automáticamente en nuestra PC al acceder a este. El siguiente dialogo que se mostrará es para ingresar un Nombre como nick y un correo electrónico, para que el anfitrión pueda reconocer que persona es la que se está conectado a la conferencia. Figura 23 Ingreso de invitado. 4. Accediendo a la conferencia en línea, se podrá ver el escritorio del anfitrión. Un panel de control aparecerá, donde se podrá ver a los demás usuarios invitados y poder chatear con ellos y el anfitrión. NOTA: Asegúrese de que la opción de audio en el panel de control este seleccionado usar micrófono y bocinas ; esto es para poder hablar en la conferencia y escuchar lo que los otros usuarios estén charlando. Además asegurarse de que el volumen de sus bocinas esté con el volumen adecuado o deseado. No en MUTE. Figura 24 Visualización en la pantalla del invitado. Producto 7 Sistema de Teleconferencias GoTo Webinar 21

22 Informe SINAVEF 2010 Al usar el micrófono y bocinas de la PC, en el panel de control de GotoWebinar aparecerán dos barras de estado, que nos indicaran el uso de las bocinas y micrófono. Figura 25 Configuración de audio. Para la configuración del micrófono y audio en caso de ser necesario, presionar el botón Audio Setup y el dialogo de configuración de micrófono y audio aparecerá, mostrándonos información del hardware (Audio) instalado en nuestra PC. Estas configuraciones pueden varias dependiendo del modelo de microfono y audio que la PC contenga. Figura 26 Configuración del audio. Seleccione el modelo correspondiente al hardware de audio que su computadora tenga instalada y presione OK e intenta establecer una charla con el anfitrión simplemente hablando al micrófono. NOTA: Asegúrese que su micrófono se encuentre activo. Esto se puede configurar en el panel de control de GotoWebinar. Un icono en forma de micrófono deberá aparecer en verde, haciéndole saber que el micrófono se encuentra activo y en funcionamiento. 22 Producto 7 Sistema de Teleconferencias GoTo Webinar

23 Producto 7.2 Manual de usuario Producto y 5 administrador Introducción Figura 27 Activación del audio. 5. Una vez conectado a la conferencia, la pantalla donde se mostrará el escritorio del anfitrión. Figura 28 Aviso presentación del anfitrión. Producto 7 Sistema de Teleconferencias GoTo Webinar 23

24 Informe SINAVEF En ocasiones el anfitrión puede ceder la presentación algún otro usuario invitado, para que el usuario invitado comparta su escritorio. Esto es llamado Make Presenter en GotoWebinar. Figura 29 Control de la presentación. 7. Cuando el anfitrión cambie de presentador el usuario invitado la cual se le hizo el Make Presenter, se le mostrara un dialogo preguntando si está listo para mostrar su pantalla, presionando Show My Screen en caso contrario cierre el dialogo. Figura 30 Aceptación del control de la presentación. NOTA: El anfitrión podrá cancelar o regresar a su presentación en su PC en cualquier momento que él lo desee. 24 Producto 7 Sistema de Teleconferencias GoTo Webinar

25 Producto 7.2 Manual de usuario Producto y 5 administrador Introducción 8. Para abandonar la conferencia basta con cerrar el panel de control de GotoWebinar. Figura 31 Abandono de sesión. Las computadoras que van utilizar GotoWebinar, se recomienda que tenga Micrófono integrado. GotoWebinar no soporta el uso de cámaras web para ningún tipo videoconferencias, solo audio es soportado. Es muy funcional para presentaciones en línea y charlas. Para mayor información consultar el sitio y cualquier dudas o comentarios sobre este producto dirigirse al correo sinavef@uaslp.mx. Producto 7 Sistema de Teleconferencias GoTo Webinar 25

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27 7.3 Capacitación constante a usuarios por niveles

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29 Producto 7.3 Capacitacion constante Producto a usuarios 5 Introducción por niveles 6.1. Capacitación constante a usuarios por niveles. La capacitación comenzó de manera interna con el personal SINAVEF-UASLP, luego se instaló yo demostró en las oficinas del CNRF. La capacitación formal se realizó del 18 al 20 de octubre 2010 en las instalaciones de SINAVEF-UASLP. El primer día se capacitó al personal SINAVEF de la Ciudad de México y los dos días posteriores a los representantes de los Comités Estatales de Sanidad Vegetal que tomaron el curso de la plataforma SCOPE (Figuras 32 y 33). Figura 32 Curso SCOPE octubre 2010, SINAVEF-UASLP. Producto 7 Sistema de Teleconferencias GoTo Webinar 29

30 Informe SINAVEF 2010 Figura 33 Agenda de trabajo del curso SCOPE octubre 2010, SINAVEF-UASLP. 30 Producto 7 Sistema de Teleconferencias GoTo Webinar