PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO DEL CONSEJO DE EVALUACION DEL DESARROLLO SOCIAL DEL DISTRITO FEDERAL

Transcripción

1 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO DEL CONSEJO DE EVALUACION DEL DESARROLLO SOCIAL DEL DISTRITO FEDERAL

2 INDICE PÁGINA I.- PRESENTACIÓN 3 II.- ESQUEMA GENERAL 4 III.- METAS GENERALES 6 IV.- PROGRAMA INSTITUCIONAL 13 2

3 PRESENTACIÓN En conformidad con los artículos 20, 41, 42 y 43, de la Ley de Archivos del Distrito Federal se formula el presente Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2012, cuyo propósito es regular el funcionamiento, la integración, administración de documentos y los archivos de las áreas que conforman el Consejo de Evaluación de Desarrollo Social del Distrito Federal, tomando en consideración los siguientes aspectos: Garantizar la seguridad de los Documentos Preservar la integridad de la documentación y de la información Proteger la disponibilidad de las instalaciones y de los servicios prestados El acceso expedito y regulado de la información 3

4 II.- ESQUEMA GENERAL Objetivo General: Garantizar un sistemático y adecuado manejo de los archivos del Consejo de Evaluación de Desarrollo Social conforme lo estipula la Ley de Archivos del DF. 4

5 Objetivos Particulares: 1.- Proyectos y acciones de desarrollo e instrumentación de normatividad técnica. 2.- Capacitación, especialización y desarrollo profesional del personal archivístico. 3.- Proyectos para la adquisición, con base en las necesidades de mayor urgencia que requieran los archivos de la Institución. 4.- Estudios e investigaciones para la incorporación ordenada de tecnologías de información en el campo de los archivos. 5.- Acciones de difusión y divulgación archivística y para el fomento de una nueva cultura institucional en la materia. 6.- Proyectos para la conservación y preservación de información archivística. 7.- Plan preventivo para enfrentar situaciones de emergencia, riesgo o catástrofes. 5

6 III.- METAS GENERALES 1.- Proyectos y acciones de desarrollo e instrumentación de normatividad técnica. 1. Establecer órganos normativos y operativos como equipos de trabajo por área y el propio comité. 2. Implementar normas y procedimientos homogéneos, se pretende que sea a través de los Instrumentos Archivísticos (Art. 35, Ley de Archivos del Distrito Federal) 3. Consolidar los archivos según las etapas del ciclo vital de los documentos en el caso del Consejo de Evaluación, considerar que es un Organismo con menos de 5 años de vida. 6

7 2.- Capacitación, especialización y desarrollo profesional del personal archivístico por área. 1. La Unidad Coordinadora de Archivos con fundamento con el Consejo General de Archivos del D.F. se encargará de capacitar en materia de clasificación e integración de expedientes en los archivos de concentración, de acuerdo con los instrumentos de clasificación archivística (art. 35 Ley de Archivos del Distrito Federal). 7

8 3.- Proyectos para la adquisición, con base en las necesidades de mayor urgencia que requieran los archivos de la institución. 1.- La JUD de Enlace Administrativo junto con la Unidad Coordinadora de Archivos deberán elaborar un Proyecto para la adquisición de mobiliario para el adecuado funcionamiento del Archivo de Concentración de acuerdo con las posibilidades presupuestales del Consejo de Evaluación del Desarrollo Social del DF. 2.- Se gestiona la dotación de mobiliario y equipo a través de la JUD de Enlace Administrativo a la Unidad Coordinadora de Archivos. 8

9 4.- Estudios e investigaciones para la incorporación ordenada de tecnologías de información en el campo de los archivos. 1.- La Unidad Coordinadora de Archivos junto con el área de soporte técnico de Evalúa DF emitirán un documento con los criterios para la clasificación y preservación de los archivos digitales. 9

10 5.- Acciones de difusión y divulgación archivística y para el fomento de una nueva cultura institucional en la materia. 1.- En reuniones de trabajo se han presentado a los Comisionados de todas las áreas, los instrumentos de control archivístico como son: *Cuadro general de clasificación, *inventarios de archivo de trámite, concentración e histórico, *inventarios de transferencia primaria y Secundaria. 2.- Se concilió con el equipo de trabajo designado para ello, los instrumentos mencionados y su aplicación práctica. 10

11 6.- Proyectos para la conservación y preservación de información archivística. 1.- Se adecuará con los recursos que se tienen, los espacios destinados al archivo para conservar los expedientes en óptimo estado. 11

12 7.- Plan preventivo para enfrentar situaciones de emergencia, riesgo o catástrofes. 1.- Elaboración de un plan conjunto con otras áreas, de protección y resguardo de los archivos de trámite y de concentración, en caso de contingencia como sismo, incendio, inundación, entre otros. 12

13 IV. PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2012 Actividad Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio 1. Elaborar el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico Presentar el Informe Anual de Actividades Realizar la Primera Sesión Ordinaria del COTECIAD. 4. Elaborar el manual de procedimientos para el sistema institucional de archivos de Evalúa DF. 5. La JUD de Enlace Administrativo en coordinación con el área de finanzas y adquisiciones deberán gestionar ante las instancias correspondientes los elementos necesarios para el adecuado funcionamiento del Archivo de Concentración. 6. La Unidad Coordinadora de Archivos conjuntamente con el Consejo General de Archivos del D.F. se encargará de capacitar en materia de clasificación e integración de expedientes en los archivos de concentración. 13

14 7. Segunda Sesión Ordinaria del COTECIAD 1. Tercera Sesión Ordinaria del COTECIAD 2. Se deberá elaborar un programa de mantenimiento. Actividad Julio Agosto Sep. Oct. Nov. Dic. 3. Elaboración de un plan de protección civil, en caso de contingencia como sismo, incendio, entre otros. 4. La Unidad Coordinadora de Archivos junto con el área de soporte técnico de Evalúa DF emitirán los criterios para la clasificación y preservación de los archivos digitales, mismo que deberán presentar a los responsables de archivo y capacitarlos en la materia. 5. Seguimiento y capacitación de la Unidad Coordinadora de Archivos y todas las áreas que tengan archivos de concentración para la gradual sistematización, ordenamiento y catalogación de los archivos de trámite. 6. Cuarta Sesión Ordinaria del COTECIAD 14

15 15

16 16