MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS SUBCOMITÉS DE OBRAS PÚBLICAS DE LAS SUCURSALES DE DICONSA, S.A. DE C.V.

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1 MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS SUBCOMITÉS DE OBRAS PÚBLICAS DE LAS SUCURSALES DE DICONSA, S.A. DE C.V. DIRECCIÓN DE OPERACIONES

2 MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS SUBCOMITÉS DE OBRAS PÚBLICAS DE LAS SUCURSALES DE DICONSA, S.A. DE C.V. DIRECCIÓN DE OPERACIONES

3 HOJA 1 DE 22 C O N T E N I D O CAPITULO HOJA 1 Introducción 2 2 Objetivo 3 3 Glosario de Términos 4 4 Marco Jurídico y Normativo 5 5 Integración y Estructura de los Subcomités 8 A. Integración B. Estructura 6 Atribuciones y Responsabilidades 11 A. De los Subcomités en pleno B. De los Miembros de los Subcomités B.1 Del Presidente B.2 Del Secretario Ejecutivo B.3 De los Vocales B.4 De los Asesores B.5 De los Invitados o Especialistas 7 Bases de Funcionamiento de los Subcomités 14 8 Requisitos de Operación de los Subcomités 16 9 Anexos Formatos e Instructivo 18

4 HOJA 2 DE 22 CAPITULO 1 I N T R O D U C C I O N Con fundamento en la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 4 de enero del 2000; así como en el Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 20 de agosto del 2001, y el acuerdo del Comité de Obras Públicas de DICONSA, adoptado en su reunión, celebrada el, se elaboró el presente Manual, el cual establece la estructura, integración, atribuciones y responsabilidades de los Subcomités de Obras Públicas de cada una de las Sucursales de DICONSA, S.A. de C.V., órganos, éstos, auxiliares del Comité de Obras Públicas en la autorización de los diversos procesos de contratación, o bien administración directa, y ejecución de las materias en comento, que se lleven a cabo en las Sucursales de la Empresa. Una vez autorizado por la Comisión Interna de Administración y Programación, así como por el Consejo de Administración de DICONSA, este Manual tendrá carácter obligatorio, dejando sin efectos el anterior Ordenamiento en la materia.

5 HOJA 3 DE 22 CAPITULO 2 O B J E T I V O De conformidad con lo dispuesto en la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 4 de enero del 2000; así como en el Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 20 de agosto del 2001, y el acuerdo del Comité de Obras Públicas de DICONSA, adoptado en su reunión, celebrada el, el propósito fundamental del presente Manual consiste en determinar con precisión la integración y funcionamiento, así como las atribuciones y responsabilidades, tanto de los Subcomités de Obras Públicas de las Sucursales, en pleno, como de cada uno de sus integrantes (Presidente, Secretario Ejecutivo, Vocales, Asesores e Invitados), de tal suerte que los procesos de contratación, o bien administración directa, y ejecución de las materias en cuestión, se lleven a cabo con estricto apego a la Ley y Reglamento citados, y demás disposiciones legales y administrativas aplicables.

6 HOJA 4 DE 22 CAPITULO 3 GLOSARIO DE TERMINOS Para la aplicación de este Manual, se entenderá por: SECODAM La Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo. DICONSA Empresa Ley o DICONSA, S.A. de C.V. La Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, en vigor. Reglamento El Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, en vigor. Manual de Políticas El Manual de Políticas, Bases y Lineamientos en materia de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. Criterios Normativos Los criterios normativos que, en materia de integración y funcionamiento del Comité, y por ende, de los Subcomités, emite la Unidad de Normatividad de Adquisiciones, Obras Públicas, Servicios y Patrimonio Federal de SECODAM. Comité El Comité de Obras Públicas de DICONSA. Subcomités Los Subcomités de Obras Públicas de cada una de las Sucursales de la Empresa. Obras Públicas Los trabajos a que se refiere el Artículo 3 de la Ley. Servicios relacionados Obras Públicas con Los trabajos a que hace mención el Artículo 4 de la Ley.

7 HOJA 5 DE 22 CAPITULO 4 MARCO JURIDICO Y NORMATIVO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. (D.O.F. 5/2/1917) Sus reformas y adiciones. Leyes Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. (D.O.F. 29/12/1976) Sus reformas y adiciones. Ley Federal de las Entidades Paraestatales. (D.O.F. 14/5/1986) Sus reformas y adiciones. Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. (D.O.F. 4/1/2000). Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. (D.O.F. 31/12/1976) Sus reformas y adiciones. Ley General de Bienes Nacionales. (D.O.F. 8/1/1982) Sus reformas y adiciones. Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. (D.O.F. 31/12/1986) Sus reformas y adiciones. Reglamentos Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. (D.O.F. 29/1/1990) Sus reformas y adiciones. Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. (D.O.F. 20/8/2001). Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. (D.O.F. 18/11/1981) Sus reformas y adiciones. Decretos, Acuerdos y demás Disposiciones publicadas en el Diario Oficial de la Federación

8 HOJA 6 DE 22 Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación para el año correspondiente. Acuerdo que establece las Disposiciones de Productividad, Ahorro, Transparencia y Desregulación Presupuestaria en la Administración Pública Federal para el Ejercicio Fiscal del año (D.O.F. 28/2/2001). Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal (D.O.F. 4/5/2000) Sus reformas, adiciones y disposiciones complementarias. Otras Disposiciones Estatutos Sociales de DICONSA, S.A. de C.V. (Asamblea General Extraordinaria de Accionistas celebrada el 8 de octubre de Escritura 73,695 del 10 de diciembre de 1999, otorgada ante la fe del Notario Público 127 del D.F. Registro Público de Comercio: Folio Mercantil.- 98,440; fecha.- 15 de diciembre de 1999). Manual de Organización de DICONSA, S.A. de C.V. (Aprobado por el Consejo de Administración en su sesión ordinaria 53, celebrada el 30 de marzo del 2000). Criterios Normativos. Oficio-Circular Nº SNCGP/300/353/2001 de fecha 4 de mayo del 2001, del Subsecretario de Normatividad y Control de la Gestión Pública de SECODAM, por el que indica que, la información relativa a las contrataciones a que alude el Artículo Décimo Noveno del Acuerdo que establece las Disposiciones de Productividad, Ahorro, Transparencia y Desregulación Presupuestaria en la Administración Pública Federal para el Ejercicio 2001, deberá referirse a todas las que deriven de licitación pública, así como las de otros procedimientos de contratación cuyo importe total, sin considerar el Impuesto al Valor Agregado, exceda de la cantidad equivalente a 2,500 días de salario mínimo general vigente en el Distrito Federal. Oficio N 200/223/2001 de fecha 17 de septiembre del 2001, de la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo, por el que se informa de la participación de la Unidad de Normatividad de Adquisiciones, Obras Públicas, Servicios y Patrimonio Federal de SECODAM, en las sesiones que lleve a cabo el Comité.

9 HOJA 7 DE 22 Acuerdo del Comité de Obras Públicas, adoptado en su reunión, celebrada el.

10 HOJA 8 DE 22 CAPITULO 5 INTEGRACION Y ESTRUCTURA DE LOS SUBCOMITES A. INTEGRACION La integración de cada Subcomité será la siguiente: PRESIDENCIA La Gerencia de Sucursal, por conducto de su Titular SECRETARIA EJECUTIVA El Area de Abasto y Operaciones de la Sucursal, por conducto de su Titular VOCALIA * El Area de Administración y Finanzas de la Sucursal, por conducto de su Titular ASESORIA El Area de Asuntos Jurídicos de la Sucursal, por conducto de su Titular ASESORIA El Organo Interno de Control en DICONSA, por conducto del Representante que al efecto designe el Titular de éste ASESORIA (En su caso) INVITADOS O ESPECIALISTAS (En su caso) SECODAM, por conducto de un Representante Para la selección de estas personas, la Sucursal deberá considerar las características, magnitud, complejidad o especialidad técnica de las obras o servicios que se pretenden contratar. Dichas personas deberán guardar absoluta confidencialidad de la información a que tengan acceso. * En aquellas Sucursales que cuenten con Unidades Operativas, los Jefes de estas últimas se desempeñarán como Vocales en los Subcomités respectivos.

11 HOJA 9 DE 22 Los Miembros Titulares de los Subcomités podrán nombrar por escrito a sus respectivos Suplentes, quienes deberán tener un nivel jerárquico inmediato inferior y sólo podrán participar en ausencia del Titular. La responsabilidad de cada integrante de los Subcomités quedará limitada al voto o comentario que emita u omita, en lo particular, respecto al asunto sometido a su consideración, con base en la documentación que le sea presentada. En este sentido, las determinaciones y opiniones de los Miembros de los Subcomités, no comprenden las acciones u omisiones que posteriormente se generen durante el desarrollo de los procedimientos de contratación o en el cumplimiento de los contratos. El Presidente, Secretario Ejecutivo y Vocales de los Subcomités, tendrán derecho a voz y voto. Los Asesores, y los Invitados o Especialistas, tendrán derecho a voz pero no a voto.

12 HOJA 10 DE 22 MANUAL DE INTEGRACION Y FUNCIONAMIENTO DE LOS SUBCOMITES DE OBRAS PUBLICAS DE LAS SUCURSALES B. ESTRUCTURA PRESIDENCIA Gerencia de Sucursal SECRETARIA EJECUTIVA Area de Abasto y Operaciones de la Sucursal VOCALIA Area de Administración y Finanzas de la Sucursal ASESORIA ASESORIA ASESORIA Area de Asuntos Jurídicos de la Sucursal Organo Interno de Control en DICONSA SECODAM, por conducto de un Representante (en su caso)

13 HOJA 11 DE 22 CAPITULO 6 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES A. DE LOS SUBCOMITES EN PLENO 1. Revisar los programas y presupuestos de obras públicas y servicios relacionados con las mismas correspondientes a las Sucursales, sometiendo a la consideración del Comité las observaciones y recomendaciones convenientes. 2. Dictaminar, previamente a la iniciación del procedimiento, sobre la procedencia de no celebrar licitaciones públicas por encontrarse en alguno de los supuestos de excepción previstos en el Artículo 42 de la Ley, informando del particular al Comité. 3. Remitir trimestralmente al Comité, con la antelación que determine este último, un informe pormenorizado de las acciones realizadas por las Sucursales en materia de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. 4. Designar al (los) servidor (es) público (s) que conducirá (án) los diversos actos que comprenden los procesos de contratación de obras públicas y servicios relacionados con las mismas. 5. Los Subcomités no podrán opinar sobre hechos consumados. 6. Coadyuvar al cumplimiento de la Ley y demás disposiciones aplicables. 7. Las otras atribuciones que le otorgue expresamente el Comité, así como aquéllas que le correspondan conforme a la Ley, el Reglamento, el Manual de Políticas, y demás normatividad aplicable en la materia. B. DE LOS MIEMBROS DE LOS SUBCOMITES B.1. Del Presidente 1. Autorizar las convocatorias y Ordenes del Día de las sesiones Ordinarias y Extraordinarias del Subcomité. 2. Presidir las reuniones del Subcomité. 3. Enviar trimestralmente al Secretario Ejecutivo del Comité, el informe a que se hizo referencia en el Punto 3 del Apartado A de este Capítulo.

14 HOJA 12 DE Las otras atribuciones y responsabilidades que, de manera expresa, le confieran el Subcomité y el Comité, así como la Ley, el Reglamento, el Manual de Políticas y demás disposiciones aplicables en la materia. B.2. Del Secretario Ejecutivo 1. Vigilar la elaboración, expedición y remisión, a cada integrante del Subcomité, de las convocatorias, órdenes del día y de los listados de los asuntos que se tratarán (los cuales se presentarán, invariablemente, de acuerdo al Formato 1 del Capítulo de Anexos de este Manual), incluyendo los soportes documentales necesarios. 2. Cuidar que los acuerdos del Subcomité se asienten en el Formato respectivo, que corresponde al Formato 2 del Capítulo de Anexos del presente Manual, debiendo llevar el seguimiento de los mismos y conservarlos en custodia. 3. Levantar el acta de cada una de las sesiones. 4. Vigilar que el archivo de documentos esté completo y se mantenga actualizado, debiendo conservarlo en custodia durante el lapso señalado en el tercer párrafo del Artículo 74 de la Ley. 5. Elaborar el informe trimestral que el Presidente del Subcomité enviará al Secretario Ejecutivo del Comité, según lo previsto en el Punto 3 del Subapartado B.1. del apartado B del presente Capítulo, el cual incluirá lo indicado en el Artículo 16 del Reglamento. 6. Las otras atribuciones y responsabilidades que, de manera expresa, le confieran el Subcomité y el Comité, así como la Ley, el Reglamento, el Manual de Políticas y demás disposiciones aplicables en la materia. B.3. De los Vocales 1. En su caso, enviar al Secretario Ejecutivo con la suficiente anticipación, los documentos de los asuntos que se deban someter a la consideración del Subcomité. 2. Analizar el Orden del Día, así como la documentación de la sesión a celebrarse. 3. Votar afirmativa o negativamente, con las razones del caso, los asuntos que se desahoguen en las reuniones del Subcomité, conforme al Orden del Día respectivo; o bien, manifestar su abstención de voto con las justificaciones correspondientes.

15 HOJA 13 DE Las otras atribuciones y responsabilidades que, de manera expresa, les confieran el Subcomité y el Comité, así como la Ley, el Reglamento, y demás disposiciones aplicables en la materia. B.4. De los Asesores 1. Prestar asesoría al Subcomité, en el ámbito de su competencia. 2. Los Asesores no firmarán documento alguno que contenga decisiones inherentes a las funciones del Subcomité. La firma de los Asesores en las actas que se levanten con motivo de las reuniones del Subcomité, servirá única y exclusivamente como constancia de su participación. B.5. De los Invitados o Especialistas 1. Aclarar, a petición expresa del Presidente o del Secretario Ejecutivo, aspectos técnicos o administrativos relacionados con los asuntos sometidos a la consideración del Subcomité.

16 HOJA 14 DE 22 CAPITULO 7 BASES DE FUNCIONAMIENTO DE LOS SUBCOMITES Las sesiones de los Subcomités se llevarán a cabo conforme a lo siguiente: 1. Las ordinarias se efectuarán, por lo menos, una vez al mes, salvo que no existan asuntos que tratar. Cuando no existan asuntos que tratar, el Secretario Ejecutivo notificará a los miembros del Subcomité, por escrito y con una antelación de 3 días hábiles, que la reunión de que se trate no se realizará. 2. Las extraordinarias se llevarán a cabo únicamente en casos justificados, a solicitud del Presidente del Subcomité o de la mayoría de sus miembros. 3. Las sesiones se realizarán cuando asistan, como mínimo, la mitad más uno de los miembros del Subcomité con derecho a voto. Las decisiones se tomarán por mayoría de votos. En caso de empate, quien presida tendrá voto de calidad. En ausencia del Presidente del Subcomité o de su Suplente, las reuniones no podrán llevarse a cabo. 4. El Orden del Día, junto con los documentos correspondientes de cada reunión, se entregarán a los integrantes del Subcomité cuando menos con dos días hábiles de anticipación para sesiones ordinarias, y con un día hábil para las extraordinarias. En caso de inobservancia a dichos plazos, la reunión de que se trate no podrá llevarse a cabo. 5. La información y documentación que se sometan a consideración del Comité, serán de la exclusiva responsabilidad del área que las formule. 6. Los asuntos que se sometan a la consideración del Subcomité, deberán presentarse según el Formato 1 del Capítulo de Anexos de este Manual. Una vez que los asuntos sean analizados y dictaminados por el Subcomité, el Formato a que se refiere el párrafo anterior será firmado por cada asistente con derecho a voto. 7. De cada reunión se levantará acta que será firmada por todos los que hubieran asistido a ella, misma que se aprobará, a más tardar, en la reunión ordinaria inmediata posterior. Los Asesores y los Invitados firmarán el acta como constancia de su participación.

17 HOJA 15 DE En la primera reunión de cada ejercicio fiscal, se presentará a consideración del Subcomité el calendario de sesiones ordinarias; el presupuesto autorizado para realizar obras públicas y servicios, así como los montos máximos a que hace mención el artículo 43 de la Ley.

18 HOJA 16 DE 22 CAPITULO 8 REQUISITOS DE OPERACION DE LOS SUBCOMITES A. En las actas que se levanten con motivo de las sesiones de los Subcomités, se deberá señalar el sentido del o de los acuerdos tomados por los miembros con derecho a voto, y los comentarios relevantes de cada caso. B. Los acuerdos tomados en cada sesión de cada Subcomité deberán quedar debidamente registrados en las actas correspondientes, con una identificación consecutiva que habrá de contener: a) La referencia al Subcomité, que será SCOP; b) La referencia a la Sucursal de la Empresa de que trate; y, c) El número de acuerdo, que será consecutivo, así como el mes y año en que fue tomado. Ejemplo.- Si se trata del acuerdo Nº 33, adoptado durante la sesión ordinaria del Subcomité de la Sucursal Bajío correspondiente al mes de septiembre del 2001, la identificación del mismo será SCOP - BAJ 33/IX/2001. La reiniciación de la numeración de los acuerdos coincidirá con el comienzo de cada ejercicio. C. Las carpetas ejecutivas de cada sesión ordinaria deberán contener, invariablemente y en el orden que se apunta a continuación, los siguientes apartados: 1. Lectura y Aprobación, en su caso, del Acta de la Sesión Anterior. 2. Seguimiento al Cumplimiento de Acuerdos. En este apartado deberá reportarse, conforme al Formato 2 del Capítulo de Anexos del presente Manual, el avance en el cumplimiento de cada uno de los acuerdos tomados por los Subcomités. 3. Solicitudes de Acuerdo. En este rubro deberá presentarse, según el Formato 1 del Capítulo de Anexos de este Manual y un Formato por cada caso a desahogar, los supuestos de obras públicas y/o servicios que se sometan a dictamen de los Subcomités; acompañado del sustento documental correspondiente.

19 HOJA 17 DE 22 Asimismo, se anexará el escrito a que hace referencia el segundo párrafo del Artículo 41 de la Ley, relativo al acreditamiento de los criterios y la justificación para el ejercicio de la opción, firmado por el titular del Area Responsable de la ejecución de los trabajos. 4. Asuntos Generales. En este punto se incluirán, exclusivamente, asuntos de carácter informativo.

20 HOJA 18 DE 22 INSTRUCTIVO PARA LA REQUISICION DEL FORMATO 1 LISTADO DE ASUNTOS A TRATAR Los datos que aparecen numerados en orden progresivo, y entre paréntesis, se anotarán en los espacios destinados para ello. Cuando se imprima el Formato, se omitirán dichos números. Deberá requisitarse un Formato por cada asunto a dictaminar por el Subcomité. (1) La información resumida del asunto que se propone sea analizada; o bien, la descripción genérica de la obra o servicio que se pretenda contratar, así como su monto estimado. (2) La justificación y la fundamentación legal para llevar a cabo el procedimiento de contratación, debiendo anexar el escrito a que hace referencia el segundo párrafo del artículo 41 de la Ley. (3) La indicación de la documentación soporte que se adjunte para el asunto de que se trate, dentro de la que se considerará la que acredite la existencia de suficiencia presupuestaria. (4) El formato deberá estar firmado por el titular del Area Solicitante, responsabilizándose de que la información contenida en el mismo corresponda a las especificaciones y justificaciones técnicas requeridas las cuales adjuntará, en escrito signado por dicho servidor público, al formato en cuestión. (5) El formato deberá estar firmado por el Secretario Ejecutivo del Subcomité, responsabilizándose de que la información contenida en el mismo corresponda a la proporcionada por el Area Solicitante. Una vez que el asunto sea analizado y dictaminado por el Subcomité, el Formato será firmado por el Presidente y el (los) Vocal (es) de dicho Cuerpo Colegiado.

21 MANUAL DE INTEGRACION Y FUNCIONAMIENTO DE LOS SUBCOMITES DE OBRAS PUBLICAS DE LAS SUCURSALES HOJA 19 DE 22 DICONSA, S.A. DE C.V. FORMATO 1 Hoja 1 de Sesión Nº LISTADO DE ASUNTOS A TRATAR Fecha: (1) (1) Asunto Asunto a analizar; a analizar; o bien, o bien, Descripción Descripción genérica de genérica la obra de o servicio los a contratar y bienes o servicios monto y monto estimado estimado (2) Justificación y fundamentación legal del procedimiento de contratación propuesto (3) Documentación soporte adjunta (4) TITULAR DEL AREA SOLICITANTE (5) SECRETARIO EJECUTIVO DEL SUBCOMITE AUTORIZACION DEL ACUERDO PRESIDENTE DEL SUBCOMITE VOCAL DEL SUBCOMITE

22 MANUAL DE INTEGRACION Y FUNCIONAMIENTO DE LOS SUBCOMITES DE OBRAS PUBLICAS DE LAS SUCURSALES HOJA 20 DE 22 DICONSA, S.A. DE C.V. Sucursal FORMATO 2 Hoja 1 de Sesión Nº Fecha: SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE ACUERDOS Nº de Acuerdo Sesión Nº Seguimiento

23 HOJA 21 DE 22 ELABORÓ LIC. JOSÉ LUIS AGUILAR AGUILAR REVISÓ LIC. MA. DEL CARMEN DEL VALLE R

24 HOJA 22 DE 22 ESTE DOCUMENTO FUE ORIGINALMENTE AUTORIZADO EN LA SESIÓN No. 60 DEL H. CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DE FECHA 13 DE DICIEMBRE DE 2001, EL CUAL SUSTITUYE AL ANTERIOR ORDENAMIENTO EN LA MATERIA.

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