REGLAMENTO DE CONTRATACIONES, MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES. Acuerdo Ministerial No RO/ 429 de 10 de Octubre del 2001.

Transcripción

1 1 REGLAMENTO DE CONTRATACIONES, MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES. Acuerdo Ministerial No RO/ 429 de 10 de Octubre del EL MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES Considerando: Que, mediante leyes números 95 y 112 de 31 de julio de 1990 y 24 de enero de 1991, publicadas en los Registros Oficiales números 501 y 612 de agosto 16 de 1990 y enero 28 de 1991, se expidieron la Ley de Contratación Pública y la Ley Reformatoria a la Ley de Contratación Pública; Que, con Decreto número 2392 de abril 26 de 1991, publicado en el Suplemento del Registro Oficial número 673 de 29 de los mismos mes y año se expidió el Reglamento General de la Ley de Contratación Pública; Que, se ha emitido la Ley 99-24, para la Reforma a las Finanzas Públicas, publicada en el Suplemento del Registro Oficial número 181 de 30 de abril de 1999; Que, con Decreto número 1011, publicado en el Registro Oficial número 222 de 29 de junio de 1999, se emite el Reglamento de Facturación; Que, mediante Ley número de 29 de febrero del 2000, publicada en el Suplemento del Registro Oficial número 34 de 13 de marzo del mismo año, se expidió la Ley para la Transformación Económica del Ecuador; Que, la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control en su artículo 9 dispone que cada entidad u organismo del sector público deberá diseñar y establecer procedimientos de administración financiera acorde a sus necesidades particulares; Que, es necesario actualizar los procedimientos a los que deben someterse la adquisición de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios; y, En ejercicio de sus facultades legales. Acuerda: Expedir el Reglamento interno de adquisición de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios. Art. 1.- AMBITO: Se sujetarán a este reglamento las adquisiciones de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios que realice el Ministerio de Relaciones Exteriores, de manera directa o a través de contrato, cuyos montos sean inferiores al valor que resulte de multiplicar el coeficiente por el monto del presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico y que no sean regulados por la Ley de Consultoría o leyes especiales que los releve de la jurisdicción de la Ley de Contratación Pública.

2 2 Art. 2.- AUTORIZACIONES: Las adquisiciones de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios determinados en el artículo 1 de este reglamento, serán resueltas y autorizadas de conformidad con los siguientes niveles: a) Comité de Contrataciones: Cuando la cuantía sobrepase el valor que resulte de multiplicar el coeficiente por el monto del presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico; b) Comité de Concurso Privado de Precios: Cuando las cuantías sobrepasen el valor que resulte de multiplicar el coeficiente y sean inferiores al valor que resulte de multiplicar el coeficiente por el monto del presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico; c) Subsecretario Administrativo: Cuando las cuantías sobrepasen el valor que resulte de multiplicar el coeficiente y sean inferiores al valor que resulte de multiplicar el coeficiente por el monto del presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico; y, d) Director General de Servicios Administrativos: Cuando la cuantía no sobrepase el valor que resulte de multiplicar el coeficiente por el monto del presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico. En el caso de ejecución de obras se estará a lo dispuesto en el artículo 5 de este reglamento. La autorización de pagos para la adquisición de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios será de competencia del Director General Financiero. Art. 3.- MODALIDAD DE CONTRATACION: Las adquisiciones de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios estarán sujetas a las disposiciones del presente reglamento, según las siguientes modalidades: a) La adquisición de bienes, suministros, materiales y prestación de servicios, cuyos montos sean autorizados por el Director General de Servicios Administrativos y el pago sea contra entrega, no requerirán de la suscripción de un contrato; b) Para la ejecución de obras, independientemente de su cuantía deberá firmarse un contrato; y, c) Las adquisiciones de bienes, ejecuciones de obras y prestación de servicios que requieran de anticipo o cuyos montos sean autorizados por el Subsecretario Administrativo se perfeccionarán bajo la modalidad de contrato escrito. Art. 4.- PROCEDIMIENTOS: Las adquisiciones de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios determinados en el artículo 1 de este reglamento, se sujetarán a los siguientes procedimientos: a) SOLICITUD: Cualquier unidad administrativa del Ministerio que requiera la adquisición de bienes, la ejecución de una obra o la prestación de un servicio, presentará por escrito el pedido a la Subsecretaría Administrativa o a la Dirección General de Servicios Administrativos. Se exceptúa de esta disposición a la Dirección General de Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores, en lo referente a servicios y recepciones oficiales, por cuanto dispone de una reglamentación específica. Cuando la solicitud se trate de la provisión de suministros y materiales, el Director General de Servicios Administrativos la remitirá al Departamento de Almacén y Bodega a fin de que atienda a las unidades administrativas solicitantes de conformidad con las existencias; en caso de no disponer de los suministros o materiales requeridos, esta dependencia notificará inmediatamente al Departamento de Servicios Generales para que proceda al abastecimiento según los trámites legales correspondientes.

3 3 El Director del Departamento de Almacén y Bodega deberá mantener existencias mínimas de suministros y materiales. Para el efecto periódicamente elaborará una solicitud de requerimientos dirigida al Director General de Servicios Administrativos; b) CERTIFICACION DE FONDOS: Al inicio de cada año fiscal, la Dirección General de Servicios Administrativos solicitará por escrito a la Dirección General Financiera una certificación de la existencia de recursos económicos en las partidas de servicios, suministros y bienes. Dicha unidad administrativa contestará de igual forma sobre las disponibilidades presupuestarias en los mencionados rubros, documento que permitirá iniciar las actividades administrativo - financieras de la Cancillería. Una vez establecida la necesidad de contratar servicios, adquirir suministros y bienes, según el caso, el Subsecretario Administrativo o el Director General de Servicios Administrativos instruirán al Departamento de Servicios Generales a fin de que sobre la base de un presupuesto referencial y utilizando el formulario "Informe para Contraer Compromisos y Obligaciones" lo envíe a la Dirección General Financiera para que certifique la existencia de recursos económicos suficientes. De existir los recursos económicos, autorizarán la adquisición o contratación, de acuerdo a la capacidad especificada en el artículo 2 de este reglamento y se enviará la documentación al Departamento de Servicios Generales, para el trámite de adquisición; caso contrario se negará la solicitud; c) DE LAS OBLIGACIONES: Para contraer compromisos y obligaciones en la adquisición de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios se adoptará el siguiente procedimiento: 1.- Para las adquisiciones de bienes; ejecución de obras y prestación de servicios cuyos montos no rebasen el valor que resulte de multiplicar el coeficiente por el monto del presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico, se podrá contraer compromisos u obligaciones con el respaldo de una oferta. 2.- En los casos de las adquisiciones de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios cuyos montos superen el valor que resulte de multiplicar el coeficiente y no sobrepase el valor que resulte de multiplicar el coeficiente por el monto del presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico se podrá contraer compromisos u obligaciones con el respaldo de dos ofertas. 3.- En los casos de las adquisiciones de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios cuyos montos superen el valor que resulte de multiplicar el coeficiente y no sobrepase el valor que resulte de multiplicar el coeficiente por el monto del presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico se podrá contraer compromisos u obligaciones con el respaldo de tres ofertas; d) DE LAS OFERTAS: Recibida la documentación en el Departamento de Servicios Generales, éste solicitará en el plazo máximo de cinco días, las cotizaciones, de conformidad con lo determinado en los puntos 1, 2 y 3 del numeral c) del presente cuerpo legal, de los posibles oferentes de acuerdo con el Registro de Proveedores y en casos excepcionales, que se cuente con personas naturales o jurídicas como únicos distribuidores autorizados de casas productoras, se podrá extender las invitaciones sin perjuicio de que consten o no en el Registro de Proveedores. Para la adquisición de bienes, suministros y materiales, previa a la invitación a los proveedores se elaborará las bases correspondientes, las mismas que

4 4 deberán ser estándares y de fácil entendimiento, a fin de que facilite la participación en iguales condiciones y permita determinar con claridad sobre la oferta más conveniente. Las bases deberán contener las características básicas, sin necesidad de marca, solo para casos estrictamente necesarios, a fin de tener un conocimiento suficiente sobre las ofertas del mercado en general; e) DE LA ADJUDICACION: Las cotizaciones se recibirán en sobre cerrado y se pondrán en conocimiento y consideración de las instancias de autorización correspondientes señaladas en el artículo 2 del presente reglamento. Cada instancia adjudicará al proponente que hubiera presentado la oferta más conveniente a los intereses del Ministerio de Relaciones Exteriores. De considerarlo necesario las instancias antes indicadas instruirán al Director del Departamento de Servicios Generales, la elaboración del cuadro comparativo de precios, cantidades, plazos, etc., antes de proceder a la adjudicación, para sobre esta base adoptar las decisiones más adecuadas en beneficio de la entidad. El cuadro comparativo será firmado por la instancia competente, según los niveles de autorización dispuestos en el artículo 2 del presente reglamento; una copia fotostática se remitirá al Director del Departamento de Almacén y Bodega a fin de que tenga pleno conocimiento de la adquisición. Una vez efectuada la adjudicación por la instancia correspondiente, el Director del Departamento de Servicios Generales notificará a la persona natural o jurídica sobre la resolución de la entidad; f) DE LA CONTRATACION: La documentación referente a las adjudicaciones efectuadas por las instancias descritas en el citado artículo 2 y en el caso de ejecución de obras que sean autorizadas por el Director General de Servicios Administrativos, será remitida a la Asesoría Jurídica para la elaboración del contrato correspondiente, para lo cual se tendrá presente lo especificado en el artículo 88 del Reglamento General a la Ley de Contratación Pública. Además se requerirá a las empresas adjudicatarias las garantías en forma previa a la suscripción del contrato; g) DEL REGISTRO Y CONTROL: Cuando se trate de adquisiciones de activos fijos, el Director del Departamento de Almacén y Bodega dispondrá que el Area de Control de Activos realice el ingreso a su inventario en el formulario de "Nota de Ingreso de Activos Fijos". Cuando se trate de adquisiciones de suministros y materiales el Director del Departamento de Almacén y Bodega dispondrá que el Area de Control de Suministros y Materiales previa verificación de que se recibe exactamente lo adjudicado, proceda a registrar en el formulario de "Nota de Ingreso de Suministros y Materiales; y, una vez concluido el proceso notificará al Director General de Servicios Administrativos para que, a su vez, solicite a la Dirección General Financiera proceder al pago; y, h) DEL PAGO: En la adquisición de bienes o gestación de servicios autorizados por el Director General de Servicios Administrativos se procederá de conformidad a lo determinado en el artículo 2 del presente reglamento. La documentación completa y habilitante que evidencie todo el proceso seguido se entregará a la Dirección General Financiera para que se proceda al pago. En la adquisición de bienes o prestación de servicios realizados a través de la suscripción de un contrato, al término del plazo estipulado se reunirán las partes contratantes para formalizar la entrega mediante la suscripción de la correspondiente acta de entrega-recepción, en estricto apego a lo dispuesto en los capítulos V y XI de la Ley de Contratación Pública y del Reglamento General a la Ley de Contratación Pública, en su orden.

5 5 Art. 5.- DE LA EJECUCION DE OBRAS: Para la ejecución de obras se deberá contar con un informe previo sobre factibilidad elaborado por el Asesor de Obras y contará con la autorización expresa del Subsecretario Administrativo. El Asesor de Obras elaborará un presupuesto referencial que lo remitirá al Departamento de Servicios Generales para que sobre la base del turismo se proceda con el trámite de la certificación de fondos en el formulario "Informe para Contraer Compromisos y Obligaciones". El Asesor de Obras elaborará las bases contentivas de la información básica y concreta, que posibilite a los oferentes participar en igualdad de condiciones, facilite la comparación de las ofertas y permita optar por la que más convenga a los intereses de la institución. Con toda esta información el Director General de Servicios Administrativos solicitará las correspondientes cotizaciones a por lo menos tres oferentes. Las ofertas se recibirán en sobre cerrado, para impedir conocer su contenido y serán abiertas de acuerdo a las instancias previstas en el artículo 2 de éste reglamento, una hora después de la fecha y hora establecida como límite para su presentación. La adjudicación la realizará el Subsecretario Administrativo y/o el Presidente del respectivo comité, previo el informe técnico de un profesional de la rama o de los colegios profesionales respectivos. Art. 6.- CONTROL Y SUPERVISION: El control y supervisión de la obra le corresponderá a la Dirección General de Servicios Administrativos a través del Asesor de Obras, salvo en los casos en que a criterio de la entidad se tenga que contratar los servicios de fiscalización. Las planillas de avance de obras o liquidaciones parciales serán analizadas por el Asesor de Obras y/o el Fiscalizador y sobre su informe, la Dirección General de Servicios Administrativos requerirá a la Dirección General Financiera los pagos que correspondan. Una vez que el contratista notifique la terminación de los trabajos contratados, la Comisión de Recepción de Obras se reunirá para recibir las mismas, mediante un acta de entrega-recepción, según las condiciones establecidas en la Ley de Contratación Pública y en el respectivo contrato. Dicha acta se remitirá a la Dirección General de Servicios Administrativos para que se solicite a la Dirección General Financiera efectuar el pago correspondiente. Art. 7.- PROHIBICION DE SUBDIVIDIR CONTRATOS: El objeto de la contratación o ejecución de un proyecto, no podrá ser subdividido en cuantías menores, en forma que, mediante la celebración de más de un contrato, se eludan o se pretendan eludir los procedimientos establecidos en la Ley de Contratación Pública y su Reglamento General. Art. 8.- VIGENCIA: Este reglamento entrará en vigencia a partir de la presente fecha, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial. Art. 9.- DEROGATORIA: Derógase el Acuerdo Ministerial No emitido el 30 de enero de COMUNIQUESE: Dictado en la ciudad Distrito Metropolitano de Quito, a los 17 días del mes de noviembre del 2000 Gonzalo Salvador Holguín

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