PROCEDIMIENTO PARA CURSOS EXTERNOS

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1 DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL PROCEDIMIENTO PARA CURSOS EXTERNOS JULIO 2017 Este manual contiene información PÚBLICA y está integrado por: Carátula Hoja de Validación, en la que firman las áreas involucradas en su elaboración, revisión y autorización. Índice Hojas numeradas de las páginas 1-22 (PR-DECP-006-A3) Todas las hojas se encuentran selladas por la unidad resguardante con la leyenda VIGENTE

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3 PROCEDIMIENTO PARA CURSOS EXTERNOS CODIGO: PR-DECP-006-A3 ÍNDICE PAG. OBJETIVO 1 ALCANCE 1 NOTACIONES Y DEFINICIONES 1 POLÍTICAS DE OPERACIÓN 2 MATERIALES 5 REFERENCIAS 5 PROCEDIMIENTO 6 DIAGRAMA DE FLUJO 8 ANEXOS 11 PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo Junio 2017 Julio 2017 U:DIR.INV./SUB.INV.

4 Clave del Documento PR-DECP-006-A3 PROCEDIMIENTO PARA CURSOS EXTERNOS OBJETIVO Organizar y realizar las acciones necesarias para que el personal de las áreas normativas y operativas asista a Cursos Externos. ALCANCE Al Departamento de Capacitación Presencial, Áreas Administrativas, Normativas, Operativas y Departamento de Equidad y Género. NOTACIONES Y DEFINICIONES Áreas Normativas: Se refiere a la Dirección General, Dirección General Adjunta Operativa y de Patronatos, Dirección General Adjunta Normativa, Dirección de Desarrollo Operativo, Dirección de Tratamiento y Rehabilitación, Dirección de Prevención, Dirección de Investigación y Enseñanza, Subdirección de Consulta Externa y sus Departamentos, Subdirección de Hospitalización y Proyectos Clínicos y sus Departamentos, Subdirección de Prevención y sus Departamentos, Subdirección de Movilización Social y Proyectos Especiales y sus Departamentos, Subdirección de Investigación y sus Departamentos, Subdirección de Capacitación y sus Departamentos. Áreas Operativas: Se refiere a las Coordinaciones Regionales. CE: Cursos Externos organizados por otras instituciones educativas o de salud a los que asiste personal de CIJ, A.C. con apoyo económico o tiempo que otorga la institución, y tiene la finalidad de renovar o adquirir conocimientos que permitan el mejor desempeño del trabajador. PAT: Programa Anual de Trabajo Responsable del Proyecto: Se refiere al Subjefe/a de Departamento o Técnico/a A Normativo del Departamento de Capacitación Presencial encargado del Proyecto Cursos Externos. 1 de 22

5 Clave del Documento PR-DECP-006-A3 PROCEDIMIENTO PARA CURSOS EXTERNOS POLÍTICAS DE OPERACIÓN Dirección de Investigación y Enseñanza Autorizará la programación y asignación del presupuesto en el Programa Anual de Trabajo para la asistencia a CE. Asignará a las áreas normativas y operativas el presupuesto autorizado para que su personal asista a CE, de acuerdo con los siguientes criterios: nuevos proyectos institucionales, programas prioritarios, y necesidades de las áreas para optimizar su labor. Supervisará a través de la Subdirección de Capacitación el seguimiento del ejercicio del presupuesto asignado para la asistencia a CE. Subdirección de Capacitación Programará y solicitará en el PAT el presupuesto para la asistencia a CE. Recibirá y autorizará mediante firma de visto bueno las solicitudes de asistencia a CE que le sean remitidas por las áreas de acuerdo a la disponibilidad presupuestal. Dará seguimiento al gasto ejercido por área para CE. Jefe/a del Departamento de Capacitación Presencial Coordinará y dará seguimiento a la gestión de las solicitudes de asistencia a CE, e informará a la Subdirección de Capacitación sobre la situación del proyecto. Supervisará las actividades correspondientes a CE realizadas por el/la Responsable del Proyecto. 2 de 22

6 Clave del Documento PR-DECP-006-A3 PROCEDIMIENTO PARA CURSOS EXTERNOS Responsable del Proyecto Recibirá y registrará las Solicitudes de Asistencia a CE que le turne el Jefe/a del Departamento de Capacitación Presencial. Realizará los trámites correspondientes para solicitar el pago del CE. Elaborará las Constancias de Competencias o Habilidades Laborales para los asistentes a CE que cubran los requisitos y que la hayan solicitado. Subdirección de Recursos Financieros Considerará el presupuesto solicitado en el PAT para Cursos Externos, lo establecerá y notificará el presupuesto autorizado a la Dirección de Investigación y Enseñanza. Titulares de las Áreas Normativas, Operativas y Departamento de Equidad y Género Enviará a la Subdirección de Capacitación con mínimo 15 días hábiles de anticipación al curso, la solicitud de asistencia a CE firmada por el Director/a de área con el fin de solicitar el visto bueno. Serán los responsables de dar seguimiento a la aplicación de los conocimientos adquiridos en CE a través de la práctica institucional. Departamento de Contabilidad Verificará que la factura o recibo de comprobación del gasto por concepto de asistencia a CE cumpla con los requisitos fiscales establecidos por la Institución. 3 de 22

7 Clave del Documento PR-DECP-006-A3 PROCEDIMIENTO PARA CURSOS EXTERNOS Asistente a CE Llenará el formato de solicitud a CE. Solicitará la firma del Instructor en la Constancia de Competencias o Habilidades Laborales al término del curso, y la remitirá al Departamento de Capacitación Presencial con copia de la Constancia de Asistencia al mismo. Notificará por escrito a la Subdirección de Capacitación las siguientes situaciones: no asistir al curso, que el curso no se lleve a cabo o que el costo del mismo sea mayor o menor, para que ésta a su vez tome las medidas correspondientes. 4 de 22

8 Clave del Documento PR-DECP-006-A3 PROCEDIMIENTO PARA CURSOS EXTERNOS MATERIALES Programa Anual de Trabajo Constancia de Asistencia al Curso Solicitud de Cheque Factura Oficio de Disponibilidad Presupuestal REFERENCIAS Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A.C. ANEXOS Solicitud de Asistencia a Curso Externo Constancia de Competencias o Habilidades Laborales 5 de 22

9 Clave del Documento PR-DECP-006-A3 RESPONSABLE Director/a de Investigación y Enseñanza Subdirector/a de Capacitación Jefe/a del Depto. de Capacitación Presencial Responsable del Proyecto Jefe/a del Depto. de Capacitación Presencial Subdirector/a de Capacitación Jefe/a del Depto. de Capacitación Presencial Responsable del Proyecto PROCEDIMIENTO PARA CURSOS EXTERNOS DESCRIPCION 1. Autoriza la programación del presupuesto para Cursos Externos a las áreas normativas, operativas y Departamento de Equidad y Género. 2. Recibe del personal interesado la Solicitud de Asistencia a CE, verifica que cumpla con los criterios establecidos y envía al Jefe/a del Departamento de Capacitación presencial. En el caso de Cursos Externos con presupuesto proveniente de otras áreas, firma la Solicitud de Asistencia a CE y continúa en el punto No Recibe la Solicitud de Asistencia a CE y solicita la disponibilidad presupuestal al Depto. de Análisis Financiero y Control Presupuestal. 4. Turna la Solicitud de Asistencia a CE al Responsable del Proyecto junto con oficio de disponibilidad presupuestal. 5. Recibe la Solicitud de Asistencia a CE y oficio de disponibilidad presupuestal, solicita la factura original y turna para su validación al Departamento de Contabilidad. 6. Firma la solicitud de cheque, turna a la Subdirección de Capacitación junto con la Solicitud de Asistencia a CE, oficio de disponibilidad presupuestal y factura validada. 7. Da su visto bueno, firma la solicitud de cheque, factura validada y Solicitud de Asistencia a CE y devuelve al Jefe/a de Depto. de Capacitación Presencial. 8. Recibe documentos y envía al Departamento de Análisis Financiero y Control Presupuestal la Solicitud de Cheque junto con la Solicitud de Asistencia a CE, factura validada y oficio de disponibilidad presupuestal. 9. Elabora la Constancia de Competencias o Habilidades Laborales y envía al asistente a CE para recabar su firma. MATERIALES Y/O ANEXOS Solicitud de Asistencia a CE Solicitud de Asistencia a CE Solicitud de Asistencia y Oficio Solicitud de Asistencia a CE Solicitud de Asistencia a CE, Factura y Oficio Solicitud de Asistencia a CE, Factura y Oficio Constancia de Competencias o Habilidades Laborales 6 de 22

10 Clave del Documento PR-DECP-006-A3 RESPONSABLE Jefe/a del Depto. de Capacitación Presencial Subdirector/a de Capacitación Responsable del Proyecto Jefe/a del Depto. de Capacitación Presencial PROCEDIMIENTO PARA CURSOS EXTERNOS DESCRIPCION 10. Recibe del asistente a CE la Constancia de Competencias o Habilidades Laborales firmada por el instructor y copia de la Constancia de Asistencia a CE. Turna la Constancia de Competencias o Habilidades Laborales al Subdirector/a de Capacitación. 11. Recibe la Constancia de Competencias o Habilidades Laborales y envía a la Subdirección de Recursos Humanos para recabar la firma de los representantes de la Comisión Mixta de Capacitación y Adiestramiento. 12. Recibe la Constancia de Competencias o Habilidades Laborales firmada y turna al Responsable del Proyecto Recibe y archiva copia (electrónica o en papel) de la Constancia de Competencias o Habilidades Laborales y Constancia de Asistencia a curso en el expediente correspondiente. 14. Entrega la Constancia de Competencias o Habilidades Laborales al asistente a CE. 15. Elabora los informes que le sean requeridos por el Jefe/a del Departamento de Capacitación Presencial o Subdirector/a de Capacitación. 16. Termina procedimiento. MATERIALES Y/O ANEXOS Constancia de Competencias o Habilidades Laborales y Constancia de Asistencia a CE Constancia de Competencias o Habilidades Laborales Constancia de Competencias o Habilidades Laborales y Constancia de Asistencia a CE Constancia de Competencias o Habilidades Laborales 7 de 22

11 Clave del Documento PR-DECP-006-A3 PROCEDIMIENTO PARA CURSOS EXTERNOS DIAGRAMA DE FLUJO Director/a de Investigación y Enseñanza Subdirector/a de Capacitación Jefe/a del Depto. de Capacitación Presencial Responsable del Proyecto Inicia Autoriza la programación del presupuesto para Cursos Externos a las áreas normativas, operativas y Departamento de Equidad y Género. Recibe del personal interesado la Solicitud de Asistencia a CE, verifica que cumpla con los criterios establecidos y envía al Jefe/a del Departamento de Capacitación presencial. En el caso de Cursos Externos con presupuesto proveniente de otras áreas, firma la Solicitud de Asistencia a CE y continúa en el punto No.9. Recibe la Solicitud de Asistencia a CE y solicita la disponibilidad presupuestal al Depto. de Análisis Financiero y Control Presupuestal. Sol.C.E. Sol.C.E. 4 5 Turna la Solicitud de Asistencia a CE al Responsable del Proyecto junto con oficio de disponibilidad presupuestal. Recibe la Solicitud de Asistencia a CE y oficio de disponibilidad presupuestal, solicita la factura original y turna para su validación al Departamento de Contabilidad. Sol.C.E. Oficio Sol.C.E. Oficio 7 6 Da su visto bueno, firma la solicitud de cheque, factura validada y Solicitud de Asistencia a CE y devuelve al Jefe/a de Depto. de Capacitación Presencial. Firma la solicitud de cheque, turna a la Subdirección de Capacitación junto con la Solicitud de Asistencia a CE, oficio de disponibilidad presupuestal y factura validada. Sol. Cheque Sol. C.E. Oficio Factura Sol. Cheque Sol. C.E. Oficio Factura A 8 de 22

12 Clave del Documento PR-DECP-006-A3 PROCEDIMIENTO PARA CURSOS EXTERNOS Director/a de Investigación y Enseñanza Subdirector/a de Capacitación Jefe/a del Depto. de Capacitación Presencial Responsable del Proyecto A 8 Recibe documentos y envía al Departamento de Análisis Financiero y Control Presupuestal la Solicitud de Cheque junto con la Solicitud de Asistencia a CE, factura validada y oficio de disponibilidad presupuestal. Sol. Cheque Sol. C.E. Oficio Factura Recibe la Constancia de Competencias o Habilidades Laborales y envía a la Subdirección de Recursos Humanos para recabar la firma de los representantes de la Comisión Mixta de Capacitación y Adiestramiento. Recibe del asistente a CE la Constancia de Competencias o Habilidades Laborales firmada por el instructor y copia de la Constancia de Asistencia a CE. Turna la Constancia de Competencias o Habilidades Laborales al Subdirector/a de Capacitación. Elabora la Constancia de Competencias o Habilidades Laborales y envía al asistente a CE para recabar su firma. CCHL CCHL Constancia CCHL Recibe la Constancia de Competencias o Habilidades Laborales firmada y turna al Responsable del Proyecto. Recibe y archiva copia (electrónica o en papel) de la Constancia de Competencias o Habilidades Laborales y Constancia de Asistencia a curso en el expediente correspondiente CCHL CCHL B 9 de 22

13 Clave del Documento PR-DECP-006-A3 PROCEDIMIENTO PARA CURSOS EXTERNOS Director/a de Investigación y Enseñanza Subdirector/a de Capacitación Jefe/a del Depto. de Capacitación Presencial Responsable del Proyecto B Entrega la Constancia de Competencias o Habilidades Laborales al asistente a CE. Elabora los informes que le sean requeridos por el Jefe/a del Departamento de Capacitación Presencial o Subdirector/a de Capacitación. CCHL Termina 10 de 22

14 Clave del Documento PR-DECP-006-A3 DESCRIPCIÓN DEL FORMATO I. Nombre del Formato: SOLICITUD DE CURSO EXTERNO II. Clave: III. Objetivo: IV. Responsable de su Formulación: S/C Conocer los datos generales del asistente, así como el costo y la información del curso. Asistente a Curso Externo V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se solicite la asistencia a Cursos Externos con apoyo económico de CIJ, A.C. VI. Integración del Formato: VII. Distribución: VIII. Forma de Llenado: IX. Observaciones: Original y copia. Original: Subdirección de Capacitación Copia: Área Normativa Mecanografía No dejar campos sin contestar 11 de 22

15 Clave del Documento PR-DECP-006-A3 INSTRUCTIVO DE LLENADO NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR 1 FECHA DE SOLICITUD La fecha en que se elabora la solicitud I. DATOS DEL SOLICITANTE 2 NOMBRE El nombre completo y apellidos el solicitante. 3 PERFIL PROFESIONAL La carrera profesional estudiada por el solicitante. 4 CURP La Clave única de registro poblacional 5 UNIDAD DE ADSCRIPCIÓN Nombre del área a la que está adscrito el solicitante. 6 CENTRO DE COSTO El Centro de Costo de la unidad de adscripción del solicitante. 7 PUESTO El nombre del puesto que ocupa. 8 No EMPL. El número de empleado. 9 FECHA DE INGRESO A LA La fecha en que ingreso a la institución. INSTITUCIÓN MARCA (X) SEGÚN CORRESPONDA 10 Nivel máximo de estudios 1. Ninguno 2. Primaria 3. Secundaria 4. Bachillerato 5. Carrera Técnica 6. Licenciatura 7. Especialidad 8. Maestría 9. doctorado 12 de 22

16 Clave del Documento PR-DECP-006-A3 INSTRUCTIVO DE LLENADO NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR 11 Documento probatorio 1. Título 2. Certificado 3. Diploma 4. Otro 5. Ninguno 12 Documento probatorio Pública Privada Ninguna 13 APOYO QUE REQUIERE DE LA INSTITUCIÒN ECONÓMICO, TIEMPO O AMBOS El tipo de apoyo que solicita. II. DATOS DEL CURSO O ACTIVIDAD ACADÉMICA 14 NOMBRE DEL CURSO O ACTIVIDAD ACADÉMICA El nombre completo del curso o evento solicitado 15 JUSTIFICACIÒN DEL ÀREA En términos generales los conocimientos que se espera adquirir y los proyectos y/o actividades se verán impactados. 16 OBJETIVO DEL CURSO O ACTIVIDAD ACADÉMICA Que es lo que se pretende al tomar el curso con respecto a la aplicación del conocimiento adquirido. 17 FECHA DE REALIZACIÒN La fecha en que se llevará a cabo el curso o evento: inicio y terminación. 18 No. DE SESIONES El número de sesiones que durará el curso o evento. 19 No. DE HORAS El número de horas que durará el curso o evento. 13 de 22

17 Clave del Documento PR-DECP-006-A3 INSTRUCTIVO DE LLENADO NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR 20 HORARIO La hora de inicio y de terminación de cada sesión. 21 COSTO El costo del curso sin IVA, el IVA y el costo total. 22 DATOS PARA LA TRANSFERENCIA INTERBANCARIA El nombre del banco, número de cuenta y CLABE Interbancaria. III. DATOS DE LA INSTITUCIÓN QUE IMPARTIRÁ EL CURSO O ACTIVIDAD ACADÉMICA 23 NOMBRE Nombre completo de la institución que impartirá el curso o evento. 24 RFC El Registro Federal de Contribuyente de la institución. 25 DIRECCIÒN La dirección completa de la institución. 26 TELÈFONO Los números telefónicos de la institución. 27 Correo electrónico de la institución. 28 NOMBRE Y PERFIL DEL INSTRUCTOR DEL CURSO O ACTIVIDAD ACADÉMICA QUE FIRMARÁ LA CONSTANCIA DE HABILIDADES LABORALES 29 COMPROMISO DEL ASISTENTE CON CIJ El nombre completo y perfil profesional o grado académico de la persona que firmará la constancia de habilidades laborales. El o los compromisos del asistente derivados de su asistencia al curso o actividad académica. 30 Vo. Bo. NOMBRE Y FIRMA DEL DIRECTOR DEL ÁREA El nombre completo y firma del Director/a de área al que pertenece el solicitante. 14 de 22

18 Clave del Documento PR-DECP-006-A3 INSTRUCTIVO DE LLENADO NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR 31 Vo. Bo. NOMBRE Y FIRMA DE LA SUBDIRECCIÒN DE CAPACITACIÒN El nombre completo y firma del Subdirector/a de Capacitación. 32 ATENTAMENTE El nombre completo y firma del solicitante NOMBRE Y FIRMA DEL SOLICITANTE 33 AVISO DE PRIVACIDAD En cumplimiento con lo establecido por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, Centros de Integración Juvenil, A.C., a través de la Subdirección de Capacitación, pone a su disposición el presente aviso de privacidad, en virtud del cual permanentemente buscará que el tratamiento de sus datos personales sea legítimo, controlado e informado, con la finalidad de garantizar la privacidad y el derecho a la autodeterminación informativa de sus datos. 15 de 22

19 Clave del Documento PR-DECP-006-A3 EJEMPLAR DEL FORMATO de 22

20 Clave del Documento PR-DECP-006-A3 EJEMPLAR DEL FORMATO de 22

21 Clave del Documento PR-DECP-006-A3 EJEMPLAR DEL FORMATO de 22

22 Clave del Documento PR-DECP-006-A3 DESCRIPCIÓN DEL FORMATO I. Nombre del Formato: CONSTANCIA DE COMPETENCIAS O HABILIDADES LABORALES II. Clave: DC-3 III. Objetivo: IV. Responsable de su Formulación: Constatar la capacitación del personal que asiste a CE. Subdirección de Capacitación V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que el personal de la Institución asista a cursos. VI. Integración del Formato: VII. Distribución: VIII. Forma de Llenado: Original y copia. Original: Asistente a CE. Copia: Subdirección de Capacitación Por computadora IX. Observaciones: 19 de 22

23 Clave del Documento PR-DECP-006-A3 INSTRUCTIVO DE LLENADO NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR DATOS DEL TRABAJADOR 1 Nombre Nombre completo del trabajador: apellido paterno, materno y nombre(s) 2 Clave Única de Registro de Población Los datos que corresponden a la Clave Única de Registro de Población (CURP) del trabajador que asistió al curso 3 Ocupación Específica: Para todos los caso se anotará 09.1 asignada por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social. DATOS DE LA EMPRESA 4 Nombre o Razón Social: Nombre completo de la Institución, para todos los casos se anotará Centros de Integración Juvenil, A.C. 5 Registro Federal de Contribuyentes con Homoclave: El RFC de Centros de Integración Juvenil, A.C. 6 Registro Patronal: El número de Registro patronal con el que la Institución está registrada ante el IMSS. 7 Actividad o Giro principal: Para todos los caso se anotará Prevención, Tratamiento y Rehabilitación de la Farmacodependencia. DATOS DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO 8 Nombre del curso El nombre completo del curso al que asistió 9 Duración en horas El número de horas que duró el curso 10 Período de ejecución La fecha de inicio y terminación del curso 11 Área Temática del Curso: Para todos los caso se anotará Agente Capacitador (Externo o Interno según corresponda). Nombre de la Empresa que imparte el curso. 13 Capacitador: El nombre completo de la persona que firma la Constancia de Habilidades Laborales. 20 de 22

24 Clave del Documento PR-DECP-006-A3 INSTRUCTIVO DE LLENADO NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR Representantes de la Comisión Mixta de Capacitación y Adiestramiento Si el personal que asistió al curso es de 14 Por la empresa confianza debe anotar el nombre del Subdirector/a de Recursos Humanos. Si el personal que asistió al curso es sindicalizado debe anotar el nombre del Subdirector/a de Recursos Humanos. 15 Por los trabajadores Si el personal que asistió al curso es de confianza debe anotar el nombre del Subdirector/a de Recursos Humanos. Si el personal que asistió al curso es sindicalizado debe anotar el o los nombres de los representantes sindicales. 21 de 22

25 Clave del Documento PR-DECP-006-A3 EJEMPLAR DEL FORMATO CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN Y ENSEÑANZA SUBDIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN PRESENCIAL FORMATO DC-3 CONSTANCIA DE COMPETENCIAS O HABILIDADES LABORALES DATOS DEL TRABAJADOR Nombre (Anotar apellido paterno, apellido materno y nombre (s)) 2 Clave Única de Registro de Población - - DATOS DE LA EMPRESA Ocupación específica 3 1 Nombre o razón social (En caso de persona física, anotar apellido paterno, apellido materno y nombre(s)) 4 Registro Federal de Contribuyentes con homoclave (SHCP) Registro patronal ante el I.M.S.S. (Una letra o número y 10 5 dígitos) 6 Actividad o giro principal 7 Nombre del curso DATOS DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO 8 Duración en horas Año Mes Día Año Mes Día Periodo de De a 9 ejecución 10 Área temática del curso 11 Agente capacitador (Externo o interno, según corresponda) 12 Los datos se asientan en esta constancia bajo protesta de decir verdad, apercibidos de la responsabilidad en que incurre todo aquel que no se conduce con verdad. Capacitador Representantes de la Comisión Mixta de Capacitación y Adiestramiento Por la empresa Por los trabajadores Nombre y firma Nombre y firma Nombre y firma 22 de 22