CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

Transcripción

1 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS MUNICIPALIDAD DE TODOS SANTOS CUCHUMATAN DEPARTAMENTO DE HUEHUETENANGO AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 GUATEMALA, MAYO DE 2014

2 Guatemala, 26 de mayo de 2014 Señor Alfredo Florencio Gómez Pablo Alcalde Municipal Municipalidad de Todos Santos Cuchumatan Departamento de Huehuetenango Señor (a) Alcalde Municipal: En mi calidad de Contralora General de Cuentas y en cumplimiento de lo regulado en la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoría realizado por los Auditores Gubernamentales que fueron nombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

3 Guatemala, 26 de mayo de 2014 Señor Alfredo Florencio Gómez Pablo Alcalde Municipal Municipalidad de Todos Santos Cuchumatan Departamento de Huehuetenango Señor (a) Alcalde Municipal: En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento de lo regulado en la literal "k" del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fuera otorgada, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoría realizado por los auditores gubernamentales; que oportunamente fueron nombrados para el efecto y, quienes de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

4 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS MUNICIPALIDAD DE TODOS SANTOS CUCHUMATAN DEPARTAMENTO DE HUEHUETENANGO AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 GUATEMALA, MAYO DE 2014

5 ÍNDICE Página 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal 1.2 Función 2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera Generales Específicos 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria Balance General Estado de Resultados Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos 5.2 Otros Aspectos Plan Operativo Anual Plan Anual de Auditoría Convenios Donaciones Préstamos Transferencias Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad 6. ESTADOS FINANCIEROS 6.1 Balance General 6.2 Estado de Resultados

6 6.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos 6.4 Notas a los Estados Financieros 7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA Hallazgos Relacionados con el Control Interno Hallazgos Relacionados con el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables 8. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR 9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODO AUDITADO 10. COMISIÓN DE AUDITORÍA 11. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) 11.1 Visión (Anexo 1) 11.2 Misión (Anexo 2) 11.3 Estructura Orgánica (Anexo 3) 11.4 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato por Fuente de Financiamiento (Anexo 4) 11.5 Reporte de Ejecución de Obras realizadas por Administración (Anexo 5) 11.6 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible) (Anexo 6) Nombramiento Forma Única de Estadística Formulario SR

7 Guatemala, 26 de mayo de 2014 Señor Alfredo Florencio Gómez Pablo Alcalde Municipal Municipalidad de Todos Santos Cuchumatan Departamento de Huehuetenango Señor (a) Alcalde Municipal: El (Los) Auditor (es) Gubernamental (es) designado (s) de conformidad con el (los) Nombramiento (s) No. (s) DAM de fecha 29 de octubre de 2013, he (hemos) efectuado auditoría financiera y presupuestaria en la Municipalidad de Todos Santos Cuchumatan, del Departamento de Huehuetenango, con el objetivo de evaluar la razonabilidad de la información financiera, resultados y la ejecución presupuestaria de ingresos y egresos, correspondientes al período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de Nuestro examen incluyó la evaluación de la estructura de control interno de la Municipalidad de Todos Santos Cuchumatan, del Departamento de Huehuetenango, la ejecución presupuestaria de ingresos en sus diferentes conceptos y de egresos a nivel de programas, actividades, proyectos, grupos y renglones presupuestarios de gastos, cuentas de activo, pasivo, patrimonio y resultados, mediante la aplicación de pruebas selectivas, de acuerdo a las áreas críticas, considerando la materialidad e importancia relativa de las mismas, y como resultado del trabajo realizado, se detectaron aspectos importantes a revelar, los cuales se describen a continuación: HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Falta de actualización del Plan Operativo Anual Formas oficiales no autorizadas HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO DE LEYES Y

8 REGULACIONES APLICABLES Área Financiera Falta de envío de copias de contratos al registro de la Contraloría General de Cuentas Incumplimiento en la presentación del Reporte Anual de Inventarios al Ministerio de Finanzas Públicas La comisión de auditoría nombrada se integra por el (los) auditor (es): Licda. Zaida Noemi Garcia Tin de Garcia (Coordinador) y Lic. Edyck Aroldo Bautista Cornejo (Supervisor). El (Los) hallazgo (s) que contiene (n) el presente informe, fue (fueron) discutido(s) por la comisión de auditoria con las personas responsables. Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran en detalle en el informe de auditoría adjunto. Atentamente, ÁREA FINANCIERA Licda. ZAIDA NOEMI GARCIA TIN DE GARCIA Coordinador Independiente Lic. EDYCK AROLDO BAUTISTA CORNEJO Supervisor Gubernamental

9 Contraloría General de Cuentas 1 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal El municipio es una institución autónoma del derecho público, tiene personalidad jurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para el cumplimiento de sus fines en los términos legalmente establecidos y de conformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y multilingües. La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercida mediante el Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde, Síndicos y Concejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos. El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes, programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal. La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado de prestar y administrar los servicios públicos municipales. Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de la República, artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal. 1.2 Función El municipio, para la gestión de sus intereses, en el ámbito de sus competencias, puede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales, ambientales y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida, a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio. Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes: Formular y coordinar políticas, planes y programas relativos a: abastecimiento domiciliario de agua, alcantarillado, alumbrado público, mercados, rastros, administración y autorización de cementerios, limpieza y ornato, tratamiento de desechos y residuos sólidos, pavimentación de vías urbanas y su mantenimiento, regulación del transporte, gestión de biblioteca, parques y farmacias municipales, servicio de policía municipal, generación de energía eléctrica, delimitación de áreas para el funcionamiento de ciertos establecimientos comerciales, reforestación para la protección de la vida, salud, biodiversidad, recursos naturales, fuentes de agua y luchar contra el calentamiento global y otras que le sean trasladadas por el Organismo Ejecutivo.

10 Contraloría General de Cuentas 2 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) 2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido en sus artículos 232 y 241. El Decreto Número Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículos 2 Ámbito de competencia y 4 Atribuciones. Las Normas Internacionales de Auditoría y Normas de Auditoría del Sector Gubernamental. Nombramiento DAM de fecha 29 de octubre de OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera Generales Evaluar la razonabilidad de la información financiera y presupuestaria contenida en los Estados Financieros siguientes: Balance General, Estado de Resultados, Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos y sus respectivas Notas, correspondientes al ejercicio fiscal 2013; asi como el estudio y evaluación de la estructura del control interno y la verificación del cumplimiento de normas, leyes, reglamentos y otros aspectos aplicables Específicos Evaluar la estructura de control interno establecida por la municipalidad aplicable al proceso contable, presupuestario y de tesorería. Verificar la razonabilidad de los saldos que presenta el Balance General en las cuentas de activo, pasivo y patrimonio. Verificar la razonabilidad de los ingresos y gastos corrientes revelados en el Estado de Resultados. Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado razonablemente atendiendo a los principios de legalidad, economía, eficiencia y eficacia. Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado de acuerdo al Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con los clasificadores presupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes,

11 Contraloría General de Cuentas 3 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) reglamentos, normas y metodologías aplicables. Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos, transacciones administrativas y financieras sean confiables, oportunos y verificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicables y se encuentren debidamente soportados con la documentación legal correspondiente. Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido al proceso legal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas de la entidad. Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadas cumplan con los aspectos legales, administrativos y financieros que las rigen. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y la revisión selectiva de las operaciones, registros y documentación de respaldo presentada por los funcionarios y empleados de la entidad, correspondientes al período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2013, con énfasis en las áreas y cuentas consideradas significativas cuantitativamente y de acuerdo a su naturaleza, determinadas como áreas críticas, incluidas en el Balance General, Estado de Resultados y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos, como se describe a continuación: Del Balance General las cuentas siguientes: Bancos, Propiedad y Planta en Operación, Bienes de Uso Común, Gastos de Personal a Pagar, Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas. Del Estado de Resultados, en el área de Ingresos, las siguientes cuentas: Otros Ingresos no Tributarios, Venta de Servicios, Transferencias Corrientes del Sector Público y del área de gastos, las cuentas: Depreciación y Amortización, Transferencias Otorgadas al Sector Privado y Transferencias Otorgadas al Sector Público. Del Estado de Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos, del área de Ingresos, los siguientes rubros: Transferencias Corrientes del Sector Público de la Administración Central y Transferencias de Capital del Sector Público de la Administración Central. Del área de Egresos, los Programas siguientes: 01 Actividades Centrales, 13

12 Contraloría General de Cuentas 4 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) Fortalecimiento a la salud, 16 Red Vial, considerando los eventos relevantes de los Proyectos, Obras y Actividades, así como de los Grupos de Gasto siguientes: 00 Servicios Personales, 02 Materiales y Suministros, 03 Propiedad, Planta y Equipo e Intangibles. Se verificaron los documentos legales que respaldan las modificaciones presupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para los programas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el Plan Anual de Auditoría. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria Balance General De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Balance General que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: ACTIVO Bancos Al 31 de diciembre de 2013, la Cuenta No.1112 Bancos, presenta disponibilidad por un valor de Q.2,884,802.81, integrada por 2 cuentas bancarias como se resume a continuación: Una Cuenta Única del Tesoro (Pagadora), una Cuenta receptora; abiertas en el Sistema Bancario Nacional. Los saldos individuales de las cuentas bancarias según los registros contables de la municipalidad, fueron conciliados con los estados de cuentas emitidos por los bancos al 31 de diciembre de Propiedad y Planta en Operación Al 31 de diciembre de 2013 la Cuenta No.1231 Propiedad y Planta en Operación, presenta en el Balance General el saldo de Q.26,729, Bienes de Uso Común Al 31 de diciembre de 2013 la Cuenta No.1238 Bienes de Uso Común, presenta en el Balance General el saldo de Q.54,001,

13 Contraloría General de Cuentas 5 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) PASIVO Gastos de Personal a Pagar Al 31 de diciembre de 2013, la Cuenta No.2113, presenta un saldo de Q.20,763.22, que corresponde al valor de retenciones laborales pendientes de pago, por los siguientes conceptos: Plan de Prestaciones del Empleado Municipal, Cuota IGSS, Prima de Fianza, ISR Sobre Dietas, ISR en Relación de Dependencia, Timbre y Papel Sellado e Impuesto Sobre la Renta. PATRIMONIO Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas Al 31 de diciembre de 2013, la cuenta No.3111 Transferencias y Contribuciones de Capital recibidas, presentan un saldo acumulado de Q.81,207, De los cuales en el periodo 2013, se percibió la cantidad de Q.14,072, Estado de Resultados De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Estado de Resultados que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Ingresos y Gastos Ingresos Otros Ingresos no Tributarios Al 31 de diciembre de 2013, la cuenta No.5129 Otros Ingresos no Tributarios, presentan un saldo de Q.40, Venta de Servicios Al 31 de diciembre de 2013, la cuenta No.5142 Venta de Servicios, presentan un saldo de Q.543, Transferencias Corrientes del Sector Público Las transferencias corrientes del sector público recaudadas y registradas al 31 dediciembre de 2013, ascienden a la cantidad de Q.2,851,

14 Contraloría General de Cuentas 6 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) Gastos Depreciación y Amortización En esta cuenta se registra el valor de las regularizaciones por amortizaciones efectuadas a los gastos de inversión social, cargados en la cuenta No.1241 Activo Intangible Bruto, correspondientes a ejercicios anteriores. Transferencias Corrientes Otorgadas al Sector Privado La cuenta No.6151 Transferencias Otorgadas al Sector Privado durante el ejercicio 2013 fueron de Q.617, Transferencias Corrientes Otorgadas al Sector Público La cuenta No.6152 Transferencias Otorgadas al Sector Público durante el ejercicio 2013 fueronde Q.104, Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos El Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Municipalidad, para el ejercicio fiscal 2013, fue aprobado mediante Acuerdo del Concejo Municipal de fecha 10 de diciembre de 2012, según Acta No Ingresos El Presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2013, asciende a la cantidad de Q.13,285,500.00, el cual tuvo una ampliación de Q.8,832,514.43, para un presupuesto vigente de Q.22,118,014.43, percibiéndose la cantidad de Q.18,444, (83% en relación al presupuesto vigente), en las diferentes Clases de ingresos siguientes: 10 Ingresos Tributarios, la cantidad de Q.110,084.50; 11 Ingresos no Tributarios, la cantidad de Q.670,080.75; 13 Venta de Bienes y Servicios de la Administración Pública, la cantidad de Q.320,476.00; 14 Ingresos de Operación; la cantidad de Q.222,768.00; 15 Rentas de la Propiedad, la cantidad de Q.80,586.31; 16 Transferencias Corrientes, la cantidad de Q.2,967, y 17 Transferencias de Capital, la cantidad de Q.14,072,946.44; esta última Clase es la más significativa, en virtud que representa un 76% del total de ingresos percibidos.

15 Contraloría General de Cuentas 7 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) Egresos El Presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2013, asciende a la cantidad de Q.13,285,500.00, el cual tuvo una ampliación de Q.8,832,514.43, para un presupuesto vigente de Q.22,118,014.43, ejecutándose la cantidad de Q.18,916, (85% en relación al presupuesto vigente) a través de los programas específicos siguientes: 01 Actividades Centrales, la cantidad de Q.2,734,074.11; 11 Servicios Públicos Municipales, la cantidad de Q.1,298,027.04; 12 Agua y Saneamiento, la cantidad de Q.2,069,681.13; 13 Fortalecimiento a la Salud, la cantidad de Q.2,523,682.94; 14 Educación, la cantidad de Q.563,052.13; 16 Red Vial Q.8,921,856.84; 17 Desarrollo Urbano y Rural, la cantidad de Q.806,130.50, de los cuales el programa 16 es el más importante con respecto al total ejecutado, en virtud que representa un 47% del mismo. La liquidación presupuestaria del ejercicio fiscal 2013, fue aprobada, según Acta No de fecha 20 de enero de Modificaciones presupuestarias En el periodo auditado la Municipalidadrealizó modificaciones presupuestarias, mediante ampliaciones (y/o disminuciones) por un valor de Q.8,832, y transferencias por un valor de Q.6,506,920.83, verificándose que las mismas están autorizadas por el Concejo Municipal y registras adecuadamente en Módulo de Presupuesto del Sistema Contable. 5.2 Otros Aspectos Plan Operativo Anual Se comprobó que el Plan Operativo Anual, no fue actualizado por las ampliaciones y transferencias presupuestarias realizadas en el periodo auditado, así mismo se verificó que se cumplió con presentar el mismo a la Contraloría General de Cuentas, en el plazo establecido. (Ver Hallazgo No.1 relacionado con el Control Interno) Plan Anual de Auditoría El Plan Anual de Auditoría Interna, fue autorizado por la máxima autoridad de la Municipalidad y trasladado a la Contraloría General de Cuentas.

16 Contraloría General de Cuentas 8 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) Convenios La Municipalidad de Todos Santos Cuchumatan reportó que al 31 de diciembre 2013, no tiene convenios vigentes Donaciones La Municipalidad de Todos Santos Cuchumatan, reportó que durante el ejercicio 2013, recibió donaciones las siguientes entidades: a) Fundación para el Ecodesarrollo y la Conservación -FUNDAECO-, por valor de Q.47, para financiar el proyecto Sostenibilidad de los mecanismos de Congestión y de Conservación Comunitaria y b) Asociación de los Cuchumatanes ASOCUCH-, por valor de Q.68, para la implementación de la Oficina Municipal de la Juventud Préstamos La Municipalidad reportó que durante el ejercicio fiscal 2013, no realizo préstamos Transferencias La Municipalidad no reportó transferencias o traslados de fondos a entidades u organismos, durante el ejercicio Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad Sistema de Contabilidad Integrada La municipalidad utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada, SICOIN GL. Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones Se verificó que la municipalidad publicó y gestionó en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS, eventos de cotización, de los cuales adjudicó 13 concursos, finalizados anulados 1 y finalizados desiertos 0, según reporte de Guatecompras generado al 31 de diciembre de Sistema Nacional de Inversión Pública La municipalidad cumplió en su totalidad con registrar mensualmente, en el Módulo de Seguimiento Físico y Financiero del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP), el avance físico y financiero de los proyectos a su cargo.

17 Contraloría General de Cuentas 9 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) 6. ESTADOS FINANCIEROS 6.1 Balance General

18 Contraloría General de Cuentas 10 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) 6.2 Estado de Resultados

19 Contraloría General de Cuentas 11 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) 6.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

20 Contraloría General de Cuentas 12 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) 6.4 Notas a los Estados Financieros

21 Contraloría General de Cuentas 13 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG)

22 Contraloría General de Cuentas 14 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG)

23 Contraloría General de Cuentas 15 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG)

24 Contraloría General de Cuentas 16 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG)

25 Contraloría General de Cuentas 17 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG)

26 Contraloría General de Cuentas 18 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG)

27 Contraloría General de Cuentas 19 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG)

28 Contraloría General de Cuentas 20 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) 7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Hallazgo No. 1 Falta de actualización del Plan Operativo Anual Condición Se comprobó, que el Plan Operativo Anual -POA-, correspondiente al ejercicio fiscal 2013, no fue actualizado de acuerdo a las modificaciones presupuestarias efectuadas durante el ejercicio, los que ascendieron a la cantidad de Q.8,832,514.43, que representan el 40% del presupuesto general de ingresos y egresos de la Municipalidad. Criterio El Acuerdo Número de fecha 08 de julio de 2003, de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 4.21 Actualización de Programación Presupuestaria y Metas, establece: La máxima autoridad de cada ente público, debe dictar políticas y procedimientos que permitan realizar la reprogramación presupuestaria y el ajuste a las metas respectivas en función de las modificaciones presupuestarias realizadas. La unidad especializada debe velar porque las políticas y procedimientos aseguren que se ha reprogramado la ejecución presupuestaria, bajo los mismos criterios y procedimientos aplicados en la programación inicial, a nivel de programas y proyectos y por ende sus metas e indicadores, mostrando con ello el potencial de la gestión institucional. El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal -MAFIM-, Segunda Versión, Módulo de Presupuesto, numeral Actualización de la Programación Presupuestaria Física, Financiera y Metas, establece: El área de presupuesto al realizar modificaciones al presupuesto, tendrá especial cuidado de actualizar la programación presupuestaria a nivel de programas y proyectos, así como las metas establecidas al inicio del ejercicio. Causa Incumplimiento a la normativa legal, por parte del Director Municipal de Planificación y Director de Administración Financiera Integrada Municipal, al no actualizar el Plan Operativo Anual, de conformidad con las modificaciones realizadas al presupuesto de ingresos y egresos del ejercicio.

29 Contraloría General de Cuentas 21 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) Efecto El Plan Operativo Anual como herramienta financiera y de gestión, no permite la evaluación de índices de desempeño y de la gestión institucional, así como la evaluación del avance, impacto y calidad de la ejecución programática del presupuesto. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de Administración Financiera Integrada Municipal, para que coordine con el Director Municipal de Planificación, la actualización del Plan Operativo Anual, de acuerdo a las modificaciones presupuestarias realizadas durante el ejercicio fiscal correspondiente. Comentario de los Responsables Mediante Acta No , del Libro No. L2-18,320 de la Delegación Departamental de la Contraloría General de Cuentas de Quetzaltenango, de fecha 28 de abril de 2014, se realizó discusión del presente hallazgo. Sin embargo el Alcalde Municipal, Director de Administración Financiera Integrada Municipal y Director Municipal de Planificación no realizaron ningún comentario ni presentaron pruebas de descargo. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud que los responsables no se pronunciaron ni presentaron pruebas de descargo al respecto. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL ALFREDO FLORENCIO GOMEZ PABLO 4, DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL ELVYS EMMANUEL ALVA GONZALEZ 4, DIRECTOR MUNICIPAL DE PLANIFICACION LUIS FERNANDO LOPEZ GOMEZ 4, Total Q. 12, Hallazgo No. 2 Formas oficiales no autorizadas Condición Se comprobó, que los siguientes formularios y libros utilizados por la municipalidad, no se encuentran autorizadas por la Contraloría General de

30 Contraloría General de Cuentas 22 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) Cuentas: a) Tarjetas kardex de ingreso y salida de bienes, materiales y suministros de almacén; b) Bitácoras de combustible; c) Vales de combustible; y d) Libro de control de repuestos y lubricantes. Criterio El Decreto Número del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 4. Atribuciones, literal k), establece: "Autorizar y verificar la correcta utilización de las hojas movibles, libros principales y auxiliares que se operen en forma manual, electrónica o por otros medios legalmente autorizados de las entidades sujetas a fiscalización." El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal MAFIM-, Primera Versión, Modulo de Almacén, Numeral 1 Procedimientos para el Control de Almacén de Bienes y Suministros, Sub numeral 1.3 Atribuciones del Guardalmacén, Sub numeral 1.3.7, establece: Controlar por medio de tarjetas numeradas y autorizadas, el ingreso, salida y existencia de los bienes y/o artículos, bajo su responsabilidad, tanto en unidades como en valores. Causa Incumplimiento a las normativas legales, por parte del Director de Administración Financiera Integrada Municipal, relacionadas a la autorización de formularios y libros utilizados por la municipalidad para el registro y control de bienes, materiales y suministros. Efecto Riesgo de pérdida, extravío y uso indebido de los bienes, materiales y suministros adquiridos por la municipalidad, al llevar el registro y control de los mismos en formularios y libros no autorizados por la Contraloría General de Cuentas, siendo por tanto susceptibles de manipulación y alteración. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de Administración Financiera Integrada Municipal, para que proceda a autorizar los formularios y libros utilizados para el registro y control de bienes, materiales y suministros, ante la Contraloría General de Cuentas. Comentario de los Responsables Mediante Acta No , del Libro No.L2-18,320 de la Delegación Departamental de la Contraloría General de Cuentas de Quetzaltenango, de fecha 28 de abril de 2014, se realizó discusión del hallazgo. Sin embargo el Director de Administración Financiera Integrada Municipal, no realizó ningún comentario ni presentó pruebas de descargo.

31 Contraloría General de Cuentas 23 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud que el responsable no se pronunció, ni presentó pruebas de descargo al respecto. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 19, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL ELVYS EMMANUEL ALVA GONZALEZ 4, Total Q. 4, HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONES APLICABLES Área Financiera Hallazgo No. 1 Falta de envío de copias de contratos al registro de la Contraloría General de Cuentas Condición En la evaluación de los egresos correspondiente al Programa 01 Actividades Centrales, renglón presupuestario 184 Servicios Económicos, Contables y de Auditoria, y Programa 17 Desarrollo Urbano y Rural, renglón presupuestario 029 Otras Remuneraciones de Personal Temporal, se comprobó que no se cumplió con trasladar copia de los siguientes contratos suscritos por la municipalidad a la Contraloría General de Cuentas: No. de Contrato Fecha de Contrato Valor de Contrato Objeto del Contrato Q 60, Servicios de Auditoria Interna Q 84, Servicios de supervisión de obras Q144, Criterio El Decreto Número del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 75. Fines del Registro de Contratos, establece:

32 Contraloría General de Cuentas 24 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) "De todo contrato, de su incumplimiento, resolución, recisión o nulidad, la entidad contratante deberá remitir dentro del plazo de treinta (30) días contados a partir de su aprobación, o de la respectiva decisión, una copia a la Contraloría General de Cuentas, para efectos de registro, control y fiscalización." Causa Incumplimiento a la normativa legal, por parte del Secretario Municipal, relacionada al envío de copia de los contratos suscritos por la municipalidad, a la Contraloría General de Cuentas. Efecto La Unidad de Registro de Contratos de la Contraloría General de Cuentas, no cuenta con registro actualizado de los contratos suscritos por la municipalidad, para efectos de control y fiscalización. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Secretario Municipal, para que cumpla con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y remita copia de todo contrato suscrito por la Municipalidad, a la Unidad de Registro de Contratos de la Contraloría General de Cuentas, así como de cualquier resolución, cambio, rescisión o nulidad de los mismos. Comentario de los Responsables Mediante Acta No , del Libro No.L2-18,320 de la Delegación Departamental de la Contraloría General de Cuentas de Quetzaltenango, de fecha 28 de abril de 2014, se realizó discusión del hallazgo. Sin embargo el Director Municipal de Planificación, no realizó ningún comentario ni presentó documentos de descargo. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud que el responsable no se pronunció, ni presentó pruebas de descargo. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley de Contrataciones del Estado, Decreto Número 57-92, del Congreso de la República, Artículo 83, y Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Acuerdo Gubernativo Número , Artículo 56, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales SECRETARIO MUNICIPAL GUSTAVO ADOLFO SILVESTRE REYES 1, Total Q. 1,285.71

33 Contraloría General de Cuentas 25 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) Hallazgo No. 2 Incumplimiento en la presentación del Reporte Anual de Inventarios al Ministerio de Finanzas Públicas Condición Se comprobó que la municipalidad, no envió el informe de bienes muebles registrados en el Inventario Municipal correspondiente al ejercicio fiscal 2012, a las Direcciones de Contabilidad del Estado y Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas. Criterio El Acuerdo Gubernativo Número , del Presidente de la República, Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública, Artículo 19, establece: Las dependencias a que se refiere el presente reglamento, bajo la responsabilidad directa de su jefe superior están obligadas a remitir a más tardar el treinta y uno de enero de cada año, un informe pormenorizado de los bienes muebles que tengan registrados en su inventario, al treinta y uno de diciembre de cada año, a las Direcciones de Contabilidad del Estado y Bienes del Estado y Licitaciones, ambas del Ministerio de Finanzas Públicas... Causa Incumplimiento a la normativa legal por parte del Director de Administración Financiera Integrada Municipal, al no enviar el informe de bienes muebles a las Direcciones correspondientes del Ministerio de Finanzas Públicas. Efecto El Ministerio de Finanzas Públicas, no cuenta con información actualizada y oportuna, relacionada con los bienes muebles registrados en el Inventario Municipal, para los efectos correspondientes. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de Administración Financiera Integrada Municipal, a efecto que se envié a más tardar el 31 de enero de cada año, informe pormenorizado de los bienes muebles registrados en el Inventario Municipal, a las Direcciones de Contabilidad del Estado y Bienes del Estado y Licitaciones, ambas del Ministerio de Finanzas Públicas. Comentario de los Responsables Mediante Acta No , del Libro No. L2-18,320 de la Delegación Departamental de la Contraloría General de Cuentas de Quetzaltenango, de fecha

34 Contraloría General de Cuentas 26 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) 28 de abril de 2014, se realizó discusión del presente hallazgo. Sin embargo el Director de Administración Financiera Integrada Municipal, no realizó ningún comentario ni presentó pruebas de descargo. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud que el responsable no se pronunció, ni presentó pruebas de descargo al respecto. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL ELVYS EMMANUEL ALVA GONZALEZ 4, Total Q. 4, SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Se dio seguimiento a las recomendaciones de la auditoría anterior correspondiente al ejercicio fiscal 2012, con el objeto de verificar su cumplimiento e implementación por parte de las personas responsables, estableciéndose que se le dio cumplimiento y se implementaron las mismas. 9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODO AUDITADO Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, se incluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe. No. NOMBRE CARGO PERIODO 1 ALFREDO FLORENCIO GOMEZ PABLO ALCALDE MUNICIPAL 01/01/ /12/ PEDRO PEREZ CALMO SINDICO I 01/01/ /12/ JUAN PABLO RAMIREZ SINDICO II 01/01/ /12/ HIGINIO BAUTISTA MENDOZA CONCEJAL I 01/01/ /12/ VICENTE CALMO BAUTISTA CONCEJAL II 01/01/ /12/ JOSE ANGEL PEREZ PABLO CONCEJAL III 01/01/ /12/ JUAN MENDOZA MARTIN CONCEJAL IV 01/01/ /03/ DESIDERIO PABLO CONCEJAL IV 09/07/ /12/ DESIDERIO PABLO CONCEJAL V 01/01/ /07/ FRANCISCO ORTIZ CALMO CONCEJAL V 09/07/ /12/ ELVYS EMMANUEL ALVA GONZALEZ 12 GUSTAVO ADOLFO SILVESTRE REYES DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL 01/01/ /12/2013 SECRETARIO MUNICIPAL 01/01/ /12/ LUIS FERNANDO LOPEZ GOMEZ DIRECTOR MUNICIPAL DE PLANIFICACION 01/01/ /12/2013

35 Contraloría General de Cuentas 27 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) 10. COMISIÓN DE AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA Licda. ZAIDA NOEMI GARCIA TIN DE GARCIA Coordinador Independiente Lic. EDYCK AROLDO BAUTISTA CORNEJO Supervisor Gubernamental GESTIÓN CONOCIDA POR: De conformidad con lo establecido en el Decreto del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 29, los Auditores Gubernamentales nombrados son los responsables del contenido y efectos legales del presente informe, el Director y Subdirector únicamente firman en cumplimiento al proceso de oficialización que en ley corresponde.

36 Contraloría General de Cuentas 28 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) 11. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) 11.1 Visión (Anexo 1) Somos una Municipalidad que brinda cumplimiento a las competencias municipales, tienen satisfecha a la población para dar principal atención a las demandas de la población, basados en el marco legal Misión (Anexo 2) Ser una Municipalidad modelo, demostrativa, solidaria, que trabaja con transparencia, con espacios de participación ciudadana, de manera ordenada buscando el desarrollo integral de la población.

37 Contraloría General de Cuentas 29 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) 11.3 Estructura Orgánica (Anexo 3)

38 Contraloría General de Cuentas 30 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) 11.4 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato por Fuente de Financiamiento (Anexo 4)

39 Contraloría General de Cuentas 31 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG)

40 Contraloría General de Cuentas 32 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) 11.5 Reporte de Ejecución de Obras realizadas por Administración (Anexo 5)

41 Contraloría General de Cuentas 33 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG) 11.6 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible) (Anexo 6)

42 Contraloría General de Cuentas 34 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG)

43 Contraloría General de Cuentas 35 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG)