TABLA DE CONTENIDO. Dirección de Planeación y Evaluación 1

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1 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos DEFINICIONES DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE PROCESOS SISTEMA DE BIBLIOTECAS DOCUMENTOS DE REFERENCIA RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 7 Dirección de Planeación y Evaluación 1 NOTA: Este documento es propiedad intelectual del, se prohíbe su reproducción total o

2 1. OBJETIVO Definir los s claves del, así como los indicadores que miden la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad, cumplimiento con los lineamientos institucionales y los requisitos de la norma ISO ALCANCE Inicia con la identificación de los s claves para el Sistema de Gestión de la Calidad, definición de los indicadores de gestión asociados a los s y finaliza con la toma de acciones a implementar, a partir del análisis de resultados y resultados de los s. Aplica a los s definidos Procesos Claves para el Sistema de Gestión de la Calidad. Este documento debe ser conocido por todo el personal del 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices Manual de Calidad del Norma ISO 9001: 2015 (numerales 4.4. Sistema de Gestión de la Calidad y sus s y 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación) PDI : Implementar el Sistema de Gestión de Calidad para los s y la gestión del con miras a lograr la certificación de calidad bajo la norma ISO 9001: Lineamientos. El debe determinar los s claves necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad, determinando Las entradas y salidas requeridas y necesarias para el. La secuencia de interacción de estos s con el mapa de s institucional Determinar y aplicar los métodos necesarios para garantizar la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad. Determinar los recursos necesarios para su adecuada operación Asignar el(los) líder(es) como responsable del para el SGC. Definir y controlar los riesgos asociados al. Dirección de Planeación y Evaluación 2 NOTA: Este documento es propiedad intelectual del, se prohíbe su reproducción total o

3 Evaluar continuamente los s e implementar cualquier cambio necesario, para asegurarse del cumplimiento de los objetivos estratégicos o propios del. Mantener y conservar la información documentada como soporte de las actividades del. Cuando se identifique un clave para el se debe documentar la caracterización, teniendo en cuenta definir: Nombre del Proceso Tipo de Proceso Líder(es) del Proceso Objetivo Alcance Entradas Ciclo PIEM (Planear, Implementar, Evaluar y Mejorar) Salidas Requisitos aplicados de la norma ISO 9001_2015 Requisitos legales Documentos que soportan la operación Riesgos Indicadores de Gestión Los indicadores de gestión deben ser definidos teniendo en cuenta el objetivo del y que al ser medidos evidencien el desempeño del, con el fin de tomar decisiones con respecto a las desviaciones presentadas. El Sistema de Gestión de la Calidad debe mantener y conservar la información documentada que evidencie las mediciones y acciones tomadas respecto a los resultados de los indicadores, como del. 4. DEFINICIONES Indicador de Gestión: Es la expresión cuantitativa del comportamiento y desempeño de un, cuya magnitud, al ser comparada con algún nivel de referencia, puede estar señalando una desviación sobre la cual se toman acciones correctivas o preventivas según el caso. Inspección: Determinación de la conformidad con los requisitos especificados. Medición: Proceso para determinar cierto valor. Monitoreo: El estado de un sistema, o actividad. Proceso: Sucesión e interrelación lógica de pasos, tareas y decisiones, con valor agregado, que se vinculan entre sí para transformar un insumo en un producto o servicio. Dirección de Planeación y Evaluación 3 NOTA: Este documento es propiedad intelectual del, se prohíbe su reproducción total o

4 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE PROCESOS SISTEMA DE BIBLIOTECAS ENTRADA PROVEEDOR Procesos claves del Sistema de Gestión de la Calidad Ciclo PIEM / etapa Evaluar Necesidad de seguimiento de s Procesos claves del Sistema de Gestión de la Calidad SALIDA CLIENTE Medición, análisis de indicadores y toma de acciones según resultados del s Sistema de Gestión de Calidad del ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Identificar y establecer los Identificar s s claves necesarios para el Líder(es) de claves para el SGC del, Mapa de Iteración Sistema de teniendo en cuenta el mapa de de Procesos s institucional, definido por la Dirección de Planeación. Documentar caracterización y ficha técnica Definir métodos de medición y metas Documentar la información del en el formato de caracterización, así como la información de la ficha técnica de nivel 2, teniendo en cuenta los lineamientos de la Dirección de Planeación. 1. Determinar los métodos de seguimiento, medición, análisis y evaluación para asegurar de forma eficaz los resultados del. 2. Definir las metas, criterios e intervalos de límites de control, para realizar seguimiento, control y toma de acciones. Dirección de Planeación Caracterización de Procesos Ficha Técnica Dirección de Planeación y Evaluación 4 NOTA: Este documento es propiedad intelectual del, se prohíbe su reproducción total o

5 Ficha Técnica de Indicadores 4 Realizar seguimiento al Realizar seguimiento al, teniendo en cuenta las entradas de medición: Indicadores, Producto/Servicio No Conforme, Auditorias (Internas/Externas), Encuesta de Satisfacción del Usuario, Riesgos, acciones de mejora. Líder(es) de Producto/Servicio no conforme Informe de Auditoria Informe de Resultados de Encuestas de Satisfacción Seguimiento, Control de Acciones Ficha Técnica de Indicadores 5 Documentar seguimiento Documentar las mediciones y las acciones que sean necesarias para corregir, prevenir o reducir las desviaciones o efectos no deseados, así como las acciones que aumenten y mejoren el desempeño del. Líder(es) de Producto/Servicio no conforme Seguimiento, Control de Acciones 6 Realizar revisión por la Dirección Revisar el Sistema de Gestión de la Calidad a intervalos planificados, asegurándose de la conveniencia, adecuación y eficacia del sistema para tomar las decisiones y acciones relacionadas con las oportunidades de mejora, necesidad de cambio en el SGC y la necesidad de recursos. Dirección de Sistema de Informe de Revisión por la Dirección Dirección de Planeación y Evaluación 5 NOTA: Este documento es propiedad intelectual del, se prohíbe su reproducción total o

6 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) Ficha Técnica de Indicadores Producto/Servicio no conforme Informe de Auditoria Informe de Resultados de Encuestas de Satisfacción Seguimiento, Control de Acciones EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) Manual de Calidad del Sistema de Norma ISO RIESGOS OPERATIVO No identificar s claves para el Sistema de Gestión de la Calidad. Establecer indicadores que no son necesarios o pertinentes. Establecer indicadores que no tengan manera de extraer información. Establecer metas, valores o criterios poco realistas. No tomar las acciones necesarias para corregir, prevenir o reducir las desviaciones. No se documenten las acciones tomadas. 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 19/10/ Publicación 13/07/ Elaboración 10/01/2017 Publicación 23/01/2017 Elaboración 01/03/2018 Publicación 06/03/2018 Dirección de Planeación y Evaluación 6 NOTA: Este documento es propiedad intelectual del, se prohíbe su reproducción total o

7 9. APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Vanessa Etayo Gestor de Proyectos 01/03/2018 REVISÓ APROBÓ Sergio Alejandro Rodriguez Ingeniero Procesos 06/03/2018 Liliana Caballero Angela María Mejía Jefe Administrativo Sistema de Directora Sistema de 02/03/ /03/2018 Dirección de Planeación y Evaluación 7 NOTA: Este documento es propiedad intelectual del, se prohíbe su reproducción total o