PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DE NÓMINA GENERAL

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1 Revisó: Jefe División Recursos Humanos Profesional Administración de la Compensación Salarial Profesional Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 9 Fecha de aprobación: Octubre 11 de 2004 Resolución N 884 OBJETIVO Procesar las novedades y modificaciones sobre el personal de planta vinculado a la Universidad, que se presenten con el fin de generar la liquidación de la nómina general y así suministrar la información necesaria para realizar el pago oportunamente. ALCANCE Desde la recepción de las novedades y registro en el Sistema de Información de Recursos Humanos hasta la impresión, entrega y archivo de los listados de la liquidación realizada. Ley 50 de 1990: Art. 24 Ley 100 de 1993: Arts. 206 y 207 Decreto 806 de 1998: Arts. 26, 70, Decreto 1406 de 1999: Arts. 5, 7 10 y 24 Decreto 1279 de 2002: Arts. 6-10,12-14, 17-19, 28 31, 59 Decreto 1919 de 2002 Decreto 1670 de 2007: Art. 1 NORMATIVIDAD DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Código Sustantivo del Trabajo: Arts. 150 y 151 Reglamento del Profesor Reglamento Personal Administrativo Convención Colectiva de Trabajo UIS (Vigente) Acuerdo Consejo Superior 063 de 2002 SIRH: Sistema de Información de Recursos Humanos RASIRH: Ruta de Acceso al Sistema de Información de Recursos Humanos. DRH: División de Recursos Humanos. DSI: División de Servicios de Información. NOVEDAD: Toda aquella modificación que se tenga que registrar en el SIRH durante el proceso de liquidación. Las novedades que se pueden presentar son las siguientes: (1) Ascenso en escalafón administrativo - promoción, (2) Ascenso en escalafón docente, (3) Cambio de residencia, (4) Comisión administrativa, (5) Comisión de estudio, (6) Comisión de servicio, (7) Comisión no remunerada, (8) Creación de descuentos, (9) Descuento cooperativa, (10) Descuento embargo y acuerdo de alimentos, (11) Descuento embargo civil otros embargos, (12) Aportes FAVUIS, (13) Descuento libranza, (14) Descuento Retención en la Fuente, (15) Descuento sindicato, (16) Encargo, (17) Forma de pago, (18) Horas extras, (19) Incapacidad, (20) Inclusión o modificación de afiliaciones a EPS, AFP y Fondos de Cesantías, (21) Licencia no remunerada, (22) Modificación de planta, (23) Otros descuentos, (24) Puntaje de antigüedad, (25) Puntaje Dirección, (26) Puntaje evaluación de desempeño, (27) Puntaje experiencia calificada, (28) Puntaje productividad intelectual, (29) Reclamación en pagos, (30) Reintegro, (31) Retiro descuentos personales, (32) Retiro FAVUIS, (33) Retiro renuncias, (34) Sanción, (35) Subsidio educativo, (36) Subsidio Familiar, (37) Suspensión de aportes, (38) Traslado, (39) Vacaciones, (40) Vinculación, (41) Bonificación Productividad Académica, (42) Estados de vinculación, (43) Bonificación de servicios prestados, (44) Capruis, (45) Coopruis, (46) Arpruis y (47) Fundeuis. No aplican CONSIDERACIONES

2 Página 2 de 9 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO Recibe información en medio magnético o vía electrónica 1. Recibe información CAPRUIS, COOPRUIS, ARPRUIS, FAVUIS y FUNDACIÓN COLEGIO UIS vía electrónica sobre las novedades presentadas de conformidad con la reglamentación vigente en el mes a liquidar. Incluye modificaciones Reporte de inconsistencias 2. Realiza la transferencia de archivos, de acuerdo con el soporte enviado por estas entidades, luego los carga con el software FTP, cambia sus nombres y realiza el cargue de novedades automáticamente en el SIRH, generándose el listado de Reporte de inconsistencias, el cuál se imprime. RASIRH: Pagos de personal è Proceso de liquidación è Manejo de novedades è FAVUIS è Transferencia FAVUIS. RASIRH: Pagos de personal è Proceso de liquidación è Manejo de novedades è Cargue automático de novedades. Recibe información impresa Revisa relación de novedades Incluye modificaciones 3. Recibe información impresa sobre las novedades presentadas de conformidad con la reglamentación vigente en el mes a liquidar, organizándolas de tal forma que se pueda realizar la revisión. 4. Revisa las relaciones de novedades que fueron recibidas, así como los descuentos y devengados que afectan el pago de los funcionarios. 5. Incluye en el SIRH las diferentes modificaciones que afectan los pagos. Para modificaciones puntuales seguir RASIRH: Pagos de personal è Proceso de liquidación è Manejo de novedades è Inclusión. Para la inclusión de descuentos fijos y con saldo y de embargos seguir RASIRH: Pagos de personal è Hoja de pagos è Descuentos personales è Inclusión. FTH.07 Creación de descuentos FTH.08 Descuentos FTH.09 Devengados 1

3 DIAGRAMA DE FLUJO 1 TALENTO HUMANO / ADMINISTRACIÓN DE LA COMPENSACIÓN DEL PERSONAL DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 3 de 9 DOCUMENTOS DE REFERENCIA No Revisa novedades grabadas Inconsistencias 6. Realiza consolidación de las novedades grabadas en el SIRH. RASIRH: Pagos Personal è Proceso de liquidación è Manejo de novedades è Crítica de novedades. Revisa si están correctas las novedades grabadas. Si hay inconsistencia SRH se genera un reporte. Si Reporte de inconsistencias Ajustes 7. Realiza correcciones en el SIRH. RASIRH: Pagos personal è Proceso Liquidación è Manejo de novedades è Borre / Inclusión. RASIRH: Pagos de personal è Hoja de pagos è Descuentos personales è Borre / Inclusión. Genera liquidación Listados de prenómina 8. Genera la liquidación, esta Prenómina constituye un soporte para la liquidación definitiva. Se generan cifras control del proceso de liquidación para verificar el mismo (ver Anexo A: Listados de Prenómina). Además, revisa inconsistencia por pantalla. RASIRH: Pagos Personal è Proceso de Liquidación è Liquidación pagos è Liquidación mensual è Liquidación mensual todos los empleados. RASIRH: Pagos Personal è Proceso de Liquidación è Listados liquidación 2 Realiza confrontación prenómina 9. Realiza confrontación de los totales de cada descuentos con las novedades y éstos deben coincidir para que la liquidación sea correcta. También chequea que las novedades estén afectando la liquidación correctamente. Inconsistencias No 1 Pág. 4 Si hay inconsistencias busca en dónde está el error para realizar el respectivo ajuste. Si 2

4 DIAGRAMA DE FLUJO 2 TALENTO HUMANO / ADMINISTRACIÓN DE LA COMPENSACIÓN DEL PERSONAL DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 4 de 9 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Realiza ajustes 10. Realiza las correcciones directamente en el SIRH para generar la Nómina. Para realizar la corrección borra, modifica o registra la respectiva novedad. También incluye las nuevas novedades que se presenten hasta este momento. RASIRH: Pagos Personal è Hoja de Pagos è Descuentos personales RASIRH: Pagos Personal è Proceso de liquidación è Manejo novedades Genera liquidación 11. Genera la liquidación de la Nómina en el SIRH y genera las cifras control del proceso de liquidación. RASIRH: Pagos Personal è Proceso de liquidación è Liquidación de pagos è Liquidación mensual è Liquidación mensual individual Confronta Liquidación 12. Realiza una confrontación de la nómina generada en pantalla con la Prenómina para verificar que ésta sea correcta. Las cifras globales deben ser iguales tanto en descuentos como en devengados, también verifica que las modificaciones se hayan efectuado correctamente. 1 Genera listados Genera listados Listados de Liquidación 2 Pág Genera los listados de liquidación; los cuales son chequeados y revisados detalladamente. 14.a. Genera los archivos de Listados de Liquidación (ver Anexo B: Listados de Liquidación). RASIRH: Pagos de personal è Proceso de liquidación è Listados de liquidación b. Genera archivos descuentos aporte incapacidad. RASIRH: Pagos personal è Proceso de liquidación è Tablas soporte è Tablas soporte è Tablas soporte c. Genera los archivos externos (ver Anexo B). RASIRH: Pagos personal è Proceso de liquidación è Generar Archivos externos. 3

5 DIAGRAMA DE FLUJO 3 TALENTO HUMANO / ADMINISTRACIÓN DE LA COMPENSACIÓN DEL PERSONAL DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 5 de 9 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Envía archivos vía electrónica Revisa los Acumulados 15. Envía por vía electrónica archivos a FAVUIS, CAPRUIS, ARPRUIS, COOPRUIS, sección de tesorería y sección de presupuesto. 16. Revisa los Acumulados del mes y los Acumulados a la fecha: Devengados, deducidos y aportes, para poder realizar el cierre de la liquidación del mes. Auxiliar ACS No Inconsistencias Si Realiza correcciones Cargue de Nómina Genera Cifras Control Si hay inconsistencias se busca donde se encuentra el error para realizar el respectivo ajuste. 17. Realiza las correcciones directamente en el SIRH para obtener los Acumulados. RASIRH: Pagos Personal è Hoja de Pagos è Otras tablas è Órdenes de pago è Otras tablas è Reintegro devengados 18. Realiza el cargue de la Liquidación definitiva. RASIRH: Pagos personal è Proceso de liquidación è Cargue Nómina. 19. Genera cifras control del proceso de cargue de la Liquidación definitiva para verificar que todas las cifras sean consistentes. RASIRH: Pagos personal è Proceso de liquidación è Cargue Nómina. ó Profesional DSI No Inconsistencias Si Si hay inconsistencias se busca donde se encuentra el error par realizar el respectivo ajuste. 20. Realiza las correcciones directamente en el SIRH para poder realizar el cierra de la Liquidación. Profesional DSI Realiza ajustes 21. Archiva los diferentes listados generados en la Liquidación definitiva. Auxiliar ACS Archivo A partir de este punto, se adelanta el Procedimiento de Egresos (Proceso Financiero) FIN

6 Página 6 de 9 ANEXO A. LISTADOS DE PRENÓMINA Tiras de pago: Contiene la siguiente información del empleado: nombre y liquidación?, además, muestra una lista detallada de los devengados y deducidos del mes y el neto a pagarle al empleado. Resumen: Contiene cifras totales de los conceptos liquidados: Devengados, deducidos y aportes. Relación de descuentos: Resumen de los descuentos efectuados y los no efectuados. Contiene cifras totales y se da por cada entidad: identificación del empleado, nombre del empleado y valor del descuento. Bancos: Es un resumen de bancos, muestra cifras totales y contiene: bancos, número de consignaciones y valor total a consignar. Efectivo: Es un resumen de efectivo, muestra cifras totales. Maestra: Resumen del estado de la liquidación de pago mensual de la persona. Días diferentes a 30: Contiene los funcionarios que registran un número de días laborados mayor o menor 30, para el control de vacaciones asignadas. Inconsistencias: Contiene aquellas novedades que han quedado mal grabadas o que tienen información que no corresponde al funcionario. Devengados: Contiene todos los descuentos a incluir en la nómina. LISTADOS DE LIQUIDACIÓN ANEXO B. LISTADOS Nº Impresiones y destinos Tiras de pago: Contiene la siguiente información del empleado: nombre y Liquidación, además, muestra una lista detallada de los devengados y deducidos del mes y el neto a pagar al empleado. Resumen: Contiene cifras totales de los conceptos liquidados: Devengados, Deducidos y Aportes. Bancos: Es un resumen de bancos, muestra cifras totales y contiene: bancos, número de consignaciones y valor total a consignar. Efectivo: Es un resumen de efectivo, muestra cifras totales y contiene número de personas y valor total efectivo. Dos è(1) DRH / (1) D. Financiera Dos è(1) DRH / (1) D. Financiera Uno è (1) D. Financiera Uno è (1) D. Financiera Efectivo para firmas: Listado que contiene los nombres de las personas y tiene un espacio para la firma de los empleados. Relación de descuentos: Resumen de los descuentos efectuados y los no efectuados. Contiene cifras totales y se da por cada entidad: identificación del empleado, nombre del empleado y valor del descuento. Maestra: Resumen del estado de la liquidación del pago mensual de la persona. Uno (1) è (1) S. Tesorería Tres è (3) DRH.

7 Página 7 de 9 LISTADOS DE LIQUIDACIÓN (Continuación) ANEXO B. LISTADOS (Continuación) Acumulados Devengados del Mes y a la Fecha: Contiene los acumulados de devengados del mes y a la fecha correspondiente a: sueldos, gastos de representación, primas, horas extras, cesantías e intereses, subsidios, vacaciones. Deducidos del Mes y a la Fecha: Contiene los acumulados de deducidos del mes y a la fecha: aportes salud, aporte pensión, porte fondo de solidaridad, retención en la fuente. Se da por persona cada concepto acumulado. Aportes UIS del Mes y a la Fecha: Contiene los acumulados de aportes UIS del mes y a la fecha: aportes salud, aporte pensión, aporte riesgos, ICBF, FAVUIS, cesantías FNA. Nº Impresiones y destinos Cargue Deducido UIS: Reporte para ARPAUIS. EPS Entidades Promotoras de Salud: Contiene la identificación del empleado, nombre, último sueldo, IBC del empleado, aporte del empleado, aporte universidad. AFP Administradoras Fondos Pensiones: Contiene la identificación del empleado, nombre, último sueldo, IBC del empleado, aporte del empleado (obligatorio, voluntario, fondo de solidaridad), aporte universidad, beneficio tributario. Aportes ISS: Contiene la identificación del empleado, nombre, valor base de liquidación y aportes de salud, pensión, fondo de solidaridad correspondientes al empleado y a la universidad en cuanto a lo obligatorio y adicional. FAVUIS: Reporte de descuento especial para FAVUIS. Contiene por persona la relación del ahorro, descuento y ahorro por ajuste que corresponde al empleado. Descuentos con Saldo: Contiene cifras de los descuentos con saldo: identificación del empleado, nombre del empleado, entidad y valor del descuento. Descuentos Fijos: Contiene cifras de los descuentos fijos: identificación del empleado, nombre del empleado, entidad y valor del descuento. Solidaridad Pensiones: Contiene la identificación del empleado, nombre, IBC, aporte de solidaridad pensión. Provisión Mensual Fondo de Cesantías: Contiene por persona valores de: provisión, cesantías e intereses a las cesantías. Resumen liquidación: Resumen de la cifras totales de la liquidación. Rango de sueldos: Reporte estadístico que muestra de acuerdo a un rango de sueldo, el número de personas que se encuentran en ese rango. Tres (3) è (3) ARPAUIS Cinco (5) è (4) S. Tesorería / (1) DRH Uno è (1) S. Tesorería Uno è (1) S. Presupuesto

8 Página 8 de 9 ANEXO B. LISTADOS (Continuación) LISTADOS DE LIQUIDACIÓN (Continuación) Profesionales por categoría: Reporte estadístico que contiene las diferentes categorías de profesionales, docentes y administrativos, tiene el total de sueldos por categorías y el número de empleados. Tipo de empleados: Reporte estadístico que contiene los diferentes tipos de empleados, número de personas y su equivalencia a tiempo completo y el total de sueldos, Fondo Nacional de Ahorro: Contiene los aportes mensuales de cesantías de los empleados afiliados al Fondo Nacional de Ahorro. Nº Impresiones y destinos Tres (3) è (2) S. Tesorería / (1) DRH ARCHIVOS EXTERNOS GENERADOS ARPRUIS: Contiene el documento, tipo de documento, nombre código de descuento. FAVUIS: Contiene nombre, abreviatura, documento y valor de descuento. Maestro FAVUIS: Contiene nombre, abreviatura, documento y valor de descuento. Autoliquidación ISS: Contiene las definiciones dadas por el ISS. Pago FAVUIS: Contiene el documento, apellido, nombre, número de cuenta, tipo de cuenta y valor a abonar. Pagos Banco Santander: Contiene el detalle por persona respecto al banco donde se le va a pagar, el tipo de cuenta, el número y el valor. Pagos a terceros: Contiene el detalle por persona respecto a entidades de transferencia electrónica. Embargos: Contiene por persona la información de los embargos. Planilla de aporte integrada PILA: Contiene por persona la información de liquidación de aportes y novedades. Descuentos aporte incapacidad: Contiene nombre, abreviatura, documento y valor de descuento. Registro Presupuestal: Se coloca la información en el Sistema Financiero para la ejecución de la parte financiera. Registro Contable: Se coloca la información en el Sistema Financiero para todos los pagos. Orden de Pago: Se coloca la información en el Sistema Financiero para la generación de la orden de pago. Ninguna (Envío electrónico) Ninguna (Envío electrónico) Ninguna (Envío electrónico) Uno è (1) DRH (Envío por medio magnético) Uno è No se archiva Uno è No se archiva Uno è No se archiva Uno è (1) DRH (Envío por medio magnético) Uno è No se archiva Dos (2) è (1) DRH / (1) CAPRUIS (Envío por medio magnético) Uno (1) è (Listado general) S. Presupuesto / (Resumen) DRH Uno è (1) DRH Uno è (1) DRH

9 Página 9 de 9 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Octubre 11 de 2004 Creación del Documento Marzo 03 de 2008 Mayo 18 de 2011 Adaptación al nuevo formato de procedimiento, actualización de la normatividad que aplica, adición de pasos necesarios para la realización del procedimiento, adición de las rutas de acceso al Ruta de Acceso al Sistema de Información de Recursos Humanos y actualización de los listados generados y sus destinos. Modificación en la Normatividad y Definiciones y/o Abreviaturas; modificación en el Responsable de todas las actividades de Profesional de Nómina a y Auxiliar Nómina DRH a Auxiliar ACS: modificación en las actividades 13, 14, 16, 17, 18; modificación en el Anexo A. Listados de Prenómina y en el Anexo B. Listados. 04 Abril 08 de 2015 Ajuste de la numeración del procedimiento y modificación de las actividades 1 y 15.