HISTORIAL DE CAMBIOS FECHA CAMBIO N/A No. VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO 1 Elaboración del Documento MOTIVO DEL

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1 IN-A-TH--0 de 5 HISTORIAL DE CAMBIOS No. VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO Elaboración del Documento MOTIVO DEL FECHA CAMBIO N/A

2 IN-A-TH--0 2 de 5. OBJETIVO: Establecer de manera organizada el procedimiento de elaboración y pago de la nómina de salarios y prestaciones sociales a que tengan derecho todos los servidores de la institución. 2. ALCANCE: Este procedimiento aplica desde el momento de la recepción de las novedades que servirán de base para la liquidación hasta el pago de la nomina, transferencias y demás pagos inherentes a la misma, en el cual intervienen las dependencias División de Servicios Administrativos, y de División Financiera la Oficina de Presupuesto, de Contabilidad y la Pagaduría, hasta realizar el pago correspondiente. 3. DESCRIPCION: A. Grupo de Nómina División de Servicios Administrativos o de Talento Humano:. Recepcione hasta el 5 de cada mes, o el día hábil anterior a esta fecha, si el día 5 llegare a ser un sábado, domingo o festivo, todas las novedades como Actos administrativos de nombramiento o contratos laborales de personal nuevo, libranzas, autorizaciones de descuento, afiliaciones a seguridad social (salud, pensión, riesgos profesionales), actas de terminación de contratos, renuncias aceptadas, sanciones pecuniarias, sanciones por suspensión laboral, incapacidades generales, por accidente de trabajo y licencias por maternidad, vacaciones autorizadas, etc. 2. Entre el 6 y el 20 de cada mes, revise y seleccione por tipo de vinculación, los reportes o soportes de las novedades antes descritas, verifica firmas de los interesados o competentes, valores, montos a descontar, términos, plazos, vigencias, y digite los datos en el Aplicativo del Sistema de la nómina. 3. El día 2 o el día hábil anterior a esta fecha, si el 2 recae en día sábado, domingo o lunes festivo, produzca la nómina, imprima un borrador y revise. Constatado que todo salió bien, imprima la nómina en tres (3) ejemplares y entregue al Jefe de la División para lo de su competencia. 4. El Jefe de la División o Jefe de Personal, o quien haga sus veces: revise que los nombres y apellidos de los empleados docentes, administrativos y trabajadores en general, sean los que corresponde al personal que labora efectivamente con la institución, verifique que el número de días sea el correcto al tiempo laborado, revise que los funcionarios nuevos hayan salido liquidados en la nómina con los días que corresponde, verifique que el neto a pagar a cada servidor no haya salido en valor negativo. En caso de encontrar alguna suma que llame la atención o nombres y apellidos que no conozca dentro de la planta de personal al servicio de la Universidad, procederá a solicitar los documentos y reportes utilizados por el Grupo de Nómina para haberlo incluido en el pago del mes. Realizada la revisión y encontrado el procedimiento de conformidad, firme la nómina y devuelva al Técnico. Anexe los Reportes de Terceros, radique en libro y haga entrega en la Oficina de Presupuesto.

3 IN-A-TH--0 3 de 5 B. REGISTRO PRESUPUESTAL DE LA NOMINA. NOMINAS PERSONAL NOMBRADO DE PLANTA. En el aplicativo elabore el Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP, asignando el rubro presupuestal por cada concepto de pago laboral estipulado en la nómina; e imprima el certificado..2 Realice el registro del compromiso; de la obligación y de la orden pago.3 Realice la imputación presupuestal en las planillas de la nómina, y firme en constancia que ya fue registrada presupuestalmente..4 Registre en el libro las nominas con los soportes y remite a la Rectoría 2. NOMINAS PERSONAL DE CONTRATO 2.2 Registre la obligación y de la orden pago por cada funcionario, relacionado en la nomina. 2.3 Cuando en la nómina se liquiden valores de horas extras, prestaciones sociales u otros conceptos no previstos en el registro presupuestal inicial del contrato; elabore el CDP, el compromiso, la obligación y la orden pago; asignando el rubro correspondiente de acuerdo a los conceptos estipulados en la nomina. 2.4 Realice la imputación presupuestal en las planillas de la nómina, y firme en constancia que ya fue registrada presupuestalmente. 2.5 Registre en el libro las nominas con los soportes y remite a la Rectoría C. CONTABILIZACION DE LA NOMINA, APORTES Y PROVISION DE PRESTACIONES SOCIALES. Seleccione en el aplicativo, modulo de contabilidad, los tipos de nominas que han sido elaboradas; marque en la opción de causar y causar aportes; y ejecute la orden de grabar. 2. Verifique que la contabilización haya sido correcta, de acuerdo a los conceptos de salarios y demás pagos laborales estipulados en la nómina para los funcionarios. 3. Para las nominas pagadas con recursos de convenios, se debe cambiar los códigos contables en los comprobantes generados, por razón a que esos recursos se manejan como pasivos. 4. Verifique que automáticamente se haya generado la contabilización correcta de la Provisión de las prestaciones sociales como prima de servicios, prima de vacaciones, prima de navidad, etc., para los funcionarios que tienen derecho.

4 IN-A-TH--0 4 de 5 5. Verifique que automáticamente se haya generado la contabilización correcta de la causación de Aportes parafiscales; de seguridad social y de cesantías. 6. En caso de presentarse inconsistencias, se analiza la causa, se le informa al responsable del procedimiento de nominas y se devuelve para las respectivas correcciones. 7. Registre en el libro las nominas con los soportes y entregue a Presupuesto. D. PAGO DE NOMINAS A FUNCIONARIOS. Recepcione las nóminas y verifique que tenga anexos todas las relaciones de descuentos. 2. Realice un cuadro con cada uno de los valores de los descuentos, generados en la nomina, compare las sumatorias del total de los descuentos, con el total de neto a pagar 3. En el aplicativo elabore la orden de pago, asignando el numero de cada nomina, para generar los registros automáticos, de cada funcionario. 4. Genere e imprima las relaciones detalladas de los valores para el abono en cuenta y giro de cheques a los funcionarios. 5. Verifique que la sumatoria de los dos reportes sean iguales al neto a pagar relacionados en cada nomina. 6. Realice el abono en línea de los valores a pagar de los funcionarios que poseen cuenta para ello. 7. Genere el reporte detallado de abonos, verificando que hayan sido de forma correcta, y si reflejan inconsistencias se repite el procedimiento sólo con el registro que presenta el error. 8. Elabore nota de contabilidad (debito en el aplicativo), disminuyendo los valores de la cuenta bancaria correspondiente. 9. Diligencie los cheques por el valor a pagar a los demás funcionarios, los firma y les anexa el desprendible. 0. Coloque el sello seco a cada cheque, haga firmar la relación y entregue a cada funcionario. Entregue los desprendibles de pago generados en la nómina a cada funcionario al momento del pago.

5 IN-A-TH--0 5 de 5 E. PAGO A ENTIDADES DE DESCUENTOS DE NOMINA. Realice el giro del valor correspondiente a descuentos a que haya lugar en la nómina mensual. 2. Entregue a cada entidad beneficiaria y haga firmar el recibido 3. Reciba las planillas y verifique que tenga la firma del recibido por parte de cada entidad beneficiaria del pago. 4. Revise y ejecute la orden de pago de los aportes patronales y parafiscales, para el Sistema de Seguridad Social en la Planilla PILA, dentro de los términos señalados para el pago. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre: Zoila C. Trujillo Nombre: Zoila C. Trujillo Nombre: Zoila C. Trujillo Cargo: Jefe División de Cargo: Jefe División de Cargo: Jefe División de Servicios Servicios Administrativos Servicios Administrativos Administrativos Fecha: Agosto 05 de 2009 Fecha: 05 de Septiembre de Fecha:05 de Octubre de 2009