Inter-American Accreditation Cooperation

Transcripción

1 IAF MD 2:2017 Documento obligatorio de IAF para la transferencia de la certificación de sistemas de gestión acreditada Este documento es una traducción al español preparada y endosada por IAAC, del documento IAF Mandatory Document for the Transfer of Accredited Certification of Management Systems" CLASIFICACIÓN Este documento está clasificado como un Documento Obligatorio de IAAC. AUTORIZACIÓN Publicación No. 01 Traducción preparada por: Subcomité de Documentación Revisión No. 00 Traducción aprobada por: Comité Ejecutivo Fecha de Publicación: 15 de junio de 2017 Fecha de Aplicación: 15 de junio de 2018 Número del Documento: IAAC MD 019/17 (IAF MD 2:2017) Enviar preguntas a: Secretariado de IAAC Teléfono: +52 (55) secretariat@iaac.org.mx DISPONIBILIDAD: Hay copias disponibles de este documento en español, en el sitio web de IAAC y en el Secretariado de IAAC. Fecha de Publicación: 17 de junio de 2017 IAAC MD 019/17 Página 1 de 9

2 Documento obligatorio de IAF para la Transferencia de la Certificación de Sistemas de Gestión Acreditada Versión 2 (IAF MD 2:2017) Publicado: 15 de junio de 2017 Fecha de aplicación: 15 de junio 2018 IAF MD 2: 2017 International Accreditation Forum, Inc Fecha de Publicación: 17 de junio de 2017 IAAC MD 019/17 Página 2 de 9

3 Documento Obligatorio de IAF para la Transferencia de Certificaciones Acreditadas de Sistemas de Gestión International Accreditation Forum, Inc. (IAF) facilita el comercio y apoya reguladores mediante la operación de un acuerdo mundial de reconocimiento mutuo, entre los Organismos de Acreditación (OAs) para que los resultados emitidos por los Organismos de Evaluación de la Conformidad (OECs) acreditados por los miembros de IAF son aceptados globalmente. La acreditación reduce el riesgo para las empresas y sus clientes al asegurarles que los OECs acreditados son competentes para llevar a cabo el trabajo que desarrollan dentro de su alcance de acreditación. Los OAs que son miembros de IAF y los OECs que acreditan, están obligados a cumplir con las normas internacionales apropiadas y los documentos de aplicación de IAF para la aplicación consistente de esas normas. Los OAs que son signatarios del Acuerdo de Reconocimiento Multilateral (MLA) de IAF son evaluados regularmente por un equipo designado de pares para proporcionar confianza en la operación de sus programas de acreditación. La estructura y el alcance de IAF MLA están detallado en IAF PR 4 - Estructura de IAF MLA y documentos normativos endosados. El IAF MLA está estructurado en cinco niveles: el nivel 1 especifica los criterios obligatorios que se aplican a todos los OAs, ISO / IEC La combinación de una actividad (es) de Nivel 2 y la los correspondientes documentos normativos de Nivel 3 se denominan alcance principal del MLA, y la combinación de documentos normativos relevantes de nivel 4 (si aplica) y los documentos relevantes del nivel 5 es llamado subalcance del MLA. El alcance principal del MLA incluye actividades, por ejemplo, certificación de productos y documentos obligatorios asociados, por ejemplo, ISO / IEC Las testificaciones realizadas por los OECs en el nivel de alcance principal se consideran igualmente confiables. El sub alcance del MLA incluye requisitos de evaluación de la conformidad, por ejemplo ISO 9001 y requisitos específicos del esquema, cuando corresponda, p. Ej. ISO TS Se considera que las certificaciones realizadas por los OECs a nivel de sub alcance equivalente. El IAF MLA ofrece la confianza necesaria para la aceptación del mercado de los resultados de la evaluación de la conformidad. Un certificado emitido, dentro del alcance de IAF MLA, por un organismo acreditado por un organismo signatario de IAF MLA puede ser reconocido en todo el mundo, facilitando así el comercio internacional. Fecha de Publicación: 17 de junio de 2017 IAAC MD 019/17 Página 3 de 9

4 Documento Obligatorio de IAF para la Transferencia de Certificaciones Acreditadas de Sistemas de Gestión TABLA DE CONTENIDO 0. INTRODUCCIÓN 1. DEFINICION 1.1 Transferencia de la Certificación 2. REQUISITOS MINIMOS 2.1 Elegibilidad de una Certificación para la Transferencia 2.2 Revisión previa a la Transferencia 2.3 Transferencia de la Certificación 2.4 Cooperación entre los Organismos de Certificación que emiten y aceptan Fecha de Publicación: 17 de junio de 2017 IAAC MD 019/17 Página 4 de 9

5 Documento Obligatorio de IAF para la Transferencia de Certificaciones Acreditadas de Sistemas de Gestión Introducción a los Documentos obligatorios de IAF El término "debería" se utiliza en este documento para indicar medios reconocidos de cumplir con requisitos del estándar. Un organismo de evaluación de la conformidad (OEC) puede cumplir estos en una forma equivalente siempre que esto se pueda demostrar a un Organismo de Acreditación (OA). El término "deberá" se utiliza en este documento para indicar las disposiciones que, reflejando los requisitos de la norma relevante, son obligatorios. Fecha de Publicación: 17 de junio de 2017 IAAC MD 019/17 Página 5 de 9

6 Documento Obligatorio de IAF para la Transferencia de Certificaciones de Sistemas de Gestión Acreditadas Este documento es obligatorio para la aplicación consistente de la cláusula de ISO/IEC :2015. Todas las cláusulas de la norma ISO/IEC :2015 continúan aplicándose y este documento no sustituye a ninguno de los requisitos en la norma. 0 INTRODUCCION Este documento proporciona criterios normativos para la transferencia de la certificación de sistemas de gestión acreditados entre organismos de certificación. Los criterios también pueden ser aplicables en el caso de adquisiciones de organismos de certificación acreditados por un signatario de IAF o MLA regional. El objetivo de este documento es asegurar el mantenimiento de la integridad de la certificación de sistema de gestión acreditada emitida por un organismo de certificación si posteriormente se transfiere a otro organismo de certificación. Este documento proporciona criterios mínimos para la transferencia de la certificación acreditada. Los organismos de certificación pueden implementar procedimientos o acciones las cuales sean más estrictas que las contenidas en este documento, siempre que la libertad del cliente para elegir un organismo de certificación no sea excesiva o injustamente limitada. 1 DEFINICIONES 1.1 Transferencia de Certificación La transferencia de la certificación es definida como el reconocimiento de una certificación de sistemas de gestión existente y válida, otorgada por un organismo de certificación acreditado, (en adelante referido como "organismo de certificación emisor"), por otro organismo de certificación acreditado, (en adelante referido como "organismo de certificación receptor") con el fin de emitir su propia certificación. La certificación múltiple (certificación concurrente por más de un organismo de certificación) no está bajo la definición anterior, y no es fomentada por IAF. 2. REQUISITOS MINIMOS 2.1 Elegibilidad de una Certificación para transferencia Solamente la certificación que está cubierta por una acreditación de un signatario de IAF o de un signatario de un MLA regional, en el nivel 3 y cuando sea aplicable el nivel 4 y 5 debe ser elegible para transferencia. Las organizaciones que tengan certificación que no estén cubiertas por tales acreditaciones deben ser tratadas como nuevos clientes. Fecha de Publicación: 17 de junio de 2017 IAAC MD 019/17 Página 6 de 9

7 2.1.2 Sólo una certificación acreditada válida debe ser transferida. Una certificación la cual es suspendida no debe ser aceptada para transferencia En los casos en que la certificación ha sido otorgada por un organismo de certificación el cual que ha dejado de operar o cuya acreditación ha expirado, ha sido suspendida o retirada, la transferencia debe ser completada dentro de 6 meses o en la fecha de vencimiento de la certificación, lo que ocurra primero. En tales casos, el organismo de certificación receptor debe informar al organismo de acreditación, bajo cuya acreditación se propone emitir la certificación, antes de la transferencia. 2.2 Revisión previa a la transferencia El organismo de certificación receptor debe tener un proceso para obtener información suficiente para tomar una decisión sobre la certificación e informar al cliente que transfiere el proceso. Esta información debe como mínimo incluir los acuerdos relacionados con el ciclo de certificación El organismo de certificación receptor debe realizar una revisión de la certificación del cliente que se transfiere. Esta revisión se debe llevará a cabo mediante una revisión de la documentación y, cuando sea identificado como necesario por esta revisión, por ejemplo, existen no conformidades mayores relevantes, se debe incluir una visita previa a la transferencia al cliente que se transfiere para confirmar la validez de la certificación. Nota: la visita previa a la transferencia no es una auditoría El organismo de certificación receptor debe determinar los criterios de competencia para el personal involucrado en la revisión previa a la transferencia. La revisión puede ser realizada por una o más personas. El individuo o grupo que efectúe la visita previa a la transferencia debe tener la misma competencia que es requerida para un equipo de auditor apropiado para el alcance de la certificación que se revisa La revisión debe incluir los siguientes aspectos como mínimo, y la revisión y sus hallazgos deben ser completamente documentados: (i) (ii) (iii) (iv) (v) La confirmación de que la certificación del cliente se encuentra dentro del alcance acreditado del organismo de certificación emisor y receptor; La confirmación de que el alcance acreditado del organismo de certificación emisor está dentro del alcance del MLA de su organismo de acreditación; las razones para buscar la transferencia; que el sitio o los sitios que deseen transferir la certificación tengan una certificación acreditada válida; La certificación inicial o los informes de auditoría de recertificación más recientes, y el último informe de seguimiento; el estado de todas las no Fecha de Publicación: 17 de junio de 2017 IAAC MD 019/17 Página 7 de 9

8 conformidades pendientes que puedan surgir de estos y cualquier otra documentación disponible y pertinente al proceso de certificación. Si estos informes de auditoría no están disponibles o si la auditoría de seguimiento o la auditoría de recertificación no se ha completado según lo requerido por el programa de auditoría del organismo de certificación emisor, la organización debe tratar como un nuevo cliente. (vi) (vii) (viii) Las quejas recibidas y las acciones tomadas; Consideraciones relevantes para establecer un plan de auditoría y un programa de auditoría. El programa de auditoría establecido por el organismo de certificación emisor debería ser revisado si está disponible. Véase la cláusula de este documento; y Cualquier compromiso actual por el cliente que está siendo transferido con organismos reguladores relacionados con el alcance de la certificación en materias de cumplimiento legal. 2.3 Transferencia de la Certificación De acuerdo con la cláusula de ISO/IEC :2015, el organismo de certificación receptor no debe emitir la certificación al cliente transferido hasta que: (i) Se haya verificado la implementación de correcciones y acciones correctivas respecto de todas las no conformidades mayores pendientes; y (ii) Se hayan aceptado los planes del cliente que transfiere para la corrección y la acción correctiva de todas las no conformidades menores pendientes Cuando la revisión previa a la transferencia (revisión documental y/o visita previa a la transferencia) identifique aspectos que impiden la finalización de la transferencia, el organismo de certificación receptor debe tratar al cliente que transfiere como un nuevo cliente. La justificación para esta acción debe ser explicada al cliente que transfiere y debe ser documentada por el organismo de certificación receptor y los registros mantenidos El proceso normal de toma de decisión de la certificación debe ser seguido de acuerdo con la cláusula 9.5 de ISO/IEC :2015, incluyendo que el personal tomando la decisión de certificación sea diferente del aquel realizando la revisión previa a la transferencia Si no se identifican problemas con la revisión previa a la transferencia, el ciclo de certificación debe ser basado en el ciclo de certificación previo y el organismo de certificación receptor debe establecer el programa de auditoría para el resto del ciclo de certificación. NOTA: El organismo de certificación receptor puede citar la fecha de certificación inicial de la organización en los documentos de certificación con la indicación de que la organización fue certificada por un organismo de certificación diferente antes de una fecha determinada. Fecha de Publicación: 17 de junio de 2017 IAAC MD 019/17 Página 8 de 9

9 Cuando el organismo de certificación receptor haya tenido que tratar al cliente como un nuevo cliente como resultado de la revisión previa a la transferencia, el ciclo de certificación debe comenzar con la decisión de certificación El organismo de certificación receptor debe tomar la decisión sobre la certificación antes de que se inicie cualquier auditoría de seguimiento o recertificación. 2.4 Cooperación entre los organismos que emiten y aceptan la certificación La cooperación entre los organismos de certificación emisor y receptor es esencial para el proceso efectivo de transferencia y la integridad de la certificación. Cuando sea solicitado, el organismo de certificación emisor debe proveer al organismo de certificación receptor todos los documentos e información requeridas por este documento. Cuando esto no haya sido posible comunicarse con el organismo de certificación emisor, el organismo de certificación receptor debe registrar las razones y hacer todo lo posible para obtener la información necesaria de otras fuentes El cliente que se transfiere debe autorizar que el organismo de certificación emisor entregue la información solicitada por el organismo certificador receptor. El organismo de certificación emisor no debe suspender o cancelar la certificación de la organización tras la notificación de que la organización está transfiriendo al organismo de certificación receptor si el cliente sigue satisfaciendo los requisitos de certificación El organismo de certificación receptor y/o el cliente que se transfiere debe contactar al organismo de acreditación el cual acreditó al organismo de certificación emisor cuando el organismo de certificación emisor (i) No haya proporcionado la información solicitada al organismo de certificación receptor, o (b) Se suspenda o cancele la certificación del cliente que transfiere sin motivo El organismo de acreditación debe tener un proceso para abordar la situación, incluida la suspensión o cancelación de la acreditación, cuando el organismo de certificación emisor no coopere con el organismo de certificación receptor o suspenda o cancele la certificación del cliente que transfiere sin motivo Una vez que el OC receptor haya emitido la certificación deberá informar al OC emisor. Fecha de Publicación: 17 de junio de 2017 IAAC MD 019/17 Página 9 de 9