MANUAL PARA REALIZAR RESERVAS EN LÍNEA (GESTOR)

Transcripción

1 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 1 / 34 INSTRUCTIVO PARA USUARIO MANUAL PARA REALIZAR RESERVAS EN LÍNEA (GESTOR) Página 1

2 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 2 / 34 INSTRUCTIVO PARA USUARIO 1. COMO REALIZAR UNA RESERVA EN LÍNEA 1. Ingresar al portal institucional Página 2

3 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 3 / 34 INSTRUCTIVO PARA USUARIO 2. En el menú superior encontrara varias opciones, seleccione Aplicaciones y a continuación se despliega una lista donde debe dar clic sobre la opción Reservas en línea 3. Se abre una nueva ventana donde el sistema solicita el usuario y contraseña (Misma credencial de acceso al Sistema de Gestión Académica). Página 3

4 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 4 / 34 INSTRUCTIVO PARA USUARIO 4. Una vez registrada la información de clic en Iniciar Sesión 5. Cuando inicie sesión encontrara en la parte superior cuatro opciones Tablero, Planificación, Gestión de la Aplicación y Reportes. Tablero: Presenta las secciones Anuncios y Mis Próximas Reservas - la cual hace referencia a las reservas ya realizadas con sus características (Lugar, hora y fecha) Planificación: Dentro de esta opción visualizara el calendario que le permitirá realizar la reserva en el día y hora deseada. Gestión de la aplicación: Gestionar reservas: Permite administrar las reservas próximas a realizar y su respectivo control de entrega. Agenda de no disponibilidad: Opción para inhabilitar la disponibilidad de algún recurso dependiendo de una razón justificada (festivo, semana santa, etc.) Recursos: Permite crear nuevos recursos Grupos: Permite agrupar los recursos de acuerdo a alguna característica Grupos: Asignación de recursos y miembros pertenecientes a cada grupo Cuotas: Permite la limitación de reservas bien sea por cada grupo de acuerdo a un número de horas o días Anuncios: Permite crear anuncios, los cuales se pueden visualizar en el tablero Página 4

5 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 5 / 34 INSTRUCTIVO PARA USUARIO Reportes: Permite generar reportes de acuerdo a las reservas realizadas Crear un nuevo reporte: Realiza reportes de acuerdo a uno filtros, bien sea por el rango, uso, grupos o por usuarios. Mis reportes guardados: Permite visualizar los reportes que se han guardado Reportes comunes: Son reportes que la herramienta presenta por defecto, hace referencia a las reservas realizadas, se clasifican por recursos, accesorios, tiempo y cantidad 6. Ingresa a planificación y a continuación clic en calendario Página 5

6 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 6 / 34 INSTRUCTIVO PARA USUARIO 7. De clic en el día que se desea realizar la reserva. A continuación se abre una ventana con las opciones Crear Reserva y Ver Día, clic sobre Crear Reserva. 8. Al ingresar el sistema abre una venta en la cual debemos diligenciar los siguientes datos : Recursos a reservar Descripción de la reserva Fecha y hora Inicio (Obligatorio) Fecha y hora Fin Responsables Sede (Obligatorio) Título de la reserva (Obligatorio) Página 6

7 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 7 / Para finalizar luego de diligenciar los datos de clic en el botón Crear, ubicado en la parte inferior derecha 10. Cuando la reserva ha sido creada satisfactoriamente a parecerá una venta con el N de referencia Al cerrar la ventana, se puede visualizar en el calendario la hora de inicio, el nombre de la persona que la realizo la reserva y el título de la reserva Página 7

8 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 8 / COMO EDITAR UNA RESERVA 1. Para editar una reserva se debe ingresar al calendario, al ingresar se selecciona la reserva que se desea editar. 2. Se abre una ventana en la cual podrá modificar la información de la reserva. (Ejemplo: Se modifican los recursos reservados) Página 8

9 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 9 / Cuando da clic en la opción Seleccionar recursos se despliega un menú en el cual se pueden seleccionar los recursos necesarios para el desarrollo de la actividad a realizar. 4. Luego de seleccionar los recursos, se debe dirigir a la parte inferior del menú y dar clic en el botón Hecho Página 9

10 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 10 / Ahora puede visualizar los recursos seleccionados 6. Para finalizar la edición de clic en el botón Actualizar ubicado en la parte inferior derecha Página 10

11 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 11 / COMO GESTIONAR UNA RESERVA 1. Para gestionar una reserva en el menú de la parte superior seleccione la opción Gestión de la Aplicación, a continuación se despliega una lista donde deber dar clic sobre la opción Gestionar Reservas 2. Al ingresar, inicialmente se pueden filtrar las reservas de acuerdo a la parametrización requerida por el usuario gestor. Página 11

12 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 12 / Por defecto se establece un filtro de fechas (inicio-fin) donde se visualiza las reservas que hay entre ese rango. Por ejemplo: 09/09/2015 y 13/09/2015, por ultimo debe dar clic sobre el botón filtrar. 4. Después de filtrar, el sistema permitirá visualizar las reservas que hay entre las dos fechas. En el caso que la reserva presente estado de no entregado se visualizara en color amarillo. Página 12

13 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 13 / Al seleccionar la reserva se puede ver los recursos solicitados El día de la reserva se hace entrega de los recursos solicitados por el usuario. En el campo Préstamo se registra el valor al leer el código de barras presente en el carné del usuario. Una vez finalizada la reserva el usuario debe marcar la caja de chequeo para controlar la devolución de los recursos, además se registra dando clic sobre el botón Entregó 6. Al ser entregados los recursos de la reserva, por medio de la opción gestionar reservas cambia de color amarillo a gris Página 13

14 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 14 / COMO AGENDAR UNA NO DISPONIBILIDAD DE RECURSOS 1. Para agendar una No Disponibilidad en el menú de la parte superior seleccione la opción Gestión de la Aplicación, a continuación se despliega una lista donde selecciona la opción Gestionar Reservas y luego clic sobre Agenda de No Disponibilidad 2. Esta opción permite generar una no disponibilidad de acuerdo a la parametrización requerida. A continuación se presenta un ejemplo: Debe diligenciar los siguientes campos Página 14

15 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 15 / 34 Inicio: Fecha en la que se inicia la no disponibilidad y la hora de inicio en este caso el 09/09/2015 a las 12:00 am Fin: en la que se finaliza la no disponibilidad y la hora de finalización en este caso el 09/09/2015 a las 11:59 pm Recurso: En esta caso se selecciona todos los recursos habilitados pero también se encuentra la opción para seleccionar un recurso Razón: En esta opción se encuentran varias razones por la cual el recurso no estará disponible, en esta caso se selecciona Repetir: De acuerdo a la continuidad de la no disponibilidad se encuentran algunas opciones de repetición. En esta caso se selecciona semanal, el sistema despliega los días en los que se desea agendar la no disponibilidad Por último se encuentran las opciones Muéstrame reservas en conflicto, la cual hace referencia a esas reservas que están asignadas para los días de no disponibilidad y que se pueden ver afectadas al momento de generar la agenda. Borrar las reservas en conflicto además de referenciarlas procede a eliminarlas. Al finalizar debe dar clic en Crear. Al haber creado la no disponibilidad el sistema muestra que recursos no están disponibles. Página 15

16 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 16 / 34 Al tratar de crear una reserva para los días que no hay disponibilidad podrá visualizar la siguiente ventana: 5. Como crear un recurso 1. Para crear un recurso en el menú de la parte superior seleccione la opción Gestión de la Aplicación, a continuación se despliega una lista donde deber dar clic sobre la opción Recursos. Página 16

17 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 17 / A continuación podrá visualizar una pantalla como la siguiente donde encontrara toda la información relacionada a los recursos registrados 3. Para crear el recurso debe desplazarse hasta la parte inferior donde encontrara dos campos, los cuales debe diligenciar (Nombre - Planificación) 4. Al diligenciar los campos de clic sobre el botón Añadir Recurso Página 17

18 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 18 / Como configurar un recurso 1. Para configurar un recurso en el menú de la parte superior seleccione la opción Gestión de la Aplicación, a continuación se despliega una lista donde deber dar clic sobre la opción Recursos. 2. A continuación podrá visualizar una pantalla como la siguiente donde encontrara toda la información relacionada a los recursos registrados. De clic sobre la opción Cambiar Configuración en el recurso deseado. Página 18

19 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 19 / Visualizara una nueva ventana donde podrá configurar el recurso de acuerdo a la parametrización deseada. Al finalizar debe dar clic sobre el botón Actualizar Se pueden hacer otras configuraciones como: Cambiar el nombre Estado Planificación Tipo de recurso Localización Descripción Notas Imagen Página 19

20 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 20 / 34 Página 20

21 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 21 / Como agrupar los recursos 1. Para agrupar un recurso en el menú de la parte superior seleccione la opción gestión de la aplicación, a continuación se despliega una lista donde debe dar clic a la opción Recursos, por ultimo clic en Grupos. 2. Al dar clic en grupos automáticamente el sistema abre una ventana donde encontrara un campo de texto, en el cual podrá escribir el nombre del nuevo grupo y asignar los recursos pertenecientes. Página 21

22 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 22 / Al ingresar el nombre del grupo debe dar clic en +, después arrastra los recursos que desea agrupar hasta el grupo para que de esta manera los recursos queden agrupados. Página 22

23 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 23 / Como asignar recursos a un grupo 1. Para la asignación de permisos en el menú de la parte superior seleccione la opción gestión de la aplicación, a continuación se despliega una lista donde debe dar clic a la opción Grupos. 2. El sistema automáticamente abre una ventana donde podrá visualizar los Grupos, Miembros del Grupo y Permisos Página 23

24 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 24 / Para agregar miembros a un grupo debe ingresar en Gestionar de acuerdo al grupo que desea agregar miembros. En este caso se selecciona el grupo UGC- Administrativos. 4. Al dar clic se despliega una ventana con un campo de texto donde debe escribir el nombre del miembro que desea agregar, al escribirlo damos clic en el nombre correspondiente y en la parte inferior visualizara el nuevo miembro. Página 24

25 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 25 / 34 Nota: Si desea eliminar algún miembro de clic en la X que se encuentra al lado del nombre del miembro 5. Para cambiar los permisos respecto a los recursos damos clic en Cambiar de acuerdo al grupo al que se desea cambiar el permiso de uso de recursos miembros en este caso seleccionamos el correspondiente a UGC-Administrativos 6. Al dar clic se visualiza una ventana donde se encuentran todos los recursos disponibles para el grupo, si se desea agregar algún recurso debe dar clic en la caja de chequeo asociada a cada recurso, en caso contrario, si desea eliminar la disponibilidad del recurso para el grupo debe quitar el chequeo Página 25

26 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 26 / Para confirmar el cambio se debe desplazar hasta la parte inferior y de clic en el botón actualizar Página 26

27 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 27 / Como realizar una limitación a una reserva 1. Para realizar una limitación a una reserva debe seleccionar en el menú de la parte superior la opción gestión de la aplicación, a continuación se desplegara una lista donde debe dar clic sobre la opción Cuotas. 2. Al ingresar automáticamente el sistema abre una ventana en la cual podrá parametrizar la limitación, bien sea para todos los recursos o para alguno en especial; para todos los grupos a para un solo grupo; de acuerdo a un número de horas, por cada día, semana o mes. 3. Al haber diligenciado todos los campos según la limitación debe dar clic en el botón añadir. Página 27

28 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 28 / Como crear un anuncio 1. Para crear un anuncio debe seleccionar en el menú de la parte superior la opción gestión de la aplicación, a continuación se desplegara una lista donde debe dar clic a la opción Anuncios. 2. Al seleccionar anuncios automáticamente el sistema abrira una ventana en la cual deberá diligenciar los campos para la creación del anuncio. En el campo inicio deberá seleccionar la fecha de inicio y en el campo fin la fecha de finalización; por último la prioridad hace referencia a la importancia del anuncio la cual se puede clasificar de 1 a Para crear el anuncio debe dar clic en el botón Añadir Anuncio. 4. Para visualizar el anuncio creado seleccione en el menú de la parte superior la opción Tablero. Página 28

29 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 29 / Como crear un reporte 1. Para crear un reporte seleccione en el menú de la parte superior la opción Reportes, donde se desplegara una lista, a continuación clic en la opción Crear Nuevo Reporte. 2. Al ingresar automáticamente el sistema abre una ventana en la cual encontrara varias opciones (filtros) como seleccionar, uso, rango. Cada opción tiene una clasificación, Seleccionar se divide en listado, tiempo total y cantidad. Al dar clic en tiempo total o cantidad la clasificación de uso cambia a ninguno, recurso, planificación, usuario y grupo. Página 29

30 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 30 / Al seleccionar las opciones necesarias se debe establecer el rango el cual puede ser siempre, este mes, esta semana, hoy y entre. En el caso de seleccionar entre se debe escribir la fecha de inicio y la fecha de finalización en la cual desea generar el reporte 4. Luego de realizar la parametrizacion para generar el reporte debe dar clic en Generar reporte. Al finalizar visualizara un listado donde se reportan las reservas, en este ejemplo se visualizarían las reservas de este mes. Página 30

31 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 31 / Si desea visualizar el reporte de manera gráfica debe dar clic en View As Chart ubicada en la parte superior derecha del reporte. 6. Para visualizar y modificar el reporte en formato Excel debe dar clic en Exportar a CSV ubicada en la parte superior derecha del listado De esta manera se inicia un proceso de descarga donde el reporte será generado en un Archivo de Excel. 7. También está disponible la opción guardar reporte ubicada en la parte superior Página 31

32 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 32 / 34 derecha del reporte, el cual al ser guardado se podrá visualizar en la opción Mis Reportes guardados 8. Si se desea imprimir el reporte debe dar clic en la opción Imprimir ubicado en la parte superior derecha del reporte. 11. Como visualizar los reportes guardados 1. Para visualizar un reporte guardado seleccione en el menú de la parte superior la opción Reportes, a continuación se desplegara una lista donde debe dar clic en la opción Mis reportes guardados. 2. Al dar clic en esta opción automáticamente el sistema abrirá una ventana donde se encuentran todos los reportes que han sido guardados. Página 32

33 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 33 / Como visualizar un reporte común 1. Para visualizar un reporte comun seleccione en el menú de la parte superior la opción Reportes, a continuación se despliega una lista donde debe dar clic en la opción Reportes comunes. 2. Al ingresar automáticamente el sistema despliega varias opciones donde se encuentran varios reportes clasificados por tipo. Pueden ser por recursos reservados, accesorios reservados, usos recurso-tiempo reservado, uso recurso- Página 33

34 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 34 / 34 cantidad de reservas, top 20 usuarios-tiempo reservas y top 20 usuarios cantidad reservas 3. Al seleccionar cualquier clasificación se puede visualizar por Hoy, esta semana y este mes los cuales facilitan la clasificación de los reportes por categoría. Página 34