PROCEDIMIENTO PARA ORDENES DE COMPRA Y FACTURAS Página: 1 DE 8 Código: P-AF-01 Rev. 01 F. EMISIÓN: 30 DE JUNIO DEL 2014 F. REV.

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1 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE CHIHUAHUA PROCEDIMIENTO PARA ORDENES DE COMPRA Y FACTURAS Página: 1 DE 8 Código: P-AF-01 Rev. 01 F. EMISIÓN: 30 DE JUNIO DEL 2014 F. REV.: 30/06/2014 I OBJETIVO Autorización de Órdenes de Compra y el posterior pago de facturas entregados en tiempo y forma a los diversos proveedores. II ALCANCE La Dirección de Administración y Finanzas, a través de la Subdirección de Recursos Financieros (SRF) para la autorización presupuestal de Órdenes de Compra y el pago de facturas entregadas por la Subdirección de Infraestructura y Compras (SIC) o en su caso la Dirección de Planeación y Evaluación (DPE). El alcance de este procedimiento involucra en su operación a la Subdirección de Infraestructura y Compras y afecta a la totalidad de las Unidades Orgánicas de la Universidad Tecnológica de Chihuahua. ELABORÓ : REVISÓ Y AUTORIZÓ: PUESTO Departamento de Recursos Financieros Secretario de Administración y Finanzas FECHA 30 de junio de junio del 2014 NOMBRE Y FIRMA C.P. Ricardo Guevara Velázquez C.P Víctor Prieto Jaspeado

2 IV DIAGRAMA DEL PROCESO. UTCH Proceso: Subdirección de Recursos Financieros Subproceso: Autorización de órdenes de compra HOJA 1 de 2 Subdirección de Infraestructura y Compras Subdirección de Recursos Financieros Inicio Proceso de compras Genera orden de compra Nota: requisitos mínimos La orden de compra debe de considerar los siguientes datos: * Nombre y dirección del proveedor. * Descripción de los bienes o servicios a comprar, su precio unitario, cantidad a comprar y precio total. * Distribución del Gasto Programado por áreas. * I.V.A. * Forma de Pago. (Pago Inmediato o Crédito). * Fecha de Compromiso de Pago. * Espacio suficiente para que la SRF pueda asignar los siguientes datos: i. Numero de Proyecto en referencia al PBR ii. Origen del Recurso (Mezcla, Federal, Propios, Fondos, etc ). Las ordenes estarán vinculadas únicamente a un proyecto de PBR y las ordenes para la adquisición de bienes informáticos deberá anexárseles copias simples de las autorizaciones de Gob. del Edo. Envía Orden de Compra Recibe Orden de Compra La orden cumpla con los requisitos mínimos? NO SI No recibe la orden de compra 1 NO Se cuenta con presupuesto? SI 2 Estampa la orden de compra con la leyenda Sin presupuesto sin firma 3 P-AF-01 REVISIÓN 01 PÁGINA 2 DE 8

3 UTCH Proceso: Subdirección de Recursos Financieros Subproceso: Autorización de órdenes de compra HOJA 2 de 2 Subdirección de Infraestructura y Compras Subdirección de Recursos Financieros 2 Asigna proyecto, origen del recurso y firma la orden 3 Recibe Orden de compra Envía Orden de Compra Proceso de compras 1 Fin P-AF-01 REVISIÓN 01 PÁGINA 3 DE 8

4 UTCH Proceso: Subdirección de Recursos Financieros Subproceso: Recepción y pago de facturas HOJA 1 de 2 Subdirección de Infraestructura y Compras (SIC) Subdirección de Recursos Financieros (SRF) Caja General Inicio Anexos: Orden de compra: Debe coincidir Nombre del proveedor, domicilio y monto total con la factura. Contrarecibo: Debe contener fecha de pago y Nombre del proveedor. Oficio firmado por la SIC con los datos del proveedor necesarios para hacer una transferencia electrónica (solo en los casos que proceda) Envía factura con anexos Recibe factura con anexos NO La factura y anexos cumple con los requisitos? SI Nota: Los pagos que se clasifican como inmediatos se realizar al viernes siguiente de la entrega de la factura. Los pagos normales se realizaran el viernes siguiente a la fecha compromiso establecida por la SIC en la orden de compra. Calendariza el pago de la factura Elabora cheque o realiza transferencia electrónica Envía cheques a caja general Recibe cheques y relación de los mismos Nota: El proveedor deberá entregar contrarecibo y copia de credencial de elector para recibir el cheque Entrega los cheques a los proveedores Recibe del proveedor contrarecibos y copias de la credencial de elector de cheques entregados. Recibe del proveedor contrarecibos y copias de la credencial de elector de cheques entregados. Envía cheques con antigüedad de mas de 3 meses y su relación Envía cheques con antigüedad de mas de 3 meses y su relación 1 P-AF-01 REVISIÓN 01 PÁGINA 4 DE 8

5 UTCH Proceso: Subdirección de Recursos Financieros Subproceso: Recepción y pago de facturas HOJA 2 de 2 Subdirección de Infraestructura y Compras Subdirección de Recursos Financieros Caja General 1 Contabiliza cheques entregados y cancela los que correspondan Fin P-AF-01 REVISIÓN 01 PÁGINA 5 DE 8

6 III POLÍTICAS DE OPERACIÓN. ORDENES DE COMPRA 1. Las órdenes de compra deberán entregarse para su validación, en cualquier momento, debidamente llenadas en el formato que para tales fines establezca la SIC, debiendo contener, además de los que la SIC considere necesarios, al menos los siguientes datos: a. Nombre y Dirección del Proveedor. b. Descripción de los bienes o servicios a comprar, su precio unitario, cantidad a comprar y precio total. c. Distribución del Gasto Programado por áreas. d. I.V.A. e. Forma de Pago. (Pago Inmediato o Crédito) f. Fecha de Compromiso de Pago. g. Espacio suficiente para que la SRF pueda asignar los siguientes datos: i. Numero de Proyecto en referencia al PBR ii. Origen del Recurso (Mezcla, Federal, Propios, Fondos, etc ) 2. Las órdenes de compra no podrán vincular a más de un proyecto de PBR, es decir, no se recibirán órdenes de compra en las que los recursos provengan de diferentes proyectos. 3. A las órdenes de compra para la adquisición de bienes informáticos o de activo fijo se les deberán anexar, además de los requisitos anteriormente mencionados, copia simple de las autorizaciones obligatorias emitidas por el Gobierno del Estado de Chihuahua. 4. Las órdenes de compra que no reúnan las condiciones anteriormente mencionadas no serán recibidas. 5. Las órdenes de compra que reúnan las condiciones anteriormente señaladas serán analizadas por la SRF para garantizar la suficiencia presupuestal del pago requerido. 6. Las órdenes de compra que cuenten con suficiencia presupuestal serán firmadas por la SRF y se asignará el número de proyecto correspondiente, así como el origen del recurso. 7. Las órdenes de compra autorizadas serán entregadas a la SIC para que se continúe con el procedimiento establecido para la adquisición de bienes o servicios. 8. Aquellas órdenes que no cuenten con suficiencia presupuestal serán rechazadas con la leyenda de SIN PRESUPUESTO y entregadas a la SIC. 9. Para las Órdenes de Compra con la leyenda de Pago Inmediato, se entiende que el pago se realizara el viernes siguiente a la entrega de la factura correspondiente. 10. La SRF no valida ni supervisa el procedimiento de adquisición, únicamente autoriza el pago de las obligaciones contraídas por la SIC a nombre de la Institución cuando estas reúnen los requisitos que se establecen en la normatividad vigente. RECEPCIÓN Y PAGO DE FACTURAS 1. Las Facturas de proveedores deberán ser entregadas por la SIC los días martes de cada semana a la SRF. 2. Deberán anexarse a las facturas para su pago, la orden de compra correspondiente, así como su contrarecibo. 3. Tanto la factura como el contrarecibo deberá contener los mismos datos que la orden de compra que da origen al gasto; en el caso de facturas, deberán coincidir los nombres de los proveedores, el domicilio y el monto total; en cuanto al contrarecibo, este deberá coincidir en fechas de pago y nombre completo del proveedor. 4. En caso de requerir pago por medio de transferencia bancaria, deberán anexarse además, oficio firmado por la SIC con los datos necesarios para la operación. 5. Las facturas que no reúnan los anteriores requisitos no serán recibidas. 6. Los cheques se elaborarán con los datos proporcionados en la factura, mismos que deben de coincidir con los de la Orden de Compra. 7. Los pagos se realizaran los días viernes siguientes a la entrega de las facturas para el caso de las compras autorizadas para Pago Inmediato. 8. Los pagos de las compras a crédito se realizarán los días viernes siguientes a la fecha de pago compromiso establecida por la SIC en la Orden de Compra y contrarecibo. P-AF-01 REVISIÓN 01 PÁGINA 6 DE 8

7 ATENCIÓN A PROVEEDORES 1. Los proveedores podrán recoger los cheques de sus pagos en la Caja General entregando su contrarecibo original y copia de su credencial de elector. 2. Los cheques de entregarán a partir del día viernes que corresponda después de las 12:00 p.m. y permanecerán en Caja General hasta por un periodo de 3 meses. 3. Los cheques que no sean retirados en este periodo se cancelarán, debiendo el proveedor solicitar de nueva cuenta el pago a la SRF, presentando su contrarecibo correspondiente. V DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Secuencia Actividades Elabora la Orden de Compra SIC 1 Envía la Orden de Compra a SRF Revisa que la Orden de Compra se encuentre debidamente llenada y recibe únicamente aquellas que reúnan todos los requisitos. Si cuenta con presupuesto, asigna Proyecto y Origen del Recurso y Firma, SRF 2 si no cuenta con presupuesto se estampa la Orden de Compra con la leyenda SIN PRESUPUESTO y sin firma. Entrega las Órdenes de Compra a SIC. Recibe Orden de Compra firmada y continua con su proceso de Compra o SIC 3 en su caso recibe la notificación de insuficiencia presupuestal. SIC 4 Envía Factura con anexos a SRF para su pago Revisa Factura y anexos correspondientes. Recibe Facturas y anexos que reúnan todos los requisitos. SRF 5 Calendariza el pago de las facturas. Elabora Cheque o Programa Transferencia Electrónica. Envía Cheques a Caja General Recibe Cheques y relación de los mismo de SRF Entrega los cheques a proveedores previa entrega de contrarecibo y copia de credencial de elector. Caja General 6 Entrega contrarecibos y copias de credencial de elector en relación a la SRF. Entrega a la SRF en relación cheques con una antigüedad mayor a los 3 meses. SRF 7 Contabiliza cheques entregados y cancela los que correspondan. IV GLOSARIO SRF: Subdirección de Recursos Financieros. SIC: Subdirección de Infraestructura y Compras. DPE: Dirección de Planeación y Evaluación. Contrarecibo: Documento preimpreso que se llena por duplicado con los datos del pago y de la factura mismo que sirve como P-AF-01 REVISIÓN 01 PÁGINA 7 DE 8

8 identificación del pago para el proveedor. V DOCUMENTOS DE REFERENCIA Documentos Procedimiento de Control de Documentos Código P-CL-01 VI REGISTROS Registros Tiempo de conservación Responsable de conservarlo Facturas 5 Años Subdirección de Recursos Financieros Código Sin Código. VII CONTROL DE CAMBIOS Fecha Revisión Descripción Código 30/0/ Cambio responsable del P-AF-01 área P-AF-01 REVISIÓN 01 PÁGINA 8 DE 8