PROYECTO DE EXPERIENCIAS SEMIPRESENCIALES

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1 PROYECTO DE EXPERIENCIAS SEMIPRESENCIALES (Teórico Práctico) MATERIAL COMPLE M E N T A R I O: Créditos y deudas con contabilidad computadorizada. I) INTRODUCCIÓN TEÓRICA La conciliación del Mayor auxiliar de Deudores por venta con su respectivo Mayor general tiene sentido si se trata de una contabilidad manual, ya que en la misma las registraciones son realizadas por separado. Como en la contabilidad computadorizada las registraciones en los Libros de primera entrada y en los Mayores auxiliares se realizan automáticamente de manera simultánea, cualquier anotación en un registro figura en el otro, por lo que pierde sentido la comparación (sólo es de utilidad para evaluar la calidad del programa de computación, que supera el alcance de este Curso, pero si es correcto, el control del Mayor general con el Mayor auxiliar, nos va a dar coincidencia, aún en caso de error) Lo anterior no significa que perdamos control, sino que lo sustituimos por otro: un control contra una suma de comprobantes que ingresamo s de manera independiente al ingreso que originó las registraciones y verificamos su suma contra la columna que corresponda. Así por ejemplo, si estamos verificando el Debe de Deudores por venta, sumaremos Facturas, Notas de débito y Notas de crédito (cada una con su signo) y si estamos controlando el Haber, sumaremos los recibos (comunes, de cheques diferidos a cobrar y de documentos a cobrar, si son los comprobantes que utiliza la empresa para acreditar Deudores por venta). El control a través de la circularización a los clientes continúa siendo válido, al igual que en la contabilidad manual, ya que intervienen los terceros y pueden detectarse nuevos errores. De manera análoga se procede para el control de Cheques diferidos a cobrar y de Documentos a cobrar: si controlamos el Debe, sumamos los comprobantes que originan débitos en las cuentas mencionadas y si verificamos el Haber, sumamos los comprobantes que respaldan los créditos respectivos. Tanto para los Cheques diferidos a cobrar como para los Documentos a cobrar, corresponde además realizar el control con los registros por vencimiento y arqueos. El control de las cuentas Acreedores por compra, Cheques diferidos a pagar y Conformes a pagar se realiza con el mismo criterio, tomando en consideración que son cuentas de saldo acreedor, en vez de saldo deudor como las mencionadas anteriormente. No corresponde el arqueo de cheques diferidos a pagar ni de conformes a pagar, pero sí el control con los registros por vencimiento. Además en estos casos son los proveedores quienes nos envían los estados de cuenta. II) APLICACIONES TEÓRICO-PRÁCTICAS CASO EL CANCIO N E R O S.R.L. La empresa EL CANCIONERO S.R.L. se encuentra abocada al control de los mayores auxiliares de deudores al 30/4/10, fecha de balance, previo al envío de los estados de cuenta a sus clientes.

2 La empresa lleva su contabilidad por medios electrónicos, registrando simultáneamente en los libros de primera entrada y en los mayores auxiliares. La última vez que realizó este control fue al 31/3/10, por lo que los saldos a esa fecha ya están verificados. Se tiene la siguiente información para realizar los controles correspondientes al mes 4/10. Mayores auxiliares Suma de saldos al 1/4/ Suma de débitos del mes 4/ Suma de créditos del mes 4/ Suma de saldos al 30/4/ Listados de comprobantes sumados Suma de facturas, notas de débito y notas de crédito (con su signo) Facturas: del nro.987 al 1235 Notas de débito: del nro. 103 al 145 Notas de crédito: del nro. 54 al 76 Suma de recibos comunes de cobranza de deudores, recibos de cheques diferidos y recibos de recepción de conformes Recibos de efectivo y cheques comunes: del nro. 654 al 750 Recibos de cheques diferidos: del nro. 204 al 315 Recibos de recepción de conformes: del nro. 56 al 73 A) Fueron encontradas las siguientes diferencias y situaciones, al cotejarse la contabilidad (a cargo del Sr. Plácido) y la suma de comprobantes (encargada al Sr. Luciano): 1-La primera factura contabilizada en el mes (e imputada simultáneamente en las fichas) es la nro.987, pero la última factura contabilizada es la nro Se ubicó la fact. nro.1235 por $1.000 y se constata que tiene fecha 30/4/10 pero que no se registró porque el encargado del reparto Sr. Carreras avisó que no pudo entregarla porque se le descompuso la camioneta. 2-La fact. nro.1100 figura en el listado de suma de comprobantes por $500 y en la contabilidad por $ Al observar la factura, se detecta que el total está confuso, pero que corresponde a 10 unidades a $500 c/u. 3-La fact. nro.1201 por $1.860 se consideró anulada para la contabilidad, por estar en la libreta todas sus vías. La misma es del 15/4 pero el encargado del reparto Sr. Carreras, como estaba apurado verificó todos los pedidos que tenía que entregar y omitió controlar que llevara el total de las vías de las facturas de los clientes. Como el cliente Sr. Bolero era conocido y él estaba al tanto de los precios, igual lo entregó y le hizo firmar la recepción valorada, que constató la empresa que era correcta.

3 4-La nota de débito nro.130 fue contabilizada por $620 en vez de $260, como se tomó correctamente en el listado de comprobantes sumados. 5-El recibo de conformes nro.65 por $4.000 no fue incluido en la suma de comprobantes, hasta que se tuviera el dato, porque no estaba claro el mes. Explica el Sr. Luciano que se olvidó de averiguarlo. Se confirmó que era del 16/4. 6-El recibo común nro.747 por $2.300 no fue incluido en la suma de recibos porque luego de emitido el cliente advirtió que no tenía la billetera ni la libreta de cheques y quedó en pasar a la brevedad. Se anotó esta situación en la vía con la que se realiza la suma, por lo que no se sumó el recibo. El cliente pagó el 2/5. 7-El recibo de cheque diferido nro.315 por $2.100 a nombre de la Sra. Samba no fue pasado a la contabilidad por haber dudas sobre el código del deudor. Por tratarse de una cliente que sólo había operado una vez con anterioridad figuraba con el apellido escrito de diferente manera (con Z y con S) ocasionando problemas con la determinación del código. Este problema fue solucionado. 8-El último recibo común registrado es el nro.751 por $800. Fue emitido el 1/5 a solicitud del Sr. Plácido luego de verificar que el cliente Sr. Popurrí realizó un depósito en la cuenta bancaria de la empresa el 29/4 por el mencionado importe. B) Como resultado de la circularización, fueron comunicadas a la empresa únicamente las siguientes discrepancias: El Sr.Vals manifiesta que la fact. nro por $1.000 no le corresponde. Se averigua que es del Sr. Valses. El Sr. Cumbia reclama porque no aparece en su estado de cuenta el recibo común nro.740 por $ Se constata que por error fue imputado al cliente Sr. Kumbia. C) Fueron verificadas las siguientes situaciones de incobrabilidad que no habían sido contabilizadas a la espera de su confirmación: La Sra. Opereta que nos adeuda $2.000 en crédito simple y $2.500 en crédito conformado, se fugó sin dejar bienes. El Sr. Melódico, que adeuda $3.000 en crédito simple obtuvo, en concurso de acreedores, una quita del 20% y un año de espera. La empresa contabiliza los quebrantos mediante la cuenta Previsión para deudores incobrables y a balance, deja el saldo de la misma en el 5% del saldo de Deudores por Venta. Al 1/4/10 la previsión tenía un saldo acreedor de $ SE PID E: 1- Indicar si el llevar la contabilidad por medios electrónicos en vez de manual implica cambios en el control de los mayores auxiliares, fundamentando la respuesta. 2- Considerando la información suministrada en A): a) Realizar el control de los mayores auxiliares indicando en cada caso si hay que realizar modificaciones en las sumas de comprobantes o en las registraciones y fichas. b) Mostrar los movimientos conciliados y el saldo de la cuenta Deudores por ventas luego de este procedimiento. 3- De acuerdo con la información brindada en B):

4 a) Indicar cómo debe procederse en relación con cada caso. b) Determinar el saldo de la cuenta Deudores por venta luego de de los ajustes que pudieran surgir de este procedimiento. 4- a) Ajustes que corresponda por la información que consta C) b) Indicar los saldos con los que deben figurar en el Estado de Situación al 30/4/10 las cuentas Deudores por venta y Previsión para deudores incobrables. CASO LA FÍLMIC A S.A. Verificando saldos para preparar los estados contables de LA FÍLMICA SA al 31/12/2009, Ud. concilió los resúmenes de cuenta enviados por los proveedores con las fichas del mayor auxiliar de acreedores por compra y detectó las siguientes diferencias: a) El saldo al 31/12 según el estado de cuenta del proveedor Spiderman es de $10.000; en su ficha en LA FÍLMICA SA tiene un saldo de $ La diferencia corresponde a una Nota de débito por intereses de facturas impagas que el proveedor emitió con fecha 02/01/2010. b) El saldo al 31/12 según el estado de cuenta del proveedor Dundee es de $ mientras que en la empresa su saldo es de $ La diferencia está en una Factura del 30/12 que tiene adjunta una Boleta de recepción del 02/01/2009, fecha en que se recibió la mercadería. c) El saldo al 31/12 según el estado de cuenta del proveedor El Tigre y el Dragón S.R.L. es de $8.000 y en la empresa aparece con un saldo de $ La diferencia es por una Factura correspondiente a mercadería recibida el día 30/12 según consta en el remito firmado por LA FÍLMICA, por la que erróneamente no se emitió boleta de recepción esperando la factura que no acompañaba el pedido. La factura correspondiente se emitió con fecha 31/12 y el proveedor informó que la entregó en el depósito. El encargado de depósito, al ser consultado, investigó y confirmó que el empleado que lo había suplido esa semana tenía los comprobantes y se había olvidado de entregarlos a Contaduría. d) El saldo al 31/12 según el estado de cuenta del proveedor King Kong es de $25.000, mientras que en la empresa tiene un saldo de $ La diferencia está en una Nota de crédito (no entregada a LA FÍLMICA S.A.) que aparece en el estado de cuenta del proveedor con fecha 31/12 por el total de la Factura de fecha 30/12. Al sector compras de la empresa se le había avisado que por ser un importante cliente y esperar que el volumen de sus pedidos aumentara al abrir un nuevo local de ventas, se le iba a realizar descuentos en oportunidad de la inauguración de su nuevo local. LA FÍLMICA abrió el local el 31/12/09. Al recibir las respuestas de los clientes en relación con los estados de cuenta que se les ha remitido, Ud. encuentra las siguientes situaciones: a) El saldo al 31/12 del Sr. Mickey en nuestros registros es de $6.000, mientras que el cliente comunica que es de $4.000 debido a que una Factura (cuyo número

5 comunica) que no le corresponde se le incluyó en el estado de cuenta. Se constata que la factura hay que imputarla al Sr. Donald. b) El saldo al 31/12 de la Sra. Minnie es de $5.000, mientras que ella informa que debe ser de $4.500, ya que en la Factura por $3.000 que se le entregó a domicilio con su última compra no se le había mantenido el precio acordado de $2.500, por lo que antes de firmar la factura, pidió al empleado que llamara a LA FÍLMICA y éste verificó que el importe a facturar era de $2.500, anotando en el mismo comprobante el descuento de $500. Facturación confirma la información brindada por la Sra.Minnie comunicando que omitió documentar la rebaja del precio que tenía autorizada. c) El saldo al 31/12 de la Sra. Daisy es de $7.000 y la cliente sostiene que debe ser de $3.000, ya que un recibo que aparece en el estado de cuenta recibido de la empresa es por $1.000, mientras que debió emitirse por $5.000 por ser ése el importe del depósito que había realizado el 24/12 en la cuenta corriente de LA FÍLMICA. Se confirmó que el depósito de la Sra. Daisy fue por $ d) El saldo del Sr. Pluto es de $9.000 y él discrepa informando que adeuda a esa fecha $8.000 porque no se le incluyó un Recibo por $1.000 por un cheque común de fecha 28/12 que entregó al cobrador de LA FÍLMICA. Se ubica el recibo emitido por la empresa el 2/1/10, fecha en que el cliente entregó el cheque al cobrador. SE PIDE: 1- Considerando las situaciones relacionadas con los acreedores, indicar si alguna de las diferencias detectadas requiere efectuar ajuste. i) En caso afirmativo, plantear el ajuste. ii) En caso negativo, fundaméntelo. 2- Idem en relación con los deudores. Para todos los casos suponer que las operaciones no están gravadas con IVA