CACFP. Materiales de solicitud. Incluye:

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1 1 CACFP Materiales de Solicitud PESTAÑA 1: INSTITUCIONAL, CATEGORÍA 1 CACFP Materiales de solicitud» Todos los documentos utilizados para los materiales de renovación de solicitud anual necesarios para mantener su acuerdo permanente con el organismo directivo estatal del CACFP» Documentos para agregar un sitio que son necesarios cuando se agrega un nuevo lugar o sitio a un programa existente PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema de Registro de documentación página 8

2 Plan de 2 gestión PESTAÑA 2: INSTITUCIONAL, CATEGORÍA 1 Plan de gestión» Su plan de gestión escrito El plan de gestión, que describe cómo se dirige su CACFP para asegurar el cumplimiento con los reglamentos y políticas. Puede ser un formulario suministrado por su organismo estatal o un documento que usted mismo cree. PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema de Registro de documentación página 8

3 Presupuesto 3 CACFP PESTAÑA 3: INSTITUCIONAL CATEGORÍA 1 Presupuesto CACFP» Su presupuesto CACFP y gastos e ingresos previstos Su presupuesto debe tener en cuenta: Ingresos previstos a través de los montos de reembolso del CACFP y otros flujos de ingreso Gastos proyectados que cumplan las normas de racionalidad, necesidad y prestación en virtud de las normas de los reglamentos de la Instrucción FNS Rev. 3 y las políticas de su organismo estatal dirigente PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema de Registro de documentación página 10

4 Normas de adquisición 4 y contratos de prov. de alimentos PESTAÑA 4: INSTITUCIONAL, CATEGORÍA 1 Normas de adquisición y Contratos de proveedores de alimentos» Sus pautas y/o políticas para la obtención de alimentos, suministros, equipos y otros artículos y servicios» Normas de conducta para funcionarios, empleados o representantes que participan en la adjudicación y administración de contratos» Procedimientos de revisión y determinación de adjudicación de compras por parte de funcionarios de su programa para evitar la duplicación o la adjudicación innecesaria de contratos» Medidas de acción afirmativa para garantizar que cuando sea posible se utilicen empresas pequeñas y minoritarias» Procedimientos de selección que maximizan la competencia abierta y libre en el ambiente empresarial PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema de Registro de documentación página 10

5 Acuerdo 5 CACFP PESTAÑA 5: INSTITUCIONAL, CATEGORÍA 1 Acuerdo CACFP» Su contrato de servicio de alimentos o acuerdo permanente con el organismo estatal del CACFP Asegúrese de que haya sido firmado por el director del organismo directivo estatal del CACFP y por el director de su programa Head Start o Early Head Start. PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema de Registro de documentación página 11

6 6 Documentación sobre derechos civiles PESTAÑA 6: INSTITUCIONAL, CATEGORÍA 1 Derechos civiles Documentación» Documentación de capacitación en derechos civiles PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema de Registro de documentación página 12

7 7 Tabla de composición Racial y Étnica PESTAÑA 7: INSTITUCIONAL, CATEGORÍA 1 Tabla de composición Racial y Étnica» Los datos demográficos de los lugares de sus centros o la comunidad que los rodea Puede encontrar esta información utilizando los siguientes recursos: Censo del gobierno Datos raciales y étnicos proporcionados por su Departamento de Educación estatal Datos de matrícula obtenidos de los padres PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema de Registro de documentación página 12

8 8 Capacitación obligatoria del organismo estatal PESTAÑA 8: INSTITUCIONAL, CATEGORÍA 1 Capacitación Obligatoria del organismo estatal» Sus certificados u otra prueba de asistencia a capacitaciones obligatorias realizadas por su organismo estatal del CACFP PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema de Registro de documentación página 12

9 1 Formularios de matrícula del CACFP PESTAÑA 1: AUDITORÍA Y REVISIÓN, CATEGORÍA 2 Formularios de matrícula del CACFP Incluyen:» Información requerida anualmente sobre la matrícula en el CACFP para cada niño participante. Esto puede incluir:» Formulario de matrícula proporcionado por su organismo estatal» Declaraciones IES, si fuera necesario Su programa podría estar alimentando a niños que no están en Head Start o Early Head Start. Usted tendrá que obtener la IES actual (declaración sobre elegibilidad de ingresos) de dichas familias. Luego deberán evaluarse las IES, y se deberá clasificar adecuadamente a dichos niños para el reclamo mensual. PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 13

10 2 Guía de políticas y procedimientos de HS/EHS PESTAÑA 2: AUDITORÍA Y REVISIÓN, CATEGORÍA 2 Guía de políticas y procedimientos de HS/EHS» La Guía TABLE, que explica su sistema de registro de documentación» Políticas o procedimientos escritos exclusivos para el funcionamiento de su CACFP» Controles internos utilizados para garantizar la integridad del programa» Memorandos y cualquier otra correspondencia del organismo estatal que no se relacionen con las revisiones administrativas estatales Nota: la revisión administrativa va en la pestaña 5. La guía del CACFP para su programa debe contener información importante que respalde su funcionamiento y políticas en la medida que se relacionan con la forma en que las prácticas del CACFP se implementan en su organización. PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 13

11 3 Organigrama y Descripciones de tareas PESTAÑA 3: AUDITORÍA Y REVISIÓN, CATEGORÍA 2 Organigrama y Descripciones de tareas» El organigrama de su programa» Descripciones de tareas detalladas para el personal que tiene responsabilidades u obligaciones en el CACFP PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 14

12 Documentación 4 de supervisión PESTAÑA 4: AUDITORÍA Y REVISIÓN, CATEGORÍA 2 Documentación de supervisión» Documentación sobre las tres visitas anuales que deben hacerse a cada establecimiento y durante las tres comidas. Debe incluir esta información requerida:» Formulario exigido por el estado para las visitas de supervisión, si se proporciona uno» Proceso de conciliación de cinco días Se agrega si no está en el formulario exigido por el estado.» Información sobre medidas correctivas Determinar claramente quién realiza el seguimiento de los puntos indicados en las medidas correctivas.» Cronograma propuesto de visitas presentado al organismo estatal, por el sitio» Documentación para la supervisión de las comidas al estilo familiar PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 14

13 5 Revisiones del CACFP del organismo estatal PESTAÑA 5: AUDITORÍA Y REVISIÓN, CATEGORÍA 2 Revisiones del CACFP del organismo estatal Debe guardar todos los materiales y correspondencia relacionados con las revisiones del CACFP llevadas a cabo por su organismo estatal del CACFP.» Aviso de la revisión con la lista de verificación de los documentos que deberán revisarse, según lo determinado por el organismo estatal» Informe de la evaluación sobre conclusiones y/o comentarios del equipo de revisión al completarse la misma» Plan de medidas correctivas como respuesta a la evaluación» Carta de cierre del organismo estatal, al completarse el plan de medidas correctivas PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 16

14 Menús y 6 etiquetas CN PESTAÑA 6: AUDITORÍA Y REVISIÓN, CATEGORÍA 2 Menús y Etiquetas CN» Sus menús con el ciclo del servicio de comidas Los menús deben tener en cuenta la situación cultural, adecuarse a la estación, y un dietista o nutricionista registrado los debe revisar con frecuencia. Las etiquetas CN califican los alimentos de acuerdo a su contribución a los requisitos del modelo de comidas. Encontrará una declaración de información en la etiqueta dentro de los bordes del logo CN. PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 17

15 Declaraciones 7 médicas PESTAÑA 7: AUDITORÍA Y REVISIÓN, CATEGORÍA 2 Declaraciones médicas Incluyen:» Cualquier declaración médica oficial realizada por un médico u otra autoridad médica, que describe los problemas de un niño relacionados con la comida» Información sobre la sustitución adecuada y/o la declaración médica que describe la discapacidad y la modificación necesaria en el modelo de comidas para el niño afectado Nota: la declaración médica original debe colocarse en el archivo principal del niño. PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 18

16 8 Registros de capacitación anual PESTAÑA 8: AUDITORÍA Y REVISIÓN, CATEGORÍA 2 Registros de capacitación anual Es obligatoria la capacitación del personal del programa Head Start. Cubre las obligaciones del CACFP y debe llevarse a cabo en forma anual.» Hojas para las firmas de todos los participantes» Programa y temas de la capacitación del CACFP, detallados y estructurados PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 19

17 1 Reclamo mensual del total del programa PESTAÑA 1: DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO EN FORMA MENSUAL, CATEGORÍA 3 Reclamo mensual del total del programa» Información sobre el reclamo mensual total proporcionada a su organismo estatal del CACFP con fines del reembolso (para todos los establecimientos) PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 19

18 Reclamos mensuales 2 del establecimiento PESTAÑA 2: DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO EN FORMA MENSUAL, CATEGORÍA 3 Reclamos mensuales del establecimiento Si su programa tiene más de un centro, tendrá que archivar aquí la información del reclamo para cada centro individual.» Documentación del reclamo individual por cada centro individual, compilada de forma que el programa pueda saber cuánto se reembolsa a cada centro PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 19

19 Lista del 3 programa PESTAÑA 3: DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO EN FORMA MENSUAL, CATEGORÍA 3 Lista del programa Los niños que hayan asistido a su programa Head Start o Early Head Start al menos un día en el mes deben incluirse en su lista de participantes del CACFP.» Documentación de la siguiente información en una lista principal, que un funcionario de Head Start firma y fecha:» Fecha de matrícula del niño» Declaración de ingresos del CACFP de niños que no pertenecen a Head Start» Líneas de firma y fecha PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 20

20 Documentación sobre el recuento 4 de comidas PESTAÑA 4: DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO EN FORMA MENSUAL, CATEGORÍA 3 Documentación sobre el recuento de comidas» Documentación sobre los recuentos de comidas del punto de servicio, registrada por el miembro del personal asignado para realizar el recuento mientras los niños están sentados y participando de la comida. Los recuentos deben ser revisados por otro miembro del personal para garantizar la exactitud de la información. Esta documentación debe incluir:» Los recuentos del punto de servicio» Hojas de ingreso conciliadas con el recuento del punto de servicio Nota: al hacer la verificación de las modificaciones con otra persona, puede contribuir a la valiosa capacitación entre el personal y agregar profundidad e integridad al programa. PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 20

21 5 Menús con fecha mensual PESTAÑA 5: DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO EN FORMA MENSUAL, CATEGORÍA 3 Menús con fecha mensual» Ciclos de menús servidos durante un mes del servicio de comidas» Específicamente los menús de la fecha original con las sustituciones realizadas por el personal de cocina, si corresponde Nota: la Guía para la compra de alimentos (Food Buying Guide) es siempre un buen recurso para ayudar a garantizar que las sustituciones sean confiables. PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 20

22 6 Hojas de trabajo de producción (Si se solicita) PESTAÑA 6: DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO EN FORMA MENSUAL, CATEGORÍA 3 Hojas de trabajo de producción (Si se solicita)» Registros de producción respaldados por descripciones claras de la cantidad y tipo de componentes servidos» Si los registros de producción son generados por un programa de computación, asegúrese de que el programa esté correctamente ajustado a los modelos de comidas PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 20

23 7 Informe sobre costos de alimentos (Si se solicita) PESTAÑA 7: DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO EN FORMA MENSUAL, CATEGORÍA 3 Informe sobre costos de alimentos (Si se solicita) Se deben mantener registros de las compras de productos alimenticios y no alimenticios para cada mes del servicio de comidas. Es importante realizar un control y mantenimiento cuidadoso de estos registros para la rendición de cuentas del programa.» Informe de los productos alimenticios y no alimenticios» Documentación de cuántas comidas son para el personal que sirve de ejemplo durante las comidas al estilo familiar en los programas Head Start y Early Head Start Nota: las comidas de los adultos no pueden ser reembolsadas a través de CACFP. PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 21

24 Costos de la mano 8 de obra y Planillas de horarios (Si se solicita) PESTAÑA 8: DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO EN FORMA MENSUAL, CATEGORÍA 3 Costos de la mano de obra y Planillas de horarios (Si se solicita)» Planillas de horarios de todo el personal con responsabilidades y obligaciones en el CACFP» Documentación sobre los costos de la mano de obra para las obligaciones relacionadas con el CACFP PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 21