HOSPITAL LOCAL PEDRO SÁENZ DÍAZ INFORME FINAL

Transcripción

1 HOSPITAL LOCAL PEDRO SÁENZ DÍAZ ULLOA VALLE DEL CAUCA PROGRAMA DE GESTIÓN DCUMENTAL (PGD) INFORME FINAL ALISCIA GIRALDO URIBE Asesora 1

2 [ INFORME DE LOS PROCESOS ARCHVÍSTICOS DESARROLLADOS EN EL HOSPITAL LOCAL PEDRO SÁENZ DÍAZ ESE AÑOS 2010 Y 2011 ULLOA VALLE DEL CAUCA 2

3 1. INTRODUCCIÓN El Programa de Gestión de Calidad en Gestión Documental del Hospital Local Pedro Sáenz Díaz ESE de Ulloa Valle del Cauca, que se desarrolló en los años 2009, 2010 y 2011,, ha tenido considerables avances en pro de la organización institucional, los cuales están descritos a continuación, convirtiéndose éste documento, no sólo en el reflejo de la gestión desarrollada, sino también, en una importante herramienta de evaluación y planeación a futuro. (Véase Anexo A para complemento de la información) En este sentido, cabe destacar el deseo, proactividad y colaboración de todo el personal del Hospital y el empeño por sacar avante todos los procesos que como ente ejecutor le atañen en términos de la Ley L 594 de Por lo anterior, se detalla, a continuación, el avance en los procesos archivísticos llevados a cabo en la entidad. 3

4 2. OBJETIVOS 2.1 OBJETIVO GENERAL Presentar informe final de los procesos desarrollados y avances alcanzados al interior del Programa de Gestión Documental de la entidad en el año OBJETIVOS ESPECÍFICOS Detallar los avances en términos archivísticos alcanzados por la ESE Hospital Local Pedro Sáenz Díaz. Brindar una herramienta de autoevaluación en la gestión de 4

5 archivos de la entidad. Definir las fortalezas y debilidades en el desarrollo del PGD como insumo para la implementación del un Plan de Mejoramiento. Identificar las metas de mejoramiento. 3. AVANCES S DEL PGD 3.1 ACTIVACIÓN DEL COMITÉ DE ARCHIVO DE LA ENTIDAD El Comité de Archivo de la entidad se hallaba inactivo, por lo que se inició el Programa de Gestión Documental,, reactivando este importante ente de apoyo a la gestión archivística, el cual aprobó el PGD P propuesto. 5

6 3.2 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Elaboración de TRD Para la Producción Documental se elaboraron nuevamente las Tablas de Retención Documental, debido d a que éstas no eran consecuentes con la realidad institucional y no obedecían a las series y subseries producidas en la entidad, siendo inapropiadas para a el desarrollo de los procesos, para lo cual fue necesario actualizar la estructura orgánico funcional. Después de elaboradas se llevó a cabo capacitación para el uso y manejo de éstas, su aplicación en la organización de los archivos de gestión, etc Adopción de una Diplomática Documental Se implementó la imagen corporativa obedeciendo a los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación (AGN). Con la imagen corporativa definida, todas las dependencias iniciaron la producción de los documentos (cartas, circulares, 6

7 informes, actas, constancias, certificados, etc., teniendo en cuenta las normas técnicas exigidas por la ley. 3.3 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS (VENTANILLA ÚNICA) Mediante la implementación de la Unidad de Ventanilla Única se centralizó y normalizó la correspondencia física y vía correo electrónico. 7

8 3.3.1 Radicación y Registro de Comunicaciones oficiales Se pus o en funcionamiento los mecanismos de radicación y registro de documentos, mediante la implementación del sistema P-P touch radicador, el cual, mediante una base de datos conectada a la rotuladora Brother QL 500, permite guardar e imprimir en un rótulo, la fecha, hora e información de la comunicación radicada. 8

9 Se realizó el diseño y aplicación de los formatos para las plantillas de control de las comunicaciones así:. Control de Comunicaciones Internas Enviadas.. Control de Comunicaciones Internas Recibidas.. Control de Comunicaciones Externas Enviadas.. Control de Comunicaciones Externas Recibidas.. Control de Documentos Contables.. Control de Otros Envíos y Otros Recibidos. 3.4 CAPACITACIONES. Al interior del Programa de Gestión Documental, se adelantaron varias capacitaciones teórico prácticas (mediante metodología personalizada y magistral), sobre archivística, con la participación activa de todos los funcionarios de la entidad. Las capacitaciones se enfocaron hacia:. Fundamentos de archivística ivística.. Organización de Archivos de Gestión. 9

10 . Uso y manejo de las TRD.. Diplomática Documental.. Producción Documental. INFORME FINAL PGD HOSPITAL. Transferencias Documentales Primarias.. Administración de documentos digitales.. TRD digitales. 3.5 ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS CLÍNICAS Obedeciendo a la Resolución 1995 de 1999 y al respeto por el ciclo vital de las historias clínicas, se realizó asesoría, apoyo y 10

11 acompañamiento a los procesos de organización de historias clínicas de la entidad. 3.6 ORGANIZACIÓN DE EXPEDIENTES LABORALES Se organizaron los expedientes laborales de los funcionarios activos con su respectiva hoja de control e inventario. 3.7 ORGANIZACIÓN DE EXPEDIENTES DE CONTRATOS Se organizaron los s expedientes de contratos, de acuerdo con el tipo de contrato. En este aspecto se ha tenido en cuenta y respetado el principio de orden original y se han elaborado las respectivas hojas de control de cada expediente. 3.8 ELABORACIÓN DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Se e ha avanzado considerablemente en la investigación de la historia documental institucional, se pudo medir la trazabilidad de la documentación y la identificación de la producción documental sucedida a partir del año 1953 hasta 2004 que dio inicio a las TRD. 11

12 3.9 ORGANIZACIÓN O DE FONDOS ACUMULADOS Se hizo la intervención de los fondos acumulados durante un lapso de ocho meses, lo cual arrojó una importante información para la base de datos documental y la organización del archivo DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS Se han elaborado los siguientes documentos: Programa de gestión Documental de la entidad. Manual de uso y manejo de las Tablas de Retención Documental Manual de Comunicaciones Oficiales escritas. Procesos de Recepción de documentos. Procesos y procedimientos de de calidad en archivo y 12

13 producción documental. Procedimientos de transferencias documentales. Sistema Integral de Conservación de la entidad. Compilación de GTC 185 de Manual de Fondos acumulados. 4 LOGROS ALCANZADOS Diseño, implementación y fortalecimiento del Programa de Gestión Documental como lo reglamenta la Ley 594 de Notable avance en los procesos de gestión de documentos dentro del concepto de archivo total. Se actualizaron, aplicaron se les hizo seguimiento a las Tablas de Retención Documental. Las Historias Laborales,, tanto activas como semi activas están debidamente organizadas con su respectiva hoja de control e inventario único. 13

14 Expedientes contractuales debidamente organizados. Los archivos de gestión están debidamente organizados de acuerdo con la normatividad existente. Se ha logrado unificar criterios en términos de recepción, envío y control de la documentación. Los funcionarios de la entidad han logrado un alto grado de concientización y responsabilidad frente a los temas relacionados con el manejo de la información y la documentación de la entidad en razón de sus funciones. Se intervinieron fondos acumulados y se avanzó en la elaboraron de las TVD. 5. METAS DE MEJORAMIENTO Para a avanzar en los procesos, se necesita: Adelantar procesos de organización de Archivo Central. Organizar el Archivo Histórico como lo ordena la Ley. Fortalecer la gestión documental digital. 14

15 Implementar software de gestión documental gratuito. Organizar expedientes pensionales acorde la Circular 006 de octubre Continuar con la elaboración de las TVD. PREPARADO POR REVISARO POR APROBADO POR ANÁLIDA GÓMEZ SOTO Jefe de Archivo Secretaria ria Comité de Archivo FEDERICO RESTREPO Presidente del Comité de Archivo 15