INSTRUCTIVO PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES A USUARIOS INTERNOS CONTENIDO

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1 Página 1 de 12 CONTENIDO 1 OBJETIVO DEFINICIONES PASOS PARA LA SOLICITUD DE PRESTAMO DE EXPEDIENTES Solicitud Préstamo de Expedientes Búsqueda y envío de expedientes Confirmación préstamo de expedientes PASOS PARA LA DEVOLUCIÓN DE EXPEDIENTES Solicitud devolución expedientes Confirmación de Devolución Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre: Carlos Polanía Falla Cargo: Jefe Oficina de Tecnología e Informática Fecha: Nombre: Carlos E. Polanía F. Cargo: Jefe Oficina de Tecnología e Informática Fecha: Firma Nombre: Javier Ricardo Niño Vicentes Cargo: Representante de la Dirección para Calidad Fecha: Firma: Original firmado por Javier Ricardo Niño Vicentes Cualquier copia impresa, electrónica o de reproducción de este documento sin la marca de agua o el sello de control de documentos, se constituye en copia no controlada. SC01-F02 ( )

2 Página 2 de 12 1 OBJETIVO Establecer los pasos a seguir para la solicitud, préstamo y devolución de expedientes a funcionarios de la Superintendencia de Industria y Comercio por medio del Sistema de Trámites Préstamo de expedientes. 2 DEFINICIONES EXPEDIENTE. Conjunto de documentos relacionados con un asunto que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos organizados secuencial y funcionalmente que se encuentran relacionados con un mismo asunto. INTRASIC: Página intranet de la Superintendencia por la cual se pueden acceder los sistemas de información. SISTEMA DE TRÁMITES: es el sistema de información de la Superintendencia de Industria y Comercio, y como tal constituye una importante herramienta de control de la prestación de sus servicios, del cumplimiento de sus funciones y del seguimiento de los procedimientos establecidos. Está implementado sobre una base de datos que permite el registro, el seguimiento, el control de todos los asuntos que cursan trámite en la Superintendencia desde que solicitan hasta el momento en que se resuelven. RADICACIÓN: Es el registro que se hace en el sistema de trámites de una actuación o paso dentro de un trámite, que se formaliza generalmente con un documento.

3 Página 3 de 12 3 PASOS PARA LA SOLICITUD DE PRESTAMO DE EXPEDIENTES. 3.1 Solicitud Préstamo de Expedientes. El usuario interno mediante el sistema de trámites cuyo acceso se lleva a cabo por la página INTRASIC, ingresa con su identificación y clave asignadas previamente por la Oficina de Tecnología e Informática. Selecciona el módulo Administración de Expedientes, y luego la opción solicitud de préstamo. En la siguiente página se debe ingresar en el campo Año, el año correspondiente al número de radicación (los dos primeros dígitos del stiker) y en el cuadro Número, el consecutivo de radicación (seis dígitos siguientes al número de año de radicación).

4 Página 4 de 12 La casilla Control, será utilizada sólo para aquellos expedientes que poseen información adicional como una letra o número, el cual identifica completamente el documento, adicionalmente todos los expedientes anteriores al año 1993 al ser ingresados en el sistema de trámites quedaron como 92. Una vez digitado el número del expediente da clic en el botón Consultar. El resultado de la consulta presenta la información más relevante del asunto, como es el tipo de trámite, el evento, número de folios, el estado, el funcionario y un campo de observaciones, ver siguiente pantallazo. Para hacer la solicitud de préstamo, debe estar en estado Devolución ó no haber tenido movimiento en el sistema. Se marca el recuadro Solicitar y se hace clic en el botón Confirmar solicitud.

5 Página 5 de Búsqueda y envío de expedientes Una vez el usuario interno efectúe la solicitud de préstamo de expediente, el funcionario asignado para la consulta de solicitudes en el Centro de Documentación e Información, mediante el sistema de trámites, ingresa con su identificación (login) y claves asignadas previamente por la Oficina de Tecnología e Informática; selecciona el módulo Administración de expedientes e ingresa por la casilla Consulta de expedientes. Se recuerda que la clave es confidencial e intransferible.

6 Página 6 de 12 En la casilla Estado, selecciona la opción Solicitud de préstamo; en Datos adicionales se ingresan en el rango de Fecha los datos correspondientes al Día, Mes, Año, Hora (desde y hasta) que se deben consultar para verificar las solicitudes de préstamo a ser tramitadas, se da clic en la casilla Consultar y se genera el listado de todas las solicitudes efectuadas por los usuarios internos en el rango solicitado. Si se desea operar el listado, en la casilla con el símbolo de Microsoft Excel, se abre el archivo en este formato. Esta información también puede ser obtenida ingresando por la opción envío de préstamo, e indicando el período en el cual fue solicitado y/ los datos del funcionario/ operador.

7 Página 7 de 12 Se realiza una nueva búsqueda POR CADA USUARIO INTERNO que esté en el listado impreso, ingresando de nuevo al modulo Administración de expedientes por la opción Consulta de expedientes. En la casilla Estado, selecciona la opción Solicitud de préstamo; en el campo Datos adicionales ingresa en el rango Fecha los datos correspondientes al Día, Mes, Año, Hora (desde y hasta) identifica en el campo Dependencia donde selecciona la dependencia a la cual pertenece el usuario solicitante, y en el campo Nombre selecciona el mencionado usuario; hace clic en Consulta y genera mediante la casilla con el símbolo de Microsoft Excel, el listado para ser impreso. Esta búsqueda también se puede realizar por la opción de envío de préstamo. El reporte de solicitud de préstamo de expedientes para usuario interno es generado en los siguientes intervalos de horas diariamente, así:

8 Página 8 de 12-07:00 a 10:00 ; - 10:00 a 12:00 ; - 12:00 a 14:00 ; - 14:00 a 16:00 ; - 16:00 a 23:00 Este procedimiento es controlado mediante la numeración de los listados, y detallados en un libro destinado para tal fin. Los listados (por cada usuario) son entregados al grupo de manejo documental (listas) para ser buscados físicamente en el archivo. Una vez ubicados los expedientes el funcionario encargado de la entrega final, ingresa al sistema de trámites al módulo Administración de expedientes, selecciona la opción Envío de préstamo, donde ingresa en el campo Datos adicionales se ingresan en el rango Fecha los datos correspondientes al Día, Mes, Año, Hora (desde y hasta), del momento en el que el usuario interno llevó a cabo su solicitud; identifica en el campo Dependencia donde selecciona la dependencia a la cual pertenece el usuario solicitante, y en el campo Nombre selecciona el usuario solicitante, en caso de conocerse el número de identificación del funcionario, no es necesario seleccionar la dependencia, sólo es necesario digitar el tipo y número de identificación del mismo; hace clic en Consulta, donde el resultado de la consulta es el listado de los expedientes que el usuario ha solicitado.

9 Página 9 de 12 Se seleccionan los expedientes de la lista ubicados en el archivo, posteriormente hace click en el botón Enviar. De esta forma los expedientes que fueron solicitados y encontrados en el archivo, quedaron registrados en el sistema de trámites como Envío préstamo de expedientes 3.3 Confirmación préstamo de expedientes El usuario interno en el momento de recibir los expedientes, debe ingresar al sistema de trámites, al módulo Administración de expedientes, selecciona la opción Confirmación de préstamo donde ingresa en el campo Datos adicionales se ingresan en el rango Fecha los datos correspondientes al Día, Mes, Año, Hora (desde y hasta), del momento en el que fueron asignados los expedientes por el funcionario del Centro de Documentación e Información, hace clic en Consulta, donde el resultado de la consulta es el listado de los expedientes que el usuario ha solicitado.

10 Página 10 de 12 Se seleccionan los expedientes de la lista, verifica que correspondan los números de expedientes a entregar y hace clic en el botón Confirmar. Si por alguna razón falta un expediente, éste se deja de seleccionar en el préstamo y no se confirma la recepción. Esta situación debe ser reportada al funcionario del Centro de Documentación e Información de reportar tal situación. 4 PASOS PARA LA DEVOLUCIÓN DE EXPEDIENTES 4.1 Solicitud devolución expedientes El usuario interno mediante el sistema de trámites cuyo acceso se lleva a cabo por la página INTRASIC, ingresa con su identificación y clave, asignadas previamente por la Oficina de Tecnología e Informática, selecciona el módulo de administración de expediente y luego selecciona la opción Solicitud Devolución.

11 Página 11 de 12 Ingresa en el campo Año, el año del número de radicación (los dos primeros dígitos del rótulo) y en el cuadro Número el consecutivo de radicación (seis dígitos siguientes al número de año de radicación). Se envía la consulta mediante el botón Consultar. El resultado de la consulta son los datos del radicado ingresado por el usuario, indicando el estado actual del expediente, el cual, para poder hacer la solicitud devolución, debe estar en estado Préstamo. Se marca el recuadro Solicitar y se hace clic en el botón Devolver. Una vez el usuario interno efectúe la solicitud de devolución, el funcionario asignado para confirmar las devoluciones en el Centro de Documentación e Información, mediante el sistema de trámites en la página de la INTRASIC, ingresa con su identificación y clave asignadas previamente por la Oficina de Tecnología e

12 Página 12 de 12 Informática; selecciona el módulo de Administración de expedientes, selecciona la opción Devolución. donde ingresa en el campo Datos adicionales se ingresan en el rango Fecha los datos correspondientes al Día, Mes, Año, Hora (desde y hasta), del momento en el que el usuario interno llevó a cabo su solicitud de devolución; identifica en el campo Dependencia donde selecciona la dependencia a la cual pertenece el usuario solicitante, y en el campo Nombre selecciona el usuario solicitante; hace clic en Consulta, donde el resultado de la consulta es el listado de los expedientes que el usuario ha solicitado para su devolución. 4.2 Confirmación de Devolución Se seleccionan los expedientes de la lista, que fueron devueltos físicamente al Centro de Documentación e Información, hace clic en el botón Confirmar; los expedientes deben quedar en estado Devolución, lo que indica que físicamente están en el Centro de Documentación e Información. El funcionario del Centro de Documentación e Información encargado de recibir los expedientes ubica los expedientes en el archivo de acuerdo al lugar que le corresponda.