Parent/Teacher Conference Scheduling

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Magdalena Aguilera Coronel
hace 5 años
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Parent Registration Parent/Teacher Conference Scheduling http://hccs.schoolappointments.com Parents click on the Register tab and fill in the registration form to create an account.

1 Parent Registration Parent/Teacher Conference Scheduling Parents click on the Register tab and fill in the registration form to create an account. Once parents have successfully registered, they will be logged into the system and can register their students. Parent Appointment Scheduling Parents can schedule appointments for any student that they have added to the system by clicking on the Appointments button beside the student s name. The parent is then taken to a page where they can select the teachers with whom they wish to meet. Multiple teachers can be selected by using the Ctrl key on a PC keyboard or the Command key on a Macintosh keyboard.

2 Teacher Appointment Calendars Next, parents are shown the calendars of the selected teachers. The calendar above displays the appointment calendar for four teachers, and shows various appointment times that are unavailable for booking. Parents can select appointment times by simply clicking the check boxes or by clicking in the time block beside the check box. Once an appointment time has been selected it will change to green.

Teacher Appointment Calendars with Appointments Selected It is not possible for parents to select more than one appointment at the same time or to select more than one appointment with the same

3 Teacher Appointment Calendars with Appointments Selected It is not possible for parents to select more than one appointment at the same time or to select more than one appointment with the same teacher. Javascript enabled browsers are required for this validation on the screen. If a parent uses a browser without Javascript enabled and attempts to schedule appointments with a conflict, the next screen will notify them of the errors. Appointments Booked Successfully Once the appointments are booked the screen will display the list of appointments for the student.

4 Parents with More Than One Student If a parent has more than one student at your school the teacher appointment calendars will have an additional feature displayed when the second (or third, etc.) student bookings are made. This calendar displays the appointment times for four teachers and shows Unavailable appointment times and there is a region that cannot be booked as these times have been scheduled already for another student, Mike, and this parent is already busy at these times. Only if a sibling has an appointment booked, will the student s name be displayed for a parent, thus making it easier to book adjacent appointments. Printing Parent Appointment Schedule From the home page it is possible for parents to generate a PDF document with the list of their appointments. By clicking on the Print Appointments button a window will pop-up asking the parent what they wish to do with the document. In Internet Explorer it is recommended that people click the Save button, save the file and then click Open to view the file. IE sometimes has a problem downloading and opening PDF documents that are generated from web sites. Click Open after the download is complete to view the PDF.

5 Parent Schedule PDF If the parent has done well with their scheduling they will have a nice set of consecutive appointments. The generated PDF will list the appointment times, the student and the teacher with whom the appointment is booked.

6 Programación de Conferencias Padres/Maestros Registración de Padres El padre debe hacer clic en la etiqueta de Register y completar el formulario de registración para crear una cuenta. Una vez el padre se ha registrado exitosamente, él podrá entrar al sistema y registrar sus estudiantes. Programación de citas del Padre El padre puede programar una cita para cualquier estudiante que haya añadido haciendo clic en el botón de Appointments botón al lado del nombre del estudiante. Al hacer clic en dicho botón, el padre es llevado a la página donde puede seleccionar los maestros con los que se desea reunir. Múltiples maestros pueden ser seleccionados utilizando la tecla de Ctrl en el teclado de una computadora compatible con Windows o con la de Command si es un teclado Macintosh.

7 Calendario de citas del maestro Próximo, al padre se le muestra el calendario de los maestros seleccionados. Este calendario muestra el calendario de citas para cuatro maestros y muestra varios horarios en el calendario que No están disponibles para citas. El padre puede seleccionar los horarios para citas simplemente haciendo clic en la casilla de registro (el cuadrito pequeño) o simplemente haciendo clic en el bloque del horario al lado de la casilla de registro. Una vez un horario de cita se ha seleccionado el color cambia a verde.

8 Calendario de Maestros con Citas seleccionadas No es posible que los padres puedan seleccionar más de una cita para el mismo horario o seleccionar más de una cita con el mismo maestro. Buscadores habilitados para Javascript son requeridos para esta validación en la pantalla. Si un padre utiliza un buscador no habilitado para Javascript y trata de programar una cita con un conflicto la próxima pantalla le notificara de los errores.. Citas programadas exitosamente Una vez las citas están programadas la pantalla desplegara una lista de las citas para el estudiante.

Padres con más de un estudiante Si el padre tiene mas de un estudiante registrado en el sistema, en su calendario de citas de los maestros aparecerá una función adicional desplegando cuando se han

9 Padres con más de un estudiante Si el padre tiene mas de un estudiante registrado en el sistema, en su calendario de citas de los maestros aparecerá una función adicional desplegando cuando se han programado las citas para el segundo (o tercero, etc.). Este calendario despliega los horarios de citas para cuatro maestros y muestra la palabra Unavailable para periodos de tiempo que por alguna razón no están disponibles y otros en los que no se puede programar citas porque ya se han reservado citas para otro estudiante, Mike y este padre esta actualmente ocupado en estos horarios. Solo si una cita para un hermano ha sido programada el nombre del estudiante aparecerá visible para el padre, esto hará más simple el poder programar citas adyacentes. Imprimiendo Programa de Citas para Padres Desde la página de inicio es posible que el padre pueda generar un documento PDF con la lista de sus citas. Al hacer clic en el botón Print Appointments una ventana pop-up preguntando al padre que desea hacer con este documento le será mostrada. En Internet Explorer es recomendable que la gente haga clic el botón Save y guarde el archivo y luego haga clic en el botón de Open para ver el documento. El explorador de Internet en algunas ocasiones tiene problemas descargando y abriendo documentos PDF que son generados desde sitios Webs. Haga Clic en Open luego de completar la descarga del documento para ver el PDF.

10 Programa PDF de Padres Si el padre ha realizado bien su programación, tendrá un buen conjunto de citas consecutivas. El documento PDF que ha sido generado debe listar los horarios de sus citas, el estudiante y el maestro con el que se han reservado las mismas.

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