Instrucción General. Tipo: Procedimiento de certificación de los gastos cofinanciados por el Fondo Europeo de Pesca. Asunto: Clave temática:

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1 Tipo: Asunto: Instrucción General Procedimiento de certificación de los gastos cofinanciados por el Fondo Europeo de Pesca Clave temática: Unidad: Subdirección General de Fondos Agrícolas Número: 5/2012 Vigencia: Indefinida Sustituye o modifica:

2 SECRETARÍA GENERAL DE AGRICULTURA Y ALIMENTACIÓN DE GARANTÍA AGRARIA ÍNDICE Página 1. EXPOSICIÓN DE MOTIVOS OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN FUNCIONES DE LOS ORGANISMOS INTERMEDIOS DE LA AUTORIDAD DE CERTIFICACIÓN REQUISITOS DE CERTIFICACIÓN DE LOS GASTOS DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA LA CERTIFICACIÓN DE LOS GASTOS 4 6. PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓN DE LOS GASTOS 5 7. CALENDARIO DE CERTIFICACIÓN DE LOS GASTOS COMUNICACIÓN DE INCIDENCIAS DE LAS SOLICITUDES DE PAGO PRESENTADAS A LA COMISIÓN EUROPEA 7 9. DECLARACIÓN ANUAL SOBRE IMPORTES RETIRADOS Y RECUPERADOS Y SOBRE RECUPERACIONES PENDIENTES.. 7 Anejo nº 1: Modelo de informe de verificación. 9 Anejo nº 2: Anexo IX del Reglamento (CE) 498/ C/ BENEFICENCIA, MADRID TEL: FAX:

3 1. EXPOSICIÓN DE MOTIVOS El Reglamento (CE) 1198/2006 del Consejo, de 27 de julio de 2006, relativo al Fondo Europeo de Pesca, establece el Fondo Europeo de Pesca (FEP) y define el marco de apoyo comunitario a favor del desarrollo sostenible del sector pesquero, de las zonas de pesca y de la pesca interior. Asimismo se definen los programas operativos como el marco que permitirá aplicar las políticas y prioridades que deba cofinanciar el FEP. En relación con estos programas, se contempla la designación por parte de los Estados miembros de, entre otras autoridades, la de certificación. Además, en el artículo 60 se detallan las funciones de la autoridad de certificación y, en el artículo 58 se incluye la posibilidad de designar organismos intermedios para realizar cometidos de la autoridad de certificación bajo la responsabilidad de ésta. Posteriormente se adoptó el Reglamento (CE) 498/2007 de la Comisión, de 26 de marzo de 2007, por el que se establecen las disposiciones de aplicación del Reglamento (CE) 1198/2006 del Consejo relativo al Fondo Europeo de Pesca, en su artículo 38 contempla que los organismos intermedios pueden realizar tareas de la autoridad de certificación, siempre que se establezcan los correspondientes acuerdos registrados oficialmente por escrito. El Real Decreto 401/2012, de 17 de febrero, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Agricultura, Alimentación y Medio Ambiente, modifica el Real Decreto 1441/2001, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el estatuto del Fondo Español de Garantía Agraria (FEGA), añadiendo la función de certificación y control de los recursos del Fondo Europeo de la Pesca, como autoridad de certificación, así como la de otros fondos comunitarios destinados a la mejora estructural del sector pesquero. El Programa Operativo para el Sector Pesquero Español correspondiente al periodo cofinanciado por el FEP y aprobado por la Comisión Europea, recoge las disposiciones de ejecución de este programa que incluye la designación por el Estado miembro de las autoridades de certificación, así como de los organismos intermedios de certificación. Por medio de convenios de colaboración entre la autoridad de certificación y los organismos intermedios de certificación se establecen los acuerdos sobre las tareas que se encomiendan o delegan. Esta Instrucción General pretende desarrollar determinados aspectos de aplicación para la autoridad de certificación y los organismos intermedios de certificación. 2. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN La presente Instrucción General establece las normas generales que regulan las actuaciones de la autoridad de certificación y de los organismos intermedios de certificación del Programa Operativo de la Pesca

4 3. FUNCIONES DE LOS ORGANISMOS INTERMEDIOS DE CERTIFICACIÓN Las funciones específicas que tienen que desarrollar los organismos intermedios de certificación, según se detalla en el artículo 60 del Reglamento (CE) 1198/2006, se corresponden con las siguientes: 1. Certificar que la declaración de gastos es exacta, que se ha realizado aplicando sistemas de contabilidad fiables y que se basa en justificantes verificables. 2. Certificar que los gastos declarados se atienen a las normas nacionales y comunitarias aplicables en la materia y han servido para financiar operaciones previamente seleccionadas a tal fin, de conformidad con los criterios aplicables al programa, y en cumplimiento de las disposiciones nacionales y comunitarias. 3. Asegurar que la información recibida sobre los procedimientos y comprobaciones realizadas en relación con el gasto e incluidos en las declaraciones de gastos, constituyen una base adecuada para la certificación. 4. Llevar registros contables en soporte electrónico del gasto declarado. 5. Mantener una cuenta de los importes recuperables y de los importes retirados debido a la cancelación de toda o parte de la contribución de una operación. Los importes recuperados antes de la clausura de un programa operativo y que deban ser restituidos al presupuesto general de la Unión Europea, a raíz de correcciones financieras introducidas de conformidad con el artículo 97, se deducirán del siguiente estado de gastos. 4. REQUISITOS DE CERTIFICACIÓN DE LOS GASTOS Los organismos intermedios de certificación recibirán, del organismo intermedio de gestión correspondiente, toda la información necesaria sobre los procedimientos y comprobaciones realizadas en relación con el gasto efectuado, al objeto de su certificación, según se recoge en el artículo 59 g) del Reglamento (CE) 1198/2006. Esta comunicación podrá efectuarse a través de la aplicación informática APLIFEP proporcionada por la Secretaría General de Pesca, del Ministerio de Agricultura, Alimentación y Medio Ambiente, disponible para los organismos intermedios gestión y certificación. Esta aplicación establece un sistema que conecta a los organismos intermedios de gestión y certificación que participan en la gestión y control del FEP, a través de una base de datos que facilita la recopilación y ordenación de la información. Al efecto de la certificación de los gastos, el organismo intermedio de certificación dispondrá de información relativa a las actuaciones del organismo intermedio de gestión, en relación a las declaraciones de gastos a certificar, correspondiente, al menos, a los siguientes aspectos: 2

5 1. Las verificaciones administrativas realizadas sobre el 100% de las solicitudes de reembolso y los resultados de las mismas. 2. Las verificaciones efectuadas sobre el terreno, en caso que proceda, y las conclusiones sobre los aspectos comprobados por el organismo intermedio de gestión. 3. Los criterios de selección de la muestra de las verificaciones sobre el terreno. 4. Las conclusiones sobre los aspectos comprobados por el organismo intermedio de gestión. El organismo intermedio de certificación comprobará que las operaciones a certificar incluidas en APLIFEP se incluyen en la declaración de gastos. Asimismo, la autoridad de certificación deberá, cuando proceda, fortalecer sus garantías mediante comprobaciones adicionales, llevada a cabo por su propio personal o mediante subcontratación. De esta manera podrá seleccionar una muestra de expedientes que sea estadística, aleatoria, representativa y suficiente, para reejecutar las verificaciones administrativas llevadas a cabo por el organismo intermedio de gestión, consistentes al menos en: 1. Verificar el respeto de los criterios de selección, establecidos por el Comité de Seguimiento del Programa Operativo y en la correspondiente normativa de convocatoria de ayudas. 2. Verificar el pago de la contribución pública al beneficiario, los importes agregados en las certificaciones de gastos con los registros contables detallados y en los documentos acreditativos que obran en poder del organismo intermedio de gestión y de los beneficiarios. Además, las verificaciones sobre esta muestra de operaciones, debe incluir también el cotejo de los resultados obtenidos en la verificación administrativa y/o sobre el terreno realizada mediante estos controles con los datos incluidos por el organismo intermedio de gestión en las listas de verificaciones establecidas en el artículo 39 del Reglamento (CE) 498/2007 en APLIFEP. Estas verificaciones de las operaciones efectuadas por el organismo intermedio de certificación, tienen por objeto garantizar que el organismo intermedio de gestión ha realizado correctamente las tareas contempladas en el artículo 59 del Reglamento (CE) 1198/2006. Con carácter adicional a las verificaciones administrativas se podrán efectuar verificaciones sobre el terreno, siempre que lo permita la naturaleza de las medidas incluidas en el programa, que pueden consistir en visitas de acompañamiento en los controles de calidad que efectúen los organismos 3

6 intermedios de gestión, según se establezcan en sus programas de control, para comprobar que las inspecciones se realizan de acuerdo con la normativa. Por consiguiente, el responsable del organismo intermedio de certificación, antes de firmar la declaración de gastos, se asegurará, de que se han efectuado todas las tareas necesarias para garantizar la legalidad y regularidad de las declaraciones de gastos. 5. DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA LA CERTIFICACIÓN DE LOS GASTOS Los organismos intermedios de certificación junto con cada certificación de gastos remitirán a la autoridad de certificación, FEGA, un informe de comprobación global que recogerá las comprobaciones efectuadas y que, al menos, incluirá los siguientes elementos de control: 1. Que ha realizado en relación con las operaciones seleccionadas para la financiación, de conformidad con los criterios aplicables al programa y en cumplimiento de las disposiciones nacionales y comunitarias, el siguiente control: - Comprobación de la realidad de los datos, consistente en una verificación de una muestra de los pagos recogidos en las aplicaciones informáticas de los organismos intermedios de certificación. - Conciliación de los datos de la aplicación APLIFEP. El resultado del control debe recogerse en el anexo nº 1 del informe, además debe incluir un listado de los expedientes afectados por la certificación del periodo correspondiente con el detalle de la fuente de financiación. 2. Que ha revisado el informe sobre las comprobaciones realizadas, actas de control e inspección de los expedientes incluidos en la declaración efectuado por el organismo intermedio de gestión. El resultado del control debe recogerse en el anexo nº 2 del informe. 3. Que ha realizado una muestra aleatoria de los gastos declarados en la petición de reembolso, para garantizar que los datos son correctos, están pagados y se ajustan a lo previsto en la normativa. El resultado del control debe recogerse en un anexo nº 3 del informe. Además de los 3 anexos mencionados, el informe de comprobación global incluirá un anexo nº 4, informe de verificación, que seguirá el modelo incluido en el anejo nº 1 de esta Instrucción General. Este informe de verificación recogerá cada una de las fases de control y verificación. El informe de verificación del organismo intermedio de certificación debe incluir el responsable de cada fase de control, junto al control realizado, la fecha del control, nombre y cargo de la persona que lo ha realizado y el resultado, satisfactorio o no satisfactorio. En el caso de que los resultados no 4

7 sean satisfactorios, se indicará que los importes correspondientes no se recogen en la declaración de gastos. Una vez que todas las fases del control se hayan realizado, el responsable del organismo intermedio de certificación, validará el informe de verificación. De esta manera se garantiza que se han efectuado todas las comprobaciones previamente definidas en tiempo y forma y que los resultados han sido satisfactorios, dejando evidencia de su realización y un registro histórico adecuado. 6. PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓN DE LOS GASTOS Una vez comprobado que las operaciones cumplen con los requisitos comunitarios para ser cofinanciadas, los organismos intermedios de certificación elaborarán y firmarán la certificación de gastos y la solicitud de pago, de acuerdo con el modelo del Anexo IX del Reglamento (CE) 498/2007 1, documentos que una vez firmados son trasladados a la autoridad de certificación mediante la aplicación APLIFEP. Concretamente en el citado Anexo IX, se especifican en detalle los elementos objeto de certificación que se detallan a continuación: 1. Que todos los gastos incluidos en la declaración cumplen los criterios de subvencionabilidad del gasto establecidos en el artículo 55 del Reglamento (CE) 1198/2006, y han sido abonados por los beneficiarios al ejecutar las operaciones seleccionadas en el marco del programa operativo, de conformidad con las condiciones de concesión de contribuciones públicas según el artículo 78 de dicho Reglamento. 2. Que los gastos declarados se atienen a las normas nacionales y comunitarias aplicables en la materia y han servido para financiar operaciones previamente seleccionadas a tal fin, de conformidad con los criterios aplicables al programa, y en cumplimiento de las disposiciones nacionales y comunitarias. 3. Que la declaración de gastos es exacta, que se ha realizado aplicando sistemas de contabilidad fiables y que se basa en justificantes verificables. 4. Que las transacciones conexas son lícitas y se atienen a las normas, y que se han seguido los procedimientos de manera satisfactoria. 5. Que la declaración de gastos y solicitud de pago tienen en cuenta, cuando procede, los importes recuperados, los intereses percibidos y los ingresos acumulados procedentes de operaciones financiadas en el marco del programa operativo. 1 Modelo incluido en el anejo nº 2 de esta Instrucción General. 5

8 6. Que el desglose de las operaciones conexas se ha almacenado en soporte informático y están a disposición de los servicios competentes de la Comisión, previa solicitud. Las certificaciones de los organismos intermedios de certificación, firmadas electrónicamente, son recibidas por la autoridad de certificación a través de la aplicación informática APLIFEP. Los organismos intermedios de certificación son responsables de remitir la información económica financiera de las operaciones del FEP, que ejecutan los organismos intermedios de gestión en el ámbito de sus competencias, a través de la aplicación informática APLIFEP. La autoridad de certificación comprobará que las propuestas de certificación emitidas y la información económica financiera que los acompaña son correctas y coherentes teniendo en cuenta los informes de comprobación recibidos. Además efectuará verificaciones de calidad de la información recibida, mediante la selección de una muestra de operaciones objeto de certificación de acuerdo con criterios objetivos para la evaluación de riesgos. Además, la autoridad de certificación revisará los listados de las operaciones a certificar, incluidos en APLIFEP, con el fin de realizar las correspondientes conciliaciones y comprobaciones aritméticas. Los detalles de las comprobaciones a efectuar se recogerán en el manual de procedimiento de la autoridad de certificación sobre la certificación de los gastos del FEP. Teniendo en cuenta las verificaciones efectuadas, la autoridad de certificación elaborará la certificación y declaración de gastos global que, junto con la solicitud de pago, serán firmados de forma electrónica por la autoridad responsable. Una vez emitida la certificación de las declaraciones de gastos por la autoridad de certificación, ésta procederá a su remisión a la Comisión mediante la aplicación SCF CALENDARIO DE CERTIFICACIÓN DE LOS GASTOS Y DE REMISIÓN DE INFORMACIÓN Para el proceso de certificación de los gastos se establecen las siguientes fechas de cierre provisional de las cuentas: - 31 de marzo de junio de octubre de diciembre. Con respecto a las fechas anteriores, los organismos intermedios de certificación remitirán la información correspondiente al procedimiento de certificación de gastos, con anterioridad a las fechas recogidas a continuación: 6

9 - 1 de junio. - 1 de septiembre de diciembre. - 1 de marzo. Por último, la autoridad de certificación enviará a la Comisión las certificaciones y declaraciones de gastos y solicitudes de pago con respecto a cada uno de las fechas de cierre provisional de las cuentas, a más tardar en las fechas siguientes: - 30 de junio de septiembre de diciembre de marzo. No obstante, en casos justificados y con el acuerdo de las unidades implicadas, las fechas anteriores podrán modificarse con carácter puntual o general. En el caso de que haya que efectuar alguna corrección sobre las declaraciones enviadas, se subsanarán o añadirán a la certificación y declaración de gastos del siguiente período. 8. COMUNICACIÓN DE INCIDENCIAS DE LAS SOLICITUDES DE PAGO PRESENTADAS A LA COMISIÓN EUROPEA De acuerdo con el artículo del Reglamento (CE) 1198/2006, en un plazo de dos meses a partir de la fecha en que quede registrada ante la Comisión las solicitudes de pago, la Comisión efectuará los pagos intermedios siempre que no se haya producido una interrupción del plazo de pago o una suspensión de pagos y que los fondos necesarios estén disponibles. La autoridad de certificación mantendrá informados a los organismos intermedios de certificación de cualquier incidencia que se comunique en relación a las solicitudes de pagos presentadas a la Comisión Europea. 9. DECLARACIÓN ANUAL SOBRE IMPORTES RETIRADOS Y RECUPERADOS Y SOBRE RECUPERACIONES PENDIENTES Esta información se aportará por los organismos intermedios de certificación a la autoridad de certificación, a través de la aplicación APLIFEP, con anterioridad al 1 de marzo de cada año, con el siguiente detalle: - Importes retirados de las declaraciones de gastos presentadas durante el año anterior, a raíz de la cancelación de toda o parte de la contribución pública a una operación. - Importes recuperados que se hayan deducido de las declaraciones de gastos presentadas durante el año anterior. - Importes que deban recuperarse a 31 de diciembre del año anterior, clasificados según el año de inicio del procedimiento de recuperación. 7

10 - Lista de los importes declarados irrecuperables el año anterior, o que no se espera recuperar, clasificados según el año de inicio del procedimiento de recuperación. Con respecto a estos importes retirados, recuperados, pendientes de recuperación o declarados irrecuperables, la autoridad de certificación, FEGA, remitirá a la Comisión Europea antes del 31 de marzo, la información previamente verificada y consolidada a nivel nacional, siguiendo el modelo que figura en el anexo X del Reglamento (CE) 498/2007. EL PRESIDENTE, Firmado electrónicamente por Fernando Miranda Sotillos DESTINATARIOS: FEGA: Secretario General, Subdirectores Generales, Abogado del Estado e Interventor Delegado de Hacienda. Presidentes y Directores de los organismos intermedios de certificación. 8

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12 Anexo nº 4 del informe de comprobación global Informe de verificación A. Validación de los controles realizados por el organismo intermedio de gestión sobre la propuesta de certificación y declaración de gastos. Verificar: 1. Propuesta de certificación de gastos firmada correctamente. 2. Informe de controles realizados por el organismo intermedio de gestión y que los resultados son satisfactorios. 3. Archivo electrónico en formato Excel con los resultados de las conciliaciones realizadas. 4. Si se han tenido en cuenta para realizar la certificación los informes de control art.42 Reglamento (CE) 498/2007. B. Controles sobre una muestra de operaciones sobre la propuesta de certificación y declaración de gastos. 1. Verificación administrativa y sobre el terreno de los expedientes de las operaciones seleccionadas. 2. Cotejo de los resultados obtenidos en la verificación administrativa con los datos incluidos por el organismo intermedio de gestión en las listas de verificaciones. Fecha de control Responsable del control (nombre y cargo) Resultado Firmado, Organismo intermedio de certificación 10

13 ANEJO Nº 2 11

14 ANEXO IX CERTIFICADO Y DECLARACIÓN DE GASTOS Y SOLICITUD DE PAGO PARTE A Certificado y declaración de gastos y solicitud de pago intermedio 12

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