ELABORACION DEL DOCUMENTO. REVISION DEL DOCUMENTO Revisado por Área Fecha Directores de Abastecimiento Verónica Toro L.

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1 Página 1 de 5 Elaborado por Danitza Núñez A. Carla Jofré C. Irene Cosentino C. Erich Schnake W. ELABORACION DEL DOCUMENTO Área Abastecimiento Casa Matriz Abastecimiento Casa Matriz Gerencia Contraloría Consultor TRIPONTIS REVISION DEL DOCUMENTO Revisado por Área Fecha Directores de Abastecimiento Verónica Toro L. Direcciones de Abastecimiento Divisionales Jefa Departamento Gestión y Comercio Electrónico May-2013 Sep-2013 AUTORIZACION DEL DOCUMENTO Autorizado por Cargo Fecha Firma Fernando Marchant B. Gerente de Abastecimiento Sep-2013 ÍNDICE 1 REFERENCIAS OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES CONCEPTO LLAMADO A LICITACIÓN Emisión de cartas de invitación (Licitaciones Privadas) Publicación y Venta de Bases (Licitaciones Públicas) PROCESO DE PRECALIFICACIÓN (RECEPCIÓN DE ANTECEDENTES) VISITA A TERRENO RONDA DE CONSULTAS, RESPUESTAS Y ACLARACIONES OTRAS INSTANCIAS - DISCUSIÓN DE BASES Y CONTRATOS PRELIMINARES FORMALIDADES GESTIÓN DOCUMENTAL... 5

2 Página 2 de 5 CONTROL DE CAMBIOS REVISIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO FECHA 0 Aprobación del 1 REFERENCIAS GAB-M-002 Manual Gestión de Contratación 2 OBJETIVO Establecer procedimientos y acciones que se deben llevar a cabo en los procesos de licitación para la contratación de servicios, en la etapa de petición de propuestas. 3 ALCANCE Toda la Corporación. 4 DEFINICIONES Las definiciones generales asociadas a este procedimiento se encuentran en el Glosario de Términos de Abastecimiento (GCAB-P-002), disponible en la Biblioteca Normativa de Abastecimiento. 5 CONCEPTO La etapa de petición de propuestas se inicia con la comunicación formal dirigida a las empresas, en la que se les informa respecto del inicio de un proceso de licitación para la contratación de servicios, y comprende hasta la instancia de consultas y respuestas. En general, la etapa de petición de propuestas consta de las siguientes actividades: Licitación pública Licitación privada Cuando Procede: A. Publicación y Venta de Bases Llamado a Licitación Proceso de Precalificación Visita a terreno B. Emisión Carta de Invitación Ronda de consultas, respuestas y aclaraciones Otras instancias En todos los casos Lic. Públicas: Obligatorio Lic. Privadas: De ser requerido de acuerdo a lo definido en la estrategia de licitación. De ser requerido de acuerdo a lo definido en la estrategia de licitación. De estar establecido según lo definido en la estrategia de licitación. Si se hubieran formulado consultas.

3 Página 3 de 5 6 LLAMADO A LICITACIÓN 6.1 Emisión de cartas de invitación (Licitaciones Privadas) La carta de invitación al proceso de licitación privada será preparada, redactada y enviada, formalmente, por el área de Abastecimiento responsable del proceso, dirigida en forma individualizada a cada una de las empresas que se desea invitar. La carta de invitación emitida a una empresa o persona no podrá ser transferida a otra. Junto a la carta de invitación se deberá entregar toda la documentación de respaldo necesaria para que los invitados puedan emitir su oferta, la que deberá ser confeccionada según lo indicado en la normativa pertinente: Bases Administrativas Generales (BAG), cuando corresponda. Bases Específicas de Contratación (BEC), las que contienen las Especificaciones Técnicas. Modelo de Contrato, cuando corresponda. Dicha documentación debe ser entregada formalmente a través de cualquiera de los siguientes medios: Entrega de las bases junto con la carta de invitación. Retiro de las bases, por parte de los invitados, directamente, en las oficinas que CODELCO indique, con anterioridad a la realización de la visita a terreno. Envío de las bases vía , con anterioridad a la realización de la reunión aclaratoria y/o visita a terreno. Entrega de las bases durante la reunión aclaratoria y/o visita a terreno. Descargar desde Internet en el sitio web de CODELCO. Envío de solicitudes de servicio vía plataforma de comercio electrónico o portal de compras. La recepción de los documentos deberá ser confirmada por las empresas o personas invitadas. 6.2 Publicación y Venta de Bases (Licitaciones Públicas) El área de Abastecimiento responsable del proceso de licitación, será la encargada de gestionar la publicación, en medios de comunicación masivos, en la página web corporativa de CODELCO, o en los sistemas electrónicos que corresponda de acuerdo a lo definido en la estrategia de contratación, del llamado a participar de la licitación por la contratación de los servicios requeridos, según los procedimientos definidos para tal efecto. El título de la publicación del llamado a licitar debe ser lo suficientemente explícito e identificar los servicios requeridos, debiendo incluir una pequeña descripción de su alcance. En cuanto al itinerario de la licitación, el aviso debe informar al menos el período de venta de bases y las fechas de entrega de los distintos antecedentes. El precio de venta de las bases es definido por el área de Abastecimiento, conforme al tipo de servicio licitado y al monto estimado del contrato asociado, pudiendo ser vendidas vía electrónica o física, utilizando la caja recaudadora de la Casa Matriz o de las Divisiones. En cualquier forma, se debe llevar un registro de los proponentes

4 Página 4 de 5 que adquieran estas bases, de manera de verificar que las empresas que hagan entrega de antecedentes, correspondan a las que adquirieron las mismas. 7 PROCESO DE PRECALIFICACIÓN (RECEPCIÓN DE ANTECEDENTES) En aquellos procesos en que esté previsto un proceso de precalificación, de acuerdo a la estrategia de contratación, los antecedentes de precalificación deberán ser entregados en las condiciones, día, hora y lugar establecidos en las bases de precalificación, y serán recepcionados con las formalidades previamente establecidas para tal efecto. 8 VISITA A TERRENO Si el itinerario de licitación incluye una visita al lugar donde serán prestados los servicios, la inasistencia a la misma por parte de algún proponente, puede ser considerada como causal de descalificación del proceso de licitación, conforme las condiciones que sean definidas en las bases del proceso. Sin embargo, debe darse amplias facilidades de fecha para que en caso de ser una condición obligatoria, todos los oferentes interesados puedan cumplirla. La coordinación de la visita a terreno es responsabilidad del área de Abastecimiento. Dicha reunión debe contar, en lo posible, con un representante del área de Abastecimiento, debiendo levantarse un acta firmada por todos los asistentes, cuyo original quedará en poder de la mencionada área, para su archivo en la carpeta correspondiente. Se entregará una copia del acta a los proponentes que lo soliciten. Si no estuviera presente un representante del área de Abastecimiento, el responsable del área usuaria debe enviar a dicha área el ejemplar original del acta de la visita a terreno, previo a la apertura de los sobres con las ofertas. Debe levantarse una minuta de los principales puntos tratados, así como de los acuerdos o compromisos establecidos, registrando la conformidad de él o los proponentes que hayan participado, ya sea con firma en el documento o mediante confirmación vía correo electrónico u otro medio que se defina. Además, las preguntas que se realicen durante la reunión aclaratoria y/o visita a terreno, deben ser formalizadas por los proponentes en las rondas oficiales de consultas que considere la licitación para permitir su incorporación oficial a las bases. 9 RONDA DE CONSULTAS, RESPUESTAS Y ACLARACIONES Todas las consultas generadas por los proponentes con respecto a la licitación, deben ser recibidas por escrito vía , o según lo indicado en las bases de licitación, por el área de Abastecimiento, siendo ésta la encargada de recopilarlas y coordinar con el usuario la preparación de un documento único con todas ellas. Las respuestas y aclaraciones a todas las preguntas efectuadas por los proponentes deben ser estudiadas y preparadas por el usuario en lo referente a los aspectos técnicos, y por el área de Abastecimiento en lo referente a los aspectos administrativos de las bases.

5 Página 5 de 5 Las respuestas a todas las consultas recibidas deben ser enviadas por escrito a todos los participantes, vía , por el área de Abastecimiento, sin individualizar al proponente que las formuló. 10 OTRAS INSTANCIAS - DISCUSIÓN DE BASES Y CONTRATOS PRELIMINARES Si la estrategia del proceso así lo dispusiera, se podrán someter a conocimiento de los proponentes bases de licitación preliminares (como también formatos de contrato), desarrolladas en virtud a una definición inicial de la necesidad que presenta la Corporación, a fin de evaluar potenciales aportes de éstos a la solución de la misma, y conocer del mercado las condiciones y riesgos asociados a dichas bases y contratos. Dentro del diseño anterior, se pueden realizar rondas de consultas con los proponentes para recoger las mejoras a los requerimientos técnicos y comerciales, en cuanto a los volúmenes mínimos requeridos para hacer atractiva la licitación, los aspectos prescindibles o mejorables del proyecto, los plazos más atractivos para los oferentes, los riesgos que los oferentes perciben como excesivos en las bases, con el fin de asumir aquellos en los que CODELCO no obtiene ventajas al traspasarlos al oferente y evaluar la conveniencia de considerar o no algunas de las exigencias establecidas preliminarmente y que pudieran eventualmente retirarse o modificarse. A partir de la información recogida de las rondas de discusión con los diferentes oferentes o de las reuniones conjuntas, el equipo encargado de la licitación debe elaborar las bases definitivas (y eventualmente modelos de contratos) que serán las nuevas condiciones en que los oferentes deberán considerar en sus ofertas. 11 FORMALIDADES Las relaciones y comunicaciones de CODELCO con los contratistas, en las etapas mencionadas en el presente documento, sólo deben ser canalizadas, a través de las áreas de Abastecimiento responsable de proceso de licitación. 12 GESTIÓN DOCUMENTAL Toda acta y otra documentación oficial generada en las etapas mencionadas en el presente documentos, deberá ser debidamente archivada y mantenida en los sistemas dispuestos al efecto por la Gerencia de Abastecimiento (según lo establecido en la normativa pertinente: procedimiento GAB-P-006).