Sistema de Administración y Control de Proyectos Web

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Milagros Murillo Domínguez
hace 8 años
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1 Líder en Software de Gestión Pública Sistema de Administración y Control de Proyectos Web Descripción: El orden y transparencia frente a la gran cantidad de proyectos que se desarrollan al interior de una institución son requisitos fundamentales y prioritarios. La desorganización, unida a la falta de datos y descentralización de la información relativa a un proyecto, terminan por alargar los tiempos de respuesta a la hora de conocer el estado de estos. Por ello, CAS-CHILE ha desarrollado el Sistema de Administración de Proyectos Web, que tiene por objetivo llevar un control exhaustivo de cada una de las etapas que involucra el desarrollo de un proyecto, permitiendo dar respuesta a todo el procedimiento administrativo y su trazabilidad. Con la utilización de este Sistema online de administración, será posible visualizar, controlar y almacenar de una manera organizada y automatizada todos los planes institucionales, permitiendo conocer su evolución, sus fuentes de su financiamiento, ejecución, situación (pendiente, en proceso de adjudicación, con observaciones, aprobado, etc.). Aspectos Técnicos: Lenguaje de Programación: Plataforma Cliente: Modalidad de Ejecución: Motor de la Base de Datos: Navegador de Internet: Impresoras: Active Server Page - ISS Windows XP Windows Windows 7 Multi Usuario MS SQL Server 2000 o superior Internet Explorer 6.0 o superior Inyección de Tinta Láser *Sistema Desarrollado en 32 Bits.* 1

La desorganización, unida a la falta de datos y descentralización de la información relativa a un proyecto, terminan por alargar los tiempos de respuesta a la hora de conocer el estado de estos.

2 Características: El sistema contempla todo tipo de proyectos, ya sea aquellos que se originan de los agentes locales (juntas de vecinos, clubes deportivos, centros de madres, etc.), como los que nacen de la misma Municipalidad. De igual manera, tanto las iniciativas de menor tamaño, como las de mayor envergadura, necesitan de un sistema que realice seguimiento, control y otorgue conocimiento sobre su evolución. Asimismo, el Sistema de Administración y Control de Proyectos Web requiere de la participación activa de la Secretaría de Planificación y Desarrollo, ya que posee un papel fundamental en cuanto a la creación y administración de una cadena de responsabilidades e información entre las diferentes direcciones involucradas. De esta manera, a través de la web y por medio de alertas vía que el mismo sistema produce, será posible articular y mantener informados a todos los departamentos que posean alguna relación (directa o indirecta) con la ejecución de un proyecto (Secretaría Municipal, Administración y Finanzas, Jurídico, etc.), otorgando transversalidad, orden y coordinación. Por su parte, Alcaldía y Administración Municipal, direcciones que constantemente deben manejar muchos datos y a las que generalmente se les realizan consultas sobre estados de proyectos, podrán estar informadas en detalle y con exactitud de la situación de estos. Por medio de Internet y desde cualquier dispositivo móvil, el Alcalde podrá acceder a las diversas planificaciones para consultar y visualizar su estado, junto con todos los documentos relacionados (desde la evaluación ex ante, licitación, gasto real, ejecución, hasta su evaluación ex post). 2

De igual manera, tanto las iniciativas de menor tamaño, como las de mayor envergadura, necesitan de un sistema que realice seguimiento, control y otorgue conocimiento sobre su evolución.

3 Módulos: Módulo Etapa de Evaluación: Evaluación Ex Ante. Evaluación Ex Post. (término) Módulo de Administración: Administración de Proyectos. Módulo de Evaluación de TTR: Antecedentes de la Licitación. Módulo Etapa de Ejecución: Proceso Ejecución Física. Proceso de Ejecución Financiera. Módulo Informes. Módulo Administración de Usuarios. Módulo de Transacciones. Módulo de Mantenedores. Usuarios que Intervienen: Formulador. Secplan. Comisión Evaluadora. Secretario Municipal. Jurídico. Finanzas. Unidad Técnica. Cada usuario Interviene en el proceso administrativo del proyecto, que describiremos a continuación. 3

Módulo Informes. Módulo Administración de Usuarios. Módulo de Transacciones. Módulo de Mantenedores. Usuarios que Intervienen: Formulador. Secplan.

4 Cómo funciona: Formulador: Realiza el ingreso al sistema adjuntando todos los datos del proyecto en la ficha Ex - Ante. Luego, deberá grabar la información y el software enviará automáticamente un correo electrónico que dará aviso a Secplan, que deberá revisar y gestionar la información creada. Módulo Etapa Evaluación: 4

Luego, deberá grabar la información y el software enviará automáticamente un

5 Ficha Evaluación Ex Ante: 5

6 Secplan: Deberá dar el OK al proyecto ingresado por el Formulador. Luego de realizado este paso, el estado de proyecto cambiará a aprobado en la etapa de Formulación. Luego de grabar los datos nuevamente, Secplan deberá ingresar este proyecto al Módulo Administración. 6

7 Módulo de Administración: Ficha de Proyectos: 7

8 Comisión Evaluadora: Deberá dar el OK a los TTR. Al dar la conformidad (todos integrantes) se enviará un correo dando aviso a Secplan para que cambie el estado del proyecto a Licitación. Automáticamente, se generará un correo a Secretaría Municipal quién deberá ingresar al Módulo de Licitaciones y llenar la ficha de la licitación, además de ingresar distintos decretos asociados, con su fecha correspondiente. Posteriormente, Secplan se encargará de llenar los datos de la ficha de licitación, de acuerdo a los estados en que se encuentra el proyecto. Dependiendo de estos estados, intervendrá el Secretario Municipal para generar los decretos necesarios. En el caso de que ya haya sido adjudicado, se detonará un correo a Jurídico para que ingrese la fecha de inicio y de término de contrato. 8

su fecha correspondiente. Posteriormente, Secplan se encargará de llenar los datos de la ficha de licitación, de acuerdo a los estados en que se encuentra el proyecto.

9 Módulo Licitación: Ficha de Licitación: 9

10 10

11 Jurídico: Ingresará los datos de la ficha de Licitación y del proyecto a Ejecución Física / Financiera. Secplan deberá cambiar el estado Módulo Etapa Ejecución: Unidad Técnica: En el Módulo de Ejecución la Unidad Técnica deberá llena la ficha física. Dependiendo si es que tiene o no ampliación de obra o de plazos, intervendrá nuevamente el usuario Secplan, aprobando los plazos. Si esto es efectivo, Secplan dará paso a la intervención del Secretario Municipal y del Jurídico para colocar los decretos respectivos y la modificación del contrato. En el caso de que no se ampliaran los plazos, la Unidad Técnica deberá grabar los datos ingresados y se enviará a usuario Finanzas para que llene la ficha financiera. 11

Dependiendo si es que tiene o no ampliación de obra o de plazos, intervendrá nuevamente el usuario Secplan, aprobando los plazos.

12 Ficha Física: 12

13 Finanzas: Deberá ingresar al Módulo de Ejecución y llenar los datos de la ficha financiera. Luego, Secplan deberá cambiar el estado del proyecto a Terminado. 13

14 Unidad Técnica: Deberá Ingresa al Módulo de Evaluación, opción Ex Post y llenar la ficha incluyendo el el informe final. Módulo Etapa de Evaluación: Ficha Ex Post: 14

15 Otras Vistas: Pantalla de Acceso al Sistema. 15

16 Módulo de Informes. 16

17 Opción para graficar. 17

18 Módulo Mantenedores: 18

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