LISTA DE CHEQUEO ADMINISTRACION DEL PERSONAL

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1 FORMATO LISTA DE CHEQUEO ADMINISTRACION DEL PERSONAL Elaborado por: Proceso: GESTION TALENTO HUMANO Subproceso: ADMINISTRACION DEL PERSONAL Procedimiento : GTH-S1P1-V3 Selección_Vinculación_Desvincula ción Fecha de Elaboración: Auditados: Nº CICLO RESPONSABLE PUNTOS A VERIFICAR C NC HALLAZGOS 1 P 3 V Comisión Nacional del Servicio Civil Personal Seleccionado - Realiza convocatoria y procedimiento para proveer los cargos vacantes de carrera administrativa, los cuales se publican en la página de la misma. DOCUMENTOS: Lista de elegibles Se presenta a la empresa con el fin de ser notificado del cargo vacante para iniciar el proceso de vinculación. DOCUMENTOS: Notificación, Lista de chequeo Se verifica la información de las hojas de vida de los aspirantes, tales como títulos, referencias laborales y personales. DOCUMENTOS: Formato de verificación de datos 4 A 5 A En caso de que no se haya la verificación del título pertinente procede a enviar oficio a la institución educativa formal, solicitando la verificación de titulo. DOCUMENTOS: Oficio Remisorio Realiza seguimiento a la contestación efectuada por la institución educativa formal. DOCUMENTOS: Control (cuadro en Excel) Procede a digitalizar la verificacion de titulo, anexándola a la historia laboral y/o hoja de vida. DOCUMENTOS: Certificación digitalizada 7 H 8 H 9 V 11 V 1 13 H Profesional Universitario Se realiza la entrevista, la aplicación de pruebas a los aspirantes (wartegg 8 campos). DOCUMENTOS: Formato de entrevista, Informe de pruebas y concepto Reúne la información de los resultados de la entrevista y la prueba. DOCUMENTOS: Informe de competencia Verifica el cumplimiento de todo el procedimiento de selección. Envía al funcionario a la toma de los exámenes de ingreso. DOCUMENTOS: Examen medico Recibe los resultados del examen médico ocupacional y se verifica que el aspirante se encuentre apto para su vinculación con la entidad. Realiza el acto administrativo de nombramiento (Resolución) y/o contrato de trabajo el Acta de Posesión del Cargo y/o protocolización del contrato en los que se detallan la fecha ingreso, el cargo y el salario. *Para el caso de nombramiento provisional se debe en primera instancia solicitar ante la C.N.S.C., la autorización para el nombramiento provisional por seis meses y luego al terminado este periodo si la gerencia desea continuar con los servicios del funcionario debe nuevamente, Solicitar ante la C.N.S.C., la autorización para la prorroga. *En el caso de libre nombramiento y remoción se debe verificar que la persona a nombrar cumpla con los requisitos establecidos en el manual de funciones y competencias establecidas por la institución. *Para el nombramiento en encargo la institución debe adoptar un proceso interno, reglado por la circular 005 del 2012 y la ley 909 del 2004.

2 14 H 15 H *Realiza un Acta de Posesión del Cargo y una Resolución de Nombramiento, en los que se detallan la fecha ingreso real, el cargo y el salario. *Cuando la C.N.S.C notifica autorizando el nombramiento para el cargo vacante en provisionalidad se procede a realizar el acta de posesión del cargo y una resolución de nombramiento. Revisa el acto administrativo y genera un visto bueno para que sea firmado por parte de los funcionarios competentes. DOCUMENTOS: Acto administrativo 1 17 H Gerente Se realiza la entrega a la secretaria de gerencia el acto administrativo de nombramiento para su numeración y respectiva firma. Firma el acto administrativo. DOCUMENTOS: Acto administrativo firmado 18 H 19 H 20 H 21 H Recibe al funcionario y le indica la razón por la cual es fundamental la realización de la ruta de inducción la cual se imparte por los dueños de proceso y subproceso, el jefe inmediato y el asesor de sistemas. DOCUMENTOS: Ruta de inducción Realiza la digitalización en el modulo de nomina el ingreso del servidor. Diligencia junto con el aspirante al cargo las afiliaciones a salud, pensión y Riesgos Profesionales y registra el número de cuenta bancaria. Ingresa al modulo de nomina los datos del funcionario para hacer la respectiva novedad de ingreso H Jurídico de Talento La desvinculación de un funcionario de la entidad se hará por acto administrativo conforme lo establecido en la ley (se analizara la respectiva forma de vinculación). Proyecta el acto administrativo con visto bueno por medio de la cual se desvincula al funcionario mediante oficio firmado por la subgerencia administrativa y el gerente. DOCUMENTOS: Oficio remisorio y Acto administrativo 24 H Remite al funcionario al área salud ocupacional, para que se realice los exámenes pertinentes de retiro de la institución. 25 H Funcionario 26 V 27 H Deberá entregar al área de Talento el paz y salvo de la institución y resultado del examen médico laboral de retiro. Verifica el paz y salvo y el examen médico de retiro. Realiza la novedad de retiro y en el modulo de nomina incluye el pago de la liquidación y las prestaciones del funcionario que se desvincula de la institución. 28 A 29 H Técnico de Talento Dentro de los ocho (8) días siguientes, si el funcionario no cumple con los documentos mencionados se notifica por escrito de la necesidad de los mismos para poder efectuar la desvinculación con copia al subgerente y gerente. DOCUMENTOS: Oficio Entrega al respectivo funcionario la carta de desvinculación laboral para el retiro de las cesantías si este lo considera pertinente. CI-S1F43-V1 12/12/2014

3 FORMATO LISTA DE CHEQUEO ADMINISTRACION DEL PERSONAL Elaborado por: Proceso: GESTION TALENTO HUMANO Subproceso: ADMINISTRACION DEL PERSONAL Procedimiento : GTH-S1P2-V3 Novedades_Personal Fecha de Elaboración: Auditados: Nº CICLO RESPONSABLE PUNTOS A VERIFICAR C NC HALLAZGOS 1. Permisos 1 P Funcionario Deberá diligenciar el formato establecido de solicitud de permisos o compensatorios y entregarlo a su jefe inmediato para su respectiva autorización. DOCUMENTOS: Formato de permiso 2 V Zona Debe verificar el diligenciamiento total del formato de permisos que cumpla con cada uno de los ítems descritos. DOCUMENTOS: Solicitud de Permiso diligenciada 3 H Jefe Inmediato Una vez recibe la solicitud genera el visto bueno a la misma, la cual está supeditado a que no se vea afectado el servicio, por un término no mayor a dos (2) días. DOCUMENTOS: Solicitud de Permiso con visto bueno. 4 H 5 H 7 H Zona Subgerente Remite el respectivo permiso aprobado a la oficina de talento humano al día siguiente con el propósito de ser tenidos en cuenta como novedad en el tiempo que se concede dicho permiso. Envía a la subgerencia administrativa cuando el permiso sea superior a dos (2) días debe contar con la autorización del subgerente y Financiero Revisa la solicitud efectuada por el funcionario con los respectivos funciones y procede a generar el visto bueno en el formato. Remite formato con el respectivo visto bueno a la oficina de talento humano con el propósito de ser tenidos en cuenta como novedad en el indicador de ausentismo. 8 V Verifica que la solicitud cuente con los respectivos vistos buenos, y alimenta la base de datos de ausentismo. 9 A 1 P Sindicatos Debe consolidar la información de los permisos del mes para ser incluidos en el reporte mensual de ausentismo, para la oficina de calidad. DOCUMENTOS: Formato de Permisos 2. Permisos Sindicales Remite solicitud cinco (5) días antes, informando sobre actividades sindicales mencionando nombre y fecha, de los funcionarios que deben participar en las actividades. 3 H 4 V Recepciona la solicitud y procede a proyectar la resolución mediante el cual se autoriza el permiso sindical. Procede a informar al jefe de zona la ausencia de los funcionarios que se encuentren en actividades sindicales para no afectar la prestación de los servicios. Revisa la solicitud con los respectivos soportes, genera visto bueno en el acto administrativo y remite a la gerencia.

4 5 H Numera el acto administrativo y lo pasa para firma del gerente. Gerente Firma la resolución y la remite a la oficina de talento humano. 7 H 8 A administrativo gestión documental Realiza oficio remisorio a la asociación sindical informando la participación del personal y adjunto resolución. DOCUMENTOS: Oficio Remisorio Remite al destinatario la resolución aprobada por el gerente. 3. Incapacidades y Licencias 1 P Funcionario Presenta incapacidad medica, Licencia de Maternidad o Paternidad, al área de talento humano. DOCUMENTOS: Incapacidad, Licencia de Maternidad o de paternidad. 3 V 4 H 5 A administrativo administrativo Se dirige a la EPS del funcionario, con el fin de que le generen el certificado de incapacidad, Licencia de Maternidad o Paternidad. DOCUMENTOS: Certificado Incapacidad, Licencia de Maternidad o de paternidad Recepciona la documentación, Si la incapacidad es superior a dos (2) días se solicita a la EPS respectiva, la liquidación. Elabora la resolución por la incapacidad por enfermedad general cuando esta supera los dos (2) días o con las licencias de maternidad o paternidad, según sea el caso. Realiza seguimiento al recobro de incapacidades dadas al personal y realiza consignación con contabilidad. Presenta informe al gestor de talento humano de las acciones adelantadas frente a los recobros. 7 H Funcionario Solicita a la gerencia licencia no remunerada de acuerdo a un caso justificado que puede ir hasta 60 días al año continuo o fraccionado. Prorrogable hasta por 30 días más. (Decreto ley art.19). DOCUMENTOS: Oficio 8 V 9 H Subgerente Verifica la afectación del servicio o área y conforme a la solicitud, autoriza o rechaza la petición. DOCUMENTOS: Oficio Procede a elaborar la resolución que faculta la licencia no remunerada en donde se especifica el tiempo otorgado, la imposibilidad de desempeñar funciones en otro cargo de la administración pública y que para efectos de liquidaciones salariales este tiempo no será computable. DOCUMENTOS: Acto Registra en el modulo de nómina la resolución generada por enfermedad general, licencias de maternidad, paternidad y licencias no remuneradas, para la respectiva liquidación. 11 A Elabora un consolidado general cada cuatro (4) meses de las licencias e incapacidades presentadas, con el propósito de analizar la situación con el área de salud ocupacional, y generar acciones de mejoramiento a los casos que apliquen para dicho fin. DOCUMENTOS: Informe 4. Vacaciones 1 P Jefes de Zonas Antes del treinta (30) de Enero de cada año, remiten a la oficina de talento humano la programación efectuada con el personal para el disfrute de las vacaciones, con la respectiva firma de los funcionarios, especificando la necesidad de sustitución o no.

5 3 H 4 V 5 H 7 H 8 H 9 H Funcionario y/o Jefe Inmediato Subgerencia Administrativa Recepciona la programación remitida por los jefes de zonas Organiza en EXCEL el listado de trabajadores por mes de acuerdo al formato de vacaciones, diferenciada por centros y zonas. Los primeros días del mes se verifica quienes han cumplido el tiempo de disfrute y se procede a efectuar la liquidación de las mismas. Proyecta la resolución de vacaciones en tres (3) copias con visto bueno del jurídico para la firma de gerencia. Numera la resolución para firma del gerente Se elabora la carta de notificación de vacaciones al funcionario. (Copia al dueño de proceso, profesional universitario del área de la salud y auxiliar administrativo de la zona). El original es enviado una a la secretaria de gerencia y la otra reposa en la historia laboral del funcionario. Remite la solicitud a subgerencia del aplazamiento por necesidad del servicio el disfrute del tiempo de vacaciones debidamente programado. Si es aprobado genera visto bueno y remite a la oficina de talento humano para proceder a realizar el acto administrativo mediante el cual se suspende las vacaciones. 11 H Recibe el oficio de solicitud de aplazamiento de vacaciones con visto bueno de la subgerencia y procede a proyectar la respectiva resolución de aplazamiento. Proyecta la resolución y solicita a la secretaria de gerencia el número de resolución respectiva y elabora en tres (3) originales la resolución de aplazamiento. 12 V 13 H 14 H 15 H Gerente 1 Revisa la resolución y si esta conforme la firma, y remite a gerencia. Numera la resolución para firma del gerente La resolución de aplazamiento del disfrute de vacaciones es enviada una a la secretaria de gerencia, la otra reposa en la historia laboral del funcionario y para la respectiva novedad de nomina. Se elabora la carta de notificación de aplazamiento de vacaciones al funcionario. (Copia al dueño de proceso y profesional universitario del área de la salud) Cuando lo amerite la gerencia ordenara por necesidad del servicio la indemnización de las vacaciones en casos excepcionales y notifica al gestor de talento para el tramite pertinente. Realiza liquidación en el modulo de nomina de la indemnización de vacaciones. 17 H 18 V 19 H Proyecta en tres (3) originales la respectiva resolución de indemnización de vacaciones. Revisa la resolución y si esta conforme la firma, y remite a gerencia. Numera la resolución para firma del gerente

6 20 A 1 P Funcionario 3 A Subgerente Cada cuatro (4) meses genera un informe de las vacaciones liquidadas, disfrutadas, aplazadas, reanudadas e indemnizadas en el mes. 5. Comisiones Solicita la autorización de comisión para el desplazamiento a cumplir funciones inherentes a su cargo. Recepciona la solicitud. Aprueba o no la solicitud de comisión y si es aprobada la remite al área de talento humano. 4 H 5 H 7 H Presupuesto Inicia proceso de solicitud de CDP (Viáticos, gastos de viaje según Acuerdo estipulado anualmente). Entrega al área de talento humano el CDP y los documentos soportes si es el caso para la autorización de avances. Proyecta la resolución de comisión. Remite al responsable jurídico para su visto bueno. 8 V 9 H 11 H Gerente Revisa y da visto bueno y la envía para el gestor de talento humano. Firma la resolución y la envía a la gerencia Numera la resolución y remite para firma del gerente. Firma la resolución y envía al área de talento humano 1 1 P de Zona Envía al área de tesorería para que se realice la transferencia a la cuenta del funcionario y/o institución de capacitaciones. 6. Ausentismo Semanalmente remite a la oficina de talento humano todas las novedades sobre ausentismo concernientes a permisos, incapacidades, licencias del personal adscrito a cada zona. 3 V 4 H Recibe el informe enviado por las auxiliares administrativas de zonas en lo relacionado a ausentismo. Consolida la información suministrada por zona, servicio y valor de los ausentismos presentados durante el mes para proceder a informar a calidad. Presenta a calidad el informe por ausentismo los primeros diez (10) días de cada mes. 5 A Analiza y propone mejoras del proceso y/o Subprocesos cuando se detecten fallas. DOCUMENTOS: Plan de Mejoramiento CI-S1F43-V1 12/12/2014

7 FORMATO LISTA DE CHEQUEO ADMINISTRACION DEL PERSONAL Elaborado por: Proceso: GESTION TALENTO HUMANO Subproceso: ADMINISTRACION DEL PERSONAL Procedimiento : GTH-S1P3-V2 Liquidación_Nomina Fecha de Elaboración: Auditados: Nº CICLO RESPONSABLE PUNTOS A VERIFICAR C NC HALLAZGOS 1 P Analiza la información del personal que requieren todas las áreas, proyecta y cuantifica los requerimientos presupuestales para la vigencia. Subgerente Recepciona las solicitudes de reubicación o cambio de sitio de trabajo de las diferentes áreas de la ESE CEO. DOCUMENTOS: Oficio de Solicitud 3 H 4 V 5 H 6 V Recibe de parte de la Subgerencia la aprobación o negación a la solicitud recibida, la cual será notificada al funcionario y dueño de proceso. DOCUMENTOS: Oficio de Respuesta Registra y verifica en el sistema Dinámica l, las novedades por reubicación o cambio del área o servicio de trabajo de los funcionarios, de acuerdo al grupo o subgrupo establecido. Recibe solicitud de traslado de seguridad social. Registra y verifica en el sistema Dinámica l, por afiliación o traslado de Fondo de Pensiones, Cesantías, EPS o entidad Bancaria del trabajador. DOCUMENTOS: Formulario emitido por el Fondo de pensiones, Cesantías, EPS, o entidad Bancaria. 7 H Tesorero Recepcióna las diferentes novedades de descuentos de nómina correspondientes a créditos nuevos, refinanciación, compra de cartera, ahorros cooperativas, aportes a otras organizaciones, embargos por alimentos, embargos ejecutivos por créditos entre otros. DOCUMENTOS: Libranza, Autorización de descuentos, Oficios de Juzgados. 8 V Consolida las novedades correspondientes a incapacidades, vacaciones y licencias correspondientes al mes y lo registra en el sistema dinámica gerencial. 9 H Registra las diferentes novedades de descuentos de nómina correspondientes a créditos nuevos, refinanciación, compra de cartera, ahorros cooperativas, aportes a otras organizaciones, embargos por alimentos, embargos ejecutivos por créditos, entre otros. DOCUMENTOS: Libranza, Autorización de descuentos, Oficios de Juzgados. Liquida los devengados por concepto de sueldos, prima técnica, de servicios, de navidad, de vacaciones, bonificación de servicios, bonificación especial de recreación, vacaciones, incremento de vacaciones, retroactivos, auxilio de transporte, auxilio de alimentación, entre otros. DOCUMENTOS: Resolución liquidación de vacaciones, Resolución otorgamiento.

8 11 H 1 13 H Registro en el sistema Dinámica l de los diferentes conceptos de devengados de conformidad con la novedades relacionadas en el ítem anterior. DOCUMENTOS: Resolución liquidación de vacaciones, Resolución otorgamiento. Liquidación de retención en la fuente de conformidad con el procedimiento (uno y dos) indicado para cada funcionario. Registro en el sistema Dinámica l de los descuentos de Retención en la fuente. 14 H Gestor y Técnico Talento Equipo Financiero Genera la pre nómina y puntea la liquidación realizada por parte de la oficina de talento humano, haciendo un acta de revisión por las partes. DOCUMENTOS: Pre nómina 15 H En el sistema dinámica gerencial, liquida los aportes a la administradora de riesgos profesionales de las dos sucursales establecidas de acuerdo con los dos niveles de riesgos establecidos para la Institución H Liquidación final en el Sistema Dinámica l de la nómina e impresión de tres (3) ejemplares: listado de bancos, resumen de grupos, aportes y descuentos. Ingresa a la plataforma del operador y liquida la seguridad social. Realiza la liquidación de cesantías: 18 H *Registra en el aplicativo del fondo nacional del ahorro, para la generación del archivo plano, para luego ser remitidos los aportes de cesantías. *Registra en el modulo de nomina la generación de cesantías de los fondos privados. 19 H 20 H Técnico y Jurídico Talento Efectúa el saneamiento del SGP y la conciliación de las mismas. Presenta informe al gestor de talento humano de manera mensual. 21 A De las inconsistencias que se encuentran o demora en los reportes de novedades presentadas durante el mes que soportan la nomina se retroalimenta a los lideres de procesos para que realicen los planes de mejoramiento y queden documentadas las no conformidades. DOCUMENTOS: Planes de mejoramiento CI-S1F43-V1 12/12/2014

9 FORMATO LISTA DE CHEQUEO ADMINISTRACION DEL PERSONAL Elaborado por: Proceso: GESTION TALENTO HUMANO Subproceso: ADMINISTRACION DEL PERSONAL Procedimiento : GTH-S1P4-V2 Inclusión_Social Fecha de Elaboración: Auditados: Nº CICLO RESPONSABLE PUNTOS A VERIFICAR C NC HALLAZGOS 1 P Teniendo en cuenta las solicitudes de personal realizadas por los líderes de los diferentes procesos se tomara en cuenta de manera especial a las personas con algún grado de discapacidad que puedan desempeñar las labores asignadas para el cargo que se requiera ocupar. Dará aplicabilidad a la política de inclusión social formulada por la ESE CEO, dando una importante difusión y socialización. 3 A Comunicaciones Se encargara de socializar y difundir la política de inclusión social formulada por la ESE CEO. 4 H Se comunicará a los diferentes líderes de proceso, interventores y contratistas la política de inclusión social, fruto de lo cual se debe dar una importante participación a las personas en situación de discapacidad. DOCUMENTOS: Circulares, oficios y mensajes intranet. 5 V Velará por que se vincule una persona en situación de discapacidad para labores operativas, técnicas o profesionales. DOCUMENTOS: Estudios previos. La vinculación se puede dar a través de contratos de prestación de servicios y/o Temporales. DOCUMENTOS: Contrato 7 H Comunicaciones Comunicará a las diferentes empresas de servicios de Aseo y Vigilancia el cumplimiento de la política de inclusión social. DOCUMENTOS: Oficios 8 A Se hará el respectivo análisis del personal vinculado en situación de discapacidad y se controlará el indicador de cumplimiento de este procedimiento. CI-S1F43-V1 12/12/2014

10 FORMATO LISTA DE CHEQUEO ADMINISTRACION DEL PERSONAL Elaborado por: Proceso: GESTION TALENTO HUMANO Subproceso: ADMINISTRACION DEL PERSONAL Procedimiento : GTH-S1P5-V1 Suscripcion_Contratos_Prestacion _Serv Fecha de Elaboración: Auditados: Nº CICLO RESPONSABLE PUNTOS A VERIFICAR C NC HALLAZGOS 1 P 2 V Recepciona las hojas de vida con el objetivo de establecer un banco de datos de oferentes de prestación de servicio de acuerdo con los diferentes perfiles y profesiones. DOCUMENTOS: Base de datos Verifica el cumplimiento de la documentación para la etapa pre-contractual. DOCUMENTOS: Lista de chequeo 3 V 4 A 5 A Se verifica la información de las hojas de vida de los aspirantes, tales como títulos, referencias laborales y personales. DOCUMENTOS: Formato de verificación de datos En caso de que no se haya la verificación del título pertinente procede a enviar oficio a la institución educativa formal, solicitando la verificación de titulo. DOCUMENTOS: Oficio Remisorio Realiza seguimiento a la contestación efectuada por la institución educativa formal. DOCUMENTOS: Control (cuadro en Excel) Procede a digitalizar la verificación de titulo, anexándola a la historia laboral y/o hoja de vida. DOCUMENTOS: Certificación digitalizada 7 H Área solicitante 8 H 9 V 11 V Gestión Documental Oficina Contratación Genera el estudio previo Genera la carta de necesidad con los estudios previos. Revisa los documentos soportes de la etapa pre-contractual y Firma la carta de necesidad. DOCUMENTOS: Oficio firmado Procede a la digitalización de la hoja de vida. DOCUMENTOS: Hoja de vida digitalizada Revisa que este escaneado los documentos de la etapa pre-contractual y procede a iniciar la etapa contractual. DOCUMENTOS: Contrato 1 13 H 14 H Profesional universitario Se realiza la entrevista, la aplicación de pruebas a los aspirantes (wartegg 8 campos). DOCUMENTOS: Formato de entrevista, Informe de pruebas y concepto Reúne la información de los resultados de la entrevista y la prueba. DOCUMENTOS: Informe de competencia Recibe al Servidor o Contratista y le indica la razón por la cual es fundamental la realización de la ruta de inducción la cual se imparte por los dueños de proceso y subproceso, el jefe inmediato y el Gestor de TICS. 15 A Analiza y propone mejoras del proceso y/o Subprocesos cuando se detecten fallas. DOCUMENTOS: Plan de Mejoramiento CI-S1F43-V1 12/12/2014