Procedimiento para Emitir y Recibir Cartas en los Proyectos.

Transcripción

1 Código: PG-OT-36 Rev. 1 Página: 1 de 8 Procedimiento para Emitir y Recibir Cartas. CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS Rev.Nº Fecha Descripción Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: A 23/01/10 Emisión para revisión 0 01/06/14 Emisión para revisión 1 01/10/15 Revisión general: Retiro de logo, cambio de código al documento (antes: IT-AIG-CAR) y sus anexos Ivonne Lazo Administración de la Información Carlos Díaz Administrador de la Información Carlos Díaz Administrador de la Información Elmer Chávez Jefe del Área de Oficina Técnica Elmer Chávez Jefe del Área de Oficina Técnica Elmer Chávez Jefe del Área de Oficina Técnica César Coloma Gerente de Gestión de Operaciones Carlos Alfaro Gerente de Gestión de Operaciones Carlos Alfaro Gerente de Gestión de Operaciones Firmas de la revisión vigente

2 PG-OT-36 Rev. 1 Página: 2 de 8 I. Tabla de contenido. I. Tabla de contenido Propósito Alcance Documentos de referencia Definiciones Desarrollo Procedimiento para la emisión de cartas: Procedimiento para la recepción de cartas: Consideraciones Responsabilidades Anexos.... 5

3 PG-OT-36 Rev. 1 Página: 3 de 8 1. Propósito. Establecer una guía para la emisión y recepción de las cartas en los proyectos de Cosapi S.A. 2. Alcance. Aplica para los proyectos de construcción que Cosapi ejecuta dentro y fuera del país. En el caso de consorcios, el presente procedimiento regirá cuando Cosapi sea responsable de los suministros o cuando así lo determine el Comité Técnico Administrativo. 3. Documentos de referencia. Código PG-GGO-07 PG-OT-34 PG-CAL-03 Documento Procedimiento para Codificación de Documentos y Registros Procedimiento para las Comunicaciones Procedimiento para el Control de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad 4. Definiciones. Carta: Papel escrito que una persona envía a otra para comunicarse con ella. 1 Matriz de Distribución de Documentos: Listado en el que se indica a quienes se distribuirá copia física o electrónica de cada documento. EDP: Equipo de Dirección del Proyecto, integrado por los siguientes profesionales de un Proyecto: Gerente del Proyecto, Ingeniero Residente, Jefe de Obra, Jefe de frente, Administrador de Contratos, Jefe de Oficina Técnica, Jefe de Control de Proyectos, Jefe de Calidad, Jefe de SSOMA, Administrador de Obra y Jefe de Equipos. GP: Gerente de Proyecto. AC: Administrador de Contratos. JOT: Jefe de Oficina Técnica. JAOT: Jefe del Área de Oficina Técnica (Sede Central). JC: Jefe de Calidad. : Administrador de Documentos. 5. Desarrollo. Este procedimiento se ha esquematizado los dos procedimientos: la emisión y la recepción de cartas. Previamente a la ejecución de ambos procedimientos requieren de la aprobación del plan de comunicaciones y diagrama de flujo. Para la aplicación del instructivo debe seguirse los siguientes ítems: 5.1 Procedimiento para la emisión de cartas: 1 Real Academia Española, Diccionario de la Lengua Española.

4 PG-OT-36 Rev. 1 Página: 4 de 8 Descripción Preparación del contenido de la carta: Acción realizada por el miembro del EDP correspondiente según sea el asunto o especialidad. Asignar Nº de Registro y formato: Se ejecuta lo estipulado en el Procedimiento para Codificación de Documentos y Registros (PG-GGO-07) para la correcta codificación de los registros y archivos electrónicos en el servidor. Adjuntar sustentos: Según amerite el documento, el responsable del contenido de la carta debe indicar al qué otros documentos deben adjuntarse. Revisión de la carta: Si el contenido y formato de la carta es conforme, se procede a firmarse; de lo contrario, se regresa al EDP para corregir contenido o al para corregir formato. Generación del cargo y envío de la carta: El es el responsable de esta actividad. A su vez, debe archivar los cargos en los archivadores según lo indicado en el PG-GGO-07, ítem 5.4. Actualizar Log Cada carta que emite el proyecto debe ser registrada en el log de cartas enviadas para tener un control en las fechas y temas de las comunicaciones. Responsable EDP EDP, GP, EDP 5.2. Procedimiento para la recepción de cartas: Descripción Recepción de la carta: Dar conformidad de la recepción de la carta colocando la fecha en que se recibe la misma. Archivar en el servidor: La carta recibida en físico debe escanearse y guardarse en el servidor en versión PDF. Archivar carta en físico: Se determina cuántas copias controladas del documento original se necesita según la Matriz de Distribución de Documentos. La carta original se almacena en el archivador correspondiente. Actualizar Log: Cada carta que reciba el proyecto debe ser registrada en el log de cartas recibidas para tener un control en las fechas de las comunicaciones y el contenido de las mismas. Distribuir según Matriz: La Matriz de Distribución de Documentos debe estar previamente diseñada acorde a las necesidades del proyecto. Elaboración de respuesta: Esto aplica sólo en los casos que la carta lo requiera. El GP o la persona que él designe analiza el contenido de la carta y elabora una respuesta. Revisión y firma de respuesta: La revisión y la firma de la respuesta son responsabilidades del GP o la persona que él designe. Responsable GP, EDP GP, EDP

5 PG-OT-36 Rev. 1 Página: 5 de 8 6. Consideraciones. El presente procedimiento es guía sólo para las cartas. Para otros documentos, tomar en consideración el Procedimiento de Comunicaciones (PG-OT-34) La metodología de las comunicaciones están estipulados en el contrato de cada proyecto. Cuando en el contrato no se especifique la metodología, se debe aplicar lo establecido en este instructivo y en los procedimientos relacionados. 7. Responsabilidades. Actividad 1.- Aplicar el presente instructivo en el proyecto y asignar los recursos necesarios para cumplir con su propósito. 2.- Designar responsables para actividades específicas en caso de no poder realizarlas personalmente. 3.- Velar por las comunicaciones entre el cliente, la supervisión y los subcontratistas con Cosapi S.A. (proyecto). 4.- Coordinar con el GP y todo el EDP para la elaboración de la Matriz de Distribución de documentos en el proyecto. 5.- Implementar el instructivo en el proyecto. 6.- Revisar el instructivo para reflejar mejoras, implementado las nuevas buenas prácticas. 7.- Difundir el instructivo y velar por su cumplimiento. Responsable GP JOT, ACP JAOT 8. Anexos. 8.1 PG-OT-36-A1: Diagrama de flujo para el envío de cartas. 8.2 PG-OT-36-A2: Diagrama de flujo para la recepción de cartas. 8.3 PG-OT-36-F1: Formato de carta 8.4 PG-OT-36-F2: Log de cartas enviadas 8.5 PG-OT-36-F3: Log de cartas recibidas

6 ETAPA DEL DOCUMENTO LEYENDA: CLIENTE SÍ GERENTE DEL PROYECTO (GP) OBRA (JO) DIAGRAMA DE FLUJO: ENVÍO DE S EN LOS PROYECTOS MINISTRACIÓN DE CONTRATOS (ACP) EQUIPO DE DIRECCION DEL PROYECTO OFICINA TECNICA (JOT) CONTROL DE PROYECTOS (JCP) CALID (JC) SEGURID (JS) MINISTROR DE OBRA (AO) EQUIPOS (JE) MIEMBRO DEL EQUIPO DEL PROYECTO CONTROL DOCUMENTARIO ELABORACION DE LA PARA ENVÍO AL CLIENTE RECEPCIONAR Y FIRMAR CARGO No REVISAR ES CONFORME? APROBAR Y FIRMAR REQUIERE RESPUESTA? NO Si PREPARAR EL CONTENIDO DE LA ACTUALIZAR, CORREGIR Y COMPLEMENTAR ACTIVID CONDICIONAL DOCUMENTO DE SALIDA (ENTREGABLE) DOCUMENTO DE ENTRA ASIGNAR Nº REGISTRO Y FORMATO JUNTAR SUSTENTOS GENERAR CARGO Y ENVIAR DOCUMENTO REALIZAR SEGUIMIENTO DE RESPUESTA A Nota: Lo indicado en el flujograma es una guía, se actualizará a los requerimientos propios del proyecto En ausencia del GP y JO, ellos designarán a la persona que los reemplazará, pudiendo ser el JOT, ACP o JCP PG-AIG-CMU-F1 INICIO INFORMAR LA ENTREGA DEL DOCUMENTO ESCANEAR Y ARCHIVAR EN SERVIDOR ACTUALIZAR LOG INFORMAR ESTO DE LOG FIN GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES PG-OT-36 Rev. 1 Página: 6 de PG-OT-36-A1: Diagrama de flujo para el envío de cartas.

7 ETAPA DEL DOCUMENTO LEYENDA: CLIENTE INICIO EMITIR GERENTE DEL PROYECTO (GP) DIAGRAMA DE FLUJO: RECEPCIÓN DE S DEL CLIENTE EN PROYECTOS OBRA (JO) MINISTRACIÓN DE CONTRATOS (ACP) EQUIPO DE DIRECCION DEL PROYECTO OFICINA TECNICA (JOT) CONTROL DE PROYECTOS (JCP) CALID (JC) SEGURID (JS) MINISTROR DE OBRA (SGM) EQUIPOS (JE) MIEMBRO DEL EQUIPO DEL PROYECTO CONTROL DOCUMENTARIO RECEPCIÓN Y DISTRIBUCICÓN DE LA INFORMACIÓN DE LA DEL CLIENTE No Sí REQUIERE RESPUESTA? REVISIÓN ES CONFORME? FIRMAR No Si ELABORAR RESPUESTA ACTUALIZAR, CORREGIR Y COMPLEMENTAR ACTIVID CONDICIONAL DOCUMENTO DE SALIDA (ENTREGABLE) DOCUMENTO DE ENTRA ESCANEAR Y ARCHIVAR EN SERVIDOR ARCHIVAR EN FÍSICO Nota: Lo indicado en el flujograma es una guía, se actualizará a los requerimientos propios del proyecto En ausencia del GP y JO, ellos designarán a la persona que los reemplazará, pudiendo ser el JOT, ACP o JCP PG-AIG-CMU-F2 ACTUALIZAR LOG DISTRIBUIR SEGÚN MATRIZ DE DISTRIBUCIÓN ENVIAR RESPUESTA FIN GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES PG-OT-36 Rev. 1 Página: 7 de PG-OT-36-A2: Diagrama de flujo para la recepción de cartas.

8 PG-OT-36 Rev. 1 Página: 8 de Formato de Carta (PG-OT-36-F1 Rev.O) Logo Cosapi S.A Carta CAR-C Lima, 01 de Junio de 2015 Señores: XXXXXXX. Av. XXXXXXX. Atención: Referencia: XXXXX YYYYY Jefe de Supervisión 1.- Obra: XXXX 2.- Referencia Referencia 2 Asunto: XXXXX YYYY De nuestra mayor consideración: Por medio de la presente. Sin otro particular, quedamos de usted(es) Atentamente, XXXXX YYYYYY Gerente de Proyecto CC.Adj. 1.- Archivo 1 Carta (8 folios) 2.- Cosapi S.A