RRHH.PRO.011. Contenido

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2 Página: 2 de 5 Contenido 1! OBJETIVOS.... 3! 2! ALCANCES.... 3! 3! DEFINICIONES.... 3! 4! DESARROLLO.... 3! 5! RESPONSABILIDADES.... 4! 6! REGISTROS.... 5! 7! ANEXOS.... 5!

3 Página: 3 de 5 1 OBJETIVOS. Garantizar la oportuna entrega al destinatario de documentos o encomiendas, mediante la eficiente coordinación del servicio de correspondencia o mensajería y además, establecer los mecanismos que regulen la recepción y distribución de la correspondencia que ingrese o se envíe a través de la recepción en Casa Matriz. 2 ALCANCES. Aplica a la Recepcionista de la compañía o a quien se encuentre en su reemplazo. 3 DEFINICIONES. Recepción: lugar físico ubicado al ingreso de la oficina, que cuenta con un mostrador en el cual se realiza la recepción de documentos, en horario continuo entre las 08:30 hrs y las 18:00 hrs. Libro de correspondencia: libro en el cual se registran los documentos recibidos y en donde se registra también la firma del destinatario al momento de recibir el documento. 4 DESARROLLO. Este procedimiento está dividido en dos partes: la primera de ellas corresponde a la recepción de correspondencia en Casa Matriz y la segunda al envío de correspondencia desde Casa Matriz. 4.1 RECEPCION Y ENTREGA DE CORRESPONDENCIA - El proceso comienza cuando llega el funcionario de la empresa de mensajería, quien entrega los distintos sobres y documentos a la Recepcionista. - La Recepcionista deberá verificar que los documentos estén dirigidos a personal de DIEXA S.A, antes de recibirlos y registrarlos en el Libro de Correspondencia. - El registro en el Libro de Correspondencia deberá contener lo siguiente: remitente (nombre de la persona o institución), fecha de recepción y tipo de documento (sobre, carta, encomienda, etc.) - Posterior al registro, la Recepcionista procederá a la distribución de la correspondencia dentro del mismo día de recepción, la cual entregará personalmente al destinatario, utilizando para

4 Página: 4 de 5 ello el Libro existente para estos efectos, en donde quedará registro de la firma en señal de conformidad. - En caso de ausencia del destinatario, la correspondencia se entregará a otro trabajador de la misma área, quien firmará igualmente el Libro de Correspondencia. 4.2 ENVIO DE CORRESPONDENCIA - La persona remitente, deberá entregar a la Recepcionista un sobre o paquete que contendrá los documentos o artículos que desea enviar. - El sobre o paquete, deberá indicar los siguientes datos: nombre y dirección del destinatario y remitente. - La Recepcionista registrará el envío e informará al remitente la fecha de despacho, considerando que la empresa de Courier o Encomiendas pasa diariamente alrededor de las 15:45 hrs. 5 RESPONSABILIDADES. Recepcionista: - Recibir y distribuir la correspondencia según las indicaciones del presente procedimiento. - Mantener constante comunicación con las empresas de mensajería. - Verificar a través del sitio web, el envío de la correspondencia cuando exista algún inconveniente. Trabajador Destinatario: - Recibir correspondencia, revisarla y firmar en señal de conformidad. Jefe de Contabilidad y Jefe de Recursos Humanos - Velar por el cumplimiento del presente procedimiento.

5 Página: 5 de 5 6 REGISTROS. Libro de correspondencia 7 ANEXOS. No aplica