GUÍA DE USUARIO PORTAL DE PROVEEDORES DE DYNÁMICA

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1 GUÍA DE USUARIO PORTAL DE PROVEEDORES DE DYNÁMICA

2 Contenidos Introducción 3 Generalidades Cómo Ingresar al Portal de Proveedores de Dynámica?... 3 Dónde actualizar, modificar o capturar datos de la compañía?... 5 Dónde realizar la carga de las facturas electrónicas?... 5 Dónde dar seguimiento al estatus de las facturas cargadas en el portal?... 6 Dónde consultar el estado de cuenta?... 6 Dónde hacer el cambio de contraseña para ingresar al portal?... 7 Dónde puedo comentar o hacer sugerencias respecto al portal o proceso?... 7 Dónde puedo consultar noticias de Dynámica hacia nosotros Proveedores?... 8 Cómo termino la sesión activa de navegación en el portal?... 8 Procedimiento para Actualización de Datos Generales Procedimiento para Carga de Facturación Electrónica Problemas para Cargar Facturas Procedimiento para Seguimiento a Facturas Procedimiento para Cambiar Contraseña

3 Introducción El propósito de esta guía es explicar el funcionamiento del Portal de Proveedores de Dynámica a todos aquellos proveedores con los que Dynámica y/o las Compañías del Grupo tienen una relación de compra/renta de bienes o servicios. Únicamente podrán cargar facturas o notas de crédito electrónicas aquellos proveedores que estén dados de alta como tal y que además tengan habilitada dicha función (Facturación electrónica) en sistema. Aquellos proveedores que no tengan habilitada esta función, podrán navegar a través del portal de manera normal a excepción de la carga de facturas electrónicas. Si cambian a facturación electrónica favor de solicitar su alta al departamento de Cuentas por Pagar por los siguientes medios: Correo electrónico a: Por teléfono: a la ext Los datos que requieres son: - Nombre - Razón social - RFC Link del Portal de Proveedores Generalidades. Mediante este portal podrás cargar la facturación electrónica que emitas a Dynámica y/o Compañías del Grupo, revisar el estatus de estas mismas, así como consultar tu estado de cuenta entre otras funciones como, actualización de datos, revisión de noticias relacionadas de Dynámica a sus proveedores, buzón de sugerencias y cambio de contraseña. Cómo Ingresar al Portal de Proveedores de Dynámica? La manera en la que ingresarás al portal, será a través de la siguiente liga: Estando dentro de la liga, deberás capturar tu número de proveedor que se te asignó y la contraseña. 3

4 Al capturar dichos campos correctamente, la pantalla de inicio que se te mostrará será una similar a la siguiente, donde te aparecerán tus datos generales como proveedor: En la parte superior de la pantalla de inicio, se encuentra una barra de herramientas con los íconos Inicio, Facturas, Seguimiento Facturas, Estado de Cuenta, Cambiar Contraseña Buzón de sugerencias, Noticias, y Cerrar Sesión : 4

5 Dónde actualizar, modificar o capturar datos de la compañía? Inicio En este ícono se muestran tus datos generales como proveedor. En caso de que sea necesario modificar la contraseña, algún dato o capturar algún campo, bastará con dar clic en el ícono Cambiar Contraseña 1 o Actualizar Datos 2 según aplique: 1 2 Dónde realizar la carga de las facturas electrónicas? Facturas Dentro de este ícono harás la carga de los archivos que se requieren subir para poder facturar electrónicamente* (factura o nota de crédito) a la empresa en la que estés dado de alta como proveedor. * Únicamente podrán cargar facturas electrónicas aquellos proveedores que estén dados de alta como tal y que además tengan habilitada dicha función (Facturación electrónica). 5

6 Dónde dar seguimiento al estatus de las facturas cargadas en el portal? Seguimiento Facturas En este ícono podrás dar seguimiento a las facturas que hayas cargado en el portal; sabrás qué facturas están en proceso de revisión 1, qué facturas fueron autorizadas 2, cuáles han sido rechazadas 3, y qué facturas fueron canceladas Dónde consultar el estado de cuenta? Estado de Cuenta Dentro de este ícono podrás consultar tu estado de cuenta; conocerás qué facturas son las que tienes cargadas 1, qué facturación tienes en tránsito 2, qué facturas faltan por saldar 3, así como el estatus de facturas pagadas y no pagadas

7 Dónde hacer el cambio de contraseña para ingresar al portal? Cambiar Contraseña En este ícono podrás hacer el cambio de tu contraseña cada que lo creas conveniente. Dónde puedo comentar o hacer sugerencias respecto al portal o proceso? Buzón de Sugerencias Es un medio más a través del cual podrás hacernos llegar todas tus inquietudes, dudas, comentarios y/o sugerencias respecto al proceso. 7

8 Dónde puedo consultar noticias de Dynámica hacia nosotros Proveedores? Noticias Dentro de este ícono, encontrarás noticias generales de Dynámica a sus proveedores. Este apartado es meramente de carácter informativo. Cómo termino la sesión activa de navegación en el portal? Cerrar sesión Al dar clic en éste ícono, saldrás de la sesión que tenías activa en el portal. Para poder ingresar nuevamente, deberás iniciar sesión capturando tu número de proveedor asignado y la contraseña. Es importante que cada que vayas a salir del portal cierres sesión. 8

9 Procedimiento para Actualización de Datos Generales. La Actualización de Datos se realiza en el ícono Inicio, dando clic en el campo Actualizar Datos. Dentro de esta pantalla actualizarás o modificarás según sea el caso, el dato que requieras cambiar. Una vez que hayas terminado de completar la información que quisiste modificar, deberás dar clic en el ícono Actualizar : En ese momento te aparecerá un mensaje con la siguiente notificación: NOTA: Para poder aplicar los cambios en la actualización de datos, una persona de Dynámica se pondrá en contacto con usted para validar dicha información. Una vez que usted valide y autorice dichos cambios, entonces ahora si se aplicarán las modificaciones a los datos que actualizó. Si requieres hacer cambio de contraseña, das clic en dicho campo y ésta te redireccionará al ícono Cambio de Contraseña. Ver procedimiento Cambio de Contraseña. 9

10 Procedimiento para Carga de Facturación Electrónica. La Carga de Facturación o las Notas de Crédito Electrónicas la realizarás en el ícono Facturas. Dentro de esta pantalla seleccionarás la empresa 1* a la cual direccionarás la factura o nota de crédito que vas a cargar en el portal por el bien o servicio que hayas brindado. * El portal está configurado para que en este campo te aparezcan las empresas en las cuales estás dado de alta y por lo tanto puedes facturar electrónicamente. 1 Seleccionada la empresa, se selecciona la orden de compra centro de costo 2* que corresponde a la factura que cargarás en el portal y a la empresa que seleccionaste. * El portal está configurado para que en este campo aparezcan únicamente las órdenes de compracentro de costo que tienes abiertas en la empresa que seleccionaste. 2 10

11 Seleccionado el número de orden de compra-centro de costo, se selecciona el tipo de servicio 3. El tipo de servicio está amarrado a la empresa y al número de orden de compracentro de costo que seleccionaste, de tal manera que automáticamente aparecerán las opciones hacia donde tendrás que direccionar la factura dependiendo el bien o servicio que vayas a facturar. Ejemplo 1. 3 El ejemplo 1 es el escenario cuando en el campo Tipo de Servicio aparece una sola opción. En esos casos se selecciona dicha opción y se comienza hacer la carga de los documentos. Ejemplo 2. 3 El ejemplo 2 es el escenario cuando en el campo Tipo de Servicio aparece más de una opción. En estos casos, dependiendo del bien o servicio que hayas facturado, tendrás que elegir el área hacia donde direccionarás dicha factura para su revisión y autorización. 11

12 Tipo de Servicio Concepto de la Factura Sistemas Jurídico Administrativos Bien o Servicio facturado al departamento de Sistemas Bien o Servicio facturado al departamento de Jurídico Bien o servicio que implique un gasto administrativo (honorarios, arrendamientos, papelería, gastos de oficina, etc.) En caso de que el archivo a subir sea una Nota de Crédito 4, deberás marcar la casilla Nota de Crédito y en automatico se habilitará el campo Factura en el cuál deberás capturar el número de la factura que tiene relación con la nota de crédito a subir. Sí la nota de crédito que se cargó en el portal, no tiene relación con el número de la factura que capturaste, ésta será rechazada por el personal responsable de revisar los documentos y deberás hacer nuevamente la carga de los archivos. 4 Seleccionada la empresa 1, la orden de compra 2, y el tipo de servicio 3 al cual direccionarás la factura o en su caso la nota de crédito 4, deberás cargar los archivos de la factura o nota de crédito en formato XML y en formato PDF. Se te sugiere cargar también la Validación del SAT para agilizar el proceso de revisión y pago de tu factura. - El primer archivo a subir es la factura en formato XML 5. Para ello das clic en el ícono Examinar. Posteriormente buscas y seleccionas la factura que cargarás en el portal, la cual debe contar con formato XML. - El segundo archivo a subir es la factura en formato PDF 6. Mismo procedimiento, se da clic en el ícono Examinar, se busca y se selecciona la factura que cargarás en el portal, la cual debe contar con formato PDF. - Validación ante el SAT 7. Al igual, se da clic en el ícono Examinar, se busca y se selecciona la validación de la factura que hiciste en el portal del SAT la cual puede estar en cualquier formato (Word, Power Point, etc.). Si nos apoyas en cargar la Validación SAT nos ayudas a acelerar el proceso. 12

13 Cargados los archivos de las facturas en sus respectivos formatos (y de ser posible la Validación ante el SAT), se da clic en el ícono Subir Factura Las consideraciones para que puedas cargar la factura electrónica en el portal serán las siguientes: Deberá existir una orden de compra en la empresa seleccionada y ésta tendrá que estar relacionada a la factura a cargar en el portal. La orden de compra-centro de costo deberá estar asignada al proveedor que está facturando. Deberá estar abierta o activa la orden de compra. Dependiendo el insumo registrado en la orden de compra-centro de costo, la factura será revisada por el departamento correspondiente. El RFC de la empresa en la factura debe coincidir con el RFC de la empresa a la cual se va a facturar. El RFC del proveedor en la factura debe ser igual al RFC del proveedor registrado en la empresa a la cual va a facturar. El año de la factura deberá ser igual al año en curso. El archivo XML deberá ser un archivo XML con la estructura correcta de la facturación electrónica. El archivo PDF deberá ser un archivo con extensión PDF. El archivo de validación del SAT puede estar en cualquier formato. Si los archivos que cargaste están en el formato correcto y cumplen las consideraciones mencionadas, en la pantalla se mostrará un Acuse de Recepción de la Factura que se cargó. NOTA: Con una sola consideración de las anteriormente mencionadas que incumpla, no podrás cargar la factura. 13

14 El Acuse de Recepción de Facturas generado lo podrás imprimir o enviar por . Este Acuse es el comprobante de que la factura se cargó correctamente y ésta se encuentra cargada en el portal de proveedores. Problemas para Cargar Facturas En caso de que no hayas seleccionado la empresa a la cual se facturará, el sistema no te permitirá subir los archivos y te aparecerá el siguiente mensaje: En caso de que no hayas seleccionado la orden de compra-cc relacionada a la factura a cargar, el sistema no te permitirá subir los archivos y te aparecerá el siguiente mensaje: En caso de que no hayas seleccionado el tipo de servicio de factura a cargar, el sistema no te permitirá subir los archivos y te aparecerá el siguiente mensaje: En caso de que hayas activado el campo Nota de Crédito y no hayas capturado el número de la factura a la cual se relacionará la nota de crédito te aparecerá el siguiente mensaje: 14

15 En caso de que la factura a cargar corresponda a un periodo diferente al actual (año de la factura diferente al actual), el sistema no te permitirá subir los archivos y te aparecerá un mensaje similar a este: En caso de que no hayas cargado los archivos en el formato correcto o en los campos donde no le corresponde, el sistema no te permitirá subir los archivos y te aparecerán los siguientes mensajes: Porque el archivo que se intenta cargar en el campo Factura XML no es un archivo XML Porque el archivo que se intenta cargar en el campo Factura PDF no es un archivo PDF Porque tanto el archivo que se cargó en el campo Factura XML como en el campo Factura PDF no están en el formato correcto. Es necesario que verifiques que realmente los archivos se encuentren en el formato correcto para que la factura pueda quedar cargada en el portal. En caso de que el RFC de la factura no coincida con el RFC de la empresa a la que se está facturando, tampoco te dejará cargar la factura en el portal y te aparecerá el siguiente mensaje: En esos casos deberás revisar que la factura que vas a cargar en el portal, coincida el RFC de esta misma con el RFC de la empresa a la cual vas a facturar. 15

16 Procedimiento para Seguimiento a Facturas. El seguimiento al estatus de las facturas que hayas cargado en el portal lo podrás seguir a través del ícono Seguimiento Facturas. Dentro de esta pantalla podrás observar el estatus de tus facturas o notas de crédito

17 1. Revisión.- En esta pestaña se mostrarán todas aquellas facturas o notas de crédito que estén en proceso de revisión. Si das clic en el campo Revisión de un docuemnto en específico, podrás ver el detalle de la factura o nota de crédito según aplique, así como el detalle de su estatus (departamento en el que se encuentra en revisión, fecha, estatus y descripción). 1 17

18 2. Autorizadas.- En esta pestaña se mostrarán todas aquellas facturas o notas de crédito que han sido autorizadas y por lo tanto, significa que ya es posible que te presentes a la ventanilla de Cuentas por Pagar con los soportes para pago (Factura impresa, Orden de Compra firmada y Entrada(s)) para generar y entregarte el Contrarecibo correspondiente para el proceso de pago. Si das clic en el campo Autorizada de un documento en específico, podrás ver el detalle de la factura o nota de crédito así como el detalle de su estatus. 2 18

19 3. Rechazadas.- En esta pestaña se mostrarán todas aquellas facturas o notas de crédito que han sido rechazadas. Si das clic en el campo Rechazada de un documento en específico, podrás ver el detalle de la factura o nota de crédito así como el detalle de su estatus (departamento que rechazo la factura, fecha, estatus y descripción del motivo de rechazo). 3 19

20 4. Canceladas.- En esta pestaña se mostrarán todas aquellas facturas o notas de crédito que han sido canceladas. Si das clic en el campo Cancelada de un docuemnto en específico, podrás ver el detalle de la factura o nota de crédito así como el detalle de su estatus (departamento que canceló la factura, fecha, estatus y descripción del motivo de cancelación). 4 20

21 En el ícono Seguimiento Facturas en la pestaña de rechazadas o canceladas podrás ver estas facturas o notas de cédito. Al dar clic en un documento en especifico, te mostrará el Detalle de la Factura y en la parte inferior el Detalle de Estatus, en el campo descripción, podrás ver el motivo por el cual fue rechazada o cancelada el documento. Al momento en que vuelves a cargar la factura o nota de crédito que modificaste o refacturaste, automáticamente se eliminará el documento que habías cargado con anterioridad. En caso de que una factura o nota de crédito haya sido rechazada o cancelada, deberás corregir o refacturar según sea el caso y volver a cargar la factura en el portal de proveedores de Dynámica a la brevedad posible. Es responsabilidad tuya ingresar continuamente al portal de proveedores de Dynámica para estar al pendiente del estatus de tus documentos. Procedimiento para Cambiar Contraseña. El cambio de la contraseña lo podrás realizar en dicha pestaña cada que lo creas conveniente. Para ello, sólo debes capturar tu contraseña actual 1, en el siguiente campo capturas la nueva contraseña 2, confirmas nuevamente la nueva contraseña 3, y das clic en el ícono cambiar 4. En ese momento quedará el cambio efectuado y cada que requieras entrar al portal, deberá ser con la nueva contraseña

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