Caracterización del Proceso de Gestión Documental EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR

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1 Página 1 de 18 OBJETIVO DEL PROCESO Coordinar la aplicación de las políticas relacionadas con la Gestión en la Universidad de Pamplona, con el fin de registrar, almacenar, controlar y suministrar de manera oportuna y eficaz la información generada y recibida. Inicia Elaboración de Comunicaciones ALCANCE Termina En Medición, Análisis y Mejora INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS RESPONSABLE LIDER DEL PROCESO EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR Direccionamiento Estratégico Estado Administración del SIG Todos los procesos Estudiantes Clientes externos Plan de Desarrollo Política de Calidad Objetivos de Calidad Directrices (Proyecto Institucional, Reglamentos, Estatutos, Acuerdos, Resoluciones) Requisitos, Normatividad Manual de Calidad FAC- 23 Planificación, Control y Seguimiento al SIG Elaboración de comunicaciones P H Identificación de Necesidades Planificación del Servicio Aplicación de los formatos del proceso y codificación según tablas de retención documental Gestión Gestión Solicitud de personal, recursos, equipos, e insumos Documentación codificada para archivo Direccionamiento Estratégico Gestión del Talento Humano Gestión Adquisición de Bienes y Servicios Gestión de la Infraestructura y Apoyo Logístico Todos los procesos Estudiantes Clientes externos

2 Página 2 de 18 EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR Todos los procesos Estudiantes Clientes externos Gestión del Talento Humano Remisión de Solicitudes Transferencia de archivo Consulta de documentos Análisis y disposición final de los documentos Solicitud de necesidades de capacitación, inducción, entrenamiento, bienestar social H Recepción, verificación y radicación Distribución Recepción de transferencias documentales Dar acceso a la información mediante tramite de documentos Valoración de documental para el establecimiento de su pertinencia en archivo histórico Identificación de necesidades Gestión Información primaria para establecimiento de indicadores Registro en la base de datos. Reubicación de las colecciones de archivo de gestión al archivo central Prestación del servicio de consulta Conservación documental Solicitud de necesidades de capacitación, inducción, entrenamiento, bienestar social Todos los procesos Estudiantes Clientes externos Gestión del Talento Humano Infraestructura y Logística Necesidades de mantenimiento de equipos e infraestructura.análisis de necesidades de infraestructura y mantenimiento de equipos Solicitud de requerimientos Infraestructura y Logística Gestión Directrices de la documentación Aplicación de las directrices documentales Revisión, análisis de la gestión documental en el Proceso Solicitud para inclusión o eliminación de documentos en las Tablas de Retención Gestión

3 Página 3 de 18 Ejecución de los documentos exigidos por la norma Documentación actualizada Administración del SIG PAC-01, PAC-02, PAC- 04, PAC-05, PAC-06, PAC-08, PAC-12 FAC- 23 Ejecución del FAC-23 Planificación, Control y Seguimiento al SIG Medición de indicadores Toma de acciones de mejora continua Gestión FAC-08 Actas de Reunión Informes acorde a las fechas establecidas en el FAC-23 Administración del SIG EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR Administración del Plan de Auditorías Ejecución de Auditorias Informes de Auditorias SIG Internas Gestión Solicitud de Planes de V Control Interno Elaboración del plan de Plan de mejoramiento Control Interno mejoramiento producto mejoramiento aprobado de auditorias EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR Solicitud de informes de avance Ejecución de acciones correctivas y preventivas Control y seguimiento a la efectividad de las acciones correctivas y preventivas Administración del SIG Control Interno Instrumento para identificación de riesgos (Mapa de riesgos del proceso) A Seguimiento y control a los riesgos Identificados y valorados Gestión Riesgos actualizados y controlados Administración del SIG Control Interno

4 Página 4 de 18 CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y CONTROL QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA QUIEN LO CONTROLA FRECUENCIA DEL CONTROL REGISTRO DEL CONTROL Controles en las entradas Remisión de Solicitudes Transferencia de archivo PGT-01 Control PGT-01 Control IGT-02 Organización y Transferencia de Archivo Líder del Proceso Auxiliares de Gestión Lideres de los procesos solicitantes permanente permanente FGT-01 Radicación, Distribución y Control de Internos FGT-02 Radicación, Distribución y Control de Externos FGT-03 Radicación, Distribución y Control de CRESC FGT-04 Radicación, Distribución y Control de Correo Certificado FGT-05 Inventario Único de FGT-08 Transferencia de

5 Página 5 de 18 CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y CONTROL QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA QUIEN LO CONTROLA FRECUENCIA DEL CONTROL REGISTRO DEL CONTROL Controles en las entradas Consulta IGT-03 Organización de los Archivos Central e Histórico Líder del Proceso Auxiliares de Gestión permanente FGT-05 Inventario Único de FGT-07 Control Prestamos de del Archivo Central Controles en las actividades Recepción, verificación y radicación Distribución IGT-01 Radicación, Distribución y Control de PGT-01 Control Líder del Proceso Auxiliares de Gestión permanente FGT-01 Radicación, Distribución y Control de Internos FGT-02 Radicación, Distribución y Control de Externos FGT-03 Radicación, Distribución y Control de CRESC FGT-04 Radicación, Distribución y Control de Correo Certificado

6 Página 6 de 18 CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y CONTROL QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA QUIEN LO CONTROLA FRECUENCIA DEL CONTROL REGISTRO DEL CONTROL Controles en las actividades Controles en las actividades Controles a las salidas Recepción de transferencias documentales Valoración de documental para el establecimiento de su pertinencia en archivo histórico Documentación codificada para archivo Registro en la base de datos. IGT-02 Organización y Transferencia de Archivos IGT-03 Organización de los Archivos Central e Histórico IGT-05 Reconocimiento, Uso y Aplicación de las Tablas de Retención de la Universidad de Pamplona IGT-01 Radicación, Distribución y Control de Líder del Proceso Auxiliares de Gestión Comité de Archivo Líder del Proceso Auxiliares de Gestión Administrador del Aplicativo de Gestión permanente Semestral permanente permanente FGT-05 Inventario Único de FGT-08 Transferencia de FGT-08 Transferencia de HGT-04 Tablas de Retención FAC-08 Acta de Reunion FGT-12 Memorando HGT-04 Tablas de Retención Software de radicacion de correspondencia

7 Página 7 de 18 RECURSOS TALENTO HUMANO Director(a) de Gestión Auxiliares de Gestión Mensajeros INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO Oficinas Escritorios Sillas Ergonómicas Archivador Equipo de Computo TECNOLOGICOS Hardware Software general Software de Radicación de Correspondencia de la Universidad de Pamplona Internet REQUISITOS ASOCIADOS NORMAS TECNICAS DE CALIDAD LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN NTCGP 1000:2009 Gestión de la Calidad en el Sector Público NTC ISO 9001:2005 Sistema de Gestión de la Calidad MECI Ley de Leyes Constitución Política de Colombia, Octubre 10 de 1991, Presidencia de la República. Universidad de Pamplona Acuerdo No. 007 del 26 de marzo de Por el cual se crea el Comité Leyes

8 Página 8 de 18 LEY 4 DE Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos. LEY 47 DE Sobre protección del patrimonio documental y artístico. LEY 45 DE (Art.99) Sobre conservación de documentos bancarios LEY 40 DE Sobre registros y reformas civiles de las personas. LEY 14 DE Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural. LEY 163 DE Sobre protección de patrimonio cultural. LEY 39 DE Sobre microfilmación y certificación de archivos LEY 527 DE Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. LEY 594 DE 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. LEY 734 DE Código Disciplinario Único (Artículo 34 numeral,1,5 y 22 Artículo 35 numeral 8,13 y 21). LEY 795 DE Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Artículo 22). Decreto 2527 de Autoriza el uso del microfilme en los archivos y les da valor probatorio. Decreto 3354 de Prohíbe adulteración, recorte y doblez de microfilmes y prohíbe la incineración de documentos microfilmados. Decreto 264 de Reglamenta la Ley 163 de 1959 defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico, monumentos. Decreto 960 de Estatuto notarial. (Artículos 106, 107, 113, 114 y 115) al 16).

9 Página 9 de 18 Decreto 624 de Uso de medios magnéticos en la información tributaria.(artículo 633). Decretos Decreto 1798 de Conservación de libros y papeles de los comerciantes. (Artículos 31 a 33) Decreto 2126 de Reserva Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores (Artículo 51) Decreto 663 de Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Artículo 96) Decreto 2620 de Reglamenta el procedimiento para la utilización de medios tecnológicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes. Decreto 2649 de Estatuto Contable. (Artículos 123 y 134) Decreto 855 de Contratación Pública (Artículo 3) Decreto 856 de Libros y archivo del Registro Único de Proponentes (Artículo 11) Decreto 1584 de Documentación e información estrictamente indispensable. parágrafo. Conservación de documentos. Registro proponentes Cámara de Comercio. Decreto 1382 de Tablas de retención documental y transferencias al Archivo General de la Nación por entidades del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva. LEY 4 DE Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos. LEY 47 DE Sobre protección del patrimonio documental y artístico. LEY 45 DE (Art.99) Sobre conservación de documentos bancarios LEY 40 DE Sobre registros y reformas civiles de las personas. LEY 14 DE Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural. LEY 163 DE Sobre protección de patrimonio cultural. LEY 39 DE Sobre microfilmación y certificación de archivos

10 Página 10 de 18 Decreto 2150 de Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohíbe entre otros: exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en u poder; prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares. Autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos. (Artículos 1, 13, 16, 18, 19, 26 y 29). Decreto 1748 de Archivos laborales informáticos. (Artículos 1, 47, 49 y 62) Decreto 1094 de Facturas Electrónicas. Decreto 998 de Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los archivos del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva. Decreto 1725 de División de documentos DIAN. (Artículo 54) Decreto 1474 de Certificaciones laborales de Empleadores. (art. 9 información laboral empleados). Decreto 254 de Expide el régimen para la liquidación de las Entidades Públicas del Orden Nacional (Artículo 39) Decreto 2170 de Reglamenta Estatuto de Contratación Ley 80 de 1993, y Decreto Reglamentario 855/94 y dicta otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de Decreto 190 de Reglamenta parcialmente Ley 790 de 2002, artículo 11, Archivo documentos y actuaciones a que hace referencia capítulo II Reconocimiento económico para la rehabilitación profesional y técnica.

11 Página 11 de 18 Decreto 1145 de Disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema General de información administrativa del sector público SUIP. Guarda y Custodia de las hojas de vida. (Artículo 12) Decreto 221 de Por medio del cual se determina el procedimiento aplicable a las entidades financieras sujetas a toma de posesión y liquidación forzosa administrativa. Decreto 3666 de Por medio del cual se consagra El Día Nacional de los Archivos en Colombia. Decreto 4124 de Por el cual se Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. Decreto 1227 de Artículo 49 actualización en el Registro Público de Carrera Administrativa, deberá estar acompañada de los soportes documentales necesarios. Decreto 564 de Reglamenta disposiciones relativas a las Licencias Urbanísticas. (arts.18 a 23 documentos, art.40 archivo expediente licencia urbanística otorgada). Decreto Artículo 1. Integración del Sector Administrativo de Cultura. El Sector Administrativo de Cultura está integrado por el Ministerio de Cultura como organismo rector, el cual tendrá a cargo la orientación del ejercicio de las funciones que competen a sus entidades adscritas y vinculadas, sin perjuicio de las potestades de decisión que le corresponden. Resoluciones Resolución 142 de Por la cual se crea el Comité Nacional de Archivos de la Educación Superior del Sistema Nacional de Archivos

12 Página 12 de 18 Resolución 033 de Por la cual se crea el Comité Nacional de Archivos Eclesiásticos, de Iglesias, Cultos y Religiones. Resolución 147 de Por la cual se crea el Comité de Transferencias de la Documentación Histórica al Archivo General de la Nación. Resolución 049 de Crea el Comité de Gestión de del Sistema Nacional de Archivos. Resolución 068 de Por la cual se modifica el numeral 7 del artículo 2 de la Resolución 142 de Resolución 1995 DE Establece normas para el manejo de la Histórica Clínica (Expedida por el Ministerio de Salud). Resolución 081 de Adopta el Programa de Gestión y se aprueba la actualización de la Tabla de Retención del AGN Resolución 019 de Reglamenta la Gestión de del Sistema Nacional de Archivos, creado por la Resolución 049 del 16 de febrero de Adopta el Programa de Gestión y se aprueba la actualización de la Tabla de Retención del AGN Resolución 083 de Por la cual se crea el Grupo Técnico de apoyo del Comité de Archivo del Archivo General de la Nación. (Derogada por Resolución 183 de 2004)..

13 Página 13 de 18. Resolución 183 de Por la cual se crea el Comité de Archivo del Archivo General de la Nación (derogo las Resoluciones Nos. 106 de 1995, 228 de 2000 y 083 de 2004). Resolución 023 de Por la cual se establecen las tarifas que el Archivo General de la Nación cobrará por concepto de venta de bienes y servicios.. Acuerdos del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación Acuerdo 02 de Por el cual se adiciona el Acuerdo 12 de 1995, que modifica el Acuerdo 7 de junio de Acuerdo 02 de Por el cual se prórroga el plazo establecido en el Decreto 1382 de 1995, para la presentación de las tablas de retención por parte de los organismos nacionales. Acuerdo 02 de Establece los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados. Acuerdo 06 de Por el cual se crea el comité Evaluador de del Archivo General de la Nación. Acuerdo 07 de Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos. Acuerdo 08 de Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los Organismos del orden nacional, al Archivo General de la Nación. Acuerdo 09 de Reglamenta la presentación de la Tablas de Retención de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación, ordenado por el Decreto 1382 de Acuerdo 11 de Establece criterios de conservación y organización de documentos.

14 Página 14 de 18 Acuerdo 12 de Modifica la Parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría. Acuerdo 15 de Adiciona un parágrafo al artículo primero del Acuerdo 041 del 31 de octubre de 2002 Integración Comité de Archivo de las entidades públicas en proceso de liquidación. Acuerdo 16 de Por el cual se adopta la política archivística y se dictan disposiciones para el manejo de los archivos públicos de las Cámaras de Comercio. Acuerdo Por el cual se adopta el Estatuto Interno del Archivo General de la Nación. Acuerdo 22 de Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 Reglamento General de Archivos Órganos de Dirección, Coordinación y Asesorías. Acuerdo Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de Acuerdo 37 de Establece las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, Reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de Acuerdo 38 de Desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos sobre Responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos. Acuerdo 39 de Regula el Procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.

15 Página 15 de 18 Acuerdo 41 de Reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su parágrafo, de la Ley 594 de Acuerdo 42 de Establece los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplan con funciones públicas, se regula el Inventario Único y se desarrollan los artículos 21,22,23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de Acuerdo 47 de Desarrolla el artículo 43 del capítulo V Acceso a los del Archivo del AGN del Reglamento General de Archivos Restricciones por razones de Conservación. Acuerdo 48 de Desarrolla el artículo 59 del Capítulo 7 Conservación de documentos... del Reglamento General de Archivos sobre conservación preventiva, conservación y restauración documental Acuerdo 49 de Desarrolla el artículo 61 del capítulo 7 Conservación de..., del Reglamento General de Archivos sobre Condiciones de edificios y locales destinados a archivos. Acuerdo 50 de Desarrolla el artículo 49 del título VII Conservación de documentos..., del Reglamento General de Archivos sobre Prevención de deterioro de los documentos de archivos y situaciones de riesgo. Acuerdo 56 de Desarrolla el artículo 45 Requisitos para la Consulta, del capítulo 5 Acceso a los documentos de archivo, del Reglamento General de Archivos..

16 Página 16 de 18 Acuerdo 60 de Establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Acuerdo 73 de Por el cual se deroga el acuerdo 046 del 5 de mayo de Circulares Circular 01 de Organización y conservación de los documentos de archivo. Circular 04 de Organización de Historias Laborale. Circular 01 de Inventario de documentos a eliminar. Circular 012 de Orientaciones para el cumplimiento de la Circular 04 de Circular 01 de Lineamientos de trabajo para los Consejos Territoriales de archivos. Circular 01 de Lineamientos de trabajo para los Consejos Territoriales de Archivos. Circular 01 DE Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre archivos en Colombia. Circular 02 DE Parámetros a tener en cuenta para implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos. Circular 01 DE Creación y desarrollo del Archivo General del Municipio. Circular 01 de Elaboración y adopción de Tablas de Retención.

17 Página 17 de 18 Circular 07 de Organización y conservación de los documentos de archivos de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional. Circular 04 de Organización de Historias Laborales Circular 012 de Orientaciones para el cumplimiento de la Circular No. 004 de 2003 (Organización de las Historias Laborales). Circular 01 de Inventario de documentos a eliminar Circular 01 de Lineamientos de Trabajo para los Consejos Territoriales de Archivos LEY 80 DE (Art.39 y 55) Estatuto de Contratación Administrativa. LEY 44 DE Sobre derechos de auto, funcionarios públicos. LEY 136 DE Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y funcionamiento de los municipios. LEY 190 DE Estatuto Anticorrupción (Arts.27 y 79 ). LEY 270 DE Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologías en la Administración de Justicia (Art.95).

18 Página 18 de 18 DOCUMENTOS ASOCIADOS DOCUMENTOS Ver FAC-01 Listado Maestro de Interno REGISTROS Ver FAC-03 Listado Maestro de Formatos INDICADORES Ver FAC-01 Listado Maestro de Interno RIESGOS OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS Ver FCI-10 Mapa de Riesgos Mejora de la Cultura Institucional Construccion de una Cultura de Planeacion