SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD GESTION DE DIRECCION GESTION DE GESTION DE FORMACION ADMISION Y MATRICULA GESTION RECURSOS HUMANOS

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1 FECHA DE APROBACIÓN: FEBRERO 27/2014 Página 1 1 MAPA DE PROCESOS VERSIÓN: 1 DIRECCION NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS CLIENTES MERCADEO ADMISION Y MATRICULA FORMACION CONVENIOS CLIENTES SATISFECHOS RECURSOS FISICOS, TECNOLOGICOS Y FROS. GESTION RECURSOS HUMANOS CALIDAD APROBO: Pedro Ignacio Ortiz la Espriella FIRMA:

2 SISTEMAMA DE CALIDAD Página 1 1 DIRECCION VERSION: 001 LIDER: DIRECTOR PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD Junta socios, MEN s, socios gremios l sector, MEN, Comunidad, gremios, MEN, los usuarios Nombramiento, normatividad legal Estados, planeación., Cronograma, información l sector, informes, normatividad legal vigente Cronograma, informe resultados cada Canales comunicación Representación legal Asignación Recursos Direccionamient o institucional Revisión por Dirección Comunicaciones CICLO H,V V,A H DESCRIPCION SALIDA CLIENTE RESPONSABLE RECURSOS Se representa la institución en el ámbito social, comercial, gremial Se asigna físicos, tecnológicos, y humanos según necesidas Articular actividas, planes y programas cada equipo trabajo para optimizar los servicios Evaluar la eficacia las actividas institucionales Dar a conocer las políticas, cisiones y los objetivos calidad a la comunidad educativa Decisiones informe gestión Informe gestión, asignación recurso Directrices y acciones Directrices y acciones Comunicados Comunida d, gremios, MEN, los usuarios Equipo, computo, vehículo Financieros, equipo, Financieros, equipo, Equipo, computo, TIC,s, equipo DOCUMENTAC ION APLICABLE vigente Presupuesto vigente Informe Gestión PEI, Manual Calidad, vigente REGISTRO Certificado existencia y representació n legal Comprobante egreso Acta reunión Acta reunión Acta reunión, comunicados Aprobó : Pedro Ignacio Ortiz la Espriella Firma

3 Página 1 1 MERCADEO VERSION: 001 LIDER: COORDINADOR ADMINISTRATIVO PROVEDOR ENTRADA ACTIVIDAD CICLO DESCRIPCION SALIDA CLIENTE RESPONSABLE RECURSOS DOCUMENTO REGISTRO Dirección, Consejo Directivo, Comunidad educativa, Coordinación financiera Dirección,, comunidad educativa Directrices, vigente, PQRs Directrices, PQRs mercao Diseño publicitario Establecer estrategias y s para dar a conocer los servicios que ofrece la institución Establecer pautas para la presentación la información al usuario Cronograma actividas Diseño formatos publicitarios Comunidad, gremios, usuarios l sistema Medios comunicación administrativo, administrativo, vehículo,, vehículo, Cronograma Presupuesto actividas, diseños anteriores Contratos, comprobantes egreso Contratos, comprobantes egreso Calendario plan mercao Pautas y publicaciones H Establecer cronogramas actividas para la difusión la publicidad Difusión en los medios comunicación Comunidad, usuarios l sistema administrativo, lír, vehículo, cronograma actividas, diseños anteriores Contratos, comprobantes egreso Dirección,, comunidad educativa Calendario plan mercao Difusión y apoyo a la página web H,V Brindar y verificar información para alimentar la web institucional Sitio web actualizado Comunidad, usuarios l sistema administrativo,, cronograma actividas, diseños anteriores Bitácora l sitio web Aprobó: Pedro Ortiz la Espriella Firma

4 SISTEMADE CALIDAD OCTUBRE 31/2013 Página 1 1 ADMISION Y MATRICULAS VERSION: 001 LIDER: REGISTRO Y CONTROL PROVEEDOR ES Coordinació n académica ENTRADAS ACTIVIDADES CICLO Programación académica, pensum académico Determinar la información para el inscripción y matricula DESCRIPCIÓN SALIDAS CLIENTES RESPONSABLE RECURSOS DOCUMENTOS REGISTROS Informar a la comunidad la apertura, organización y realización inscripciones y matriculas Aviso apertura inicio periodo Secretaria Computador, software, Cronograma académico Contratos difusión, volantes Padre familia, comunidad educativa y/o acudiente, Comunidad estudiantil Registro y control, Secretaria Gestión calidad, dirección Solicitud información, formulario inscripción, documentació n y matricula Requisitos para matricula Procedimient os información, inscripción y matricula Información sobre cumplimento metas Determinar la normatividad l admisión y matricula Formalizar inscripción y matricula Constatar el cumplimiento l cronograma actividas y Mejoramiento l Entregar prospectos a aspirantes, formularios inscripción H,V Matricula nuevos y antiguos, verificando los requisitos y organizado carpeta l estudiante V A Realizar un oportuna análisis los procedimientos que se realizaron en el Realizar preventivos y correctivos al admisión y matricula Base alumnos nuevos Alumnos matriculados Reporte novedad Mejoras al s Académico Registro y control, secretaria Registro y control Registro y control, coordinador administrativo Registro y control coordinador académico Computador, software, Computador, software, Computador, software, Computador, software, Reglamento estudiantil Formulario inscripción Formulario admisión, recibo pago vigente es Reporte acción mejoras AC, AP Aprobó: Pedro Ortiz De La Espriella Firma

5 FECHA DE APROBACION: Octubre 31 DE 2013 Página 1 1 FORMACION VERSION: 001 LIDER: COORDINADOR ACADEMICO PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD CICLO DESCRIPCIÓN SALIDA CLIENTE RESPONSABLE RECURSOS DOCUMENTA CIÓN APLICABLE REGISTRO Comunidad (sector productivo, familias), Ministerio Educación, Comunidad Estudiantil. Demandas laborales l sector productivo, vigente Administrar Programas académicos, diplomados y cursos libres P, H Planear, Implementar y actualizar programas académicos, diplomados, seminarios y cursos libres Aprobación Programas, seminarios, diplomados y cursos libres Comunidad, MEN, equipo Internet vigente Horarios y planeación académica l periodo. Consejo directivo Planeación institucional, cronograma períodos anteriores Programar y sarrollar actividas académicas P, H Elaborar y ejecutar el cronograma actividas académicas Programa ción académica anual Comunidad, académico, equipo Internet Cronogramas periodos anteriores, planeación institucional. Cronograma académico anual Consejo directivo Cronogramas, portafolio evincias, evaluación docente, PQRs Seguimiento, evaluación y control la actividad académica V, A Realizar seguimiento la actividad académica e implementación l continuo Informe estadístico Dirección, Consejo directivo académico, equipo Internet Cronogramas periodos anteriores, Informe gestión. por s Aprobó: Pedro Ortiz De La Espriella Firma

6 FECHA DE APROBACION: Página 1 1 RECURSOS FISICOS, TECNOLOGICOS Y FINANCIEROS VERSION: 001 LIDER: DIRECTOR Proveedores Entradas Actividas s s Requerimie ntos logísticos Requerimie nto físicos y/o tecnológicos Diseñar un plan actividas Gestionar los físicos y tecnológicos Ciclo,V Descripción Salidas Clientes Responsable Recursos Documentos Registros Proponer y controlar un cronograma actividas institucional Revisar, actualizar y optimizar el inventario físicos y tecnológicos trabajo e informe resultados Reporte l inventario físico y la institución s s coordinadores área coordinadores área Cronogramas actividas y PEI Inventario físico Requerimie ntos inventario físico y tecnológico Servicios generales, mantenimient o soporte y sarrollo Solicitud bienes e insumos Programar y realizar el mantenimient o físicos y tecnológicos Mantenimiento físico los Cronograma actividas coordinadores área herramienta s eléctricas y electrónicas, equipos Cronogramas actividas anteriores Ficha mantenimie nto. Clientes externos solicitud Planeación anual l P Ajustar los a las necesidas Institucionales Acción, Presupuesto aprobado e incorporado s Directrices, Políticas y lineamientos Estratégicos. Presupuesto anterior Proyecto l, acta aprobación s solicitud bienes e insumos Asignar los H Asignar los rubros según las necesidas los acción s Presupuesto y ejecuciones, cronograma y lineamientos. Año anterior Proyecto l, acta aprobación l

7 FECHA DE APROBACION: Página 2 2 RECURSOS FISICOS, TECNOLOGICOS Y FINANCIEROS VERSION: 001 Coordinación financiera Dirección y consejo directivo Informes contables, Presupuesto actividas mantenimie nto Seguimiento y control las actividas e indicadores Ejecución acciones preventivas y correctivas H,V A Supervisar los indicadores Evaluación y corrección a las falencias o problemas encontrados en general Indicador financiero Acciones correctivas y mejora coordinación financiera coordinación financiera,, Informe contable y financiero Procedimiento para acciones correctivas o preventivas Estados. mejoramient o por s Aprobó: Pedro Ortiz De La Espriella Firma:

8 LIDER: COORDINADOR AMINISTRATIVO Página 1 1 RECURSOS HUMANOS VERSION: 001 PROVEEDOR ES Proceso ENTRADAS ACTIVIDAD ES Requerimie Determinar nto la necesidad personal personal CICLO DESCRIPCIÓN SALIDAS CLIENTES RESPONSABLE RECURSOS DOCUMENTOS REGISTROS Se termina la necesidad recurso humano acuerdo a las necesidas l cargo Definición l perfil l cargo coordinadores área Selección inducción y entrenamiento personal Registro personal, hoja vida Candidatos al cargo Hoja vida Contratación personal H Selección y vinculación l personal al cargo requerido Contrataci ón Lír Manual funciones y requerimientos Contrato trabajo Proceso Necesidas formación Orientación y formación personal H Capacitar al nuevo y antiguo personal en el sempeño sus funciones programa s formación Administrativo, coordinador área Oficina, Manual función y requerimientos Listado asistencia Dirección Plan anual bienestar social Gestión bienestar laboral P, H Se observa, orienta, e instruye al personal en lo referente a un mejor estado ntro la institución Informe Gestión la ejecución l plan anual Bienestar Social Comité convivencia, Coopaso, Min. trabajo coordinador administrativo Oficina, transporte salud ocupacional Cronograma actividas

9 Página 2 2 RECURSOS HUMANOS VERSION: 001 es área Formato evaluación l personal Evaluaciones l personal Desempeño l personal Socializar el resultado las evaluaciones entre el jefe y el evaluado. V Se evalúa el personal y se socializa dicha evaluación con el jefe inmediato. A Seguimiento a las observaciones la evaluación seguimiento y control l contratación Indicadores gestión Gestión calidad Sistema Gestión calidad coordinador administrativo Calidad Oficina, transporte Oficina, transporte Manual funciones y requerimiento Manual funciones y requerimientos Registro evaluación Reporte acción mejora AC, AP Aprobó: Pedro Ortiz De La Espriella Firma

10 Página 1 1 CALIDAD VERSION: 1 LIDER: COORDINADOR DE CALIDAD Proveedores Entradas Actividas Ciclo Descripción Salidas Clientes Responsable Recursos Documentos aplicables Registros Dirección s Clientes Necesidad mejora todos los s, PQRs Reporte la Prestación l Servicio y no conformidas Encuestas satisfacción Planear y ejecutar las auditorías internas Calidad Revisar los resultados los indicadores gestión para tomar acciones correctivas y preventivas Evaluar la satisfacción l cliente V verificar, controlar y gestionar las auditorías internas calidad para terminar si el sistemas es conforme con lo planificado y se ha implementado y mantiene manera eficaz Tomar las cisiones pertinentes para ejecutar acciones preventivas y correctivas medir el grado satisfacción mediante buzón sugerencia, encuestas, pagina web, retirados Cronograma actividas e informe auditoria Determinar Acciones para la mejora l SGC Indicadores l SGC Todos los s Todos los s Comité l SGC Comité l SGC,, coordinador Sistemas equipos, sistemas equipos sistemas equipos Procedimiento auditoria Interna, PEI Procedimiento para acciones correctivas o preventivas Manual Calidad auditoria Interna. Lista chequeo Actas l SGC Actas l SGC

11 Página 2 2 CALIDAD VERSION: 1 LIDER: COORDINADOR DE CALIDAD Proveedores Entradas Actividas Ciclo Descripción Salidas Clientes Responsable Recursos Documentos aplicables Registros s. Ente certificador Todo los s Indicadores gestión, acciones correctivas, preventivas y mejora Documentación existente Realizar seguimiento, análisis y mejora los s Control Documentos y registros A H,A Demostrar la conformidad con los requisitos l servicio, asegurarse la conformidad SGC para la mejora continua l implementado. Elaborar, revisar, intificar los cambios y estados actuales los documentos y registros, asegurando que sean legibles y fácil intificación Ajustes al plan Documentos y registros actualizados Gestión dirección Todo los s coordinador Calidad sistemas equipos Sistemas equipos informes auditoría, informe indicadores, informes AC y AP Normas, NTC 5555,5666 y 5581 Actas l SGC Listado Maestro documentos Internos. Listado documentos Externos, Listado maestro Registros Clientes internos y externos PQRs. Control Servicio no Conforme V Establecer los criterios a seguir para la solución no conformidas Reporte PQRs Todo los s calidad Sistema Cómputo, equipo Registro PQRs Reporte producto y/o servicio no conforme Aprobó: Pedro Ortiz De La Espriella Firma

12 MARZO 21 DE 2014 Página 1 1 GESTIÓN DE CONVENIOS VERSION: 1 LÍDER: la institución Proveedores Entradas Actividas Ciclo Descripción Salidas Clientes Responsable Recursos Documentos aplicables Registros Cámara Comercio Pasto, Instituciones l convenio s Certificado existencia y representación, Manual Calidad, propuesta las instituciones Contrato, PQRs Ampliar la cobertura educativa y cultural la institución Seguimiento y control los convenios P, H H, V Estudiar y formalizar los convenios a sarrollar con instituciones educativas y culturales Cada convenio be estar supervisado, observando los avances acuerdo a los objetivos planteados Contratos aprobados por las partes Informe resultados s Dirección, Gestión Calidad, vehículo,, Estatutos Estado financiero cada convenio, Manual calidad Contrato elaborado Actas Contabilidad, manual organización y funciones Estados cada convenio Aplicar ajustes a los convenios en pro l continuo l A De acuerdo al análisis costo/beneficio cada convenio se aplica los correctivos necesarios Instituciones participantes en el convenio coordinador calidad, coordinador financiero, Procedimiento para el producto y servicio no conforme Reporte acción mejora AC, AP APROBÓ: Pedro Ortiz De La Espriella FIRMA: