ALCALDÍA MUNICIPAL DE SANTA LUCIA ATLANTICO INFORME SOBRE CONTROL INTERNO CONTABLE

Transcripción

1 ALCALDÍA MUNICIPAL DE SANTA LUCIA ATLANTICO INFORME SOBRE CONTROL INTERNO CONTABLE INFORME PRESENTADO A LA CONTRALORIA GENERAL DEL DEPARTAMENTO DEL ATLANTICO PRESENTADO POR: WALBERTO CUETO SARABIA JEFE DE CONTROL INTERNO FEBRERO 14 DE 2012

2 INTRODUCCIÓN La información contable debe servir de instrumento para que los diferentes usuarios fundamenten sus decisiones relacionadas con el control y optimización de los recursos Públicos, en procura de una gestión pública eficiente y transparente, para lo cual se deberá revelar información que interprete la realidad financiera, económicay social. Toda la información revelada en los estados contables debe ser susceptible de comprobaciones y conciliaciones exhaustivas o aleatorias, internas o externas, que acrediten y confirmen su confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, observando siempre la aplicación estricta del Régimen de Contabilidad Pública para el reconocimiento y revelación de las transacciones, hechos y operaciones realizadas por la entidad contable pública. El Proceso de control interno contable debe orientarse bajo la responsabilidad del representante legal o máximo directivo de la entidad contable pública, así como de losdirectivos de primer nivel responsables de las áreas contables, se adelanta en las entidades y organismos públicos, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, capaces de garantizar razonablemente que la información financiera, económicay social cumpla con las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de que trata el Régimen de Contabilidad Pública.

3 OBJETIVOS Son objetivos del control interno contable los siguientes: 1. Generar información contable con las características de confiabilidad, Comprensibilidad y relevancia, en procura de lograr la gestión eficiente, transparencia, Control de los recursos públicos y rendición de cuentas, como propósitos del Sistema de Nacional de Contabilidad Pública. 2. Establecer compromisos que orientan el accionar administrativo de la entidad en términos de información contable confiable, relevante y comprensible. 3. Promover la cultura del autocontrol por parte de los ejecutores directos de las actividades relacionadas con el proceso contable. 4. Garantizar que la información financiera, económica y social de la entidad contable pública se reconozca y revele con sujeción al Régimen de Contabilidad Pública. 5. Identificar el proceso Contable, dentro del flujo de procesos de la entidad, definiendo sus objetivos bajo los principios de economía, eficiencia, eficacia, celeridad y publicidad. 6. Administrar los riesgos de índole contable de la entidad a fin de preservar la confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la información como producto del proceso contable. 7. Definir e implementar los controles que sean necesarios para que se lleven a cabo las diferentes actividades del proceso contable público en forma adecuada, con el fin de administrar los riesgos de índole contable identificados. 8. Garantizar la existencia y efectividad de controles eficientes, eficaces y económicos, en los términos del artículo 9º de la Ley 87 de 1993 y en las demás normas que la modifiquen o la sustituyan. 9. Verificar las políticas de operación para el desarrollo de la función contable; el diseño del proceso contable, sus controles y acciones de

4 prevención en relación con los riesgos de índole contable; y la existencia de indicadores que permitan evaluar permanentemente la gestión y los resultados de la entidad. 10. Garantizar la generación y difusión de información contable necesaria para el cumplimiento de los objetivos de gestión pública, control público, divulgación y cultura. 11. Establecer los medios necesarios que permitan una efectiva comunicación interna y externa, de la información contable. 12. Adelantar evaluaciones permanentes a la ejecución del proceso contable y a sus resultados, por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad relacionados con el proceso contable, para que se lleven a cabo las acciones de mejoramiento pertinentes. 13. Garantizar la realización de evaluaciones independientes al Control Interno Contable en forma oportuna y eficaz por la Oficina de Control Interno o quien haga susveces. 14. Establecer los elementos básicos de evaluación y seguimiento permanente que debenrealizar los jefes de control interno, respecto de la existencia y efectividad de loscontroles al proceso contable necesarios para mantener la calidad de la informaciónfinanciera, económica y social del ente público. 15. Garantizar la operación del proceso contable con base en las diferentes disposicionesde orden constitucional, legal y reglamentaria que le son propias. 16. Asegurar la producción de información contable uniforme con destino a los diferentesusuarios, de acuerdo con sus objetivos de gestión pública, control público, divulgacióny cultura. 17. Procurar por el cumplimiento de las normas relacionadas con el mejoramiento de lacalidad de la información contable.

5 INFORME DE CONTROL INTERNO La Oficina de Control Interno, en cumplimiento de la Ley 87 de 1993, y Decretos reglamentarios, ha adoptado procedimientos administrativos para establecer responsabilidades de registro en los recaudos, niveles de autorización con el fin de mejorar la calidad de la información financiera, económica y social. Se ha avanzado en los procesos de concientización y capacitación de los niveles decisorios y operativos para que den cumplimiento en las Leyes y normas que nos regulan y especialmente al Régimen de Contabilidad Pública y catálogo general decuentas Adoptadas por Resoluciones 222 y 555 del 2006, respectivamente. La Administración Municipal ha tomado medidas a fin de recuperar la viabilidad fiscal generando responsabilidad en el manejo de los recursos públicos. En cuanto al saneamiento contable según lo estipulado en la Ley 716 de 2001, se han tenido algunas dificultades para la depuración de algunos saldos. En cuánto a los bienes de propiedad del Municipio se han verificado y definido cuáles son y en la actualidad algunos se han registrado en la oficina de Instrumentos Públicos, ya que estos recursos deben cancelarse por funcionamiento y hasta ahora se está poniendo el municipio a paz y salvo debido a que cursan muchos procesos en contra del mismo. En cuanto al manejo de la información de Tesorería, Presupuesto y Contabilidad, las deficiencias encontradas y dificultades presentadas se han subsanado con la adquisición de un software que permite que estas dependencias estén integradas.

6 DESCRIPCIÓN DE ACCIONES LLEVADAS A CABO La Oficina de Control Interno, en cumplimiento de sus funciones evaluadoras establecidas en la ley 87 de 1993 y teniendo en cuenta la resolución 357 de 2008 emanada de la Contaduría General de la Nación ha llevado a cabo algunas actividades de Control en los procesos de identificación, clasificación, registro, ajuste y valorización de Riesgos Financieros, con el fin de asegurar los objetivos del Municipio, así: - Verificación de que las operaciones y transacciones se realicen de acuerdo a lonormado al Plan General de la Contaduría Pública. - Ha dado a conocer a todas las Dependencias de la Administración las Leyes ynormas que nos regulan, orientándoles y haciéndoles recomendaciones ysugerencias para cumplir con las metas propuestas del ente Territorial. - Se ha verificado el cumplimiento de la ejecución de los recursos con respecto alplan de Desarrollo vigencia para la vigencia Se ha solicitado al Jefedel Área de Tesorería y Presupuesto que se registrendiariamente las transacciones realizadas, se ha verificado el manejo de lasdiferentes cuentas bancarias, como la importancia de abrir una cuentaindependiente del RégimenSubsidiado como de las diferentes fuentes definanciación, donde da conocer la prohibición de hacer unidad de caja con otrascuentas. - También se ha manifestado la importancia de tener procedimientos alternativosde verificación de las operaciones, como son el control de inventarios, lasconciliaciones bancarias, la conciliación de operaciones reciprocas, los cualesinciden directamente en la calidad de la información. - En la implementación del nuevo modelo de control interno MECI quedaronplanteados y claramente definidos y documentado las funciones, procedimientos ypolíticas que debe tener en cuenta el área contable en el

7 desarrollo de lasoperaciones contables y presupuestales durante la vigencia Consulta a la Contaduría General de la Nación las situaciones que pongan enduda el adecuado reconocimiento y revelación de los hechos realizados, por faltade norma o por dificultad en su interpretación. - Elaboración de planes de trabajo, e implementación de procedimientosespecíficos que permitan la eficiencia de los flujos de información desde losprocesos proveedores hacia el proceso contable, en forma oportuna, así como lacomprobación de su existencia e implementación. - Implementación de procedimientos administrativos que sean efectivos, paraestablecer la responsabilidad de registrar los recaudos generados, la autorizaciónde los soportes por funcionarios competentes, manejo de cajas menores o fondosrotatorios y sus respectivos arqueos periódicos, manejo de propiedades, planta yequipos, y demás bienes de las entidades contables públicas, así como larespectiva verificación respecto de su adecuada aplicación. - Implementación de un sistema de capacitación que posibilite el conocimientosuficiente a los funcionarios de contabilidad, para una adecuada identificaciónde los hechos económicos, financieros y sociales realizados. - conciliaciones de saldos del efectivo e inversiones, entre las áreas depresupuesto, contabilidad, tesorería, y demás áreas de la entidad,examinandosimultáneamente los tiempos de respuesta y oportunidad en la entrega de lainformación. - Comprensión adecuada de las normas contables a fin de proceder a realizar elregistro contable adecuado de los hechos realizados. - Consulta permanentemente de la página Web de la Contaduría General de lanación, para actualizarse sobre nuevas normas contables expedidas o decambios producidos. y procedimentales delrégimen de Contabilidad Pública.

8 - Comprobación de que la numeración de los soportes contables generados por laentidad contable pública correspondan a un orden consecutivo. - Verificación de la existencia de los Libros de Contabilidad, y su adecuadaoficialización según lo establece el Régimen de Contabilidad Pública. - Verificación de la idoneidad, existencia, organización y archivo de los soportes documentales. - Comprobación de la causación oportuna y el correcto registro de todas lasoperaciones llevadas a cabo por el ente público, incluye - Revisiones periódicas sobre la consistencia de los saldos que revelan las diferentes cuentas, para determinar su adecuada clasificación contable - Aplicación de manera adecuada las normas sustantivas no los valoresregistrados - Verificación que los datos registrados en los libros de contabilidadcorresponden con la información contenida en los comprobantes y demásdocumentos soporte. RESULTADOS DE LA EVALUACION DE CONTROL INTERNO CONTABLE No. EVALUACION CONTROL INTERNO PUNTAJEOBTENIDO INTERPRETACION 1 CONTROLINTERNO ADECUADO CONTABLE 1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO IDENTIFICACION 5.0 SI CLASIFICACION 4.0 SI REGISTRO Y AJUSTES 4.0 SI 1.2 ETAPA DE REVELACION

9 1.2.1 ELABORACION ESTADOS 5.0 SI CONTABLES Y DEMAS INFORMES ANALISIS, INTERPRETACION 4.0 SI Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION. 1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL ACCIONES IMPLEMENTADAS 4.0 SI CONTROL INTERNO CONTABLE VALORACION CUALITATIVA FORTALEZAS: 1. Se han levantado procesos específicos que permiten los flujos de información desde los procesos de proveedores hacia el proceso contable. 2. Se cuenta con verificación de la codificación contable. 3. Se han diseñado e implementados nuevos manuales de funciones, procesos y Procedimientos para mejorar los procesos de contabilidad, presupuesto y tesorería. 4. Las cuentas poseen todos los soportes contables y reglamentarios. 5. Se han fortalecido los controles efectivos en el área contable y financiera. 6. Existe un alto compromiso de la dirección en la presentación oportuna y veraz de la información contable y financiera del municipio. 7. Se cuenta con personal calificado para desempeñar las funciones de contabilidad, presupuesto y tesorería.

10 DEBILIDADES: Una de las debilidades más relevantes de la administración, es el recaudo de los ingresos propios, debido que la mayoría de la comunidad no tienen cultura de pagos. La administración después de sortear las limitaciones presupuéstales, logísticas y cada una de las dificultades encontradas luego de la inundación, el proceso contable se vio debilitado, por falta de recursos e información, sin embargo hemos podido cumplir con el nuevo plan general de la contabilidad pública, mandato constitucional y legal en lo que respecta a la entrega de la información financiera, económica y social del municipio de Santa Lucia Atlántico. No se cuenta con recursos presupuéstales suficientes para una óptima y moderna organización administrativa y contable, como un buen software contable. AVANCES OBTENIDOS REPECTO A LAS EVALUACION Y RECOMENDACIONES Mayor compromiso y motivación por parte de los funcionarios del área contable en el desarrollo de las operaciones contables y financieras del municipio. Registro oportuno de las operaciones contables y financieras y estado de los libros de contabilidad al día.

11 RECOMENDACIONES: 1. Adoptar una política mediante la cual todos los hechos económicos, financieros y sociales realizados en cualquier dependencia de la entidad contable pública, sean debidamente informados al área de contabilidad a través de los documentos fuente o soporte de las operaciones, para que sean incorporados al proceso contable, así como la verificación respecto de su aplicación. 2. Adoptar políticas relacionadas con el reconocimiento de los activos, lo que incluye el seguimiento sobre su legalización y valoración actualizada, así como la respectiva verificación respecto de su aplicación. 3. Verificar el adecuado reconocimiento de las obligaciones de la entidad contable pública, entre ellas las relacionadas con el pasivo laboral, las cuales incluyen el reconocimiento de las pensiones y cuotas partes pensionales 4. Implementar políticas permanentes relacionadas con procesos de depuración de Rentas, Cuentas por Cobrar, y demás activos, de tal forma que permita establecer los saldos reales y una adecuada clasificación contable. 5. Implementar políticas para realizar las conciliaciones asociadas a las Pensiones de Jubilación (cálculos actuariales), cesantías consolidadas y sus intereses, operaciones de Crédito Público y manejo de Deuda, retenciones tributarias y demás pasivos que de acuerdo con la naturaleza de la entidad se consideren significativos, logrando así una adecuada clasificación contable. 6. Evaluar, de acuerdo con los requerimientos establecidos por la Contaduría Generalde la Nación, el proceso adelantado por el área contable del ente público, para lograr la conciliación de saldos de operaciones recíprocas con las entidades, que incluya la confirmación de saldos a través de circularizacion periódicas entre las entidades objeto de conciliación. 7. Realizar adecuadamente la parametrización y mantenimiento del aplicativo utilizado Para procesar información con base en los nuevos desarrollos normativos de la contabilidad expedidos por la Contaduría General de la Nación. 8. Mejorar conectividad a Internet. 9. seguir capacitando u actualizando a los funcionarios del área contable. 10. Depurar el subsistema de impuesto predial y los bienes exentos. 11. Se debe actualizar el Estatuto de rentas del municipio.

12 12. Cuantificar e identificar los procesos de demandas contra el municipio. 13. Seguir fomentando la cultura del autocontrol en todas las dependencias que hacen parte del área contable del municipio para hacer más eficiente este proceso. Atentamente, WALBERTO CUETO SARABIA Jefe de Control Interno Elaborado: EFREN ARIZA R.